【摘要】本文對行政事業(yè)單位如何利用OFFICE中的ACCESS和EXCEL巧妙計算表外工資應(yīng)扣個人所得稅及利用EXCEL制作表外工資在線查詢系統(tǒng)進行探討，以期提高工作效率、降低誤差、加強工資管理。
　　
　　目前，行政事業(yè)單位工資主要是通過財政部研制的單位工資管理系統(tǒng)核算的，發(fā)放的項目有一定的規(guī)定，個人所得稅、工資條由系統(tǒng)自動產(chǎn)生。然而有一些如加班費、獎金等表外工資則每個月由財務(wù)人員抄發(fā)，傳統(tǒng)的手工核算十分復(fù)雜、費時，尤其計算個人所得稅時有誤差。如何準(zhǔn)確地計算表外工資的個人所得稅以及讓員工明白表外工資的項目、應(yīng)扣所得稅及實發(fā)金額顯得十分重要。筆者試通過將原工資系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出，利用OFFICE中的ACCESS的鏈接功能、EXCEL強大的函數(shù)計算功能巧妙地計算個人所得稅以及制作在線查詢系統(tǒng)，讓每位員工通過網(wǎng)絡(luò)去查詢自己每月的表外工資情況。具體步驟操作如下：
　　
　　一、導(dǎo)出工資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)
　　
　?。ㄒ唬┰O(shè)置工資查詢格式（以行政為例）
　　打開單位工資管理系統(tǒng)，點擊【查詢統(tǒng)計】－【設(shè)置工資查詢格式】－【行政】，在格式編碼中輸入“00000001”，格式備注為“行政工資”，打印標(biāo)題為“行政人員月度工資”，將人事項名稱及工資項名稱下方的姓名、身份證號、應(yīng)發(fā)工資、扣公積金、扣醫(yī)療補貼、扣養(yǎng)老保險、通訊費、失業(yè)保險、個人所得稅，分別選中并點擊“添加”，最后“保存”、“返回”（見表1）。
　　
　　（二）查詢多人工資并保存為EXCEL文件
　　
　　點擊【查詢統(tǒng)計】－【查詢多人工資】－【行政】，選擇相應(yīng)的月份及有關(guān)條件，點擊“確定”，生成已設(shè)置查詢格式的報表。
　　
　?。ㄈc擊“另存為”，輸入文件名“8月行政工資表數(shù)據(jù)”，文件類型為“*.exe”
　　同樣方法可以生成事業(yè)單位工資表數(shù)據(jù)，將其拷貝到“8月行政工資表數(shù)據(jù)”文件中，并刪除文件中的標(biāo)題欄。
　　
　　二、建立表外工資發(fā)放原始表，連同工資表數(shù)據(jù)同時導(dǎo)入ACCESS，建立鏈接，導(dǎo)出數(shù)據(jù)，利用EXCEL函數(shù)計算表外所得稅，生成表外工資表
　　
　　第一步，建立工資發(fā)放原始表
　　啟動EXCEL，新建一個工作簿，命名為“8月份表外工資原始數(shù)據(jù).xls”。在單元格A1輸入姓名、單元格B1中輸入員工賬號，在單元C1—F1中分別輸入表外發(fā)放工資名稱。（見表2）
　　第二步，將兩表導(dǎo)入ACCESS
　　雙擊Microsoft Access 快捷方式打開Access，點擊【文件】－【新建】，選擇【空數(shù)據(jù)庫】后給這個空數(shù)據(jù)庫取個名字“工資數(shù)據(jù)庫”，并把保存的路徑設(shè)置好，點擊“創(chuàng)建”；再點擊【文件】－【獲取外部數(shù)據(jù)】－【導(dǎo)入】，然后將對話框中的文件類型選成“Mircosoft Excel （×.xls）”，指定要導(dǎo)入的“8月行政工資表數(shù)據(jù).exe”文件，點【導(dǎo)入】，采用默認(rèn)設(shè)置，點“下一步”，把“第一行包含列標(biāo)題”選中，然后點“下一步”，一直點“下一步”，直到出現(xiàn)為新表定義主鍵時選擇“不要主鍵”，然后再點“下一步”，給表取名稱為“8月行政工資表數(shù)據(jù)”，點擊“完成”，如果給出導(dǎo)入完成的提示即證明導(dǎo)入成功。用同樣的方法將“8月份表外工資原始數(shù)據(jù).xls”導(dǎo)入ACCESS。
　　第三步，把兩表數(shù)據(jù)鏈接，建立查詢，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出
　　點擊【工具】－【關(guān)系】，分別選中兩表，點“添加”、“關(guān)閉”，選中一表中的“姓名”按鼠標(biāo)左健不動拉到另一表的“姓名”上，這時出現(xiàn)一對話框，點擊“創(chuàng)建”、“退出”，這樣兩表創(chuàng)建了鏈接。點擊【查詢】－【使用向?qū)?chuàng)建查詢】，在“表：8月份表外工資發(fā)放表”中分別雙擊“姓名”、“賬號”、“午餐補貼”、“獎金”、“加班工資”、“其他”，在“表：8月行政工資表數(shù)據(jù)”中分別雙擊“扣公積金”、“醫(yī)療補貼”、“扣養(yǎng)老保險”、“通訊費”、“通訊費”、“失業(yè)保險”、“個人所得稅”、“應(yīng)發(fā)工資”，點擊兩次“下一步”，輸入查詢指定標(biāo)題“工資數(shù)據(jù)”，點擊“完成”，這樣兩表數(shù)據(jù)就連結(jié)起來了。最后點擊【文件】－【導(dǎo)出】，設(shè)置好保存路徑，保存類型選擇“Microsoft 97－2000”，點擊“全部保存”。
　　
　　第四步，利用EXCEL函數(shù)計算表外工資所得稅，生成表外工資表
　　打開上一步所生成的EXCEL文件，這時表中所有數(shù)字均以文本類型存在，現(xiàn)將所有數(shù)字由文本類型改為數(shù)值類型。1.將數(shù)字區(qū)的空格全部輸入0，選中所有數(shù)字區(qū)，點擊【格式】－【單元格】，選中“數(shù)值”，單擊【確定】，再將數(shù)字區(qū)的小數(shù)點全部再替換為小數(shù)點，具體：點擊【編輯】－【替換】，分別在“查找內(nèi)容”、“替換為”中輸入小數(shù)點，點擊全部替換，這樣文本型就全部變?yōu)閿?shù)值類型了。在單元格N2中輸入“＝IF（（M2+C2+D2+E2+F2－G2－H2－I2－J2
　?。璌2－1600）>0，M2+C2+D2+E2+F2－G2－H2－I2－J2－K2
　?。?600，0）”表示應(yīng)稅所得額只有達到起征點1600元才征稅，否則不征稅（見表3，說明：表3中因版面因素將賬號隱藏）。在單元格O2中輸入“＝ROUND（IF（N2＜＝500，N2×0.05，IF（N2＜＝2000，N2
　　×10％－25，IF（N2＜＝5000，N2×15％－125，IF（N2＜＝20000，N2×20％－375，IF（N2＜＝40000，N2×25％－1375，N2×30％－3375）））））。2.這里運用IF函數(shù)的層層嵌套計算個人所得稅以及ROUND函數(shù)對所計算的個人所得稅四舍五入。再利用“填充柄”，自動生成相應(yīng)數(shù)據(jù)。最后再通過復(fù)制、粘貼、運算等簡單操作產(chǎn)生表外工資表，工作表命名為“8月”。（見表4）
　　
　　三、建立表外工資在線查詢系統(tǒng)
　　
　　第一步，在上一步中最后表外工資表中插入兩張工作表，分別命名為“人員信息”、“查詢系統(tǒng)”。在“人員信息”工作表中依次輸入每位員工的“賬號”、“姓名”、“部門”。建立如圖5所示的“查詢系統(tǒng)”工作表，在單元格B4中輸入＝IF（$B$4＝“”，“”，IF（ISERROR（VLOOKUP（$B$4，人員信息！$A$1：$C$538，2，F(xiàn)ALSE）），“該員工不存在”，VLOOKUP（$B$4，人員信息！$A$1：$C$538，2，F(xiàn)ALSE）））。其中：人員信息！$A$1：$C$538表示人員信息的范圍，A－C代表的是列，1—538代表的是行。該函數(shù)表示從“人員信息”工作表$A$1：$C$538區(qū)域的第1列查找，如果不存在“查詢系統(tǒng)”中單元格B3中輸入的賬號，則輸出“該員工不存在”；若存在，則輸出“人員信息”工作表賬號所對應(yīng)員工的姓名。在單元格A6中輸入“＝IF（G6＝0，“”，200708）”表示當(dāng)“實發(fā)金額＝0，則為空格，否則為發(fā)放表外工資所在的月份。顯示查詢某人表外工資情況則在單元格中輸入“＝IF（ISERROR（VLOOKUP（$B$4，‘8月’！$B$1：$K$538，×，F(xiàn)ALSE）），“”，VLOOKUP（$B$4，‘8月’！$B$1：$K$538，×，F(xiàn)ALSE）），從午餐補貼到部門只要分別將×換為2，3，4，5，6，7，8。在單元格B3中輸入賬號后其他數(shù)據(jù)將自動生成，為了避免其他數(shù)據(jù)種種原因發(fā)生變動，可對其他單元格作相應(yīng)的限制。具體：按“CTRL+A”選中整個工作表，單擊【格式】－【單元格】－【保護】，在“鎖定”打上鉤后確定；然后激活要輸入“賬號”的單元格B3；再用同樣方法取消“鎖定”；最后單擊【工具】－【保護】－【保護工作表】輸入相應(yīng)密碼后“確定。這樣只能在要輸入“賬號”的單元格中輸入數(shù)據(jù)，其他單元格均不能輸入數(shù)據(jù)。見表5。
　　
　　第二步，將“查詢系統(tǒng)”表保存為交互式網(wǎng)頁，上傳到網(wǎng)上，實現(xiàn)真正在線查詢
　　首先打開“人員信息”工作表，按“CTRL+A”選中整個工作表，點擊【格式】－【行】－【隱藏】把“人員信息”工作表的行隱藏，再點擊【格式】－【工作表】－【隱藏】把整個工作表隱藏。同樣可以將“8月”工作表隱藏；然后點擊【文件】－【另存為】，在“保存類型”下拉列表中選擇“web頁”，同時選中“添加交互”選項，給文件命名后保存，制作好網(wǎng)頁；最后將網(wǎng)頁上傳到服務(wù)器上，向各位員工公布訪問的網(wǎng)站。至此，表外工資在線查詢功能已完整實現(xiàn)。只要打開網(wǎng)站，正確輸入任何一員工的工資賬號，則該員工所在月份的表外工資所有情況將自動顯示；否則，顯示“該員工不存在”。