夏銥蔚

摘 要 中小企業(yè)信息化建設是其提高運營效率,增強競爭力的重要手段。然而,在我國的現(xiàn)實經(jīng)濟中,中小企業(yè)信息化水平偏低,實施中的高失敗率等現(xiàn)象普遍存在。本文針對中小企業(yè)信息化建設中的觀念誤區(qū)的諸種表現(xiàn)及產生根源進行分析,并有針對性地提出矯正的策略。

關鍵詞 中小企業(yè) 信息化 觀念誤區(qū) 矯正策略

中圖分類號:F276.3文獻標識碼:A

一、前言

隨著全球信息化的迅猛發(fā)展和知識經(jīng)濟時代的到來,信息資源顯示出了無可比擬的優(yōu)勢,已經(jīng)超越了物資資本和貨幣資本,成為最主要的生產要素。企業(yè)之間的競爭焦點已經(jīng)從單純的產品和價格的競爭,逐步轉向信息應用的競爭。為了提高自身的競爭力,企業(yè)必須加大信息化投資,走“以信息化帶動工業(yè)化”的道路。因此,信息化成為企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

二、我國中小企業(yè)信息化現(xiàn)狀

廣大中小企業(yè)是我國經(jīng)濟的主體。目前,我國中小企業(yè)有1000 多萬家,占全部企業(yè)總數(shù)的99%以上,其產值和實現(xiàn)利稅分別占全國全部企業(yè)的60%和40%,提供了大約75%的就業(yè)機會。①

中小企業(yè)信息化是指中小企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術,通過對信息資源的開發(fā)和利用,不斷提高生產、經(jīng)營、管理、決策的效率,降低成本和改善管理水平,進而提高企業(yè)經(jīng)營效益和企業(yè)競爭力的過程。中小企業(yè)通過進行信息化建設能夠改變其建立在專業(yè)化分工基礎上的“金字塔”型組織結構,建立起上下溝通及時、暢通的“扁平”型組織結構,使市場和周圍的信息同決策中心之間的反饋更加快捷,及時、準確、完備地掌握企業(yè)內部、外部信息,消除決策過程中的隨意性和不確定性,提高決策的效率和企業(yè)對市場的快速反應能力;利用信息技術能夠實現(xiàn)成本領先;信息化能夠使差別化的生產和服務成為可能,使企業(yè)反應迅速且適應能力增強。②

與中小企業(yè)在我國經(jīng)濟中的地位和作用相比,其信息化建設的規(guī)模和水平不盡人意。據(jù)相關統(tǒng)計表明,目前國內中小企業(yè)只有10%實施了ERP(企業(yè)資源規(guī)劃)和CRM(客戶關系管理)方案,6%左右實施了SCM(供應鏈管理)方案,而絕大多數(shù)企業(yè)的信息化水平停留在文字處理、財務管理等辦公自動化及勞動人事管理階段。局域網(wǎng)的應用在生產控制方面很少,也主要停留在信息共享層面上。同時,中小企業(yè)使用互聯(lián)網(wǎng)、參與電子商務的程度參差不齊,信息化領先企業(yè)和后進企業(yè)的差距正在拉大,信息化建設的階段與地域發(fā)展不平衡。③

三、信息化建設過程中主要觀念誤區(qū)

我們根據(jù)“需求動機行為”理論可知,人類的行為與個人的需求與動機及其所處的環(huán)境緊密相關,而人類作為具有高度智力的生物,其行為的目的性是其根本的特征。因此,在人類的有計劃的理性活動中,其思想觀念對人的需求和動機產生極大影響,并進而影響人的行為。聯(lián)系企業(yè)的信息化建設,建設水平的低下與其各參與主體背后的觀念的錯誤密不可分。有鑒于此,找出行為背后的觀念誤區(qū),并加以矯正是改善企業(yè)信息化建設水平的前提和起點。

目前,阻礙中小企業(yè)信息化建設迅速推進的觀念誤區(qū)主要有以下表現(xiàn):

(一)企業(yè)信息化成本高,建設資金不足,無實力做。

由于IT設備更新頻率快,IT軟硬件的消費成本仍然較高,而融資難一直是制約中小企業(yè)發(fā)展的瓶頸因素,資金短缺是中小企業(yè)的普遍困難。面對著瞬息萬變的市場,很多中小企業(yè)不知所措,畏懼心理使其“知難而退”。可見,中小企業(yè)的管理層對信息化建設的重要性意識淡薄,缺乏長遠眼光,缺乏樂于接受新事物的精神。例如,“自覺否定,自我安慰”的心理讓一些原本可以實施信息化的中小企業(yè)選擇逃避,認為不在信息化建設上進行有效投入,企業(yè)照樣能發(fā)展,卻沒有預測到投入信息建設將帶來的優(yōu)勢和效益。

(二)企業(yè)信息化風險大,投資回報率低,沒必要做。

我們發(fā)現(xiàn),一些中小企業(yè)認為自行組織開發(fā)信息化應用軟件平臺,投入很大,開發(fā)周期很長,卻收效甚微,而龐大的IT系統(tǒng)支出與投入逐漸會成為企業(yè)的負擔。但是,風險與收益總是并存,眾所周知,金融市場里高風險往往對應著高收益。盲目悲觀,不如不做的想法違背了投資的原則,商場如戰(zhàn)場,不抓住商機,不順應發(fā)展趨勢、結合自身實際、找到投入產出的最佳組合點,企業(yè)將在沒有硝煙的戰(zhàn)場被殘酷淘汰。

(三)企業(yè)信息化只是企業(yè)信息管理人員的事。

“信息化等于軟件化”的片面觀點存在于很多中小企業(yè)中,其他員工把企業(yè)信息化看做是計算機人員的事,認為與自己的關系不大。這些一方面反應出了員工自身素質不高和對信息化的認識局限,另一方面,也是企業(yè)不加強信息化宣傳與培訓和不把信息化落實到每一個環(huán)節(jié)的后果。事實上,企業(yè)信息化建設是對企業(yè)的各種生產經(jīng)營活動進行全方位改造,要充分利用、開發(fā)企業(yè)的人、財、物等資源及企業(yè)內外信息資源,與企業(yè)的所有部門所有員工都有密切關系。由此可見,企業(yè)信息化不僅是些擁有業(yè)務決策權的中層管理者以及信息管理人員的事情,還離不開企業(yè)高層的支持,需要企業(yè)全體員工的共同努力。

(四)企業(yè)信息化只是技術問題。

信息化建設的關鍵是信息技術的應用,對于技術的重視是無可厚非的。但是我們必須認識到,信息技術不過是信息化的一個手段而已,更重要的是,向企業(yè)導入現(xiàn)代經(jīng)營管理的理念。中小企業(yè)自身的管理模式也比較落后,與信息化管理系統(tǒng)的先進管理理念不相符,甚至相沖突。進行信息化建設將對人的心理及組織結構產生較大的影響,這種影響會改變企業(yè)的戰(zhàn)略、運營模式,促進先進的企業(yè)文化的形成。因此,信息化不只是技術問題,從事物之間存在普遍聯(lián)系的哲學思想中,我們要學會全面對待信息化建設的各個方面,以及由此產生的深遠影響。

(五)企業(yè)信息化是一次性的投入。

很多中小企業(yè)對于信息化投入的理解是,配置齊全計算機的軟、硬件,建立一個企業(yè)網(wǎng)站,認為就此一次性投入后,即可大功告成,卻忽略了開發(fā)、運營、維護、升級的費用。其實,中小企業(yè)信息化建設是一項長期、復雜、費人、費時且?guī)в幸欢L險的系統(tǒng)工程,它需要企業(yè)從長遠的戰(zhàn)略目標出發(fā),進行信息化項目的整體和詳細規(guī)劃。企業(yè)購買的不是受用終身、一勞永逸的產品,而是需要根據(jù)自身的情況,不斷地進行更新。同時,對于信息化人才的不斷引進和培養(yǎng)也是企業(yè)需要投入的要素。

(六)企業(yè)信息化外包后即可卸包。

自主經(jīng)營是商務網(wǎng)站建設和企業(yè)信息化建設的基本原則。商機、客戶資源、銷售渠道建設,不僅都是重要的商業(yè)機密,而且是中小企業(yè)正在聚集的重要的無形資產。把這些都外包,無疑會造成商業(yè)機密的泄露,無形資產、產權的控制權的轉移和客戶資源的流失。外包服務商主要是在技術資源方面為企業(yè)提供有力支持,而企業(yè)員工的觀念、業(yè)務流程、組織結構變革及信息源的組織與開發(fā)、信息制度的執(zhí)行等方面仍是企業(yè)自身的職責,而這些是信息化成功的重要因素。因此,外包不等于卸包。

四、針對觀念誤區(qū)的矯正策略

(一)強化觀念轉變,正確認識企業(yè)信息化。

中小企業(yè)一定要轉變觀念,認識到開展信息化的重要性和迫切性。企業(yè)信息化強調的不僅是計算機軟硬件,更強調人、管理、技術之間的有機集成。其中“人”是第一位的因素,而企業(yè)領導層、決策層又是處于主導地位的。只有中小企業(yè)的管理層、決策層掌握了先進的信息化理念,才能順利推進中小企業(yè)信息化進程。面對成本高、風險大、投資回報率低等困難,管理層要有全局觀念,結合實際,選定適合自身的投入規(guī)模,發(fā)揮遠見卓識,找到平衡點,以最低的風險換取最大的收益。整體考慮,從需求切入,循序漸進,分布實施,也可采取跟隨模仿戰(zhàn)略,來規(guī)避相應風險。

(二)重視人才培養(yǎng),企業(yè)信息化隊伍建設。

企業(yè)要加速信息化建設進程,必須制定有效措施,加強復合型人才的培訓。通過各種方式將現(xiàn)代信息技術與先進管理思想和管理模式進行融合,發(fā)揮信息技術與管理工作在企業(yè)中的重要作用。通過多種渠道造就大批既精通管理又掌握過硬專業(yè)知識的綜合型高層管理專業(yè)技術人才。國外很多企業(yè)設有相關職位CIO(企業(yè)信息主管),CIO直接對企業(yè)最高層領導負責。此外,企業(yè)可以通過內部培訓等手段,包括對系統(tǒng)開發(fā)人員的培訓與對系統(tǒng)使用人員的培訓,提高企業(yè)員工的信息理論知識和創(chuàng)新意識,從而確保信息化建設的成功。在項目實施過程中,企業(yè)還要注意培養(yǎng)維護人員,逐步建立起一個良好的維護隊伍,從而加快企業(yè)信息化建設的步伐。

(三)完善制度和組織結構,全員參與信息化。

信息化管理的引入將推動中小企業(yè)實行全面、徹底的改革,從觀念更新到業(yè)務流程重組、組織重組等。信息化的實現(xiàn)必須伴隨觀念、業(yè)務流程、組織結構的根本變革方能實現(xiàn)。為了調動全體員工參與信息化應用的積極性,應注意以下問題:第一,做好信息化培訓計劃,形成企業(yè)內部信息化學習型組織,營造良好氛圍,幫助員工迅速掌握相關技術,克服畏難思想。第二,鼓勵員工積極為信息化規(guī)劃提供意見和建議。第三,適當?shù)募畲胧?從容易起到效果的環(huán)節(jié)入手,并積極宣傳和推廣由于信息化應用給這些部門和員工帶來的效益和獎勵,從而使其他員工對信息化增強理解和信心。第四,冷靜地處理初期信息化應用所可能產生的不適應狀況,應始終相信既定的信息化戰(zhàn)略的有效性,樹立克服困難的信心。

(四)合理使用有限資金,充分利用外部資源。

針對信息化建設過程中承受能力低的現(xiàn)狀,中小企業(yè)的信息化建設不能盲目追求新技術,要根據(jù)企業(yè)自身的實際情況采用“滾動開發(fā)”的投資方法,認真分析自身最迫切需要解決的問題,科學、合理地選擇、安排適宜的實施路線與計劃。中小企業(yè)一定要將投資方式轉變?yōu)橛布嵤?、軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡產品同時并重,并且在系統(tǒng)選型時要堅持“好用、夠用、實用”的原則。由于中小企業(yè)涉及行業(yè)廣泛、企業(yè)內部管理方式以及業(yè)務流程多變,所以要充分利用社會信息科技力量,比如第三方信息平臺,協(xié)助信息化建設中的IT采購,以減少風險系數(shù)。企業(yè)必須建設充分體現(xiàn)本企業(yè)特色的、生產過程自動化和管理現(xiàn)代化的計算機信息網(wǎng)絡,充分利用現(xiàn)有資源建設高速、大容量、高水平的信息網(wǎng)絡,實現(xiàn)資源共享。

(五)從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展角度 審視信息技術外包。

外包是企業(yè)整合利用外部最優(yōu)秀的專業(yè)化資源,以達到降低成本的目的。從企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展角度出發(fā),中小企業(yè)要選擇與自身的管理、運營條件適應的信息技術外包服務,可將本企業(yè)不具備優(yōu)勢、對總價值貢獻度小、標準化程度相對高、商業(yè)機密相對低的業(yè)務外包。在外包過程中,企業(yè)和外包商建立審慎而嚴密的合同是防范各種管理失控的風險發(fā)生的基礎,只有規(guī)范性和法律性的文件才能使外包商在授權范圍內規(guī)范運作;對于靈活性喪失的風險,鼓勵外包商在雙方合作中帶入變革,或適當縮短合同期,以便在下一個合同中做出變更。在選擇外包商時,企業(yè)應成立專門的行動小組,對承包商的能力進行評估,或盡量選擇有實力、國內外知名的大公司作外包商。同時,企業(yè)將更多的精力和資源投入自己擅長的核心業(yè)務,以提高競爭力。

綜上所述,中小企業(yè)的信息化建設對于其生存和發(fā)展至關重要,而企業(yè)信息化建設的實踐卻不盡如人意,探究行動背后的觀念原因,并有針對性的采取矯正策略,形成科學理性的建設理念,對于提高中小企業(yè)信息化建設的水平是具有指導意義的。

(作者:南京師范大學商學院06級工商管理專業(yè)本科生)

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