婁亞平

檔案作為一種重要的信息資源,全面真實地載錄著社會實踐各個領(lǐng)域的經(jīng)驗和成果,為生產(chǎn)、建設(shè)、科研等活動提供憑證、依據(jù)和信息。在新形勢下檔案管理人員要不斷地提高自己的素養(yǎng),才能推動檔案工作的順利開展。

一、加強檔案工作人員素質(zhì)建設(shè)

檔案人員素質(zhì)的高低對檔案開發(fā)利用工作的優(yōu)劣有著至關(guān)重要的影響。因此,提高檔案人員的素質(zhì),是搞好檔案開發(fā)利用工作的關(guān)鍵。

(一)應(yīng)具務(wù)的基本素質(zhì)

1.堅定的政治素質(zhì)。檔案人員必須有明確的政治信念和政治方向,要熱愛祖國,熱愛社會主義,堅持四項基本原則,立場堅定,旗幟鮮明,必須有為檔案事業(yè)忠誠獻身的精神,有強烈的事業(yè)心和責(zé)任感,甘愿將個人的畢生精力獻給檔案事業(yè)。

2.優(yōu)良的思想品質(zhì)。要干一行愛一行,能全身心地投入到本職工作中,能忠于職守,嚴(yán)守秘密,無私無畏地維護黨和國家的歷史真實。

3.扎實的工作作風(fēng),工作中要做到積極主動,熱情周到,把能為利用者解決問題看成是工作中最大的樂趣。

4.廣博的科學(xué)知識。作為一個稱職的檔案人員,既要學(xué)習(xí)本專業(yè)知識,又要學(xué)習(xí)有關(guān)的科學(xué)文化知識,有較為廣泛的知識涉獵和較高的文化水平。

5.過硬的技術(shù)本領(lǐng)。面對知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn),檔案人員必須很好地學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平,成為業(yè)務(wù)精通的行家里手。

6.良好的心理素質(zhì)。良好的心理素質(zhì)必須具備“四心”,即安心、熱心、耐心、信心。“安心”就是安心檔案工作,干一行,愛一行,專一行,不能心猿意馬、這山看著那山高?！盁嵝摹本褪菨M腔熱忱,誠心誠意地為他人服務(wù),為社會服務(wù),積極開發(fā)檔案信息資源,實現(xiàn)檔案的價值。

(二)應(yīng)具備的六種意識

1.超前意識。檔案信息開發(fā)工作必須具有超前意識,領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖和工作需求,及時調(diào)整視角,找準(zhǔn)檔案工作與服務(wù)對象的結(jié)合點,有針對性地進行收集、征集和整理,為利用者提供有效服務(wù)。

2.計劃意識。檔案工作者要充分掌握本地區(qū)、本單位的長、短期王作計劃和工作重點,圍繞中心工作確定檔案工作的開發(fā)項目。

3.參與意識。市場經(jīng)濟打破了檔案部門因循守舊的工作模式,將檔案工作從與經(jīng)濟工作涇渭分明的思維中解脫出來,為檔案部門參與經(jīng)濟建設(shè)提供了有利的契機。檔案工作者要積極主動投入到經(jīng)濟建設(shè)的主戰(zhàn)場,增進與其他工作部門的了解和聯(lián)系,以保證檔案信息開發(fā)項目服務(wù)到位。

4.跟蹤意識。檔案部門要為領(lǐng)導(dǎo)和各個工作部門服務(wù),因此,要對領(lǐng)導(dǎo)和各個工作部門的工作進行跟蹤,及時了解領(lǐng)導(dǎo)工作意圖、各部門的工作安排及進展,選出適合工作需要的開發(fā)項目,以便及時提供檔案信息服務(wù)。

5.效益意識。檔案工作者要克服“坐、等、靠”思想,樹立起檔案開發(fā)利用創(chuàng)社會效益與經(jīng)濟效益并舉的新觀念,把檔案信息開發(fā)工作真正提高到以創(chuàng)效益為中心的軌道上來。

6.公關(guān)意識。樹立良好的職業(yè)形象是公關(guān)活動的核心,在市場經(jīng)濟環(huán)境下,檔案事業(yè)的好壞,在很大程度上取決于我們在利用者心目中的地位,檔案人的良好形象也是贏得上級領(lǐng)導(dǎo)和各部門以及社會公眾對檔案工作的理解與支持。確立自身應(yīng)有地位的基礎(chǔ)。是拓寬和鞏固利用者市場,增強凝聚力,提高工作效益的重要保證。公關(guān)形象應(yīng)該是美好的公眾形象,端莊秀美的形象能給自身帶來自信,清純標(biāo)準(zhǔn)的語音會給利用者帶來方便,提高檔案工作的吸引力,凝聚力。

二、做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作,為檔案信息資源的開發(fā)利用提供有力的保障

開發(fā)檔案信息資源是一個系統(tǒng)的工程,檔案的接收、征集是存貯信息;檔案的鑒定是篩選信息;檔案的保管是維護信息;檔案的利用是傳遞信息。因此,要進行開發(fā)利用檔案信息資源,必須加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

1.首先要存貯檔案信息,增加檔案信息的存貯量。要使室藏檔案的內(nèi)容不斷豐富,一是要搞好正常的檔案收集工作,努力做到嘴勤、腳勤、手勤,認真負責(zé),積極主動,及時將各項工作活動中形成的有關(guān)文件材料、圖表等收集齊全完整,如文書檔案、科技檔案、報紙、雜志等應(yīng)盡力收集完整。二是搞好外部檔案的征集工作,也就是將散失在個人手里和社會上與本單位有關(guān),在相當(dāng)一段時間內(nèi)有一定潛在利用價值和參考價值的文件材料、經(jīng)濟資料等,去粗取精,去偽存真,有針對性地征集。

2.篩選有價值的信息,悼念來的材料往往是零散的、無序的、不利于開發(fā)利用。檔案工作就要從浩瀚的信息中選出有保存價值的信息,依據(jù)一定的原則和方法,進行科學(xué)的分類,系統(tǒng)的組合排列,以保持文件的歷史聯(lián)系和形成規(guī)律,使其有序化,成為條理進然的有序信息,經(jīng)過鑒定,用科學(xué)的方法加以妥善保管,為檔案信息的開發(fā)利用提供可靠的保證。

3.檔案信息資源要通過利用才能實現(xiàn)其自身價值。信息資源在利用同時,我們必須注意保護檔案資源的完整與安全,避免流失。因此,要建立健全檔案管理制度,如檔案員崗位責(zé)任制、檔案借閱制度、利用保管制度、銷毀制度等來加強檔案管理,以利于長遠利用。同時制訂科學(xué)的檢索體系,可以加快檔案的查找速度和準(zhǔn)確度,為利用者提供快速、準(zhǔn)確的服務(wù)。我們要下工夫編制完備適用,成龍配套的檢索工具,為檔案的開發(fā)利用提供必要的條件。

三、建立檔案系統(tǒng)部門計算機網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)信息共享

近年來,隨著電子計算機的普遍應(yīng)用,各種檔案管理軟件也相繼問世,極大地簡化了檔案管理程度,加快了檔案檢索查詢速度,為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有利契機。但是,單位信息資源畢竟有限,因此,建立檔案信息網(wǎng)絡(luò),實現(xiàn)信息共享,必將大大促進檔案的開發(fā)與利用,促進我國各項建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。

四、加強檔案的編研工作

檔案編研工作是對檔案信息進行系統(tǒng)化、精練化的加工過程,它把龐雜的、零散的檔案信息進行有機的組合和必要的考訂、加工,使其準(zhǔn)確、系統(tǒng)、專業(yè)、它是檔案管理,尤其是提供利用,從形成到內(nèi)容、從檔案實體到檔案信息的深化,是系統(tǒng)地發(fā)掘檔案的信息資源,主動有效地服務(wù)各項工作的重要手段。因此,檔案人員應(yīng)重視檔案編研工作,搞好檔案編研工作,主動向領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門提供編研材料,促進檔案的開發(fā)利用?！?/p>

(編輯/劉佳)