楊翠華

摘 要:文章通過(guò)分析高校圖書(shū)館檔案管理信息化的基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)手段、制度導(dǎo)向等方面存在的問(wèn)題,結(jié)合當(dāng)前高校圖書(shū)館檔案管理信息化的現(xiàn)狀和趨勢(shì),提出了高校圖書(shū)館檔案管理信息化的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞:圖書(shū)館;檔案管理;信息化

中圖分類(lèi)號(hào):G25文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-8937(2009)22-0085-02

高校圖書(shū)館檔案工作的內(nèi)容主要包括圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)檔案、財(cái)產(chǎn)檔案、人事檔案、文件檔案、文獻(xiàn)采購(gòu)檔案、讀者檔案、借閱檔案、文獻(xiàn)典藏檔案、情報(bào)交流檔案、重點(diǎn)學(xué)科及課題跟蹤等,它是高校圖書(shū)館工作中的一個(gè)重要組成部分,對(duì)高校圖書(shū)館的發(fā)展具有重要作用。信息時(shí)代人們的生產(chǎn)方式、工作方式、學(xué)習(xí)方式、交往方式、生活方式、思維方式等都發(fā)生了較大的變化,傳統(tǒng)的高校圖書(shū)館檔案管理方式在安全性、高效性、便捷性等方面都不能適應(yīng)信息時(shí)代的要求,人類(lèi)社會(huì)信息記錄已從紙張信息走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。高校圖書(shū)館檔案管理工作應(yīng)充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來(lái)的新契機(jī),利用信息網(wǎng)絡(luò)正在迅速地向著集成、高性能、智能化方向全面展開(kāi)的大環(huán)境更好地發(fā)展檔案事業(yè),以科學(xué)化和技術(shù)化的手段管理圖書(shū)館檔案,從而逐步實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理的現(xiàn)代化,以適應(yīng)高校改革與發(fā)展的新需要。因此,研究高校圖書(shū)館檔案管理信息化問(wèn)題具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1高校圖書(shū)館檔案管理信息化存在的問(wèn)題

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力,并使之造福于社會(huì)的歷史過(guò)程。進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái),現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛普及的基礎(chǔ)之上,社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的各個(gè)方面發(fā)生了深刻的變革,通過(guò)提高信息資源的管理和利用水平,在各種社會(huì)活動(dòng)的功能和效率上的大幅地提高,促使人類(lèi)社會(huì)的物質(zhì)和精神文明達(dá)到了一個(gè)新的水平。然而,由于基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)應(yīng)用不到位等原因,高校圖書(shū)館檔案管理中信息化程度并不高。

①高校圖書(shū)館檔案管理信息化所需基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段還相對(duì)比較落后。然而,由于高校圖書(shū)館檔案管理信息化所需基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段還相對(duì)比較落后,目前高校圖書(shū)館檔案管理信息化水平還比較低。隨著時(shí)代的發(fā)展、辦公形式的進(jìn)步,高校的教學(xué)、科研及其他活動(dòng)中越來(lái)越多的依據(jù)聲像檔案。它真實(shí)、形象、鮮活地記載了活動(dòng)、事件的面貌,是一種最直觀、最真實(shí)的檔案材料, 也是高校及圖書(shū)館建設(shè)和發(fā)展的寶貴資料。但我們?cè)诠ぷ髦型鲆暳藢?duì)聲像檔案的收集和利用,使聲像檔案失去了其應(yīng)有的作用。因此,我們應(yīng)增加一些高檔的聲像設(shè)備,加強(qiáng)聲像檔案的管理和利用,同時(shí)提高計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)和公共網(wǎng)的建設(shè),促進(jìn)高校圖書(shū)館管理信息化水平的不斷提高。

②高校圖書(shū)館檔案管理信息化服務(wù)層次低。目前,高校圖書(shū)館檔案管理信息服務(wù)主要還是在對(duì)檔案資源的登記、保管,只是為部分人提供閱覽、簡(jiǎn)單的咨詢(xún)和導(dǎo)讀、復(fù)印等外部層次上。隨著高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的加強(qiáng),設(shè)施設(shè)備條件進(jìn)一步完善,校園網(wǎng)普遍建立,為高校圖書(shū)館檔案管理工作提供了很好的平臺(tái)。然而,高校圖書(shū)館信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)并不理想。在高校圖書(shū)館檔案管理中,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的共享性?xún)?yōu)勢(shì)沒(méi)有得到很好的發(fā)揮,我們的高校圖書(shū)館檔案信息并沒(méi)有提供網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù),也沒(méi)有建立能讓讀者進(jìn)行交流網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。信息化服務(wù)層次還比較低,網(wǎng)絡(luò)資料、檔案文獻(xiàn)報(bào)道、專(zhuān)題提供、資源共享等深層次服務(wù)還沒(méi)有形成。

③高校校園網(wǎng)逐步建立,但校園網(wǎng)的利用不夠充分,還未建立起高校圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程用戶(hù)平臺(tái)。在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間里,由于高校圖書(shū)館檔案管理傳統(tǒng)工作方式所形成的思維和方法上的定式,使得圖書(shū)館檔案管理工作者在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引入到檔案工作中來(lái)。盡管計(jì)算機(jī)普及程度已經(jīng)較高,校園網(wǎng)已經(jīng)逐步建立,但是,高校圖書(shū)館檔案管理中沒(méi)有充分發(fā)揮現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的作用。圖書(shū)館檔案信息基本上是局限于本校,至多就是本地區(qū),基本沒(méi)有實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程存取服務(wù),很少有高校圖書(shū)館建設(shè)有遠(yuǎn)程用戶(hù)也可以非常方便地利用圖書(shū)館檔案信息的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。近幾年,電子信息技術(shù)的迅速發(fā)展和對(duì)社會(huì)生活的巨大影響,雖然已經(jīng)讓檔案工作者認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等可以大大提高檔案管理工作的效率和信息化水平。但是對(duì)于如何構(gòu)建圖書(shū)館檔案管理信息化服務(wù)平臺(tái),相當(dāng)多的檔案管理工作者并沒(méi)有站在資源充分共享與利用和學(xué)校改革與發(fā)展的高度,從更深層次上認(rèn)真思考信息化給檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇?？梢?jiàn),不僅高校圖書(shū)館檔案管理對(duì)校園網(wǎng)尤其是遠(yuǎn)程網(wǎng)的利用不夠,高校圖書(shū)館檔案管理工作者的計(jì)算機(jī)水平也需要進(jìn)一步提高。

2高校圖書(shū)館檔案管理信息化趨勢(shì)與必要性

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)輔助高校圖書(shū)館檔案管理工作已成為高校圖書(shū)館檔案管理信息化的必然趨勢(shì)。目前高校圖書(shū)館檔案管理工作正朝著現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理的方向轉(zhuǎn)變。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的一個(gè)突出特點(diǎn)就是資源的共享性,高校通過(guò)建立一定圖書(shū)館檔案處理系統(tǒng),就可以將圖書(shū)館檔案信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)空間實(shí)現(xiàn)資源共享。圖書(shū)館檔案管理過(guò)程中的信息收集、分類(lèi)、檢索、傳遞都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行,據(jù)此,圖書(shū)館檔案用戶(hù)不僅僅局限于本校、本地區(qū),還可以為遠(yuǎn)程用戶(hù)使用圖書(shū)館檔案信息資源提供非常方便的服務(wù)。如以word文件、PDF文件、Excel文件、Flash文件等數(shù)字化文件和聲像資料的存在形式不是直觀的紙質(zhì)文件,它是借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用文檔,數(shù)字化文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理,還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速傳遞,共享利用極其方便快捷,不受時(shí)間和距離的影響。圖書(shū)館檔案管理工作必將隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展發(fā)生更加深刻的變化。當(dāng)然,這種變化不是等來(lái)的,我們有必要積極主動(dòng)的進(jìn)行高校圖書(shū)館檔案管理信息化改革,通過(guò)建立高校圖書(shū)館檔案管理校園網(wǎng),加快高校圖書(shū)館檔案管理信息化進(jìn)程。

高校圖書(shū)館檔案信息化管理的主要特征就是檔案資源的數(shù)字化,服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。信息技術(shù)在高校圖書(shū)館檔案管理中的應(yīng)用給傳統(tǒng)的高校圖書(shū)館檔案管理帶來(lái)了生機(jī)和活力。長(zhǎng)期以來(lái),高校圖書(shū)館檔案都是以紙質(zhì)的實(shí)物形式存在,這給檔案信息的采集、保存和利用帶來(lái)管理成本高、查詢(xún)困難、信息無(wú)法提取和無(wú)法共享等一系列問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)構(gòu)間是相互隔離的,信息化的發(fā)展為這些機(jī)構(gòu)間的信息共享提供了可能,尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和分布式存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用,使得各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)間的檔案信息能夠得到高效整合,通過(guò)檔案信息在不同機(jī)構(gòu)間的重新劃分與組織,從而逐步建立起各有特色、互為補(bǔ)充的檔案信息管理體系。隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的不斷普及應(yīng)用,近年來(lái)高校圖書(shū)館檔案管理也隨之由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件等物質(zhì)形式逐步向數(shù)字文件形式轉(zhuǎn)化。借助計(jì)算機(jī)和通信等技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理的信息化,有效解決傳統(tǒng)方式的檢索難和共享難的問(wèn)題。與紙質(zhì)文檔相比,數(shù)字化文件歸檔更加高效。數(shù)字化文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,由于數(shù)字文件便于修改、便于復(fù)制、便于傳遞等特性,使得檔案資料管理變得更加便利,人們可以在計(jì)算機(jī)上隨時(shí)利用圖書(shū)館檔案資源。特別是在高校圖書(shū)館檔案管理信息化過(guò)程中,一些新的技術(shù)可以應(yīng)用于對(duì)檔案信息的深層次挖掘中,如智能信息檢索和多維檢索技術(shù)就可以完成在傳統(tǒng)檔案管理中無(wú)法完成的工作,從而使高校圖書(shū)館檔案信息的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)價(jià)值得到充分發(fā)揮。目前,越來(lái)越多的高校利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行圖書(shū)館檔案的查詢(xún)檢索、輔助立卷、目錄編制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)。盡管由于軟件、人員素質(zhì)等方面的原因,目前圖書(shū)館檔案的計(jì)算機(jī)管理還不盡如人意,但已向現(xiàn)代化檔案管理邁出了一步。

總之,利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理高校圖書(shū)館檔案是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。所以,在現(xiàn)階段我們不但要豐富圖書(shū)館檔案收藏內(nèi)容,還要做好高校圖書(shū)館檔案的分類(lèi),同時(shí)要大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源,著力將圖書(shū)館檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息資源,在高校圖書(shū)館檔案管理工作中不斷地樹(shù)立信息服務(wù)、信息化管理的意識(shí)。利用現(xiàn)代化的管理手段,做好圖書(shū)館檔案管理工作,加快圖書(shū)館檔案管理信息化的進(jìn)程,從而更好地發(fā)揮高校圖書(shū)館檔案的價(jià)值。

3對(duì)策與建議

①加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。目前大部分高校圖書(shū)館已采用計(jì)算機(jī)管理,從一般的文獻(xiàn)借閱到高層次的情報(bào)服務(wù)都已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化。高校圖書(shū)館檔案管理也要適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求,加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等設(shè)備的配置和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校圖書(shū)館檔案管理中的應(yīng)用,利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理,發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的信息資源共享功能。根據(jù)高校圖書(shū)館檔案管理與圖書(shū)館其他業(yè)務(wù)相結(jié)合的原則,有些檔案可以利用圖書(shū)館的計(jì)算機(jī)管理軟件進(jìn)行歸檔,有些檔案可以單獨(dú)編制應(yīng)用軟件,實(shí)行檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。

②提高圖書(shū)館檔案管理信息服務(wù)層次。要解決高校圖書(shū)館管理信息化進(jìn)程中存在的問(wèn)題,充分發(fā)揮高校圖書(shū)館檔案的優(yōu)勢(shì)與潛能,當(dāng)務(wù)之急是規(guī)范圖書(shū)館檔案管理,使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)軌道,實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化,提高高校圖書(shū)館檔案管理信息化服務(wù)層次。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)基本上是手工操作下的檔案資料查閱,信息化手段能夠有效提高高校圖書(shū)館檔案管理效率,規(guī)范管理流程,從而提高高校圖書(shū)館檔案管理信息化服務(wù)的質(zhì)量和層次。在高校圖書(shū)館檔案管理信息化過(guò)程中,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立的面向服務(wù)者的檔案服務(wù)系統(tǒng),與檔案信息利用者間建立及時(shí)、有效、直接的溝通,提供多種方式的可靠、穩(wěn)定、高質(zhì)量的信息服務(wù),有效提高檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。

③有效充分的利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。高校圖書(shū)館檔案工作,要充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理,對(duì)檔案資源進(jìn)行深入的開(kāi)發(fā)和利用,改變圖書(shū)館檔案管理的封閉或半封閉傳統(tǒng)模式,不再只重視藏不重視用,避免造成圖書(shū)館檔案資源的閑置和浪費(fèi)。根據(jù)檔案管理與圖書(shū)館業(yè)務(wù)相結(jié)合的原則,對(duì)能利用圖書(shū)館計(jì)算機(jī)管理軟件進(jìn)行歸檔的檔案可以單獨(dú)編制應(yīng)用軟件實(shí)行檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)建立圖書(shū)館檔案網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái),提升圖書(shū)館檔案管理工作的整體水平,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的遠(yuǎn)程共享。

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