摘要:教育部的《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》中就明確地指出總務(wù)管理信息化是高校教育信息化建設(shè)中的重要組成部分,它是指高?？倓?wù)管理部門通過對內(nèi)部管理體制和運行機制的改革,增強自我完善、自我發(fā)展的能力,將高校后勤的服務(wù)逐步融入到社會服務(wù)的體系中,在學(xué)校主管部門的主導(dǎo)下,充分依托高校校園網(wǎng)的力量,積極利用社會的資源,不斷擴大服務(wù)范圍,提高服務(wù)質(zhì)量,為高等教育改革、發(fā)展與穩(wěn)定提供與之相適應(yīng)的、優(yōu)質(zhì)高效的后勤服務(wù)。本課題就是在這樣的環(huán)境和條件下,提出了一套解決方案——依靠校園網(wǎng)建立和強化總務(wù)管理信息化,提高總務(wù)管理的服務(wù)效率。

關(guān)鍵詞:總務(wù)管理;信息化;網(wǎng)絡(luò)化

中圖分類號:G434文獻標(biāo)識碼:A文章編號:1009-8631(2009)12-0086-02

高校總務(wù)管理開展信息化建設(shè)既是高?？倓?wù)部門適應(yīng)時代需求,加強自身內(nèi)部管理建設(shè)的必經(jīng)之路,也是面向師生員工,加強交流溝通,提高服務(wù)品質(zhì)的必然要求。

目前,高校總務(wù)部門在利用信息化管理的手段上還比較落后。隨著高校逐年擴招,學(xué)生人數(shù)越來越多,對吃、住、后勤物業(yè)服務(wù)保障要求也越來越高。同時,校區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施也在不斷增加,總務(wù)管理服務(wù)內(nèi)容和范圍也在不斷擴大,這就要求我們總務(wù)部門在提供服務(wù)保障的管理模式和方法也要適應(yīng)這一新形式的變化。提高總務(wù)管理隊伍素質(zhì)建設(shè)和服務(wù)意識,有效地利用網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化管理手段是勢在必行,只有這樣才可能更好地保證學(xué)生和教職員工的正常學(xué)習(xí)和生活。在進入數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)時代后,人們的思想觀念和意識也在不斷更新,尤其是外部的市場環(huán)境,各種配套服務(wù)提供的方式在利用網(wǎng)絡(luò)化的手段上日趨完善并呈現(xiàn)出多樣化趨勢。學(xué)生和老師對服務(wù)質(zhì)量的要求也越來越高,作為總務(wù)管理部門來說如何有效提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量以滿足新形式的需要是目前改革的一個主要問題。

教育部的《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》中就明確地指出總務(wù)管理信息化是高校教育信息化建設(shè)中的重要組成部分,它是指高?？倓?wù)管理部門通過對內(nèi)部管理體制和運行機制的改革,增強自我完善、自我發(fā)展的能力,將高校后勤的服務(wù)逐步融入到社會服務(wù)的體系中,在學(xué)校主管部門的主導(dǎo)下,充分依托高校校園網(wǎng)的力量,積極利用社會的資源,不斷擴大服務(wù)范圍,提高服務(wù)質(zhì)量,為高等教育改革、發(fā)展與穩(wěn)定提供與之相適應(yīng)的、優(yōu)質(zhì)高效的后勤服務(wù)。

本課題就是在這樣的環(huán)境和條件下,提出了一套解決方案——依靠校園網(wǎng)建立和強化總務(wù)管理信息化,提高總務(wù)管理的服務(wù)效率。本課題中的總務(wù)管理信息化的建設(shè)強調(diào)軟件方面的研究與應(yīng)用,相應(yīng)的硬件支撐由校園網(wǎng)提供,主要研究了以下幾個問題:

一、總務(wù)管理網(wǎng)站的建設(shè),加強與外部的聯(lián)系與溝通

南京理工大學(xué)總務(wù)管理處是代表學(xué)校行使后勤行政管理及服務(wù)保障的甲方職能部門,下設(shè)綜合管理科、房產(chǎn)管理科、校區(qū)管理科、物業(yè)管理科、水電運行與計量中心,主要職能是代表學(xué)校制定后勤改革發(fā)展規(guī)劃,編制校園環(huán)境、基礎(chǔ)設(shè)施、住宅小區(qū)建設(shè)改造和年度大修計劃并組織實施,負責(zé)對后勤各項服務(wù)保障工作進行管理、監(jiān)督、檢查和考核,負責(zé)校園環(huán)境、各類房屋、公用家具、住宅小區(qū)、水電運行的日常服務(wù)與管理工作。總務(wù)管理處全力以赴為學(xué)校的教學(xué)、科研工作提供有力的后勤保障,為全校的師生員工創(chuàng)造良好的工作、學(xué)習(xí)、生活環(huán)境并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

南京理工大學(xué)總務(wù)管理處于2002年起開始著手考慮網(wǎng)站建設(shè)的問題,于2003年設(shè)立了依附南京理工大學(xué)校園網(wǎng)的正式網(wǎng)站并試運行,于2005年6月設(shè)立獨立網(wǎng)站并正式運行,進一步加強了與外部的聯(lián)系與溝通。

(一)網(wǎng)頁設(shè)計

首頁是人們進入網(wǎng)站的門戶,因此首頁的風(fēng)格設(shè)計要很獨特,我們采用了動畫來裝飾首頁,在首頁上部閃爍跳動我們的工作宗旨“加強后勤管理,美化校園環(huán)境,保障教學(xué)科研,服務(wù)師生員工”,頁面下側(cè)是校園景觀經(jīng)典照片展放及總務(wù)動態(tài)、總務(wù)管理處簡介,右側(cè)是工作職責(zé)和規(guī)章制度以及榮譽相冊和校園景觀相冊,正下方有工作流程、后勤簡報、精彩回放、回音壁、總務(wù)意見信箱、后勤服務(wù)監(jiān)督電話,頁面使人對總務(wù)管理處有了初步的感性認識,給人溫馨、親切的感覺。

(二)功能模塊

系統(tǒng)具有:崗位設(shè)置、工作職責(zé)、工作流程、規(guī)章制度、總務(wù)動態(tài)、后勤管理系統(tǒng)、后勤簡報、回音壁、校園景觀、榮譽相冊等功能模塊。

(三)網(wǎng)站開發(fā)技術(shù)

在設(shè)計本網(wǎng)站的過程中,主要使用的是Dreamweaver等網(wǎng)站設(shè)計工具。因為需要制作很多的網(wǎng)頁素材,所以借助Firework或者是Photoshop等圖形制作工具來設(shè)計出所需要的圖片;為了使網(wǎng)頁更加吸引人,Flash是必不可少的,我們使用Flash來實現(xiàn)動畫的制作。為了進一步增加網(wǎng)站的互動功能,我們采用asp技術(shù)開發(fā)網(wǎng)站的bbs。

二、加強實體社區(qū)的自我管理和虛擬社區(qū)的組織管理,尋找兩者的最佳結(jié)合點

所謂實體社區(qū)是指學(xué)生和教師在校園內(nèi)生活的各項服務(wù)和設(shè)施,通過信息化建設(shè)過程強化學(xué)生和教師自我服務(wù)和自我管理的能力。所謂虛擬社區(qū)則是指因網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的諸如BBS或者其他類似虛擬空間等新的交往方式中,總務(wù)管理應(yīng)該真正地參與到其中的建設(shè)中,以更好地發(fā)揮服務(wù)于高校其它各部門、教職工、學(xué)生的作用。如何在兩者之間找到一個最佳的結(jié)合點是本課題研究的重點。

目前國內(nèi)高校中的總務(wù)管理信息化的建設(shè)主要是圍繞著辦公自動化進行總務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè),大多數(shù)高校的總務(wù)管理部門在高校網(wǎng)站中以網(wǎng)頁的形式進行自我宣傳,只有簡單的部門、崗位等靜態(tài)信息,與外部的交流和溝通幾乎沒有,這就削減了總務(wù)管理部門作為后勤集團與高校其它各部門、教職工、學(xué)生之間的聯(lián)系紐帶的作用。

BBS是時下非常流行的一種交流方式,目前一些部門在其網(wǎng)站中也運用了BBS手段建立互動的新模式,并取得了初步的成效。南京理工大學(xué)總務(wù)管理處自2005年6月起也開啟了電子信箱以外的BBS論壇——回音壁,這為提高管理工作效率帶來了好處,也給課題研究帶來了便利和優(yōu)勢。

BBS應(yīng)用到互動交流中一般分為2階段:設(shè)立電子信箱、利用BBS開展互動,其中的第2階段,由于BBS的互動性、無時間性、無地域性的特點,使得多方的管理與交流能很好地融合在一起,真正起到了相互了解、相互溝通、相互促進的作用。

雖然BBS中包含的總務(wù)意見信箱和回音壁等提供了眾多的交流方式,為學(xué)生和家長、教師及管理者、管理部門間構(gòu)建了交流思想、發(fā)表看法的平臺。實踐證明:管理者通過有計劃、有目的地組織指導(dǎo),檢查落實就能夠不斷提高廣大后勤管理工作者的管理水平,增強服務(wù)意識,從而促進各項工作的順利開展,為師生員工提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

南京理工大學(xué)總務(wù)管理處網(wǎng)站的BBS——回音壁管理較為有效。具體做法為:

(一)及時收集回音壁上和后勤管理相關(guān)的意見、建議與實際需要,分類提供給管理者和分管科室。

(二)及時進行網(wǎng)絡(luò)維護,刪除無關(guān)廣告信息,保證空間。

(三)及時研究并回復(fù)回音壁上的詢問、意見和建議,實施互動的有效性。

根據(jù)近幾年網(wǎng)絡(luò)管理實踐的內(nèi)容,現(xiàn)提出有效管理BBS的方法

和對策:主要應(yīng)從管理者、網(wǎng)絡(luò)維護人員、師生員工等幾方面進行。管理者要注重引導(dǎo)工作人員認識到網(wǎng)絡(luò)維護工作應(yīng)從“量”與“形”上的落實到邁向更高質(zhì)量的落實的漸進,要創(chuàng)建新的網(wǎng)絡(luò)管理評價體制,為各部門人員工作產(chǎn)生質(zhì)的飛躍營造良好的外部條件。網(wǎng)絡(luò)維護人員要及時為管理者收集、提供論壇上的信息意見和建議,管理者要仔細研究論壇上的意見、需要,師生員工要真正了解到BBS的有效作用。

三、總務(wù)管理業(yè)務(wù)的信息化和網(wǎng)絡(luò)化

所謂進行總務(wù)處內(nèi)部信息網(wǎng)的建設(shè),就是采用計算機、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)將各類管理信息進行集中處理,提高辦公管理效率和質(zhì)量,使總務(wù)內(nèi)部的管理做到科學(xué)化、最優(yōu)化。

南京理工大學(xué)總務(wù)管理處研發(fā)了后勤管理信息系統(tǒng)V1.0,系統(tǒng)上網(wǎng)IP地址為http://202.119.82.221,此系統(tǒng)是一套由南京理工大學(xué)總務(wù)管理處對各個后勤服務(wù)項目管理監(jiān)督信息化的WEB應(yīng)用軟件。系統(tǒng)是基于微軟最新的.NET技術(shù)和internet網(wǎng)絡(luò)技術(shù),采用WEB方式作為系統(tǒng)操作平臺,避免普通局域網(wǎng)系統(tǒng)客戶端軟件安裝和使用物理區(qū)域的局限性,充分利用校園網(wǎng)的資源優(yōu)勢,擴展系統(tǒng)使用的區(qū)域和層面。

(一)使用對象

系統(tǒng)使用人員層次分布為:總務(wù)管理處處級、總務(wù)管理處科級、總務(wù)管理處科員、后勤集團主管、各行業(yè)公司主管、各服務(wù)項目負責(zé)人共六個層次。

(二)設(shè)計思想

本系統(tǒng)主要以后勤各行業(yè)服務(wù)單位與總務(wù)管理處簽訂的服務(wù)協(xié)議為準(zhǔn)則,細劃出日?？己恕⒛杲K考核、年度考核、服務(wù)經(jīng)費等標(biāo)準(zhǔn),系統(tǒng)登記日常巡查記錄并發(fā)出整改通知,根據(jù)考核的結(jié)果參照考核標(biāo)準(zhǔn),算出相應(yīng)的獎懲費用,系統(tǒng)最基本的功能是進行檢查和考核的數(shù)據(jù)記錄和統(tǒng)計,同時在系統(tǒng)中實現(xiàn)日常辦公信息的發(fā)布和文件的存儲共享。

(三)功能模塊

系統(tǒng)具有:首頁、日?？己?、年度考核、協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)、文檔中心、信息發(fā)布、系統(tǒng)管理等七個功能模塊。

后勤管理信息系統(tǒng)V1.0的研發(fā)和使用,使得各類管理信息能采用計算機、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)進行集中處理,進一步提高了辦公管理效率和質(zhì)量,初步實現(xiàn)了日常工作因此而變得簡單、輕松而快捷的目標(biāo),使總務(wù)內(nèi)部的管理做到科學(xué)化、最優(yōu)化。同時校主管部門也可以通過該內(nèi)部網(wǎng)及時了解到本部門的工作狀況,不斷加強指導(dǎo)和聯(lián)系,實踐效果很好。

總之,只有不斷探索出新的總務(wù)管理模式,方可建立新型高校后勤服務(wù)保障體系。只有充分利用智能化、網(wǎng)絡(luò)化等信息化手段改進工作方式和運作模式,方可跨越式提高高校后勤的管理水平和服務(wù)質(zhì)量?！氨R未動,糧草先行”。只有擁有保持與高等教育快速發(fā)展同步的新型高校后勤,我國高等教育艱巨的改革使命才可能順利完成。

參考文獻:

[1]吳朝暉. 以幼兒園網(wǎng)站建設(shè)促家園共育有效性的研究,《南京理工大學(xué)學(xué)報》(19卷),2006.6.

[2]全國高等學(xué)校教育技術(shù)協(xié)作委員會編. 《現(xiàn)代教育技術(shù)研究與應(yīng)用——教育信息化與創(chuàng)新人才培養(yǎng)》,2007.10.

作者簡介:吳朝暉(1974-),女,江蘇丹徒人,南京理工大學(xué)基建處科員。