解　冰

〔摘 要〕知識管理是以知識為中心的管理，其直接目的是提高組織的創(chuàng)新能力，而創(chuàng)新本身是一種新知識的創(chuàng)造。本文分析了知識經(jīng)濟(jì)時代基于知識管理的行政組織理念創(chuàng)新和行政組織制度創(chuàng)新，提出了建立面向組織機(jī)構(gòu)的知識管理體系的措施。

〔關(guān)鍵詞〕知識；知識管理；行政組織；組織創(chuàng)新

〔中圖分類號〕G202 〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕A 〔文章編號〕1008-0821(2009)04-0027-03

KM-based Administration Organizing InnovationXie Bing

(Library，Yantai University，Yantai 264005，China)

〔Abstract〕Knowledge management is knowledge-centered and its direct aim is to enhance organizing innovative capacity.But innovation itself is a creation of new knowledge.This paper analyzed KM-based administration organizing concept innovation and system innovation，then put into establishing some measures of organization oriented knowledge management system.

〔Key words〕knowledge；knowledge management；administration organization；organizing innovation

近些年來，我們的社會逐漸進(jìn)入到一個嶄新的社會形態(tài)——知識型社會，隨之而來一種新的管理理念——知識管理，正在形成并不斷完善。其核心內(nèi)容便是通過知識共享，運(yùn)用集體的智慧提高組織的應(yīng)變和創(chuàng)新能力。面對知識社會到來的挑戰(zhàn)，我們需要把知識管理與行政組織創(chuàng)新問題聯(lián)系起來進(jìn)行研究。

1 基于知識管理的行政組織理念創(chuàng)新

知識作為知識經(jīng)濟(jì)社會中最重要的一種資源，已經(jīng)成為決定社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心要素[1]。作為社會管理的行政組織機(jī)構(gòu)，必須重視知識的價值，把知識管理的理論運(yùn)用到組織管理活動中，以增強(qiáng)組織的活力、創(chuàng)新力、管理能力，提高行政效率。因此在行政組織中實施知識管理，不僅順應(yīng)了知識經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展潮流，還有利于實現(xiàn)組織內(nèi)外部知識信息的共享，促使組織運(yùn)用集體的智慧提高組織信息加工能力、應(yīng)變能力和工作能力，提升組織的服務(wù)質(zhì)量，使組織的各種資源效率達(dá)到最優(yōu)。

知識管理和行政組織的密切結(jié)合，促使組織工作構(gòu)建在知識化、科學(xué)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、技術(shù)化、智能化、綜合化、專業(yè)化的運(yùn)行基礎(chǔ)之上，組織工作人員必須樹立全新的理念，才能與之適應(yīng)。

1.1 知識創(chuàng)新的觀念

在知識信息時代，社會和科技發(fā)展日新月異，組織機(jī)構(gòu)為了適應(yīng)社會的變化，實施更有效的管理，組織機(jī)構(gòu)和管理制度必須隨著社會的變化而及時做出調(diào)整，這種調(diào)整并不是簡單的機(jī)構(gòu)數(shù)量和人員數(shù)量增減，而是借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，運(yùn)用知識管理的理論，建立一種全新的組織和制度，即不斷進(jìn)行組織創(chuàng)新和制度創(chuàng)新，才能管理好組織和社會。

1.2 知識共享的觀念

知識是全人類的共同精神財富，網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用為人類共享知識財富提供了一種新的方式。傳統(tǒng)行政組織的典型特征是把知識信息縮小在一個狹窄的范圍之內(nèi)，統(tǒng)治者根據(jù)需要，有選擇地把自己掌握的知識公開。如今，組織機(jī)構(gòu)通過網(wǎng)絡(luò)與社會連成一體，形成新型的組織模式，不僅要求組織公開自己掌握的知識信息，更要求組織機(jī)構(gòu)充分利用內(nèi)部的智力資源，并與外部進(jìn)行知識交流、協(xié)作，整合內(nèi)外部知識資源，以便為組織管理和服務(wù)提供科學(xué)的支持。

1.3 個體價值發(fā)揮與團(tuán)隊合作并重的觀念

人既是知識的載體，也是知識的創(chuàng)造者和使用者，是最重要的知識資源，因此，組織機(jī)構(gòu)在日常工作中，必須重視每一個組織成員的價值，采取一切措施調(diào)動組織成員工作積極性，開發(fā)其擁有的知識和技能，使他們能夠完成組織分派的各種任務(wù)。與此同時，現(xiàn)代組織管理的復(fù)雜性、多變性、挑戰(zhàn)性和廣泛性，單獨(dú)一個人很難完成工作和服務(wù)。因此，每一個組織成員必須樹立團(tuán)隊合作的觀念，這里的合作有二層意思：一是在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部，既要職責(zé)分明，又要強(qiáng)調(diào)合作，避免個人主義；二是在組織為社會服務(wù)的過程中，拋棄權(quán)利意識，視服務(wù)對象為合作伙伴。

1.4 終身學(xué)習(xí)的觀念

當(dāng)前知識和信息老化的周期越來越短，急速變化的社會對組織成員的素質(zhì)、能力和知識結(jié)構(gòu)提出越來越高的要求。傳統(tǒng)的一次性學(xué)校教育已不能適應(yīng)科技、經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展以及人自身發(fā)展的需求，學(xué)習(xí)知識將成為組織成員一生的活動，成為組織機(jī)構(gòu)發(fā)展的動力和基礎(chǔ)。知識經(jīng)濟(jì)對人才教育的要求是不斷地學(xué)習(xí)知識，綜合知識形成較高的素質(zhì)，但更為重要的是獲取應(yīng)用和創(chuàng)新知識的能力，每個人不斷地學(xué)習(xí)新知識并創(chuàng)造性地運(yùn)用于實踐，是知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最根本動力。通過終身教育把組織成員自身潛在的有利于發(fā)展的因素不斷地、充分地發(fā)掘出來，并使之逐漸擴(kuò)展和完善，使組織成員在價值觀念、科技知識、工作能力等方面適應(yīng)時代要求，形成具備管理創(chuàng)新、觀念創(chuàng)新、服務(wù)創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新能力的高素質(zhì)人才，為組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展不斷注入新的力量，確保組織機(jī)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)信息時代更具有活力[2]。

2基于知識管理的行政組織制度創(chuàng)新

知識管理在給行政組織帶來全新觀念的同時，也在潛移默化地影響和改變著行政組織，從而實現(xiàn)組織的制度創(chuàng)新。具體說來，體現(xiàn)為以下幾個方面：

2.1 行政組織結(jié)構(gòu)更加扁平化

傳統(tǒng)科層式組織，部門之間分工明確，形成了金字塔型組織結(jié)構(gòu)，它在工業(yè)化時期發(fā)揮了巨大的作用。進(jìn)入知識社會，為了加快知識和信息在組織內(nèi)的傳遞和防止它們在傳遞過程中的耗散和扭曲，許多大型組織都大刀闊斧地壓縮管理層級——中間層等，擴(kuò)大管理幅度，金字塔狀的組織形式就被“壓縮”成扁平狀的組織形式。美國公司在90年代的頭兩年已經(jīng)迅速地將其中間管理階層至少削減了1/3?？偛吭O(shè)在東京的美國的A&I集團(tuán)廢除了營業(yè)、系統(tǒng)、管理等部門的“部長”、“副部長”、“科長”等普通管理頭銜。本田公司于1991年發(fā)動了自創(chuàng)業(yè)以來最大的一次內(nèi)部機(jī)構(gòu)改革，廢除了屬于中間階層的“課級”組織。國際大公司的總部正在收縮[3]。在這樣的組織中，工作將由跨部門的專門小組來完成，協(xié)調(diào)與控制將更多地依賴雇員的自律意識。

盡管網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為行政組織扁平化提供了技術(shù)可行性，但行政組織向知識型組織轉(zhuǎn)型的過程并不像我們所想象的那樣簡單，因為它會威脅到很多人的飯碗和升遷機(jī)會。尤其是中間管理層，他們多是工作時間長的中年人，渴望穩(wěn)定，不希望自己的工作、職位、人際關(guān)系和行為發(fā)生大的變化。建立健全必要的社會保障機(jī)制對于行政組織真正成為知識型組織也是十分必要的。

2.2 行政管理方式更加民主化

隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，虛擬社區(qū)正以驚人的速度增長。它按照不同的主題把人群進(jìn)一步細(xì)化，并通過多種多樣的電子方式把這些公民鏈接在一起。由于利益的表達(dá)和聚合更加自由，興趣愛好相投或意識形態(tài)取向一致的人們，在路線上即使通過跨國界的交流和組織活動也相當(dāng)容易，不必提交申請或支付任何有形的管理費(fèi)。網(wǎng)民們甚至可以進(jìn)行民意測驗，圍繞各種爭論組成自己“電子政黨”或“電子院外集團(tuán)”。這種在很大程度上擺脫了政治控制的全新的政治參與方式提高了人們參政議政的興趣。政府依其性質(zhì)向社會組織、企業(yè)公開使用非機(jī)密信息不僅可促使政府信息加值利用，更重要者便于社會大眾、新聞媒體監(jiān)督政府施政，起到透明和公開的作用，網(wǎng)上招標(biāo)、網(wǎng)上采購等等對于促進(jìn)政府建設(shè)有著重大的作用。政府可以借助因特網(wǎng)、電子郵件、電子布告欄等新興的科技方式，與民眾建立一個迅速、有效的溝通途徑和意見反饋機(jī)制，從而實現(xiàn)和擴(kuò)大公民對政府公務(wù)管理的參與。

可見，虛擬團(tuán)隊成員在各自的領(lǐng)域內(nèi)充分發(fā)揮知識結(jié)構(gòu)優(yōu)勢，進(jìn)行創(chuàng)造性的活動。當(dāng)然，這種封閉式工作單元必須及時跟上政策、市場、客戶和技術(shù)的變化，形成一種不斷學(xué)習(xí)的文化氛圍。

2.3 政府服務(wù)方式更加方便化

政府職能的服務(wù)化是近年來政府職能轉(zhuǎn)變的大方向，向公民提供信息服務(wù)是政府的職能之一。政府信息是一種有重要價值的國家資源。政府一直掌握著最大量的公眾信息，又是許多法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范的制定者，憑借互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的技術(shù)支持，政府能夠為公眾提供有關(guān)政治、經(jīng)濟(jì)、社會一切公共領(lǐng)域的過去、現(xiàn)在與將來的知識和信息，而這些信息在網(wǎng)上是易于檢索的。

從一定意義上說，面向知識管理的電子化政府是服務(wù)型政府，即透過電子媒體創(chuàng)新的服務(wù)。政府服務(wù)將朝“一窗口”、“跨機(jī)關(guān)”，“24小時”、“自助式服務(wù)”的方向發(fā)展。電子化政府要求政府創(chuàng)新其服務(wù)的方式，使政府服務(wù)更為快捷、更為方便、更為暢通、更為直接、更為公平、更具有高的附加值[4]。

3 建立面向組織機(jī)構(gòu)的知識管理體系的措施

3.1 加強(qiáng)知識管理重要性的宣傳

目前國內(nèi)許多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到知識管理的重要性，并在知識管理的實踐方面取得了豐碩的成果，而對于行政組織機(jī)構(gòu)的知識管理尚在探索之中，因此應(yīng)當(dāng)在行政組織機(jī)構(gòu)大力宣傳知識管理知識，提高組織成員對知識管理重要性的認(rèn)識，吸引他們主動參加到知識管理活動之中。目前可以采取的宣傳方式有：在組織成員的培訓(xùn)中增加知識管理的內(nèi)容，邀請知識管理專家到行政組織機(jī)構(gòu)舉辦講座，組織工作人員代表到國內(nèi)知識管理工作開展比較好的企業(yè)參觀。

3.2 行政組織機(jī)構(gòu)由經(jīng)驗行政轉(zhuǎn)向知識行政

在計劃經(jīng)濟(jì)時代，組織機(jī)構(gòu)的管理活動偏重于執(zhí)行上級的指令和決策，以日常事務(wù)活動為主，即使在工作中出現(xiàn)了新情況、新問題，組織成員憑借自己的經(jīng)驗，基本能夠解決問題。如今，不僅組織機(jī)構(gòu)的科技含量很高，而且組織機(jī)構(gòu)所服務(wù)的社會公眾的知識素質(zhì)也很高，顯然，組織成員僅憑經(jīng)驗行政是完全不可能的，因此在管理中必須貫穿著知識的理念，運(yùn)用現(xiàn)代科技知識、管理知識和社會知識，搞好管理和服務(wù)工作。當(dāng)然，在強(qiáng)調(diào)知識行政的同時，經(jīng)驗并不能丟棄，關(guān)鍵是實現(xiàn)知識與經(jīng)驗的有機(jī)結(jié)合。

3.3 建立知識管理的組織

在行政組織機(jī)構(gòu)中建立知識管理的組織是開展知識管理的基礎(chǔ)，其組織有以下幾部分組成。

(1)設(shè)立知識主管，主要負(fù)責(zé)整個機(jī)構(gòu)知識管理工作和制定各種知識活動計劃。

(2)成立專門的小組，小組成員由組織機(jī)構(gòu)各部門的業(yè)務(wù)骨干組成，完成組織機(jī)構(gòu)的知識管理活動。

(3)建立知識庫，行政組織部門在建立組織機(jī)構(gòu)的信息資源庫時，應(yīng)該把知識庫的建設(shè)作為一項重要內(nèi)容。知識庫可以擴(kuò)大工作人員的能力，使一般工作人員可能變?yōu)楹苡兄R的人。

(4)構(gòu)建組織知識網(wǎng)絡(luò)，利用該網(wǎng)絡(luò)可以吸收外部的知識資源，組織成員通過網(wǎng)絡(luò)彼此交流管理經(jīng)驗，并實現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的知識共享。

(5)建立激勵機(jī)制，提高普通組織成員參與知識管理活動的積極性。

3.4 營造知識共享、傳遞和使用的良好環(huán)境

組織機(jī)構(gòu)應(yīng)該采取有效的措施，營造一種新的工作氛圍——知識共享、傳遞和使用的良好氛圍來促進(jìn)組織機(jī)構(gòu)的知識管理。

(1)組織部門領(lǐng)導(dǎo)帶頭與下屬工作人員共享知識。這就要求，一方面領(lǐng)導(dǎo)主動向下公開國家法規(guī)允許公開的信息；另一方面，領(lǐng)導(dǎo)要放下架子，有不懂的知識，不恥下問，虛心向下屬學(xué)習(xí)。

(2)加強(qiáng)組織工作人員隱性知識的挖掘。按照Buckman的觀點(diǎn)，任何組織90%的知識都存在于人們的頭腦中[5]。特別是一些組織工作人員長期從事某一方面的管理工作，積累了豐富的經(jīng)驗，形成了獨(dú)特的管理方法，實施知識管理以后，組織工作人員的管理和行政方式發(fā)生了全新的變化，所以積極挖掘組織成員頭腦中的隱性知識，變?yōu)榻M織機(jī)構(gòu)的共有知識，對于提供組織機(jī)構(gòu)的行政效率有十分積極的作用?？梢酝ㄟ^組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部刊物、內(nèi)部信息交流網(wǎng)絡(luò)、講座、經(jīng)驗交流會等形式把組織成員的隱性知識顯性化，與此同時，應(yīng)做好激勵和獎勵工作。

(3)拓寬利用外部知識資源的渠道。組織創(chuàng)新的知識管理網(wǎng)絡(luò)把組織機(jī)構(gòu)與企業(yè)、高校、科研單位、信息公司、社會公眾緊密聯(lián)系在一起，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了雙向互動，這些單位和社會公眾把自己的知識傳給組織， 經(jīng)過知識管理系統(tǒng)的加工處理，能以很方便的形式提供給組織機(jī)構(gòu)使用，既彌補(bǔ)了組織知識機(jī)構(gòu)資源的不足，又使組織行政活動更加貼近社會。如在南京，老百姓發(fā)給市長的E-mail中，有1/3是城市建設(shè)和發(fā)展的設(shè)想、建議[6]。

(4)建立知識共享的機(jī)制。一是把各種知識資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，通過辦公網(wǎng)提供給各部門使用；二是建立知識共享的平臺，為組織成員之間交流、學(xué)習(xí)、溝通提供一個場所；三是各部門加強(qiáng)協(xié)作、學(xué)習(xí)、交流和溝通。

3.5 建立學(xué)習(xí)型組織

建立學(xué)習(xí)型組織的目的就是端正組織成員學(xué)習(xí)的態(tài)度，培育不斷學(xué)習(xí)的觀念，在相互的學(xué)習(xí)競賽中提高知識水平和行政能力。

(1)學(xué)習(xí)各種外部知識，如計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理理論等。

(2)組織成員在工作中邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊提高，現(xiàn)在組織成員在日常工作中會不斷遇到新情況、新問題，因此這方面學(xué)習(xí)能力的強(qiáng)弱直接決定了其行政管理水平的高低。

(3)組織成員相互之間的學(xué)習(xí)。

3.6 建立以組織創(chuàng)新為核心的知識管理應(yīng)用系統(tǒng)

從國內(nèi)外基于組織創(chuàng)新的知識管理系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用情況來看，它不僅僅是數(shù)據(jù)的簡單收集、加工和處理，而應(yīng)該是以知識管理的理念為指導(dǎo)，融信息處理、業(yè)務(wù)流程和知識管理三者于一體的應(yīng)用系統(tǒng)，其有以下鮮明的特點(diǎn)。

(1)組織機(jī)構(gòu)通過網(wǎng)絡(luò)可實現(xiàn)跨時間、地點(diǎn)、部門的協(xié)同辦公。

(2)具有強(qiáng)大的信息收集處理能力，支持組織機(jī)構(gòu)快速有效地獲取所需的信息。其不但收集網(wǎng)絡(luò)上的一般數(shù)據(jù)、圖片、影像、文字資料，還包括文件系統(tǒng)中的文件、傳統(tǒng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)倉庫中的數(shù)據(jù)，并能對這些信息資源進(jìn)行及時處理。還能根據(jù)組織工作的信息需求，建立知識結(jié)構(gòu)分類，通過文本挖掘技術(shù)，自動在內(nèi)外網(wǎng)上搜尋各類信息，自動歸集到相關(guān)的分類中并存儲到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，按服務(wù)對象的要求提供利用。

(3)具有較強(qiáng)的信息共享能力。系統(tǒng)在組織、企業(yè)和公眾之間搭建起信息交換和資源共享的平臺，不但能提供不同層面(如網(wǎng)絡(luò)訪問、手機(jī)接入、支持PDA等)的信息共享，還能充分利用各種協(xié)同工作手段(如文檔共享、電子郵件等)提供在線共享。

(4)提供豐富的學(xué)習(xí)功能。系統(tǒng)不但提供了隨時的自主向企業(yè)、公眾、專家、內(nèi)部現(xiàn)有知識學(xué)習(xí)功能，還模擬和實現(xiàn)了工作流的自動化，有利于組織成員在工作中學(xué)習(xí)。

(5)具有較強(qiáng)的決策支持功能。把組織機(jī)構(gòu)的知識管理平臺與決策支持系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合起來，運(yùn)用數(shù)據(jù)倉庫、聯(lián)機(jī)分析處理、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，加強(qiáng)對信息資源的深加工和開發(fā)利用，為組織機(jī)構(gòu)決策活動提供有效的信息支持。

4 結(jié) 論

知識管理的理念引入行政組織，必將對政府組織結(jié)構(gòu)和運(yùn)作方式形成沖擊。從世界各國的情況來看，組織機(jī)構(gòu)信息化，使傳統(tǒng)的科層組織朝著網(wǎng)絡(luò)組織方向發(fā)展，打破了地域、層級、部門的限制，促使組織和職能的整合；組織機(jī)構(gòu)信息化，促使組織機(jī)構(gòu)的程序和辦事流程更加簡明、暢通；組織機(jī)構(gòu)信息化，節(jié)約了人力、物力和財力資源；組織機(jī)構(gòu)信息化，提高了組織機(jī)構(gòu)的辦事效率。凡此種種，均對組織機(jī)構(gòu)效率的提高和行政組織的制度創(chuàng)新起著巨大的推動作用。

參考文獻(xiàn)

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[6]http：∥www.nanjing.gov.cn/cps/site/nanjing/102005/index.htm[EB].2005-02-10.