于思琪

國家檔案局于2002年1月印發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》,明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù):本著統(tǒng)籌規(guī)劃,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),分級(jí)建設(shè),安全保密的原則,加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理,推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。當(dāng)前由于認(rèn)識(shí)不高,組織不力,資金以及人力資源的缺乏,檔案信息化建設(shè)存在很多問題。

在高等院校檔案管理中,檔案利用與檔案工作者的素質(zhì)關(guān)系十分密切,兩者既相輔相成,又是對(duì)立統(tǒng)一的。做好檔案利用工作的根本途徑是提高檔案工作者的整體素質(zhì)。人是一切活動(dòng)的根本,只有提高人的綜合素質(zhì),才能得心應(yīng)手地做好各項(xiàng)工作。檔案利用效率的高低、質(zhì)量好壞以及檔案利用活動(dòng)的效益與檔案工作者息息相關(guān),取決于檔案工作者的綜合素質(zhì)。

—、阻礙有效開發(fā)的因素

1.開發(fā)客體的狀況阻礙著有效開發(fā)。首先,檔案保管的分散性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案保管的分散性包括保管地點(diǎn)的分散性及保管形式的分散性。檔案的保管地點(diǎn)隨著檔案形成年限的不同而不同,由檔案室到檔案館,檔案館又分為綜合性與專業(yè)性檔案館,國家級(jí)與地方級(jí)檔案館等,不同的檔案保存在不同地點(diǎn)這勢必會(huì)對(duì)檔案開發(fā)造成或多或少的影響。進(jìn)館檔案又有來源、事由等不同分類法,使有內(nèi)容聯(lián)系的檔案在實(shí)體保管時(shí)變得分散了。其次,檔案利用范圍的內(nèi)向性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案在檔案室階段是檔案第一價(jià)值實(shí)現(xiàn)階段,檔案室是某一獨(dú)立的社會(huì)組織的內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)之一,沒有向社會(huì)提供利用服務(wù)的職責(zé)和義務(wù),這個(gè)時(shí)期檔案主要服務(wù)對(duì)象是檔案形成機(jī)關(guān),為本單位的各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案在檔案館階段是檔案第二價(jià)值的實(shí)現(xiàn)階段,檔案館是社會(huì)中專門保管具有國家歷史意義的歷史文化財(cái)富并向社會(huì)各界提供廣泛服務(wù)的基地,但由于檔案查閱手續(xù)煩瑣,一般人很難輕易的接觸到檔案,這些都給檔案開發(fā)帶來了不便。再次,檔案傳播的滯后性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案工作依舊遵循到了一定年限開放這種做法阻礙了檔案的開發(fā)工作,使檔案開發(fā)的周期過長,對(duì)于急切需要利用檔案的人們來說等待的時(shí)間太長了。最后,檔案狀態(tài)的原始性影響了檔案的有效開發(fā)。檔案的狀態(tài)是指載體形式、自然條件和保管狀況?，F(xiàn)在的檔案仍然是以紙質(zhì)檔案為主,其他載體的檔案占少數(shù)。對(duì)于紙張這種載體,它極易受到溫度、濕度、火災(zāi)、病蟲害的影響,對(duì)其保管就應(yīng)極為仔細(xì),盡量延長紙張壽命,所以我們一直在尋找一個(gè)保存狀態(tài)簡易、可以比紙張壽命更長的存儲(chǔ)檔案的載體,以便使檔案信息永久的保存下去。

2.開發(fā)主體的素質(zhì)制約了有效開發(fā)。首先,開發(fā)意識(shí)的被動(dòng)性制約了有效開發(fā)。長久以來,檔案工作人員就處在一個(gè)被動(dòng)的狀態(tài),只有上級(jí)下達(dá)任務(wù)及年度工作量的壓力下才完成工作,檔案工作者是檔案信息資源有效開發(fā)的操縱者,檔案工作者的文化層次及對(duì)工作是否用心、細(xì)致,直接關(guān)系到檔案信息資源是否能夠有效的開發(fā)。檔案中所存在的信息是不變的、靜止的,不經(jīng)過對(duì)檔案信息的仔細(xì)研究是發(fā)現(xiàn)不了蘊(yùn)藏在檔案信息中更深層次的含義的,而如何從一定量的檔案信息中開發(fā)出更多的有用的資源,這也要求我們的檔案工作者對(duì)檔案信息的開發(fā)工作積極參與,用心探索。其次,知識(shí)結(jié)構(gòu)的陳舊性制約了有效開發(fā)。檔案中所蘊(yùn)涵的信息是多方面的,可能會(huì)涉及歷史、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)等方面,這就要求檔案工作者只掌握檔案相關(guān)工作程序是不夠的,也要相應(yīng)地掌握一些歷史、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)方面的知識(shí)。而如今中國已加入WTO,與世界接軌,較高的外語及計(jì)算機(jī)水平也應(yīng)為檔案工作者所掌好更有效地開發(fā)檔案信息資源。

二、檔案及其信息化

1.檔案概述。“檔案,是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、聲像等不同形式的歷史記錄?！睓n案學(xué)是一門社會(huì)科學(xué)。社會(huì)功能和社會(huì)使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù),檔案是機(jī)關(guān)工作者查考的依據(jù),是生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料,是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件,是宣傳教育的生動(dòng)素材,對(duì)社會(huì)的發(fā)展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。

2.檔案信息化建設(shè)。開展檔案信息化建設(shè)首先需要明確的是其內(nèi)在理念,即確保保存“社會(huì)記憶”功能的實(shí)現(xiàn)。因此,在檔案信息化建設(shè)中要加大對(duì)數(shù)字化檔案研究的力度,解決數(shù)字化檔案的長期保存與安全傳輸?shù)葐栴}。否則,“人類記憶”就會(huì)面臨丟失的危險(xiǎn)。

檔案管理現(xiàn)代化、信息化,其核心是管理手段的現(xiàn)代化和保護(hù)技術(shù)的現(xiàn)代化。同時(shí),需要明確的是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化不等于信息化。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容,它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建沒以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的制定等等。因此,不能簡單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè),而應(yīng)從多方面入手促進(jìn)信息化建設(shè)。

三、檔案信息化建設(shè)的必要性

1.檔案管理現(xiàn)代化、信息化是必然趨勢。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的開展,檔案管理專門軟件的開發(fā)、利用和升級(jí),檔案管理的現(xiàn)代化與信息化已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢,但是由于各個(gè)部門、各個(gè)地區(qū)的發(fā)展水平存在差異,所以在某些新成立檔案部門的單位、偏遠(yuǎn)地區(qū)仍存在著信息化不夠的現(xiàn)象。

2.檔案管理現(xiàn)代化可以拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理,歸根結(jié)底是信息資源的管理。信息資源的社會(huì)價(jià)值在于開發(fā)利用,開發(fā)利用的效果取決于開發(fā)的時(shí)效和利用的廣泛程度。相比較而育,現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存的各種信息,更便于利用和開發(fā),能產(chǎn)生更廣泛的社會(huì)效益。

3.檔案現(xiàn)代化管理可以增加信息存儲(chǔ)量?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,特別是縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用,可以大大增加檔案信息的存儲(chǔ)量,存儲(chǔ)密度比紙質(zhì)檔案高出許多倍。

四、如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)要運(yùn)用辯證思維,既不能盲目從新、脫離實(shí)際,也不能墨守成規(guī)、固步不前;既要看數(shù)量,更要講質(zhì)量;既要著眼于本身,也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要慎重選擇,在具體實(shí)施的定位中,應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設(shè),應(yīng)主要做好以下方面的工作:

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)。加快檔案信息化的建設(shè),要更新各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的知識(shí)領(lǐng)域,檔案管理的現(xiàn)代化,首先是檔案管理者的現(xiàn)代化,否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時(shí),應(yīng)聘請專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn),改變現(xiàn)有檔案管理干部的知識(shí)結(jié)構(gòu),以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容,提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

2.加大投入、增配軟、硬件設(shè)施,開發(fā)適合本部門、本行業(yè)使用的專門的檔案利用軟件。在軟件方面,一方面,各單位可以依靠本單位職工,通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)等形式提高職工計(jì)算機(jī)水平,自己設(shè)計(jì)制作檔案網(wǎng)站,這樣做不但可以減少資料收集與網(wǎng)頁制作發(fā)布之間環(huán)節(jié),便于資料的保密與網(wǎng)站管理維護(hù),還大幅降低了網(wǎng)站的維護(hù)費(fèi)用,但由于專業(yè)限制,這可能會(huì)降低網(wǎng)站的技術(shù)含量,使各種數(shù)據(jù)庫的開發(fā)應(yīng)用受到限制;另一方面各檔案館可以委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行網(wǎng)頁的設(shè)計(jì)制作及維護(hù),在網(wǎng)站上建立數(shù)據(jù)庫,使各種數(shù)據(jù)的網(wǎng)上查詢變得方便快捷,使網(wǎng)站更專業(yè)化,加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

3.引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才。重視人才培養(yǎng)與教育。人才問題是任何事業(yè)興衰成敗的關(guān)鍵。檔案信息資源整合是一項(xiàng)全新的事業(yè),是未來機(jī)關(guān)電子化建設(shè)的基礎(chǔ),需要一大批既懂信息化、電子政務(wù)知識(shí),又懂檔案管理、信息組織與計(jì)算機(jī)操作知識(shí)的專門人才。公務(wù)員的信息素質(zhì)以及應(yīng)用能力的高低,是政府信息化能否落實(shí)的關(guān)鍵。因此,加強(qiáng)公務(wù)員的教育與培訓(xùn),培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代辦公與電子政務(wù)的綜合型人才,是政府和有關(guān)部門必須重視的問題。其次,為了適應(yīng)電子檔案管理的需要,檔案人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)、人員數(shù)量等方面的調(diào)整,從而有效地進(jìn)行檔案信息的綜合開發(fā)。目前檔案管理專業(yè)的人員非常少,這對(duì)檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的開展十分不利,要改變這種狀況,簡捷的辦法就是對(duì)有發(fā)展前途的年輕干部加大檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn),以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。

加快檔案信息化建設(shè),要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)。認(rèn)真研究,合理規(guī)劃,爭取支持,加大投入,配備人才;要抓住機(jī)遇,努力把檔案信息化建設(shè)作為政府電子政務(wù)建設(shè)中的一個(gè)重要內(nèi)容,逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺(tái),提高工作水平、工作效率,提升服務(wù)質(zhì)量;要制定信息化建設(shè)的中期規(guī)劃和短期目標(biāo),爭取政府和上級(jí)部門的支持,加大投入,逐漸增配軟、硬件設(shè)施,打好工作基礎(chǔ),使檔案工作的管理水平邁上一個(gè)新臺(tái)階,為社會(huì)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向,檔案信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證,在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行,我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程,逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)?！?/p>

(編輯/丹桔)