楊 敏

[摘要]隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化在高校財(cái)務(wù)管理中發(fā)揮了重要作用，但仍然存在一些問題。本文通過探討解決問題的對策，以期促進(jìn)高校提高現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理水平。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算化；問題；對策

[中圖分類號(hào)]F232[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194(2009)24-0019-03

近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)已廣泛應(yīng)用于會(huì)計(jì)領(lǐng)域，我國各高校已基本實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化。會(huì)計(jì)電算化減輕了會(huì)計(jì)人員手工報(bào)賬、記賬、對賬等處理大量數(shù)據(jù)的負(fù)擔(dān)，提高了會(huì)計(jì)信息處理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，為高校管理者提供了較為及時(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息。但由于會(huì)計(jì)人員對會(huì)計(jì)電算化的過分依賴，加大了高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)。本文針對目前高校會(huì)計(jì)電算化中存在的問題加以探討。

一、存在的問題

1會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)有待提高

目前許多高校的會(huì)計(jì)人員是由過去的手工記賬轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的計(jì)算機(jī)記賬，他們對手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)比較熟悉，電算化操作業(yè)務(wù)能力較低，雖然經(jīng)過電算化初級或中級培訓(xùn)，但培訓(xùn)學(xué)時(shí)少，沒有達(dá)到應(yīng)有的培訓(xùn)效果，在工作中容易出現(xiàn)誤操作，對會(huì)計(jì)軟件的功能了解也不全面，一般只使用了報(bào)賬功能，對利用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行財(cái)務(wù)管理知之甚少，不能有效地發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的管理功能。

2使用會(huì)計(jì)軟件缺乏一定的安全性和保密性認(rèn)識(shí)

會(huì)計(jì)軟件可以通過設(shè)置密碼、控制操作權(quán)限等方法來維護(hù)系統(tǒng)的安全性和保密性，但由于有些會(huì)計(jì)人員設(shè)置的計(jì)算機(jī)操作密碼很簡單，要么是生日，要么是姓名的拼音縮寫，這些密碼很容易被別人破譯，操作員輸入的數(shù)據(jù)一旦被篡改，計(jì)算機(jī)只能將錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上。有的會(huì)計(jì)軟件還具有“反記賬”功能，如不嚴(yán)格控制使用，記賬后的憑證也可以“反記賬”后修改，可能會(huì)導(dǎo)致輸出的信息不真實(shí)，加大了業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。手工會(huì)計(jì)憑證一般不允許修改，如果被修改也會(huì)留下痕跡，很容易被發(fā)現(xiàn)。

3會(huì)計(jì)監(jiān)督制度不夠健全

傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)一般要保證賬賬、賬實(shí)相符才能編制報(bào)表，而在會(huì)計(jì)電算化中，一旦會(huì)計(jì)信息輸入錯(cuò)誤，計(jì)算機(jī)將按照錯(cuò)誤的信息進(jìn)行自動(dòng)化處理，引發(fā)錯(cuò)誤的連續(xù)性和重復(fù)性，導(dǎo)致輸出的會(huì)計(jì)報(bào)表等信息也是錯(cuò)誤的，會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、可靠性和有效性就無法保證。有些會(huì)計(jì)復(fù)核人員由于平時(shí)工作忙沒有認(rèn)真審核操作員錄入的憑證。甚至有的高校由于工作人員少，平時(shí)就只有制單人員負(fù)責(zé)錄制憑證，工作忙時(shí)復(fù)核人員也在錄制憑證，沒有人及時(shí)復(fù)核，月末由復(fù)核人員批量復(fù)核后，就結(jié)賬出報(bào)表，如果事后稽核也不夠。只要原始數(shù)據(jù)在輸入時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤就一錯(cuò)到底。會(huì)計(jì)復(fù)核人員過分依賴會(huì)計(jì)軟件的批量復(fù)核功能，復(fù)核往往流于形式，使會(huì)計(jì)監(jiān)督的作用被大大削弱了。財(cái)政要求實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位必須手工登記銀行存款日記賬和現(xiàn)金日記賬，但有些出納為了省事往往根據(jù)電子文檔來登賬，很少看原始記賬憑證，紙質(zhì)的記賬憑證是否缺號(hào)也不知道。手工登日記賬也就失去了意義。

4會(huì)計(jì)電算化檔案管理未得到足夠重視

實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，不但要保存原始的紙質(zhì)記賬憑證，還要保存電子文檔，有些高校平時(shí)沒有及時(shí)備份數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)資料一旦被人為破壞或自然損壞，系統(tǒng)就無法恢復(fù)到當(dāng)前最新數(shù)據(jù)狀態(tài)，部分財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失。有些高校雖然能及時(shí)備份數(shù)據(jù)，但對存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的磁盤沒有定期檢查，對存放磁盤的外部環(huán)境沒有定期清理，沒有采取防潮、防塵、防鼠、防磁化等相應(yīng)配套措施。

二、相應(yīng)的對策

1提高財(cái)會(huì)人員的素質(zhì)

作為一名財(cái)會(huì)人員。應(yīng)加強(qiáng)政治思想學(xué)習(xí)，提高自己的職業(yè)道德修養(yǎng)，自覺遵守各種規(guī)章制度。同時(shí)要具備計(jì)算機(jī)知識(shí)和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)素質(zhì)。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代。各高校應(yīng)根據(jù)電算化發(fā)展的需要，不定期地聘請有經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)專家和計(jì)算機(jī)技術(shù)人員對會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員按不同要求進(jìn)行培訓(xùn)，掌握最新的現(xiàn)代財(cái)務(wù)知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和維護(hù)技術(shù)。有些高校內(nèi)部本身就開設(shè)了會(huì)計(jì)電算化和計(jì)算機(jī)應(yīng)用課程。財(cái)務(wù)部門可以利用業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)時(shí)間輪流派會(huì)計(jì)人員按所需內(nèi)容聽課，多掌握一些計(jì)算機(jī)知識(shí)，派系統(tǒng)維護(hù)人員和系統(tǒng)管理人員去聽會(huì)計(jì)學(xué)原理、財(cái)務(wù)管理等課程，既不影響工作又掌握了會(huì)計(jì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，使財(cái)務(wù)工作人員成為“會(huì)計(jì)一計(jì)算機(jī)一管理”型的復(fù)合性人才，以促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的順利發(fā)展。

2進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)復(fù)核、稽核功能

在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，會(huì)計(jì)賬簿及報(bào)表的數(shù)據(jù)都自動(dòng)來源于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，因此會(huì)計(jì)憑證的填制和審核顯得尤為重要，憑證填制人員錄入原始數(shù)據(jù)后，需經(jīng)復(fù)核人員認(rèn)真審核無誤并且復(fù)核后才能將憑證打印出來，復(fù)核后的憑證任何人不能修改，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤只能用“紅字沖銷或補(bǔ)充登記”等辦法更正，月末結(jié)賬后，下月才允許記賬。對會(huì)計(jì)軟件的“反記賬”功能要嚴(yán)格控制使用，確需使用時(shí)必須經(jīng)主管會(huì)計(jì)及上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能使用。會(huì)計(jì)主管應(yīng)定期對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行稽核，檢查會(huì)計(jì)電算化賬務(wù)處理是否符合內(nèi)部會(huì)計(jì)控制要求，審批程序是否正確，憑證附件是否完整，計(jì)算機(jī)內(nèi)部數(shù)據(jù)內(nèi)容與紙質(zhì)憑證內(nèi)容是否一致。這樣就可以防止有人惡意修改歷史數(shù)據(jù)，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和正確性。

3實(shí)行嚴(yán)格的權(quán)限控制

利用財(cái)務(wù)軟件的權(quán)限控制功能，明確崗位職責(zé)，對基本會(huì)計(jì)崗位中的會(huì)計(jì)主管、出納、復(fù)核、稽核、檔案管理及電算化崗位中的操作員、維護(hù)人員、管理人員等要堅(jiān)持明確分工、相互獨(dú)立、相互牽制、相互監(jiān)督的制約機(jī)制。對不同崗位設(shè)置不同的操作權(quán)限，每個(gè)操作人員的操作口令和密碼應(yīng)不定期更換，不得告訴他人，防止非法操作和越權(quán)操作。建立操作日志制度，計(jì)算機(jī)程序中應(yīng)對所有操作保留記錄，包括操作人員的姓名、操作時(shí)間、操作內(nèi)容等。

4加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理

系統(tǒng)維護(hù)人員應(yīng)將每天生成的磁性數(shù)據(jù)資料進(jìn)行雙重備份，注明形成檔案的時(shí)間及操作員姓名，在裝訂原始記賬憑證前，檔案管理員應(yīng)對電子文檔和紙質(zhì)文檔進(jìn)行核對，看數(shù)據(jù)內(nèi)容是否一致，有無缺號(hào)或缺附件的情況發(fā)生，核對無誤后將兩種文檔進(jìn)行分類歸檔和保管。對磁性介質(zhì)檔案除備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存相對應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件源程序及操作手冊，注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在發(fā)生意外的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)，減少損失。保管存有磁性介質(zhì)的磁盤還要注意遠(yuǎn)離磁場，采取防火、防水、防盜、防鼠等措施。

5強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員輪崗制度

《會(huì)計(jì)法》規(guī)定會(huì)計(jì)工作崗位應(yīng)定期輪換，尤其對使用電算化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)輸入崗位要強(qiáng)制輪崗，通過輪崗容易發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)人員在工作中的錯(cuò)誤甚至犯罪問題。防止會(huì)計(jì)人員在同一崗位上經(jīng)常出錯(cuò)，從而減少學(xué)校經(jīng)濟(jì)損失。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，使用計(jì)算機(jī)犯罪的手段越來越高明、越來越隱蔽，各高校應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的管理。保證會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，使其具有真實(shí)性、可靠性、完整性和安全性，從而使電算化在高校會(huì)計(jì)體系中健康順利地發(fā)展。