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摘要社會(huì)對(duì)信息的要求,使檔案圖書情報(bào)資料管理一體化成為未來發(fā)展的趨勢(shì),本文闡述了實(shí)現(xiàn)一體化管理的必然性和可能性以及基本保障。

關(guān)鍵詞圖書 檔案 資料 信息 一體化

中圖分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

當(dāng)今社會(huì),信息已成為社會(huì)賴以生存和發(fā)展的三大要素之一,對(duì)信息開發(fā)利用的規(guī)模和水平,更是反映一個(gè)國(guó)家和地區(qū)科技、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展水平的重要標(biāo)志,整合各種信息資源,實(shí)現(xiàn)信息橫向聯(lián)合,實(shí)現(xiàn)資源共建共享已成為未來發(fā)展的方向。在這重大的背景下,作為信息源的檔案圖書情報(bào)資料是信息的基礎(chǔ),同時(shí)檔案圖書與情報(bào)資料又是信息科學(xué)息息相關(guān)的學(xué)科,如何科學(xué)的實(shí)現(xiàn)檔案圖書情報(bào)資料統(tǒng)一管理是擺在我們面前亟待解決的問題。

1 檔案圖書情報(bào)資料管理一體化是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)

長(zhǎng)期以來,絕大多數(shù)單位和企業(yè)都設(shè)有檔案、圖書、情報(bào)資料室,都是企事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作,服務(wù)對(duì)象又都是同一用戶,都是為生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)服務(wù),為了達(dá)到繼承人類知識(shí)成就和文化遺產(chǎn)這個(gè)共同目的,但始終都未得到壯大和發(fā)展。恰恰相反,很多單位還在精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)。導(dǎo)致這種狀況主要是由于我國(guó)知識(shí)管理自成體系,他們之間基本上互不往來,處于分散管理體制,學(xué)術(shù)交流僅限于內(nèi)部和自我調(diào)節(jié)。如檔案隸屬檔案局、圖書隸屬文化行業(yè),情報(bào)資料隸屬其他行業(yè),都是以行政機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ),這種結(jié)構(gòu)表現(xiàn)的特點(diǎn)是隸屬等級(jí)制,只能在本系統(tǒng)內(nèi)相互聯(lián)系,各自為政,相互分割,多頭領(lǐng)導(dǎo),由此帶來的是單干傾向嚴(yán)重,造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi),工作落不到實(shí)處,也得不到發(fā)展,始終處于被動(dòng)局面。把一個(gè)完整的信息整體搞的四分五裂。將檔案、圖書、情報(bào)資料甚至更多的相關(guān)學(xué)科聯(lián)合起來,建立一個(gè)完整的社會(huì)信息系統(tǒng),充分發(fā)揮整體資源的優(yōu)勢(shì),通過新科技、新技術(shù)、新方法整合信息資源,實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)資料信息資源共享。

隨著社會(huì)信息化的不斷深入和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來,人們對(duì)信息的需求也不斷向深度和廣度上發(fā)展。不再滿足于單一的信息服務(wù)方式,而是需要無時(shí)間、空間、地域、借閱限制的多元化的個(gè)性信息服務(wù),需要內(nèi)容新穎全面、類型完整、形式多樣、來源廣泛的信息,需要在盡可能廣的范圍、盡可能短的時(shí)間內(nèi)獲取有價(jià)值的信息。顯然光憑一個(gè)檔案館(室)、圖書館(室)已不能滿足這種全方位的需要,所以實(shí)現(xiàn)檔案圖書情報(bào)資料管理一體化,實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享已成為信息服務(wù)急需解決的問題。

2 實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)資料管理一體化的必然性和可行性

首先,檔案圖書情報(bào)資料在內(nèi)容上雖各具特點(diǎn),檔案更具有原始憑證的作用,但他們又有共同的本質(zhì),都記載或傳遞人類活動(dòng)的信息,屬于信息系統(tǒng)信息科學(xué)?，F(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化社會(huì),信息管理的基本要求就是信息的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、系統(tǒng)性、完整性和反饋性,掌握信息管理的這些特點(diǎn),對(duì)我們實(shí)現(xiàn)檔案圖書信息化十分重要。其次,從系統(tǒng)工程技術(shù)角度看,三者都是一種信息,系統(tǒng)工程的目的就是信息的存儲(chǔ)、提取、傳輸和利用,所以整個(gè)技術(shù)可稱為信息系統(tǒng)工程,實(shí)現(xiàn)信息資源共建共享,實(shí)質(zhì)上就是體現(xiàn)信息的科學(xué)化、系統(tǒng)化,規(guī)范化,使信息資源得到充分開發(fā)。第三,隨著新技術(shù)新產(chǎn)品時(shí)代的到來,生產(chǎn)力得到充分的提高,如果信息工作還限制在一個(gè)狹小的天地中,勢(shì)必影響信息的完整、系統(tǒng)。只有實(shí)現(xiàn)檔案圖書情報(bào)資料一體化管理,才能實(shí)現(xiàn)信息的共建共享,才能為檔案部門開展編研工作,系統(tǒng)編寫專題檔案提供條件,才能主動(dòng)為企事業(yè)單位開展經(jīng)營(yíng)進(jìn)行決策和對(duì)外橫向聯(lián)系提供依據(jù),才能使信息工作在深度和廣度上得到提高和發(fā)展。

檔案圖書情報(bào)資料都是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物,都是一種重要的信息源和信息載體形式,相互之間有著千絲萬縷的聯(lián)系。自從有了人類就有了情報(bào)資料,隨著人類的進(jìn)步,文字和國(guó)家的相繼產(chǎn)生,檔案和圖書也隨著產(chǎn)生。由于檔案和圖書的出現(xiàn),于是為情報(bào)資料傳遞提供了載體,加速了人類知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累。檔案、圖書隸屬文獻(xiàn),情報(bào)資料隸屬知識(shí),又是信息的一部分,文獻(xiàn)又是和知識(shí)聯(lián)系在一起的。因此,文獻(xiàn)是知識(shí)和知識(shí)載體的綜合表現(xiàn)形式。

同時(shí)他們?cè)诠ぷ鲀?nèi)容和方式上具有相似的工作程序,即收集、整理、報(bào)道、檢索和提供利用等。所以圖書情報(bào)資料檔案的專業(yè)知識(shí)是統(tǒng)一的,工作內(nèi)容是統(tǒng)一的,順其共性統(tǒng)一起來,實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)是理所當(dāng)然。檔案機(jī)構(gòu)借助圖書的技術(shù)和其他信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的經(jīng)驗(yàn)、成果,將檔案信息溶入其中,實(shí)現(xiàn)多贏的結(jié)果。

在美國(guó)、英國(guó)等發(fā)達(dá)國(guó)家將國(guó)家檔案館與圖書館、政府新聞網(wǎng)、文件中心、學(xué)術(shù)團(tuán)體等眾多的信息資源機(jī)構(gòu)有機(jī)結(jié)合起來,形成一個(gè)龐大的信息資源體系,是一個(gè)能提供全方位多功能服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館就與檔案機(jī)構(gòu)聯(lián)網(wǎng)使用計(jì)算機(jī)對(duì)信息進(jìn)行收集、存儲(chǔ)、管理和利用,已有六十多個(gè)檔案機(jī)構(gòu)參與其中。在歐洲等國(guó),檔案機(jī)構(gòu)在將信息化成果面向社會(huì)推廣時(shí),往往都與圖書館等其他信息機(jī)構(gòu)進(jìn)行聯(lián)合。

本單位是個(gè)不足千人的省級(jí)研究院,在過去很長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi),不重視信息的收集、管理和利用,許多檔案資料多分散在各部門和個(gè)人手中。從短時(shí)間看,使用方便,但經(jīng)過長(zhǎng)時(shí)間的工作發(fā)現(xiàn),這樣做割斷了信息之間的聯(lián)系和往來,嚴(yán)重影響了信息在更大范圍內(nèi)利用,許多珍貴的檔案資料遺失,在工作中吃盡了苦頭。痛定思痛,領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)識(shí)到信息工作的重要性,成立了綜合圖檔室,實(shí)現(xiàn)了圖書、情報(bào)資料、檔案一體化管理。建立健全了各項(xiàng)制度,加強(qiáng)了技術(shù)力量,配備了軟硬件設(shè)施,實(shí)現(xiàn)了信息的整合和共享。特別是在去年特大地震災(zāi)害面前,圖檔室發(fā)揮了重要作用,及時(shí)準(zhǔn)確地為廣大設(shè)計(jì)人員提供大量第一手材料,包括本單位形成的檔案資料、國(guó)家頒發(fā)的各種標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)以及相關(guān)部門提供的最新的地震資料如地震烈度表、汶川、北川等地最新的影像圖等等,為打通都江堰——汶川生命線爭(zhēng)取了時(shí)間,完成了抗震救災(zāi)任務(wù),受到上級(jí)機(jī)關(guān)的表揚(yáng)。所以我們親身感受到只有實(shí)現(xiàn)一體化管理,才能使企事業(yè)單位的各種活動(dòng)永遠(yuǎn)走在時(shí)代的前列,保持可持續(xù)發(fā)展的勢(shì)頭。

3 實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)資料管理一體化的保障

建立完善的管理體系是實(shí)現(xiàn)檔案、圖書、情報(bào)資料管理一體化的基本,雖然圖書情報(bào)資料檔案在工作內(nèi)容和管理模式上存在諸多共性,但畢竟分屬各個(gè)行業(yè),這就需要建立統(tǒng)一的信息管理機(jī)構(gòu),從整體構(gòu)想宏觀調(diào)控上,以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)制訂出一整套合理、全面、長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃。有效地管理和協(xié)調(diào)圖書情報(bào)資料檔案之間的信息。如建立聯(lián)合目錄,用統(tǒng)一的著錄格式和編排,使文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力,實(shí)現(xiàn)資源互補(bǔ),提高利用用率,有利于圖書館(室)檔案館(室)向著有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。

基礎(chǔ)設(shè)施的建立是實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)資料、檔案管理一體化的手段。以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為中心,以通信系統(tǒng)為支柱,配置各種以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的自動(dòng)化管理施設(shè),包括各種輸入輸出設(shè)備、海量存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備、各種接口設(shè)備以及各種計(jì)算機(jī)軟件等,基礎(chǔ)設(shè)施是信息開發(fā)和應(yīng)用的物質(zhì)基礎(chǔ)。

專業(yè)人才隊(duì)伍的建立是實(shí)現(xiàn)圖書、情報(bào)資料、檔案管理一體化的條件。管理水平與管理人員的素質(zhì)有著密切聯(lián)系,只有具備了檔案、圖書等相關(guān)專業(yè)知識(shí)和熟練駕馭現(xiàn)代信息技術(shù),并能協(xié)調(diào)資源的整合和管理的復(fù)合型人才,才能適應(yīng)信息建設(shè)的需要。

總之,經(jīng)濟(jì)建設(shè)依賴于科學(xué)技術(shù),科學(xué)技術(shù)又依賴于檔案、情報(bào)資料和圖書。所以三位一體管理是信息工作來源的保證,是信息充分利用的基礎(chǔ),是把利用工作引向深入的具體方法。

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