武永革

石油企業(yè)的物資供應(yīng)部門在整個(gè)油田生產(chǎn)中發(fā)揮著重要的保障作用。長(zhǎng)期以來(lái)石油企業(yè)在物流方面主要面臨物流信息不暢通、管理較粗放和信息反饋不及時(shí)、預(yù)測(cè)能力差、庫(kù)存積壓等問題。對(duì)于在生產(chǎn)建設(shè)投資中物資采購(gòu)的比例高達(dá)70%左右的大型國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō),由于庫(kù)存資金占用多,因此資本運(yùn)行相對(duì)較高。電子商務(wù)的引用,給石油企業(yè)尤其從物資采購(gòu)中尋找了效益,獲取了最佳的物資資源配置,同時(shí)為降低物流成本、杜絕漏洞提供了平臺(tái)。在電子商務(wù)平臺(tái)下實(shí)施的物流管理,極大地提高了企業(yè)物資采購(gòu)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的及時(shí)性。

一、長(zhǎng)慶油田物資供應(yīng)處實(shí)行電子商務(wù)的必要性

長(zhǎng)慶油田的生產(chǎn)作業(yè)區(qū)域主要覆蓋陜、甘、寧、蒙四省區(qū),作為油田的物資供應(yīng)部門,生產(chǎn)作業(yè)轉(zhuǎn)移到哪里,物資供應(yīng)處的工作就需要在哪里展開。其工作性質(zhì)具有點(diǎn)多、面廣、線長(zhǎng)和高度分散的特點(diǎn),各點(diǎn)與點(diǎn)之間由于地域跨度太大工作銜接有困難。在日常工作中,各庫(kù)房要通過(guò)物資管理系統(tǒng)進(jìn)行物資入庫(kù)、物資入庫(kù)報(bào)檢等業(yè)務(wù)以及及時(shí)統(tǒng)計(jì)物資收發(fā)存情況、各個(gè)站點(diǎn)每周異地向處機(jī)關(guān)科室匯報(bào)物資存發(fā)狀況;商檢所需要接受庫(kù)房報(bào)檢單、及時(shí)在系統(tǒng)錄入檢驗(yàn)內(nèi)容、產(chǎn)生編號(hào)、檢驗(yàn)物資、異地審核、審批檢驗(yàn)報(bào)告。為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)“物流管理成為第三利潤(rùn)源”的目標(biāo),長(zhǎng)慶油田物資供應(yīng)處把物資采購(gòu)按照現(xiàn)代物流管理模式,建立了“電子商務(wù)物資管理系統(tǒng)”,實(shí)現(xiàn)了全油田“網(wǎng)絡(luò)共享、集中管理、分級(jí)使用”的電子商務(wù)平臺(tái),使物資采購(gòu)?fù)黄屏藭r(shí)空界限,全部業(yè)務(wù)活動(dòng)在網(wǎng)上,按規(guī)定高速規(guī)范運(yùn)作,改變了過(guò)去傳統(tǒng)的手工運(yùn)作模式,縮短了物資采購(gòu)時(shí)間,做到了“公開、公平、公正、快速”。

二、長(zhǎng)慶油田物資供應(yīng)處實(shí)行電子商務(wù)后的收獲

通過(guò)近幾年的實(shí)際運(yùn)行,物資供應(yīng)處大力推行并不斷完善、規(guī)范電子商務(wù)的運(yùn)行,取得了比較明顯的效果:

1.電子商務(wù)實(shí)現(xiàn)了物資采購(gòu)的集中管理。電子商務(wù)的建立,尤其是通過(guò)中石油的能源一號(hào)網(wǎng)站的集中采購(gòu)使物資供應(yīng)處集中采購(gòu)的物資能迅速進(jìn)入物資管理系統(tǒng)的審批環(huán)節(jié)。對(duì)二級(jí)單位采購(gòu)的物資在網(wǎng)上上報(bào),物資供應(yīng)處和相關(guān)處室在網(wǎng)上進(jìn)行異地審批,從而把物資采供所涉及的計(jì)劃上報(bào)、供應(yīng)商資質(zhì)審查、招標(biāo)議標(biāo),商務(wù)談判、合同審定、付款結(jié)算等50多個(gè)環(huán)節(jié)全部在網(wǎng)上公開實(shí)施。電子商務(wù)的建立實(shí)現(xiàn)了全油田信息流共享和物資采購(gòu)計(jì)劃的集中管理,增強(qiáng)了對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的監(jiān)管力度,加速了業(yè)務(wù)的處理效率。

2.電子商務(wù)加快了資金的結(jié)算速度。在長(zhǎng)慶油田委托二級(jí)單位的采購(gòu)管理、網(wǎng)上付款結(jié)算管理、委托物資供應(yīng)處物資采購(gòu)等一系列物資采購(gòu)合同,全部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上審查審批。審計(jì)造價(jià)部門利用網(wǎng)上的價(jià)格信息流在網(wǎng)上進(jìn)行科學(xué)地價(jià)格和合同條款審計(jì),審計(jì)底稿和審計(jì)簽證單從網(wǎng)上自動(dòng)生成,極大的提高了工作效率,增加了物資采購(gòu)過(guò)程的透明度,實(shí)現(xiàn)了“陽(yáng)光”采購(gòu)。電子商務(wù)網(wǎng)絡(luò)使物資供應(yīng)處全體庫(kù)管人員能及時(shí)掌握了庫(kù)存信息,實(shí)現(xiàn)了物資庫(kù)存的動(dòng)態(tài)管理,減少物資積壓。網(wǎng)上開具驗(yàn)收單、發(fā)料單,加快了單據(jù)傳遞速度,縮短了采購(gòu)周期,加快了資金結(jié)算速度。

3.電子商務(wù)提高了物資管理的質(zhì)量。電子商務(wù)的應(yīng)用,把采購(gòu)管理的日常業(yè)務(wù)從大量繁瑣的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)資料中解脫出來(lái),從而使業(yè)務(wù)人員把主要精力放在市場(chǎng)調(diào)研、技術(shù)論證和質(zhì)量跟蹤等方面,使采購(gòu)人員有更多的精力到一線為現(xiàn)場(chǎng)服務(wù),到更多的廠家參觀尋訪,篩選供應(yīng)商;使物流管理業(yè)務(wù)發(fā)生了質(zhì)的變化,業(yè)務(wù)層次明晰,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

4.電子商務(wù)提高企業(yè)的工作效率。①生產(chǎn)率提高。電子商務(wù)系統(tǒng)的采用,極大的提高了工作效率。物資供應(yīng)處二三十人完成了相當(dāng)于過(guò)去五六十個(gè)人完成的采購(gòu)工作量,極大地提高了勞動(dòng)生產(chǎn)率。②準(zhǔn)確率提高。將信息流、物流、資金流用國(guó)際先進(jìn)的容錯(cuò)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)管理,在提高工作效率的同時(shí),更降低了操作誤差。③資金占用率降低。電子商務(wù)大大簡(jiǎn)化了工作程序,在實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品積壓少、供應(yīng)周期短、信息反饋及時(shí)的同時(shí),加快了庫(kù)存資金周轉(zhuǎn)天數(shù),降低了庫(kù)存資金。④杜絕了人情交易,降低了采購(gòu)成本。通過(guò)電子商務(wù)網(wǎng)上招投標(biāo)各供應(yīng)商互不見面,背靠背操作,容易給供應(yīng)商造成心理壓力,促進(jìn)供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng),買方可以獲得比較優(yōu)惠的價(jià)格。網(wǎng)上辦公,大大簡(jiǎn)化了合同供方的業(yè)務(wù)辦理手續(xù)。平均年采購(gòu)費(fèi)用降低8～10%。真正實(shí)現(xiàn)了“公開、公正、高效”。

三、電子商務(wù)在物資供應(yīng)處具體應(yīng)用中出現(xiàn)的問題

經(jīng)過(guò)近幾年的發(fā)展和建設(shè),物資供應(yīng)處電子商務(wù)得以較快發(fā)展,但客觀地講,發(fā)展過(guò)程中還存在一定問題,有不足之處尚需進(jìn)一步整合和完善。

1.對(duì)電子商務(wù)的認(rèn)識(shí)還有一些欠缺,電子商務(wù)功能還有待進(jìn)一步擴(kuò)展。電子商務(wù)的應(yīng)用水平還需要繼續(xù)提高,雖然物資供應(yīng)處在信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)應(yīng)用方面已經(jīng)基本完成,但對(duì)于提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要作用的綜合管理信息系統(tǒng)ERP系統(tǒng)乃至更深一層的CRM系統(tǒng)、決策支持系統(tǒng)的應(yīng)用尚處于待完善中。

2.企業(yè)信息系統(tǒng)維護(hù)需要加強(qiáng)。目前,物資供應(yīng)處在機(jī)關(guān)設(shè)立了電子商務(wù)部,對(duì)全處的信息系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)及維護(hù),但是在基層的各個(gè)站庫(kù)系統(tǒng)維護(hù)不足。物資供應(yīng)處的信息系統(tǒng)有基于B/S因特網(wǎng)模式的物資招投標(biāo)系統(tǒng)和物資管理信息系統(tǒng)以及商檢所的物資檢驗(yàn)系統(tǒng)。如果網(wǎng)絡(luò)或者系統(tǒng)出了問題,在基層不能第一時(shí)間迅速排除網(wǎng)絡(luò)故障或者是解決系統(tǒng)問題。這樣無(wú)疑浪費(fèi)了時(shí)間,縮短了市場(chǎng)響應(yīng)度。

3.網(wǎng)絡(luò)信息的安全性限制了電子商務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展。物資供應(yīng)處目前有基于B/S因特網(wǎng)模式的物資招投標(biāo)系統(tǒng)和物資管理信息系統(tǒng),B/S結(jié)構(gòu)是基于因特網(wǎng)的一種網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu),其安全性是企業(yè)最為擔(dān)心的問題。物資供應(yīng)處作為石油物資供應(yīng)部門,庫(kù)存存放的物料種類繁多,如果一旦出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問題,如黑客進(jìn)入物資管理系統(tǒng),擅自篡改庫(kù)存狀況表,本來(lái)庫(kù)存顯示發(fā)貨完畢需要進(jìn)貨,而物資管理系統(tǒng)卻顯示沒有顯示缺貨,從而導(dǎo)致沒有按實(shí)際情況進(jìn)行計(jì)劃采購(gòu)或者移庫(kù)。最終致使企業(yè)因?yàn)槿必浂蛊髽I(yè)人力、物力、財(cái)力費(fèi)用開支加大。更為嚴(yán)重的是給企業(yè)的信譽(yù)造成了不可估量的損失,所以電子商務(wù)部門需要高度重視網(wǎng)絡(luò)的安全問題。

四、如何完善物資供應(yīng)處的電子商務(wù)平臺(tái)

針對(duì)以上存在的問題,物資供應(yīng)處電子商務(wù)的發(fā)展需要依靠加快信息化建設(shè)、完善相應(yīng)的制度來(lái)加以推動(dòng)整個(gè)電子商務(wù)系統(tǒng)的不斷完善,促進(jìn)物資供應(yīng)處電子商務(wù)運(yùn)行的不斷發(fā)展。

1.電子商務(wù)所依托的技術(shù)平臺(tái)要先進(jìn)適用。物資供應(yīng)處在實(shí)施信息化過(guò)程中既要注重所采用技術(shù)的先進(jìn)性,不能采用已被淘汰或即將被淘汰的技術(shù),更要注重所選技術(shù)的適用性,以適合本單位的實(shí)際情況和需要。如物資供應(yīng)處目前所存儲(chǔ)的物資種類繁多,除了在采購(gòu)過(guò)程中進(jìn)行分類管理外,還可以考慮開發(fā)物資倉(cāng)儲(chǔ)條碼管理系統(tǒng),將所管物資標(biāo)上標(biāo)簽,加入條形碼技術(shù),從而更清晰的了解倉(cāng)儲(chǔ)動(dòng)態(tài),降低倉(cāng)儲(chǔ)管理成本。

2.系統(tǒng)的開發(fā)與利用并重。開發(fā)電子商務(wù)需要對(duì)信息資源的充分開發(fā)和有效利用,所以建設(shè)過(guò)程中要十分重視對(duì)信息資源的利用。需要建立物資供應(yīng)處的企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù),在數(shù)據(jù)的采集、提煉、錄入、存儲(chǔ)、傳輸、處理、分析、管理、應(yīng)用及共享乃至二次、三次開發(fā)利用上下功夫,同時(shí)還要注重企業(yè)外部信息資源(如供應(yīng)商、客戶及市場(chǎng)需求信息)的開發(fā)利用,不僅要開發(fā)出在實(shí)際工作中有效應(yīng)用的模塊,更要建立起能系統(tǒng)運(yùn)用各方面信息資源的體系。

3.適時(shí)加入決策支持系統(tǒng)。企業(yè)電子商務(wù)運(yùn)行到一定程度就可以考慮擴(kuò)展它的功能以便更好的為企業(yè)服務(wù),提高工作效率,決策支持系統(tǒng)就是企業(yè)隨著電子商務(wù)不斷發(fā)展出現(xiàn)的優(yōu)秀的管理方式。

在決策支持系統(tǒng)下建立的各項(xiàng)數(shù)據(jù)庫(kù),需要保證數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確、及時(shí)。通過(guò)決策支持系統(tǒng)分析的數(shù)據(jù)和決策內(nèi)容,將會(huì)強(qiáng)化企業(yè)業(yè)務(wù)過(guò)程中的信息集成和控制,加快決策速度,提高決策質(zhì)量?？梢詾楣芾砣藛T和企業(yè)決策人員提供輔助的決策依據(jù)幫助決策者迅速、正確的把握市場(chǎng)信息,使企業(yè)由事后管理變?yōu)槭虑邦A(yù)測(cè)、過(guò)程控制。將物資采購(gòu)需求由原來(lái)的人工預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)科學(xué)預(yù)測(cè)管理,資金流決策分析由原來(lái)的計(jì)劃管理轉(zhuǎn)變?yōu)榉治鰶Q策管理,使物資管理更加科學(xué)。

4.事先預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)向適時(shí)監(jiān)控與調(diào)整。傳統(tǒng)的流通模式通過(guò)預(yù)測(cè)下游通道的資源來(lái)進(jìn)行各項(xiàng)物流作業(yè)活動(dòng),不幸的是預(yù)測(cè)很少有準(zhǔn)確的,因而浪費(fèi)了許多自然及商業(yè)資源。新興的物流管理趨勢(shì)是強(qiáng)調(diào)通道成員的聯(lián)合機(jī)制,成員間可以實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息共享,尤其是內(nèi)部需求及生產(chǎn)的資料,使得不同供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)的企業(yè)無(wú)需去做不必要的預(yù)測(cè),這樣就要求物流管理人才具有良好的信息監(jiān)控能力和對(duì)供應(yīng)鏈管理的開放式的思路與策略。因此物資供應(yīng)處需要加強(qiáng)供應(yīng)鏈上的各個(gè)伙伴之間的信息化溝通,建立各個(gè)供應(yīng)商、生產(chǎn)商信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù),注意整個(gè)供應(yīng)鏈上的組織、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性和一致性。

5.加強(qiáng)信息安全。物資供應(yīng)處應(yīng)該逐步加強(qiáng)防火墻技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字時(shí)間戳技術(shù)等手段的實(shí)際應(yīng)用,進(jìn)一步加強(qiáng)電子商務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行的安全性,逐步完善電子手段的授權(quán)機(jī)制和安全管理機(jī)制,保證電子商務(wù)運(yùn)行的安全穩(wěn)定。

6.其他方面。

①加強(qiáng)培訓(xùn)工作。可以建立物資供應(yīng)處電子商務(wù)培訓(xùn)基地,制定企業(yè)電子商務(wù)技術(shù)和電子商務(wù)教育培訓(xùn)計(jì)劃;加強(qiáng)對(duì)物資供應(yīng)處各個(gè)部門各層次人員的電子商務(wù)知識(shí)、技能的培訓(xùn),提高職工的電子商務(wù)意識(shí)、增強(qiáng)電子商務(wù)應(yīng)用技能。

②定期對(duì)系統(tǒng)維護(hù)。定期對(duì)各科室、各站庫(kù)等下屬單位的電子商務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù),機(jī)關(guān)電子商務(wù)部可到各下屬單位進(jìn)行定期的系統(tǒng)維護(hù),以確保物資供應(yīng)處電子商務(wù)系統(tǒng)的暢通,保證各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

③保障電子商務(wù)建設(shè)的質(zhì)量。隨著企業(yè)內(nèi)部、外部環(huán)境的變化,物資供應(yīng)處必然會(huì)在電子商務(wù)系統(tǒng)上有所變化,如果被列入專項(xiàng)的企業(yè)電子商務(wù)系統(tǒng)建設(shè)方案,必須經(jīng)過(guò)國(guó)家有關(guān)部門的論證;列入專項(xiàng)的企業(yè)電子商務(wù)系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè),必須由具有國(guó)家系統(tǒng)集成一、二級(jí)資質(zhì)的系統(tǒng)集成商實(shí)施,以保證企業(yè)電子商務(wù)工程的質(zhì)量。

④與體制改革互動(dòng)共進(jìn)。企業(yè)電子商務(wù)和企業(yè)體制改革具有互動(dòng)共進(jìn)關(guān)系。企業(yè)體制改革必須以企業(yè)信息化為基礎(chǔ),沒有體制改革的企業(yè)信息化和沒有企業(yè)信息化的體制改革對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)都是失敗的。

(作者單位:長(zhǎng)慶石油公司器材供應(yīng)處)