摘 要：檔案是醫(yī)保局業(yè)務(wù)開展和改革發(fā)展的集中體現(xiàn)，是了解醫(yī)保局發(fā)展歷程和推動(dòng)醫(yī)保局發(fā)展的重要資料。加大檔案管理工作力度，多維度和多層次地開展檔案管理創(chuàng)新，優(yōu)化和完善檔案管理體系有助于提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)保局改革落實(shí)和創(chuàng)新發(fā)展。文章從增加內(nèi)容、提高要求和創(chuàng)新技術(shù)三個(gè)方面，闡述醫(yī)保局檔案管理工作面臨的新形勢(shì)?；谛滦蝿?shì)分析醫(yī)保局檔案管理工作策略，包括轉(zhuǎn)變工作理念、融入信息技術(shù)、聚焦管理技能、優(yōu)化管理制度、多項(xiàng)融合并用及新興技術(shù)應(yīng)用，旨在加強(qiáng)重視檔案管理、創(chuàng)新管理方式、提升綜合素養(yǎng)、加強(qiáng)檔案保密以及提高管理效率，為醫(yī)保局檔案管理創(chuàng)新注入動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理；人工智能；管理方式；管理制度

中圖分類號(hào)：G217 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案在醫(yī)保局發(fā)展過程中起到重要的賦能作用，特別在醫(yī)療改革關(guān)鍵時(shí)期，創(chuàng)新檔案管理方法，優(yōu)化檔案管理流程，注重科學(xué)技術(shù)應(yīng)用，構(gòu)建高質(zhì)量人才隊(duì)伍，有助于促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新。隨著醫(yī)保局創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理也要優(yōu)化和升級(jí)。由于檔案管理工作創(chuàng)新歸根結(jié)底是人才升級(jí)、技術(shù)升級(jí)和設(shè)備升級(jí)。因此，檔案管理創(chuàng)新應(yīng)緊緊圍繞人才、技術(shù)和設(shè)備三個(gè)方面開展。

一、醫(yī)保局檔案管理工作面臨的形勢(shì)

1.檔案管理內(nèi)容增加

醫(yī)保局在我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)過程中發(fā)揮了重要職能。新時(shí)期，醫(yī)保局作為我國行政單位，為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展全面綠色轉(zhuǎn)型，應(yīng)順應(yīng)國家發(fā)展趨勢(shì)實(shí)行改革。醫(yī)保局在改革發(fā)展過程中不斷拓展業(yè)務(wù)以及優(yōu)化業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，檔案資料的種類和數(shù)量不斷增加。第一，醫(yī)保改革發(fā)展需要借助原始資料，檔案管理人員需要整理歷史檔案，包括種類劃分、內(nèi)容整合和編輯歸檔等。隨著檔案管理方式和模式變化，歷史檔案分類界定是大問題，給檔案整理、編輯和歸檔工作造成影響，使得檔案管理工作量增加。第二，由于醫(yī)保局改革發(fā)展需要調(diào)用歷史資料和近期資料，檔案資料在醫(yī)保局改革中發(fā)揮重要作用，醫(yī)保局尤為重視檔案管理工作。因此，檔案管理工作由宏觀走向微觀，管理模式由粗糙轉(zhuǎn)變?yōu)榧?xì)致，導(dǎo)致檔案歸集類別不斷增加。目前，新增加的檔案種類有黨建工作檔案、業(yè)務(wù)項(xiàng)目檔案和民生檔案等。第三，醫(yī)保局改革拓展多項(xiàng)業(yè)務(wù)，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不斷增加，給檔案管理人員增加了工作難度。

2.檔案管理要求提高

由于檔案在醫(yī)保局改革過程中發(fā)揮賦能作用，所以對(duì)檔案管理工作要求不斷提高，強(qiáng)調(diào)檔案工作要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化和智能化管理。醫(yī)保局改革出現(xiàn)處室合并與拆分，旨在通過組織架構(gòu)重組，加強(qiáng)處室工作流程銜接，提高工作效率。然而，處室的合并與拆分，導(dǎo)致其檔案資料需要重新劃分和歸檔。檔案管理人員要根據(jù)各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)情況，充分梳理、整理、分析、存儲(chǔ)和歸檔檔案資料，對(duì)檔案管理工作技能提出更高的要求。隨著我國醫(yī)療改革不斷深入，國家和醫(yī)療管理部門對(duì)醫(yī)療改革尤為重視，如支付方式、醫(yī)保基金管理以及職工醫(yī)保門診共濟(jì)保障機(jī)制等，形成大量的數(shù)據(jù)信息。同時(shí)，數(shù)據(jù)信息是推動(dòng)醫(yī)保局改革的重要基礎(chǔ)資料，對(duì)檔案安全、數(shù)字化建設(shè)和智能化管理方面提出新的要求。

3.檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

2023年是我國技術(shù)發(fā)展的關(guān)鍵年，大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)和云技術(shù)紛紛涌現(xiàn)，在社會(huì)各行各業(yè)發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用。醫(yī)保局在數(shù)字化、信息化和智能化發(fā)展過程中，檔案管理工作要注重新技術(shù)的應(yīng)用，促進(jìn)檔案管理更加科學(xué)、智能和高效。隨著新技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理信息化、數(shù)字化和智能化建設(shè)提上日程，也是檔案管理的必然趨勢(shì)。檔案管理融入新技術(shù)，既能提高檔案管理工作的效率，也能降低檔案管理成本。醫(yī)保局在改革和發(fā)展過程中需要運(yùn)用大量的檔案資料，檔案共享管理成為工作重點(diǎn)。因此，檔案共享管理要規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。大數(shù)據(jù)、人工智能和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，可以輔助檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開展，提高檔案的利用率和共享效果。鑒于檔案的重要性，對(duì)檔案安全管理提出更高的要求。高科技時(shí)代網(wǎng)絡(luò)安全管理工作至關(guān)重要，在檔案保管、儲(chǔ)存和轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)需要運(yùn)用高新技術(shù)，以加強(qiáng)檔案信息的安全性。

二、醫(yī)保局檔案管理工作的有效策略

1.轉(zhuǎn)變工作理念，重視檔案管理

轉(zhuǎn)變檔案管理人員工作理念、加強(qiáng)檔案管理重視程度，是提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的重要路徑。管理層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，讓檔案管理人員在思想上正確認(rèn)識(shí)和重視檔案管理工作，以意識(shí)形態(tài)引領(lǐng)實(shí)際行動(dòng)，積極開展檔案管理工作。同時(shí)，將檔案管理工作能力、綜合素養(yǎng)和業(yè)績(jī)?nèi)谌肟?jī)效考核，注重檢查和審核檔案管理工作，對(duì)于檔案管理工作中出現(xiàn)重大問題的人員，取消其每年度的績(jī)效考核，使其重視檔案管理工作的重要性。此外，大力開展檔案管理培訓(xùn)和檔案管理專題會(huì)議、優(yōu)化以及完善檔案管理制度，提高檔案管理工作效率。

2.融入信息技術(shù)，創(chuàng)新管理方式

信息化時(shí)代醫(yī)保局檔案管理信息化發(fā)展是大趨勢(shì)，信息技術(shù)的融入與應(yīng)用能夠改變傳統(tǒng)檔案管理方式，節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率和工作質(zhì)量。檔案管理信息化建設(shè)要注重信息化設(shè)備配置，包括計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及電子檔案管理所需要的各種軟件。配齊、配好信息化設(shè)備，是推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，是提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵，醫(yī)保局要結(jié)合檔案管理信息化發(fā)展的實(shí)際情況，適當(dāng)引進(jìn)信息化設(shè)備。同時(shí)，信息化建設(shè)要構(gòu)建新的檔案管理信息化系統(tǒng)或者升級(jí)原有的系統(tǒng)。檔案信息化管理系統(tǒng)有助于檔案管理人員指向性地開展檔案管理工作。檔案管理部門要開展信息化管理系統(tǒng)專題學(xué)習(xí)培訓(xùn)，邀請(qǐng)檔案管理信息化系統(tǒng)供應(yīng)商或相關(guān)技術(shù)人員作為講師，從功能、應(yīng)用、注意事項(xiàng)和問題解決等多方面詳細(xì)講解，提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，高效運(yùn)用信息化系統(tǒng)開展檔案管理工作，提高工作效率。

3.聚焦管理技能，提升綜合素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，為提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，應(yīng)注重培養(yǎng)檔案管理人員的管理技能，提升其綜合素養(yǎng)。醫(yī)保局應(yīng)提高檔案管理崗位招聘的要求，選擇工作技能硬、綜合素養(yǎng)高的復(fù)合型人才進(jìn)入檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。在學(xué)歷、工作能力和工作經(jīng)驗(yàn)等方面設(shè)定明確要求，保證入職的檔案管理人員，專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富以及專業(yè)技能高超，為檔案管理部門注入新動(dòng)力。新入職人員的實(shí)習(xí)期，檔案管理部門負(fù)責(zé)人和人力資源管理部門應(yīng)做好監(jiān)督和考核工作，包括工作態(tài)度、實(shí)際工作能力、遵守規(guī)章制度以及按照工作流程開展工作等，重點(diǎn)在于能夠利用人工智能或大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)開展檔案管理工作。同時(shí)，開展相關(guān)培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的工作技能和綜合素養(yǎng)，工作技能重點(diǎn)培訓(xùn)內(nèi)容為信息技術(shù)及信息化系統(tǒng)的運(yùn)用，或者是運(yùn)用信息技術(shù)開展工作時(shí)遇到的問題，旨在提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)。綜合素養(yǎng)培訓(xùn)注重融合思政元素，可以邀請(qǐng)企業(yè)政工師開展聯(lián)合培訓(xùn)工作，深化檔案管理人員的工作認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作能效認(rèn)同感，促進(jìn)員工積極投入工作。

4.優(yōu)化管理制度，加強(qiáng)管理引領(lǐng)

管理制度是推動(dòng)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的基礎(chǔ)，是提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的支點(diǎn)，檔案管理部門要根據(jù)實(shí)際工作情況和發(fā)展趨勢(shì)，優(yōu)化檔案管理制度，發(fā)揮檔案管理效能。首先，明確工作崗位職責(zé)，根據(jù)工作崗位明確崗位職責(zé)和工作任務(wù)，做到檔案管理工作落實(shí)到個(gè)人，工作失誤抓到個(gè)人。細(xì)化檔案管理工作流程，融合連接檔案管理每個(gè)工作流程，確保檔案管理工作開展的流動(dòng)性和順暢性，做到檔案管理工作有據(jù)可依和有章可循；其次，檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)與其他部門的交流和溝通，了解醫(yī)保局各部門工作所形成的檔案種類和內(nèi)容，有助于檔案管理人員做好提前準(zhǔn)備工作，包括檔案分類、文件編碼和文件索引等，提高工作效率和質(zhì)量；最后，完善檔案管理監(jiān)督機(jī)制。檔案管理部門負(fù)責(zé)人員落實(shí)監(jiān)督主體工作，嚴(yán)格核查員工是否按照管理辦法、工作流程和管理制度開展工作，是否每日保質(zhì)保量地完成本職工作，將員工實(shí)際情況納入績(jī)效考核中，加大檔案管理監(jiān)管力度，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

5.多項(xiàng)融合并用，加強(qiáng)檔案保密安全

檔案保密是檔案安全管理的重要路徑，科學(xué)化、等級(jí)化和立體化開展檔案保密工作，能夠有效提升檔案管理工作的質(zhì)量。隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷深化，醫(yī)保局大部分檔案以電子文檔、視頻等形式存儲(chǔ)和管理。由于電子檔案流通性較強(qiáng)。因此，加強(qiáng)電子檔案保密工作至關(guān)重要。

首先，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。檔案安全管理與其他安全管理不同，醫(yī)保局可以設(shè)立安全監(jiān)管部或者與信息技術(shù)部門聯(lián)合，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，做好電子檔案保密工作。檔案管理人員根據(jù)電子檔案重要程度劃分等級(jí)，對(duì)于保密級(jí)別較高的電子檔案可以采用安全監(jiān)控系統(tǒng)監(jiān)控管理，防止因網(wǎng)絡(luò)癱瘓或黑客攻擊造成檔案損壞或丟失。電子檔案保密工作要落實(shí)到個(gè)人，監(jiān)管人員做好監(jiān)督和系統(tǒng)檢測(cè)工作，確保網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)處于工作狀態(tài)。

其次，樹立檔案安全意識(shí)。人是加強(qiáng)檔案保密工作的主體，通常出現(xiàn)檔案被泄露或丟失，主要是人為因素引起。因此，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)極為重要。檔案管理負(fù)責(zé)人要做好宣教工作，通過會(huì)議和交流等方式深化檔案管理人員的安全意識(shí)，使檔案管理人員認(rèn)真開展保密工作，按照管理制度、工作流程和操作技巧展開工作，防止因人為導(dǎo)致的電子檔案安全問題。

最后，重視電子檔案管理流程。對(duì)于保密級(jí)別較高的電子檔案要專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照管理制度工作，包括電子檔案搜集、整理、分類和存儲(chǔ)等。電子檔案借閱要嚴(yán)格按照工作流程開展，必須有相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字，并經(jīng)過層層審核通過后，方可接觸密級(jí)電子檔案，并應(yīng)規(guī)定檔案歸還日期。

6.應(yīng)用新興技術(shù)，提高管理效率

（1）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用

數(shù)據(jù)挖掘是大數(shù)據(jù)技術(shù)之一，在數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用中發(fā)揮重要作用。數(shù)據(jù)挖掘主要包括檔案分類、信息提取與關(guān)聯(lián)分析、異常檢測(cè)與預(yù)測(cè)分析以及個(gè)性化推薦四個(gè)方面。

一是檔案分類。檔案信息化管理系統(tǒng)雖然有檔案分類存儲(chǔ)功能，但是需要人為逐步點(diǎn)擊操作，信息化能力較低的工作人員難以高效正確地應(yīng)用信息化系統(tǒng)開展檔案分類工作。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)嵌入信息化管理系統(tǒng)后，可以自動(dòng)分析文件名或文件內(nèi)容，根據(jù)信息化管理系統(tǒng)對(duì)檔案分區(qū)分類，減少工作人員逐個(gè)檔案分類的工作，提高檔案分類工作的效率。

二是信息提取與關(guān)聯(lián)分析。信息提取之前需要對(duì)檔案展開分析。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)與傳統(tǒng)檔案搜索功能的本質(zhì)區(qū)別是能夠快速掃描檔案，并找出與輸入關(guān)鍵詞相關(guān)聯(lián)的檔案，有效杜絕逐個(gè)文件搜尋現(xiàn)象，為檔案管理人員開展檔案服務(wù)工作提供方便。

三是異常檢測(cè)與預(yù)測(cè)分析。電子檔案長(zhǎng)時(shí)間存儲(chǔ)容易出現(xiàn)異常情況，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)通過數(shù)據(jù)異常檢測(cè)，可以梳理出異常的數(shù)據(jù)檔案。同時(shí)，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)根據(jù)數(shù)據(jù)異常情況預(yù)測(cè)分析，指出導(dǎo)致數(shù)據(jù)異常的原因，為檔案管理人員解決數(shù)據(jù)異常提供思路和方法。

四是個(gè)性化推薦。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠記錄信息化管理系統(tǒng)瀏覽的路徑，通過數(shù)字化分析了解檔案管理人員經(jīng)常查找的檔案，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以推薦常用的檔案，提高檔案應(yīng)用效率。

（2）人工智能技術(shù)應(yīng)用

人工智能技術(shù)提出較早但應(yīng)用較晚，自Chat GPT軟件問世，意味著人工智能技術(shù)普遍性運(yùn)用。目前，人工智能技術(shù)應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，如教育領(lǐng)域、醫(yī)療領(lǐng)域和金融領(lǐng)域等，醫(yī)保局要抓住人工智能紅利，融入檔案管理工作。目前，普遍運(yùn)用的人工智能技術(shù)包括自然語言處理技術(shù)、圖像識(shí)別與處理技術(shù)和數(shù)據(jù)清洗技術(shù)，在檔案管理中起到重要作用。

一是自然語言處理技術(shù)。自然語言處理技術(shù)是語言分析和需求反饋的組合。自然語言處理技術(shù)依據(jù)信息化管理系統(tǒng)，檔案管理工作人員輸入語言指令，自然語言處理技術(shù)自動(dòng)分析語言指令，明確語言指令的需要，再結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)展開數(shù)據(jù)搜索，呈現(xiàn)給檔案管理人員?？傊匀徽Z言處理技術(shù)通過語言分析，可以滿足工作相關(guān)的要求，實(shí)現(xiàn)人機(jī)對(duì)話，提高工作效率。

二是圖像識(shí)別與處理技術(shù)。電子檔案中存在大量圖片類檔案，尋找某一類的圖片檔案，需要工作人員點(diǎn)擊進(jìn)入瀏覽查找。運(yùn)用圖像識(shí)別與處理技術(shù)，信息化管理系統(tǒng)根據(jù)管理人員輸入的關(guān)鍵詞，自動(dòng)掃描圖片檔案，尋找與關(guān)鍵詞相關(guān)聯(lián)的圖片檔案。

三是數(shù)據(jù)清洗技術(shù)。電子檔案中存在大量的年久失修、模糊失真的電子文檔或圖片，肉眼難以辨識(shí)電子檔案內(nèi)容，給醫(yī)保局檔案應(yīng)用造成影響。數(shù)據(jù)清洗技術(shù)可以篩選出年久失修和模糊失真的電子文檔，并清晰修復(fù)，提高電子檔案內(nèi)容辨識(shí)度。

三、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)保局檔案管理從人、技術(shù)和設(shè)備三個(gè)方向升級(jí)，構(gòu)建高質(zhì)量人才隊(duì)伍和搭建信息化檔案管理平臺(tái)，有助于檔案工作人員全面開展檔案管理工作，能夠自主開展檔案搜集、處理、分類、存儲(chǔ)、解讀以及檔案修復(fù)等工作，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，為醫(yī)保局創(chuàng)新發(fā)展提供支點(diǎn)。

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作者單位：山東省鄄城縣醫(yī)療保障局