陳煜斐

【摘要】教務(wù)管理是學(xué)校管理的重要組成部分,在信息化、流程再造理論和高校自身發(fā)展的雙重推動(dòng)下,信息化教務(wù)管理流程體系建設(shè)勢(shì)在必行。本文通過(guò)對(duì)高校教務(wù)管理現(xiàn)狀和建立信息化教務(wù)管理流程體系必要性的分析,提出了建立信息化教務(wù)管理流程體系的新思路。

【關(guān)鍵詞】流程再造 信息化 教務(wù)管理

一、簡(jiǎn)述教務(wù)管理和BPR的概念

1.教務(wù)管理的內(nèi)涵(包括教務(wù)管理的內(nèi)涵和目標(biāo))

教務(wù)管理是就是學(xué)校管理者遵循客觀(guān)教學(xué)規(guī)律和科學(xué)管理規(guī)律,面向全體教師和學(xué)生,運(yùn)用一定的現(xiàn)代化信息管理技術(shù),通過(guò)一定的管理手段使教學(xué)活動(dòng)按照一定的程序進(jìn)行,并順利的到達(dá)既定目標(biāo)的全過(guò)程。教務(wù)管理是學(xué)校管理的重要組成部分,其職能包括教學(xué)管理和教務(wù)常規(guī)管理兩大塊,教務(wù)管理的主要目標(biāo)是:研究教學(xué)和教學(xué)管理規(guī)律,改進(jìn)教學(xué)管理工作,提高教務(wù)管理水平;建立穩(wěn)定的教學(xué)秩序,保證教學(xué)工作的正常進(jìn)行;實(shí)施教學(xué)改革,努力提高和調(diào)到教師與學(xué)生的積極性等。

2. BPR的內(nèi)涵

業(yè)務(wù)流程再造理論是當(dāng)今企業(yè)界和管理學(xué)界研究的熱點(diǎn)。BPR最初由 Michael Hammer博士在1990年發(fā)表的“再造不是自動(dòng)化,而是重新開(kāi)始”一文中首次提出,隨后由他與James Champy合著《再造企業(yè)》中正式提出,從而引起了世界性的BPR研究熱潮。BPR的基本內(nèi)涵就是以運(yùn)作流程為中心,力圖擺脫傳統(tǒng)組織分工理論的束縛,提倡顧客導(dǎo)向、組織變通、員工授權(quán)及正確運(yùn)用信息技術(shù),以達(dá)到適應(yīng)快速變動(dòng)的環(huán)境的目的。BPR思想主要是針對(duì)現(xiàn)行業(yè)務(wù)運(yùn)行方式的再思考和再設(shè)計(jì),它是一種著眼于全局、突出發(fā)展和合作的變革理念其最重要的目的是優(yōu)化工作流程,其方法大致有兩類(lèi):系統(tǒng)化改造法 和全新設(shè)計(jì)法。

由上述對(duì)教務(wù)管理和企業(yè)流程再造理論的簡(jiǎn)述,我們可以認(rèn)為教務(wù)管理流程再造就是在全面分析學(xué)校教務(wù)管理的基礎(chǔ)上,以BPR思想為指導(dǎo),以學(xué)生和教師為中心,利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)已有的制度和管理模式進(jìn)行再設(shè)計(jì),建立扁平化的流程組織,最終建立教務(wù)管理流程體系,從根本上提高教務(wù)管理水平。

二、教務(wù)管理的現(xiàn)狀和發(fā)展趨向

1.教務(wù)管理的現(xiàn)狀

(1)缺乏合作機(jī)制,工作效率低下。教務(wù)工作的各項(xiàng)任務(wù)往往需要多個(gè)部門(mén)的配合才能完成,而傳統(tǒng)的教務(wù)管理強(qiáng)調(diào)職能分工,集合性的業(yè)務(wù)流程被分割成各種簡(jiǎn)單的專(zhuān)門(mén)化的任務(wù),這樣使得各部門(mén)之間缺乏有效的信息交流和協(xié)作,管理信息不暢通,時(shí)常出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng),辦事效率不高,注重局部效率而犧牲整體效率,提高行政效率的設(shè)想成為空談。同時(shí)由于各個(gè)部門(mén)只注重自身的工作完成,在面對(duì)一些部門(mén)分工的交叉問(wèn)題、新出現(xiàn)的問(wèn)題或者其他職責(zé)范圍難以明確劃分的問(wèn)題時(shí),往往會(huì)形成“踢皮球”的現(xiàn)象,使服務(wù)對(duì)象產(chǎn)生挫敗感。

(2)教務(wù)管理工作人員業(yè)務(wù)技能單一。傳統(tǒng)的教務(wù)管理工作教務(wù)管理部門(mén)過(guò)分依賴(lài)專(zhuān)門(mén)技術(shù)以及條塊分割的“鴿籠式”的專(zhuān)業(yè)化單位來(lái)解決不斷涌現(xiàn)的新老問(wèn)題,這就使得分工越來(lái)越細(xì),每個(gè)工作人員都有自己的任務(wù),其技能大都只限于自己管理的那一部分工作,對(duì)于其他的工作不熟悉,這就造成了工作人員的業(yè)務(wù)技能單一。

(3)易于滋生官僚主義。傳統(tǒng)的教務(wù)管理強(qiáng)調(diào)機(jī)械的規(guī)則,但是這往往會(huì)導(dǎo)致目標(biāo)和手段的本末倒置,使得對(duì)規(guī)則和程序的被動(dòng)服從越來(lái)越成為教務(wù)管理部門(mén)和行政人員活動(dòng)的目的。為了彌補(bǔ)教務(wù)管理過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞,各種審批手續(xù)和控制程序日益增多,最終可能造成手續(xù)繁瑣,這是官僚主義的顯著特征。

2.教務(wù)管理的發(fā)展趨向——建立信息化教務(wù)管理流程體系

(1)高校自身環(huán)境變化的要求。高校面臨的新形勢(shì)主要有兩個(gè):高校規(guī)模的擴(kuò)大和高校教育改革的力度加大。近些年來(lái),各個(gè)高校不但廣建新校區(qū),使得高校的建筑面積不斷擴(kuò)大,更重要的是學(xué)校的招生規(guī)模也不斷的擴(kuò)大,高校學(xué)生的總?cè)藬?shù)在不斷的增加,這給高校的教務(wù)管理工作帶來(lái)了壓力;同時(shí)高校教育不斷的深化辦學(xué)體制,建立現(xiàn)代大學(xué)制度,大學(xué)自己經(jīng)營(yíng)教育、經(jīng)營(yíng)學(xué)術(shù)、經(jīng)營(yíng)大學(xué),這就需要大學(xué)充分發(fā)揮自身的內(nèi)在能力。

(2)社會(huì)環(huán)境變化的要求。BPR的發(fā)展和其他高校信息化教務(wù)管。發(fā)展高等教育信息化已成為一種趨勢(shì),很多高校都改革教學(xué)思想、教學(xué)模式、教學(xué)內(nèi)容、教務(wù)管理,利用先進(jìn)的國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù),形成電子信息傳遞網(wǎng)絡(luò),獲取所需要的各種信息資源,同時(shí)可以把最新的科學(xué)研究成果滲透到教務(wù)管理中,使得教務(wù)管理手段多樣化;另外隨著企業(yè)流程再造理論研究的熱潮,各個(gè)企業(yè)為提高效率、獲得更大的盈利,競(jìng)相進(jìn)行改造它們的改造獲得了巨大的成功,這就使得高校開(kāi)始審視自己,運(yùn)用企業(yè)再造理論改革自己。

三、信息化教務(wù)管理流程體系建設(shè)的步驟

1.信息化教務(wù)管理流程體系建設(shè)的理論框架

(1)得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。高層領(lǐng)導(dǎo)持續(xù)性的參與和明顯的支持能夠顯著的提高BPR成功的概率。學(xué)校主要的決策者和各個(gè)職能部門(mén)的主管都應(yīng)該認(rèn)識(shí)到推行BPR的重要性和必要性,全力支持方案的實(shí)施。

(2)確定流程的核心。在構(gòu)建再造方案時(shí)應(yīng)該以學(xué)生和教師為中心,強(qiáng)調(diào)組織為流程而定而不是流程為組織而定,同時(shí)強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)精神和推崇扁平化組織,在組織中充分下放權(quán)力,將決策點(diǎn)置于流程內(nèi)部,使組織扁平化。

(3)重視信息技術(shù)的作用。信息技術(shù)和信息系統(tǒng)是流程再造的技術(shù)基礎(chǔ),信息化的教務(wù)管理需要借助信息技術(shù)的應(yīng)用得以實(shí)現(xiàn),沒(méi)有良好的信息技術(shù)作保障,信息化教務(wù)管理只能是一個(gè)設(shè)想,無(wú)法付諸實(shí)現(xiàn),不能產(chǎn)生真正的效益。

2.信息化教務(wù)管理流程體系建設(shè)實(shí)現(xiàn)

(1)開(kāi)發(fā)和使用管理信息系統(tǒng)。高校教務(wù)管理流程再造實(shí)現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)化、集成化的信息管理系統(tǒng)為依托。高校首先要做的是對(duì)現(xiàn)行的教務(wù)管理軟件進(jìn)行有效的分析,對(duì)其進(jìn)行集成或者安裝一套合適的新的教務(wù)管理系統(tǒng)。最終建立全校師生共享的內(nèi)部教育信息系統(tǒng)平臺(tái)以及與外部聯(lián)系的市場(chǎng)需求動(dòng)態(tài)和教育質(zhì)量反饋的信息平臺(tái)。

(2)建立新的組織結(jié)構(gòu)。這種工作團(tuán)隊(duì)由一般管理人員、技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員組成,以任務(wù)和目標(biāo)為導(dǎo)向,以各種核心流程為基礎(chǔ),改變了原來(lái)的職能分配的模式,使信息資流動(dòng)暢通,顯現(xiàn)出巨大的工作潛能。

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