【摘要】筆者結(jié)合本單位制定的《加強(qiáng)和規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同簽訂工作管理的規(guī)定》，對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制在整個(gè)經(jīng)濟(jì)合同簽訂過程中各環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)進(jìn)行了探討。
　　
　　從2001年起，財(cái)政部先后制定了《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》和《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——貨幣資金（試行）》、《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——采購與付款（試行）》等具體的會(huì)計(jì)控制規(guī)范，旨在對(duì)會(huì)計(jì)主體的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范與控制，保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)、完整；堵塞漏洞，防止相關(guān)人員利用職權(quán)取得不正當(dāng)利益，防范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，保護(hù)單位資產(chǎn)安全、完整。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范對(duì)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)管理的作用已不言而喻。目前，經(jīng)濟(jì)合同是企業(yè)為規(guī)范經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)而采用的最主要的管理形式。結(jié)合本單位的實(shí)際情況，我們公司制定了《加強(qiáng)和規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同簽訂工作管理的規(guī)定》。
　　
　　一、對(duì)應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從范圍上做出明確規(guī)定
　　規(guī)定要求，公司采購物資（包括采購設(shè)備、原材料、燃料和低值易耗品等）、建筑施工（包括保溫和土建零星工程等）、委托加工和技術(shù)服務(wù)等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都必須簽訂經(jīng)濟(jì)合同。
　　
　　二、對(duì)經(jīng)濟(jì)合同的簽訂程序進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)定
　　以采購物資為例：一是對(duì)簽訂購銷合同的標(biāo)的額下限做出了規(guī)定。單項(xiàng)價(jià)格在2000元以上的（含2000元）必須簽訂購銷合同。因特殊情況不能簽訂合同的，需說明原因，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。二是強(qiáng)調(diào)采購的計(jì)劃性。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)采購的物資，公司不予付款，由此產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和后果，采購人員自負(fù)。三是強(qiáng)化了物資采購時(shí)技術(shù)人員的責(zé)任。物資使用單位負(fù)責(zé)技術(shù)的人員對(duì)所采購物資的規(guī)格型號(hào)和質(zhì)量等技術(shù)要求，必須明確、具體。技術(shù)人員認(rèn)為必要時(shí)，可先簽訂技術(shù)協(xié)議，該協(xié)議作為購銷合同的重要組成部分。四是合同簽訂的具體步驟和審批權(quán)限，這部分是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。我公司根據(jù)合同金額的大小分三種情況作了規(guī)定：?jiǎn)雾?xiàng)價(jià)格在5000元以下的（不含5000元），業(yè)務(wù)部門聯(lián)系供貨廠商商談后，起草購銷合同，經(jīng)企管部和財(cái)務(wù)部共同審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后簽訂經(jīng)濟(jì)合同；單項(xiàng)價(jià)格在5000元以上的，由業(yè)務(wù)部門提供三家以上供貨廠商報(bào)價(jià)，會(huì)同生產(chǎn)部或領(lǐng)導(dǎo)指定的人員一起同供貨廠商談判，比質(zhì)比價(jià)，擇質(zhì)優(yōu)價(jià)低者，起草購銷合同，經(jīng)企管部和財(cái)務(wù)部共同審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)總經(jīng)理審批后簽訂經(jīng)濟(jì)合同；大宗和重要物資（10萬元及以上）的采購，應(yīng)事先進(jìn)行考察，在考察基礎(chǔ)上實(shí)行招投標(biāo)，選擇供貨廠商，并經(jīng)公司經(jīng)理辦公會(huì)研究通過，總經(jīng)理審批后簽訂經(jīng)濟(jì)合同。上述規(guī)定增加了物資購銷的透明度。多部門參與和嚴(yán)格的審核、審批程序，既促進(jìn)了工作的制度化、程序化，保證了業(yè)務(wù)的規(guī)范有序進(jìn)行，又有利于從源頭上降低物資采購成本。在建筑施工方面，則著重強(qiáng)調(diào)簽訂施工合同要以施工預(yù)算為依據(jù)；項(xiàng)目預(yù)算金額在50萬元以上的須經(jīng)過招投標(biāo)，確定施工單位；竣工決算必須委托有資質(zhì)的會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)后，方可辦理結(jié)算。
　　
　　三、對(duì)經(jīng)濟(jì)合同形式和內(nèi)容方面的要求
　　開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，簽訂經(jīng)濟(jì)合同，必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法》和國家有關(guān)法規(guī)。實(shí)際業(yè)務(wù)中，業(yè)務(wù)部門要結(jié)合具體情況和特殊要求在經(jīng)濟(jì)合同中增加必要條款。簽訂合同要做到：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真實(shí)合法，合同雙方權(quán)責(zé)明確，合同條文不重不漏，文字表述準(zhǔn)確、簡(jiǎn)練。防止出現(xiàn)因缺少必要條款，表述不清，以及文字錯(cuò)誤，而導(dǎo)致權(quán)責(zé)不明，跌入合同陷阱，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。
　　
　　四、設(shè)計(jì)《經(jīng)濟(jì)合同簽訂審查審批表》，加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同簽訂的過程控制
　　《經(jīng)濟(jì)合同簽訂審查審批表》須填寫的主要內(nèi)容有：上次購買同類物品或接受同類勞務(wù)的價(jià)格；本次供貨或提供勞務(wù)的廠商；經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人；本次物品價(jià)格或勞務(wù)費(fèi)；企管部和財(cái)務(wù)部審核意見；主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理審批意見。同時(shí)還規(guī)定，公司辦公室憑《經(jīng)濟(jì)合同簽訂審查審批表》加蓋公司“合同專用章”；公司簽訂的各種經(jīng)濟(jì)合同，連同《經(jīng)濟(jì)合同簽訂審查審批表》交檔案室妥善保管，以備日后查考。通過對(duì)審批表的設(shè)計(jì)，本次物資采購或接受勞務(wù)價(jià)格與上次價(jià)格形成直觀對(duì)比；經(jīng)辦人、審核人、主管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理逐級(jí)把關(guān)，層層審批，經(jīng)濟(jì)合同憑表簽章，逐級(jí)明確了相關(guān)人員的崗位職責(zé)，重點(diǎn)突出對(duì)合同簽訂過程的控制。
　　
　　五、特別強(qiáng)調(diào)參與經(jīng)濟(jì)合同簽訂的有關(guān)人員的法律責(zé)任
　　要求相關(guān)人員一定要恪盡職守，精打細(xì)算，嚴(yán)格程序，嚴(yán)肅制度，從經(jīng)濟(jì)活動(dòng)源頭上對(duì)費(fèi)用加強(qiáng)控制降低成本增加效益。節(jié)約就是效益。對(duì)玩忽職守等造成經(jīng)濟(jì)損失的，要追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)，依法追究其刑事責(zé)任。
　　通過對(duì)簽訂經(jīng)濟(jì)合同諸環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)，一方面，使企業(yè)內(nèi)部控制制度更加完善，增強(qiáng)了制度的嚴(yán)密性和可操作性，提高了業(yè)務(wù)操作的透明度；另一方面，進(jìn)一步強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，使其注重過程控制，這樣才能實(shí)現(xiàn)降低采購成本，防范經(jīng)濟(jì)合同風(fēng)險(xiǎn)的最終目的。
　　上述規(guī)定實(shí)施以后，相關(guān)人員責(zé)任意識(shí)明顯增強(qiáng)，業(yè)務(wù)人員普遍反映責(zé)任明確，操作性強(qiáng)；來洽談業(yè)務(wù)的供應(yīng)廠商逐漸增多。簽訂經(jīng)濟(jì)合同的業(yè)務(wù)金額占到了總業(yè)務(wù)額的90%以上，各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)更加規(guī)范。值得一提的是，規(guī)定實(shí)施后企業(yè)未因簽訂經(jīng)濟(jì)合同造成任何經(jīng)濟(jì)損失，也未發(fā)生一起經(jīng)濟(jì)合同糾紛。更可喜的是，物資采購成本和勞務(wù)費(fèi)均有不同程度的下降，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度建設(shè)已初見成效，并為廣大員工所認(rèn)同。
　　本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請(qǐng)以PDF格式閱讀原