很多企業(yè)在10年前就開始使用企業(yè)郵箱系統(tǒng),但傳統(tǒng)的企業(yè)郵箱系統(tǒng)中存在著一個致命性問題,即它的功能僅僅體現(xiàn)在收發(fā)郵件和傳遞信息兩個方面。這已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)移動辦公的需要?！邦｀]”產(chǎn)品的出現(xiàn)為企業(yè)搭建了順暢溝通的平臺,為用戶提供更方便的服務(wù)。

——講述東南融通和上海現(xiàn)代物流通過睿郵打造溝通平臺的故事

■ 本報記者 那罡

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大、信息量的迅速膨脹以及人員的增多,企業(yè)需要銷售、市場、后勤等多個部門協(xié)同作戰(zhàn),才能實現(xiàn)對客戶的快速響應(yīng)。東南融通和上?，F(xiàn)代物流資訊有限公司(以下簡稱上?，F(xiàn)代物流)已經(jīng)意識到,企業(yè)的信息交流與共享已經(jīng)很難再簡單地通過一部電話、一份傳真、一封電子郵件來實現(xiàn),必須有一個統(tǒng)一的溝通平臺,便于隨時隨地分享與交流。因此,他們采用了基于微軟Hosted Exchange技術(shù)的企業(yè)郵箱產(chǎn)品——睿郵(Ray Mail)。這使他們的信息交流更加通暢,企業(yè)運作效率顯著提高。

微軟公司電信及媒體事業(yè)部業(yè)務(wù)拓展經(jīng)理許曉魯表示,“基于微軟Hosted Exchange的睿郵產(chǎn)品可以整合前端和后端,從而提供更強大的服務(wù),主要解決三個問題:提高個人工作效率;提高人與人之間交流溝通的效率以及提升企業(yè)管理水平。”

溝通障礙癥

東南融通是一家做金融信息化的IT公司。其員工大部分工作時間處于為全國各地提供支持和服務(wù)中?！拔覀円恢痹诳紤],如何為3000多名海內(nèi)外員工及30多個分支機構(gòu)提供一種較為便捷的辦法,通過一套協(xié)同辦公系統(tǒng)將電腦、網(wǎng)絡(luò)和人串起來?！睎|南融通運營總監(jiān)張偉杰說,“比如,我們到某個平臺或機構(gòu)出差,到達機場的第一件事情,便是打開電腦的無線網(wǎng)絡(luò)收發(fā)郵件,以免錯過重要的郵件信息。若部分機場或區(qū)域無法提供網(wǎng)絡(luò)支持,則給工作和行程帶來了極大的不便?！?/p>

上?，F(xiàn)代物流與東南融通相比,雖然業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)不同,但面臨的企業(yè)溝通問題的本質(zhì)是相同的。由于供應(yīng)鏈時代的到來,上海現(xiàn)代物流需要在理念上尋求突破,改變以往“大而全、小而全”的運作模式。

上?，F(xiàn)代物流資訊有限公司副總經(jīng)理李昌浩說,其實我們工作中大部分的時間都在溝通。溝通中存在三個需要解決的問題:第一是提高個人的工作效率,第二是提高人與人之間交流溝通的效率,第三是提升企業(yè)的管理水平。

在上?，F(xiàn)代物流的企業(yè)管理架構(gòu)中,第一層是企業(yè)決策層,第二層是協(xié)作管理層,第三層是企業(yè)實際業(yè)務(wù)運作層。李昌浩說,我特別希望決策層的信息能夠不打折扣地直接傳遞到管理層運作起來。我不需要員工自己再做出相關(guān)決斷,這往往會產(chǎn)生差錯。

然而對于員工來講,一種不間斷的聯(lián)系方式是非常重要的,尤其是在銀行系統(tǒng)提供支持的員工。由于銀行的互聯(lián)網(wǎng)是保密的,不可以連接外網(wǎng),即使在工作場所里面也只能接收到網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息,不可以訪問外部網(wǎng)絡(luò)。

在這個時候,張偉杰也在思考,如何讓企業(yè)的員工獲取到公司的信息或郵件?曾經(jīng)有人提議過使用短信平臺。但畢竟短信的信息量是有限的,很多時候無法實現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬟f。

提升管理效率

在亟待解決溝通問題,實現(xiàn)信息完整傳遞的前提條件下,東南融通和上?，F(xiàn)代物流在2008年5月幾乎同步采用睿郵產(chǎn)品。

“沒有使用睿郵的時候,我們到一個地方,首先要在機場打開無線網(wǎng)絡(luò)收發(fā)郵件,然后再上路,很麻煩,而且不一定每個機場都能提供這樣的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)?，F(xiàn)在我們出去就不一定用電腦了,在手機上就可以解決大部分的工作。現(xiàn)在我真的有了“手機依賴癥”。而且,我們也不需要銀行的網(wǎng)絡(luò)就可以接入外網(wǎng)。只要到有手機信號的地方就可以收到郵件,解決了我們在日常辦公中上傳下達的信息溝通工作?！睆垈ソ苷f。

張偉杰粗略統(tǒng)計,現(xiàn)在東方融通在線業(yè)務(wù)單元使用睿郵功能的普及率超過了90%。其中,經(jīng)常出差的員工基本上都使用了Pushmail的功能,顯著地提高了整體管理的效率。

上?，F(xiàn)代物流作為提供供應(yīng)鏈集成服務(wù)的服務(wù)商,特別強調(diào)現(xiàn)場管理,這也是客戶對于上海現(xiàn)代物流服務(wù)質(zhì)量最為看重的一點?！爱斘覀冏鑫锪骰蛘呤遣少彽痊F(xiàn)場運作的過程中,總是會出現(xiàn)這樣或那樣的小問題。如果能通過郵件系統(tǒng)將信息直接發(fā)到手機上,我就可以馬上知道現(xiàn)在可能發(fā)生的事情,然后再打電話或者是通過郵件了解發(fā)生的事情,這個信息來得要快一點。另外,現(xiàn)在我直接用睿郵把決策推出去,就很容易知道員工完成某項工作用了多少時間,了解到他是不是按照要求真的把任務(wù)完成了。保守估計,使用睿郵后,管理效率的提升至少在10%以上,時間節(jié)約相比以前達到了20%?！崩畈普f。

很多人認為,在企業(yè)管理的方法中,開會是一項很浪費時間,降低工作效率的不實際的行動。張偉杰回憶說,以前在會議安排方面,首先要把會議材料先遞過去,經(jīng)過一系列的流程才能開會。而現(xiàn)在,我們將把會議中需要討論和落實的工作一項項列出來,直接嵌到睿郵系統(tǒng)里面就可以了。每個人前往會議地點之前就已經(jīng)明確今天要討論內(nèi)容與需要達成的目標。

另一方面,每次會議結(jié)束之后都要對會議進行跟蹤管理。在開會的時候,達成一個共識之后,現(xiàn)場布置各自的任務(wù),由負責人發(fā)到指定人的郵箱,包括實現(xiàn)目標的要求與方法,需要實現(xiàn)的結(jié)果,或者是下一次的會議安排等內(nèi)容,這樣就十分清楚明了。現(xiàn)在我們開會的習慣是根據(jù)會議安排逐項討論,這對于我們提高管理效率有很大的幫助。

規(guī)劃中的平臺對接

當今世界供應(yīng)鏈產(chǎn)業(yè)發(fā)展存在三個重要特性:現(xiàn)代協(xié)作、合作分享和業(yè)務(wù)急速處理。李昌浩認為這三點和睿郵的產(chǎn)品在設(shè)計方面存在不謀而合之處。所以,上?，F(xiàn)代物流比較迅速地接受了這個理念,并且加快公司相關(guān)的部署,把它運用到公司的物流和供應(yīng)鏈的管理系統(tǒng)中,而且這種系統(tǒng)也可以和客戶分享。

“對此,我們對自身的系統(tǒng)進行了一些優(yōu)化。第一個是在技術(shù)層面,睿郵給我們提供了更多應(yīng)用的解決方法,不管是對于決策的管理或者是時間的管控都有很好的作用;第二個層面主要是在產(chǎn)業(yè)鏈的整合層面,這樣一個產(chǎn)品可以使我們和客戶更好地溝通,使我們與客戶的溝通變得更加靈活,降低了溝通的成本,同時提高了管理的效率。” 李昌浩說。

另外,張偉杰說,東南融通很重視團隊的協(xié)同合作,所以特別看重睿郵的協(xié)同辦公功能。現(xiàn)在對于睿郵的基本功能用得比較理想了,大家使用睿郵已經(jīng)成為一種工作習慣。如何將這種良好的工作習慣與我們內(nèi)部的OA系統(tǒng)做更好的結(jié)合,這是我們正在思考的問題。

記者了解到,為上?，F(xiàn)代物流和東方融通實施睿郵產(chǎn)品的上海和辰信息技術(shù)有限公司,正在搭建一個整合平臺。這個平臺將為企業(yè)提供易用、好用的解決方案和服務(wù)。

上海和辰信息技術(shù)有限公司副總裁錢蔚說,我們會在適當?shù)臅r候開放我們的技術(shù)接口,保證其他企業(yè)在用的信息系統(tǒng)能夠和我們現(xiàn)有的郵件或者是溝通服務(wù)無縫對接起來。同時,我們也會在這個SaaS平臺上提供一些類似于CRM或者是ERP的服務(wù)。應(yīng)該說,我們現(xiàn)在做了兩手的準備:一個是與客戶現(xiàn)有的平臺對接;第二個是與還沒有使用這套系統(tǒng)的客戶進行對接。

東方融通在線業(yè)務(wù)單元使用睿郵功能的普及率已超過了90%。同時,上?，F(xiàn)代物流也把睿郵運用到公司的物流和供應(yīng)鏈的管理系統(tǒng)中,并將這種系統(tǒng)和客戶分享。