李文凱

無償獻血者檔案資料真實地記錄了血液質(zhì)量控制和質(zhì)量保證的全過程,隨著法制化社會的進程和輸血事業(yè)的發(fā)展,國家對采供血機構(gòu)管理越來越規(guī)范,科學地管理獻血者檔案及準確地提供、利用檔案為無償獻血事業(yè)更好的服務(wù),是維護獻血者、受血者和采供血機構(gòu)、臨床醫(yī)療機構(gòu)的重要依據(jù)。實踐證明,認真做好以下幾個方面的工作是無償獻血檔案的安全管理保障。

一、建立組織,完善機構(gòu)

1.自我站綜合檔案室成立后,站領(lǐng)導高度重視,成立了由站長任組長,業(yè)務(wù)副站長為副組長,各科室檔案員為成員的檔案領(lǐng)導小組,把檔案管理工作納入目標管理責任書、制定了檔案長遠發(fā)展計劃。

2.建立站、科兩級管理網(wǎng)絡(luò),定人、定崗、定責,責權(quán)相結(jié)合。站內(nèi)專門設(shè)立兩名有大專學歷的人員任檔案管理員(1人有檔案職稱),檔案管理人員均接受過檔案局組織的檔案業(yè)務(wù)知識培訓,并取得了結(jié)業(yè)證書。

3.加大投入,完善設(shè)施.建立了綜合檔案室,內(nèi)設(shè)圖書閱覽室、檔案室、辦公室。達到了庫房、辦公室、閱覽室三分開的要求。站領(lǐng)導大力支持檔案管理,多次親臨檔案室指導工作,解決實際問題。安裝了密集架、配備了計算機、打印機、復(fù)印機、空調(diào)機、防磁柜、處濕機,臭氧消毒機等設(shè)備。

二、健全制度,嚴格管理

1.在檔案規(guī)范化建設(shè)方面,以《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理技術(shù)規(guī)范》、《獻血法》、《中華人民共和國保密法》等法律法規(guī)為依據(jù),結(jié)合血站實際工作,制定了《檔案管理制度》、《文件資料的歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等13種制度和職責。使我站的檔案管理工作有法可依、有據(jù)可查。

2.檔案管理科學化,(1)建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò),各科室配備一名兼職檔案員,負責收集、整理和移交本科室的檔案資料,做到統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理,嚴格按照ISO9001標準工作程序及《檔案管理制度》進行借閱、利用。(2)在對各種制度進行和檢查的同時,著力抓好“三列入”和“四參加”制度的落實情況,使檔案資料的完整性、準確性得到有力的保障。(3)嚴格檔案的移交制度,本站工作中形成的各門類和載體的檔案,按要求都有不同的歸檔要求,如文書檔案有次年的二月底以前上交、業(yè)務(wù)檔案有次月十號以前上交、會計檔案有次年的六月底以前上交等。(4)建立完善的查閱(借閱)制度,由于工作須要需查閱的資料,必須有主管領(lǐng)導簽字同意后方可查閱,如有借閱的檔案須有站長批示后才能帶離檔案室,借閱時認真填寫《檔案查閱(借閱)審批表》,當面點清、核對。(5)加強保密制度的管理。無償獻血者的個人檔案直接牽涉到獻血著的隱私權(quán),檔案工作人員和接觸檔案的人員要嚴格遵守《中華人民共和國保密法》,不隨便摘錄檔案信息、談話不涉及機密檔案內(nèi)容,與本室無關(guān)人員不得隨意進入庫房,經(jīng)常檢查、清點檔案,做到不丟失、不泄密。

三、無償獻血檔案的規(guī)范化要求

為防止經(jīng)血傳播疾病的發(fā)生,保證臨床用血和血液質(zhì)量,國家對采供血機構(gòu)實行“三統(tǒng)一”(即統(tǒng)一設(shè)置采供血機構(gòu),統(tǒng)一管理血源,統(tǒng)一采供血),到1998年《獻血法》和《血站管理辦法》的實施,以及2000年的《血站基本標準》的出臺,采供血操作規(guī)程越來越規(guī)范,各項程序越來越嚴格,其產(chǎn)生的相應(yīng)資料越來越趨于規(guī)范化。

1.自2004年質(zhì)量體系認證、檔案升級達標(國家二級)后采供血工作更加完善、規(guī)范,從獻血登記、體檢、檢驗、采血、成分制備、血液儲存、發(fā)放、運輸,到耗材的購置、存放、儀器的運轉(zhuǎn)等,每一個環(huán)節(jié)都有記錄。

2.在填寫記錄時,要求字跡工整、清晰,統(tǒng)一采用碳素墨水,打印的資料色彩勻稱、清晰,如有更改的地方必須簽字,并保持原始記錄的原貌。

3.在檔案整理時,嚴格按照《歸檔文件整理技術(shù)規(guī)范》編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄、裝訂,統(tǒng)一使用無酸封皮和檔案盒。

4.存放的庫房做定期和不定期進行抽濕,消毒,并做到防鼠、防蟲、防火、防盜、防潮、防高溫、防塵的七防安全措施。

5.檔案人員對檔案進行清點和檢查,確保賬物相符。

6.檔案的鑒定銷毀應(yīng)有主管領(lǐng)導和有關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)人員及檔案管理鑒定小組進行鑒定,填寫《檔案鑒定銷毀申請表》,經(jīng)主管領(lǐng)導和科長鑒字批準,銷毀時指定二人以上銷毀人員在場。

總之,對于檔案安全管理工作不僅是檔案員的責任,單位領(lǐng)導高度重視,從各種檔案資料形成環(huán)節(jié)抓起,各科室人員積極配合下,按照檔案管理要求去做,才能使檔案工作做到科學化、規(guī)范化、制度化,才能更好的為無償獻血事業(yè)服務(wù),為醫(yī)療臨床糾紛提供法律依據(jù) ,充分發(fā)揮檔案在輸血事業(yè)中的重要作用?！?/p>

(編輯/梁永安)