袁莉莎

摘 要 建設工程檔案是記錄工程建設過程活動及反映工程質(zhì)量情況的記錄。真實記錄,及時做好工程資料是檔案工作的核心,其編制與管理應符合相關規(guī)定要求。

關鍵詞 工程檔案編制要求 管理規(guī)定

中圖分類號:G271.3文獻標識碼:A

檔案資料是記錄歷史或某事件發(fā)生過程和結果的文字等記錄資料,具有長期保存性。不至于因時間流逝或當事人遺忘、消失, 而使之無法追塑或還原事件的實質(zhì)內(nèi)容。是其它文學作品所無法替代的記錄資料。

建設工程檔案資料是工程建設的專項記錄資料。工程檔案資料的管理,決不僅是針對已形成資料登記保管,而應是整個工程建設項目從立項、規(guī)劃、審批、設計、建筑過程施工、質(zhì)量檢驗、竣工等驗收整個建設活動過程文件及工程資料的管理。因此建設工程資料有其明確的針對性和特定性。

一項工程可使用年限一般是幾十年至上百年,也可能是幾百、上千年。其間可能歷經(jīng)自然災害、人類活動等損害,對其進行質(zhì)量鑒定維修、改建等活動,工程資料檔案就猶顯重要。因此工程建設活動記錄,真實性是其最重要核心。只有真實地記錄反映整個建設過程實際情況,才能為后人提供有價值可利用的檔案資料。檔案資料的真實性是檔案工作第一管理要素?，F(xiàn)代大型工程建筑施工是一項多項性的工程實踐活動,涉及多方面的工程管理、材料、施工技術、質(zhì)量檢測,安全及使用功能檢定,工程總體質(zhì)量驗收評定等等,是一個較復雜的系統(tǒng)工程。要真實地記錄主要建筑活動的過程情況,必須要及時地采集和編錄相關資料、活動結果。一旦活動過后,憑回憶編寫記錄,往往無法反映活動過程的真實情況。因此保持與工程施工同步、及時地編制和記錄工程資料,是工程資料管理的重要環(huán)節(jié)。

及時地做好工程資料編制記錄,還反映在對施工資料各有關方人員對施工過程、結果檢查認定的簽字確認,特別是工程采用“四新”技術、重大設計修改或出現(xiàn)質(zhì)量事故的處理資料等。這不僅體現(xiàn)施工過程各方面的職責,也是對工程質(zhì)量的負責,是工程資料完整、有效性的要求。

工程資料的編制匯總有其特征性和具體要求。首先資料的歸類匯編,應符合國家《建筑工程放質(zhì)量驗收統(tǒng)一標準》(GB50300-2001)中單位工程質(zhì)量控制資料、安全和功能檢驗資料等的資料項目要求,以便于資料的自查、核查和完整性認定。一個資料項目中往往涉及多個分部工程,尚應以各分部工程資料分冊匯編歸類,對于較多資料內(nèi)容的主要項目,如“原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告”等,尚應按規(guī)定填寫匯總表,以便于資料的核查和今后查閱。

當一個分部工程涉及多項專業(yè)施工時,如主體結構的混凝土、磚砌體、鋼構等子分部工;,給排水分部的給水、消防等子分部工程等等,其工程資料的匯總宜先按相關專業(yè)(子分部)匯編,再匯入分部工程,這樣才能做好各專業(yè)資料明確有序和完整。

一項完整的工程檔案資料,應包括工程建設前期文件,工程施工過程文件及竣工驗收文件。工程建設前期文件如工程立項、規(guī)劃、施工許可等各專項審查、審批相關文件。工程前期文件資料反映了本工程建設的需要和 主要功能用途、用地及城市規(guī)劃建設許可等重要信息,涉及我國多項法律法規(guī),是不可缺失的重要資料。建設工程檔案資料尚應符合當?shù)亟ㄔO工程檔案館的規(guī)定,包括資料原件等要求。

竣工驗收資料是證明建設工程已完成設計內(nèi)容,建筑物符合設計標準及規(guī)范要求,滿足其使用功能,可交付業(yè)主使用的證明類文件。必要時尚應有工程全景、主要功能、特殊隱蔽工程部位等證明性圖象資料。

工程檔案資料的編制、匯總、存檔保管是一項較為復雜的系統(tǒng)工程,應由具有專業(yè)知識的人員負責管理。從建設工程開始即著手收集、編制、匯總相關資料,再按規(guī)定和要求整理、組卷造冊,形成檔案資料。

工程檔案資料的保管是檔案管理的重要工作。特別是施工過程資料的保管是重要環(huán)節(jié)。工程施工資料形成于施工現(xiàn)場,也保存于施工現(xiàn)場,而施工現(xiàn)場往往保存條件較差,且工程工期又較長,因此確?，F(xiàn)場資料保存條件和加強管理十分重要。采取防水、防潮、防火、防蟲蝕、防丟失等措施是保證工程資料免招損毀的重要條件。必要時應采用重要文件、資料原件及時分類造冊,以便于相關方對工程檢查和查閱,避免人為損壞資料。

當工程竣工交付后的工程檔案資料保管,主要是按有關規(guī)定和要求移交城市建設檔案館和公司檔案室。做為長期保存資料,檔案室應滿足保存條件。對入庫資料的管理應檢查資料立卷造冊的符合性、內(nèi)容的完整性和資料書寫裝訂等方面要求的適合性。同時應保持檔案資料名稱、目錄、內(nèi)容的統(tǒng)一性,以便于核查。

做好工程檔案資料的各項管理,并使之符合要求,應有明確的管理制度規(guī)定和要求。我國《檔案法》是檔案管理方面的主要法律依據(jù),地方行政主管部門及各地檔案館對工程檔案資料的歸檔工作,也做出了明確的行政規(guī)定。因此參與工程建設的各方,特別是施工單位,應根據(jù)法律法規(guī)要求,在工程的建設過程,做好工程資料編制管理;在工程竣工后立卷造冊,形成完整的檔案資料報送當?shù)貦n案館,并做好建設工程檔案登記、入庫和長期保管工作,以確保工程檔案應有的功能作用。

(作者單位:福建地礦建設集團公司)