摘 要：在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用之前，學(xué)校檔案的主要表現(xiàn)形式是紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案的存放都需要占據(jù)較多空間，且檔案管理工作需要耗費(fèi)大量的人力和物力，不僅儲(chǔ)存需要注意各種環(huán)境條件，檔案的檢索還完全需要人工完成，具有耗時(shí)、費(fèi)力的特點(diǎn)。在數(shù)字化校園建設(shè)得到廣泛推動(dòng)的背景下，無(wú)論在工作模式還是在發(fā)展方向上，原有的學(xué)校檔案管理工作出現(xiàn)顛覆性變化，數(shù)字化檔案呈現(xiàn)形式在大幅節(jié)約了人力及物力支出、為檔案管理工作提供便利的同時(shí)，也對(duì)此項(xiàng)工作提出了全新要求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園；學(xué)校；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

檔案翔實(shí)記錄了學(xué)校發(fā)展的真實(shí)歷史以及辦學(xué)過(guò)程中的大量資料。作為學(xué)校日常工作中的第一手資料，檔案在學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)評(píng)估工作時(shí)發(fā)揮了重要作用及價(jià)值。對(duì)于學(xué)校而言，檔案管理工作是非常重要的基礎(chǔ)性工作，除了能為學(xué)校的日常運(yùn)營(yíng)提供數(shù)據(jù)支持之外，還具有評(píng)價(jià)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量及管理水準(zhǔn)的價(jià)值。

在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用之后，各地學(xué)校開(kāi)始推動(dòng)數(shù)字化校園建設(shè)工作，使得檔案管理工作受到?jīng)_擊，原本以紙質(zhì)材料為主要載體的檔案內(nèi)容紛紛向電子化與數(shù)字化發(fā)展，也因此造成了檔案管理工作在管理內(nèi)容、管理?xiàng)l目及管理細(xì)則上的大幅更迭。

因此，在信息時(shí)代找準(zhǔn)原有檔案管理工作中存在的弊端與問(wèn)題，重新探J7w7FOQ3dzcIBKE2uRemCkbMPobBIyVcC70o6x9AjlA=索學(xué)校檔案管理工作的有效策略，并為之構(gòu)建科學(xué)、合理的管理模式，將是學(xué)校能否有效完成數(shù)字化校園建設(shè)的重要內(nèi)容。

一、關(guān)于數(shù)字化校園與學(xué)校檔案管理工作

1.數(shù)字化校園

數(shù)字化校園本質(zhì)上是基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)所創(chuàng)造的信息服務(wù)平臺(tái)以及具有各學(xué)校獨(dú)特風(fēng)格、符合學(xué)校管理工作需求的校園管理信息系統(tǒng)。數(shù)字化校園在功能上能夠同時(shí)為學(xué)校的科研、教學(xué)、管理及服務(wù)工作提供數(shù)字化支持，并具有信息化與網(wǎng)絡(luò)化的特征及呈現(xiàn)方式。

實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園的關(guān)鍵在于最大限度地利用學(xué)校的信息技術(shù)資源，并通過(guò)合理的規(guī)劃及分配，充分發(fā)揮信息服務(wù)的作用，并做好各類信息及資源的安全防護(hù)工作，在確保信息系統(tǒng)可靠性及科學(xué)性的前提下，提高學(xué)校信息資源共享的水準(zhǔn)，進(jìn)而強(qiáng)化學(xué)校各方面工作。

結(jié)合當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中面臨的問(wèn)題來(lái)看，數(shù)字化校園能夠在一定程度上解決檔案管理工作中的主要問(wèn)題，在優(yōu)化各類檔案信息收集過(guò)程的同時(shí)，也使得檔案有了更加豐富且更具綜合性的呈現(xiàn)形式。其高效的傳輸速率及一體化的管理系統(tǒng)使得檔案信息交互的效率大幅提升，強(qiáng)化了學(xué)校內(nèi)部不同部門(mén)之間的聯(lián)系。

此外，不同權(quán)限的設(shè)置使得檔案的真實(shí)性及可靠性均得到充分保障，檢索流程的優(yōu)化及指向性特征更在很大程度上提高了檔案的應(yīng)用效率。

2.學(xué)校檔案管理工作

對(duì)檔案管理工作的理解直接影響學(xué)校工作的效率及有效性，包括檔案管理工作內(nèi)容、覆蓋面及工作強(qiáng)度等多個(gè)方面。當(dāng)前校方領(lǐng)導(dǎo)普遍認(rèn)為檔案管理工作幾乎不具備什么難度，認(rèn)為學(xué)校的檔案管理工作僅僅包括人事管理及一些不重要的數(shù)據(jù)管理。因此，在相關(guān)資源的配置上缺乏應(yīng)有的重視，不僅很少投入物資及財(cái)政支持，很多時(shí)候還會(huì)刻意節(jié)約人力上的投入，影響了檔案管理工作的效率，也制約了檔案管理工作的成效。但是，事實(shí)上學(xué)校檔案管理工作是比較復(fù)雜的，除了人事行政方面，還包括絕大多數(shù)會(huì)議記錄、上級(jí)教育部門(mén)的通知、學(xué)校的財(cái)務(wù)運(yùn)行狀況、日常教學(xué)工作檔案及科研工作相關(guān)報(bào)告等。

由此可見(jiàn)，學(xué)校檔案管理工作實(shí)質(zhì)上已經(jīng)體現(xiàn)在學(xué)校每項(xiàng)工作的多個(gè)細(xì)節(jié)中，囊括了學(xué)校運(yùn)行過(guò)程中的大部分信息，直接關(guān)系到學(xué)校的正常運(yùn)行，是學(xué)校日常工作中必不可少且需要得到充分重視的一項(xiàng)工作。

二、學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

對(duì)學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)有問(wèn)題的探索，是數(shù)字化校園建設(shè)背景下優(yōu)化檔案管理工作、推動(dòng)檔案管理工作順利開(kāi)展的重要前提。結(jié)合當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作的普遍情況來(lái)看，存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.管理內(nèi)容過(guò)于分散

與傳統(tǒng)意義上學(xué)校檔案不同的是，隨著數(shù)字化校園的不斷建設(shè)，檔案類型增加、內(nèi)容復(fù)雜、涉及面廣，其中夾雜著較多結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致在實(shí)際管理過(guò)程中，檔案資料的內(nèi)容在細(xì)節(jié)上過(guò)于分散，是當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作面臨的第一個(gè)問(wèn)題。

信息技術(shù)發(fā)展至今，眾多學(xué)校已經(jīng)著手開(kāi)展檔案管理信息化工作，并結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)及學(xué)校在檔案方面的現(xiàn)實(shí)需求，對(duì)原有的檔案管理模式實(shí)行了改良與優(yōu)化，通過(guò)大幅推動(dòng)紙質(zhì)檔案的信息化處理，使得檔案管理工作整體呈現(xiàn)出高效率的運(yùn)行狀態(tài)。

但是，由于未能充分考慮學(xué)校在檔案管理上涉及不同職能部門(mén)，導(dǎo)致學(xué)校在檔案管理信息化發(fā)展的過(guò)程中或多或少地體現(xiàn)出管理內(nèi)容的瑣碎化，未能實(shí)現(xiàn)同一部門(mén)檔案管理內(nèi)容的有效整合，如教務(wù)處的學(xué)籍變更、學(xué)生信息登記、成績(jī)記錄等檔案內(nèi)容是分散管理的，未能結(jié)合到同一個(gè)檔案管理系統(tǒng)分支之內(nèi)，存在學(xué)生處檔案管理工作分管系統(tǒng)出現(xiàn)了明顯的獨(dú)立性，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理內(nèi)容呈現(xiàn)出嚴(yán)重的分散化特征，且不同檔案內(nèi)容在記錄的方式上存在一定差異，使得相關(guān)檔案整合工作面臨著更高的難度以及更煩瑣的工作流程，嚴(yán)重影響了檔案交接的效率，也制約了檔案其他工作的正常開(kāi)展。

2.未能與紙質(zhì)檔案建立深度關(guān)聯(lián)

電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上只是同樣數(shù)據(jù)內(nèi)容的不同呈現(xiàn)形式，因而檔案管理工作中的一項(xiàng)主要內(nèi)容是確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的深度關(guān)聯(lián)，保證兩種載體中的同種數(shù)據(jù)信息內(nèi)容具有完全的一致性，最起碼應(yīng)當(dāng)達(dá)到97%以上的一致性。通常情況下無(wú)論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都需要開(kāi)展相應(yīng)的歸檔工作，并做好兩種載體檔案內(nèi)容的比對(duì)核查，確保兩種檔案具有同步的更新頻率。然而，實(shí)際的執(zhí)行情況卻是電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理工作在契合度上遠(yuǎn)未達(dá)到理想水準(zhǔn)，兩種類型的檔案管理工作開(kāi)展較為獨(dú)立，融合度不高，整體上存在“各管各的”問(wèn)題。受限于檔案載體的影響，原本紙質(zhì)檔案管理工作需要消耗大量的時(shí)間及人力，而在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)之后，意味著工作人員在對(duì)紙質(zhì)檔案開(kāi)展收集、核查、統(tǒng)計(jì)、分類和歸檔等各項(xiàng)管理工作之外，還需要額外將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容全數(shù)收錄到電子檔案中，意味著檔案管理人員面臨著額外的工作負(fù)擔(dān)。并且，在數(shù)字化校園建設(shè)初期，檔案管理人員往往需要一定時(shí)間才能建立起數(shù)字化意識(shí)，很容易因?yàn)橐庾R(shí)不到數(shù)字化概念，導(dǎo)致電子檔案在錄入過(guò)程中出現(xiàn)紕漏。一旦這種紕漏累積到一定程度，很容易導(dǎo)致檔案管理人員在面臨大量工作負(fù)擔(dān)時(shí)產(chǎn)生抵觸心理，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)程度降低，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。

3.缺乏完善的管理體系

在管理體系上存在不足，是制約學(xué)校檔案管理信息化、數(shù)字化發(fā)展的又一個(gè)重要問(wèn)題。在過(guò)往，學(xué)校針對(duì)檔案管理體系往往停留在紙質(zhì)檔案層面，但在檔案管理工作呈現(xiàn)出數(shù)字化特征之后，學(xué)校就需要著手建立相應(yīng)的管理體系，保障數(shù)字化檔案管理工作能夠正常開(kāi)展。就檔案管理工作中的鑒別、收集、應(yīng)用、分析、分類及歸檔等環(huán)節(jié)而言，如果這些環(huán)節(jié)在紙質(zhì)檔案管理工作中是真實(shí)存在且有其價(jià)值的，那么在電子檔案管理中同樣需要配置相應(yīng)的環(huán)節(jié)，并結(jié)合電子檔案管理工作的特征加以優(yōu)化及完善，使之同樣能夠具備完整的管理工作體系，以確保電子檔案管理工作的運(yùn)行具有相應(yīng)的制度支持?？紤]到原本學(xué)校的檔案管理工作主要針對(duì)紙質(zhì)檔案，在全面推進(jìn)數(shù)字化的過(guò)程中必然會(huì)在各方面的工作上產(chǎn)生不適應(yīng)性。因此，更需要對(duì)原本的工作內(nèi)容做出調(diào)整，而其中檔案管理工作的調(diào)整幅度是極大的。在實(shí)際管理過(guò)程中，較多學(xué)校沒(méi)有針對(duì)數(shù)字化校園背景下配套出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，在海量學(xué)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中沒(méi)有高度重視其科學(xué)性與規(guī)范性，導(dǎo)致在各項(xiàng)電子文件歸檔、數(shù)據(jù)信息整理、檔案分類著錄、數(shù)據(jù)庫(kù)安全運(yùn)行、技術(shù)安全防護(hù)和對(duì)外共享利用等方面的數(shù)字化調(diào)整效率較低，甚至存在管理人員沿用過(guò)去紙質(zhì)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)開(kāi)展新形勢(shì)下的數(shù)字化檔案管理工作，使得數(shù)字化校園建設(shè)背景下學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化淪為一紙空談。

三、數(shù)字化校園建設(shè)下的學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化策略

1.系統(tǒng)化開(kāi)展檔案管理工作

學(xué)校檔案管理內(nèi)容過(guò)于瑣碎的問(wèn)題，需要以提升管理工作系統(tǒng)化水準(zhǔn)加以解決。由于不同學(xué)校在檔案管理方面的細(xì)則上具有不同程度的差異。因此，需要以管理對(duì)象為基準(zhǔn)，通過(guò)構(gòu)建與檔案管理對(duì)象相關(guān)的管理系統(tǒng)，并使不同系統(tǒng)的功能產(chǎn)生連接，提升檔案管理工作的系統(tǒng)化程度及水準(zhǔn)。學(xué)校管理的內(nèi)容包括教師、學(xué)生、教學(xué)工作、設(shè)備內(nèi)容、教學(xué)資源以及財(cái)務(wù)管理等主要內(nèi)容，管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要圍繞這些典型對(duì)象開(kāi)展，做好其檔案的數(shù)字化管理工作。

例如，學(xué)生的檔案管理主要包括其個(gè)人基本信息、學(xué)籍登記、榮譽(yù)/懲戒狀況、在校鑒定、獎(jiǎng)助學(xué)金管理等內(nèi)容，而與教師相關(guān)的內(nèi)容則包括教師基本信息、年度考核、職業(yè)規(guī)劃、培訓(xùn)進(jìn)修、掛bGz1mr3anmjtWQSUCZWLLg==職鍛煉等內(nèi)容。由于學(xué)生及教師都與教學(xué)工作、財(cái)務(wù)工作、教學(xué)資源直接相關(guān)。因此，在構(gòu)建財(cái)務(wù)管理、教學(xué)工作、教學(xué)資源的檔案管理系統(tǒng)時(shí)，還需要在這些系統(tǒng)之間建立起對(duì)應(yīng)的聯(lián)系，方便檔案管理工作的開(kāi)展。

簡(jiǎn)而言之，就是在確保各類檔案管理工作實(shí)現(xiàn)對(duì)管理對(duì)象系統(tǒng)化管理的同時(shí)，還能與其他多個(gè)不同的系統(tǒng)建立聯(lián)系，為相關(guān)檔案及信息內(nèi)容的調(diào)用提供便利，提高學(xué)校檔案管理工作的運(yùn)作效率。要想實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，就需要在信息化檔案管理工作中確定檔案的具體格式，并在不同檔案之間建立起相應(yīng)關(guān)聯(lián)，如在教師檔案中可以關(guān)聯(lián)到學(xué)生、設(shè)備應(yīng)用情況、教室使用情況等其他教學(xué)、科研相關(guān)情況的檔案中。這就對(duì)學(xué)校的信息技術(shù)水準(zhǔn)提出了較高的要求，也就意味著學(xué)校必須高度重視數(shù)字化校園建設(shè)及檔案管理，并給予充分的資源傾斜。

2.以實(shí)時(shí)歸檔策略開(kāi)展檔案管理

針對(duì)學(xué)校電子檔案管理無(wú)法與紙質(zhì)檔案建立深度關(guān)聯(lián)的情況，最直接的解決方式是為其配備實(shí)時(shí)歸檔的管理策略，該策略的執(zhí)行需要在數(shù)字化校園推廣過(guò)程中同步執(zhí)行，并使這項(xiàng)工作伴隨紙質(zhì)檔案管理的每一個(gè)過(guò)程，在對(duì)舊有檔案實(shí)行更新、建立新檔案的同時(shí)對(duì)檔案信息予以實(shí)時(shí)錄入處理，并為歸檔的數(shù)據(jù)配備遠(yuǎn)端共享功能，通過(guò)策略及制度上要求紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作同步執(zhí)行的方式，解決紙質(zhì)檔案與電子檔案缺乏關(guān)聯(lián)性及同步水準(zhǔn)的問(wèn)題。

首先，在采集檔案信息的時(shí)候，需要以統(tǒng)一的規(guī)范及要求明確需要采集入檔的內(nèi)容及范圍，并加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)部門(mén)、檔案管理部門(mén)與其他相關(guān)部門(mén)相互之間的交流工作，均衡處理各部門(mén)之間的工作負(fù)擔(dān)，在工作流程上方便電子檔案嵌入信息平臺(tái)。

其次，檔案信息整理工作需要學(xué)校對(duì)涉及的檔案信息實(shí)行明確分類，并妥善規(guī)劃共享的權(quán)限及層級(jí)，明確學(xué)校檔案館及各部門(mén)因部門(mén)特性需要用到的檔案信息，在收集上傳電子檔案之后，第一時(shí)間予以相應(yīng)的共享權(quán)限，方便各部門(mén)及時(shí)錄入相應(yīng)的檔案信息并實(shí)行對(duì)應(yīng)的權(quán)限操作，提高對(duì)電子檔案的應(yīng)用效率及檔案管理水準(zhǔn)。

對(duì)于那些并不具備基礎(chǔ)性共享需求的檔案，如學(xué)生成績(jī)等并非面向全校共享的信息數(shù)據(jù)，則需要在教務(wù)系統(tǒng)及其他相關(guān)系統(tǒng)采集錄入之后，上傳至檔案管理系統(tǒng)，幫助檔案管理人員完成實(shí)時(shí)歸檔工作，提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)及其他數(shù)字化系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，提高學(xué)校的管理水平。

3.建立完善的電子檔案管理機(jī)制

以完善的管理機(jī)制推動(dòng)學(xué)校電子檔案管理工作順利開(kāi)展，是數(shù)字化校園建設(shè)背景下的必然要求。在建立并完善電子檔案管理機(jī)制的過(guò)程中，需要明確整個(gè)管理機(jī)制中的頂層要求。學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展需求與當(dāng)下工作開(kāi)展情況，設(shè)置檔案數(shù)字化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確學(xué)校一把手任組長(zhǎng)、分管檔案工作副校長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，依據(jù)《高校檔案工作規(guī)范》的相關(guān)要求，進(jìn)一步厘清工作職責(zé)、細(xì)化任務(wù)分工，將學(xué)校辦公室的綜合檔案室作為本校電子檔案管理工作的負(fù)責(zé)部門(mén)，并要求學(xué)校其他各部門(mén)設(shè)置檔案管理收集崗位與檔案工作專職人員，負(fù)責(zé)檔案收集整理、在線歸檔等工作，以保證檔案管理工作的全面性，并使其作用有效覆蓋學(xué)校管理工作中的每一個(gè)單位及個(gè)體。在此基礎(chǔ)上，領(lǐng)導(dǎo)小組及學(xué)校綜合檔案室工作人員要結(jié)合《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—2022）《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/ T 18894-2016）以及《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》（DA/T58—2014）等標(biāo)準(zhǔn)制度，對(duì)本校電子檔案歸檔的時(shí)間、內(nèi)容范圍、分類規(guī)則、管理標(biāo)準(zhǔn)加以明確，并參照現(xiàn)行主流辦公軟件的功能，規(guī)范化要求電子檔案的格式，以確保檔案信息的規(guī)范程度。完成電子檔案的收錄之后，需要對(duì)電子檔案實(shí)行保密及備份，通過(guò)權(quán)限設(shè)置調(diào)整檔案的修改等級(jí)，并展開(kāi)多輪審核，以確保檔案的完整性、真實(shí)性與可靠性。

例如，針對(duì)學(xué)校檔案?jìng)浞莨ぷ鏖_(kāi)展較差，導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞后難以恢復(fù)的問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)小組要定期開(kāi)展異質(zhì)備份和異地備份工作，將本校電子檔案數(shù)據(jù)以光盤(pán)、磁盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、存儲(chǔ)器或者利用云存儲(chǔ)技術(shù)保存，將檔案數(shù)據(jù)安全存放在容災(zāi)備份中心并做到定期更新，防止因地震、火災(zāi)等安全事故造成不可逆的傷害與損失，整體上促進(jìn)存儲(chǔ)方式多樣化、備份策略科學(xué)化。

此外，在制度上還需要通過(guò)細(xì)致研究《檔案法》以及2021年中辦、國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等政策文件，對(duì)檔案室管理制度、檔案保密制度及查閱制度做出規(guī)范，并在數(shù)字化校園建設(shè)中充分考慮制度有效實(shí)施的可能性與考核上的便利性，保證能夠正常運(yùn)行。

4.靈活應(yīng)用不同的管理模式

對(duì)不同管理模式的應(yīng)用是為了強(qiáng)化電子檔案管理工作的靈活性。在僅僅依靠系統(tǒng)、策略的情況下開(kāi)展管理工作，很容易導(dǎo)致電子檔案管理工作陷入僵化的狀態(tài)，為避免這種情況出現(xiàn)就需要嘗試靈活應(yīng)用不同的管理模式。

首先，文件生成機(jī)構(gòu)保管模式。該模式中對(duì)電子文件的管理主要由文件生成機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，管理過(guò)程中會(huì)將各類數(shù)據(jù)信息按相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)歸檔并上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)開(kāi)展對(duì)文件的檢定、收集、銷毀等工作，但作用范圍僅限于機(jī)構(gòu)自身形成的檔案，能夠在一定程度上減少檔案管理的工作強(qiáng)度，但對(duì)學(xué)校的技術(shù)能力及檔案管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)有較高要求。

其次，檔案管理部門(mén)保管模式。該模式下檔案的保管工作由部門(mén)負(fù)責(zé)，此時(shí)檔案管理部門(mén)具備較大的權(quán)限，盡管會(huì)在一定程度上加大檔案管理人員的工作強(qiáng)度，但在落實(shí)管理職責(zé)及管理責(zé)任上有更明顯的優(yōu)勢(shì)。

最后，是聯(lián)合管理模式。此模式是對(duì)以上兩種管理模式的綜合應(yīng)用，能夠按照實(shí)際需求由文件生成機(jī)構(gòu)或是檔案管理部門(mén)為具有檔案查閱需求的人提供便利，由于不存在過(guò)于強(qiáng)調(diào)某一種模式的硬性要求，且實(shí)施難度相對(duì)較低，并表現(xiàn)出更高的可行性，更容易為大部分普通高中學(xué)校所接受。

5.全面構(gòu)建高精尖技術(shù)人才

數(shù)字化校園背景下的檔案管理工作，人才建設(shè)是第一動(dòng)力，各學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視本校檔案信息化干部人才隊(duì)伍的建設(shè)。

一方面，要多措并舉加強(qiáng)人才引進(jìn)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分爭(zhēng)取當(dāng)?shù)卣敖逃块T(mén)的支持，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理崗位設(shè)置，并針對(duì)未來(lái)本校檔案數(shù)字化工作實(shí)際需求，面向社會(huì)、高校、人力資源中心定向招聘既懂得新興數(shù)字化知識(shí)，又具備現(xiàn)代檔案管理技能的復(fù)合型人才，為本校檔案管理工作的開(kāi)展注入源源不斷的動(dòng)力。

另一方面，要多種路徑培養(yǎng)管理人才。學(xué)校要將檔案管理人員的培養(yǎng)、選拔、能力提升納入干部培養(yǎng)規(guī)劃，并作為年度重點(diǎn)工作常態(tài)化開(kāi)展。學(xué)?？梢匝?qǐng)當(dāng)?shù)貦n案主管部門(mén)專家或者高校教授前來(lái)授課，圍繞學(xué)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型與信息化管理的政策文件、實(shí)踐技能、規(guī)章制度、經(jīng)驗(yàn)做法等方面深入講解，引導(dǎo)干部職工了解前沿技術(shù)、知曉管理技巧、熟悉工作流程、避免重大錯(cuò)誤，培養(yǎng)工作人員開(kāi)拓創(chuàng)新、勇于探索的精神，形成“比學(xué)趕幫超”的良好學(xué)習(xí)環(huán)境，從而更好地推動(dòng)學(xué)校檔案工作水平的提高。

同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)小組要定期帶領(lǐng)檔案工作人員前往發(fā)達(dá)地區(qū)開(kāi)展調(diào)研學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷學(xué)習(xí)新技能、新思路與新方法，進(jìn)一步開(kāi)拓視野、補(bǔ)齊短板，豐富其數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，以求今后能夠及時(shí)處理發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的各種疑難雜癥。

此外，還要加強(qiáng)檔案管理人員內(nèi)部考核。明確日常考核標(biāo)準(zhǔn)及內(nèi)容，將檔案數(shù)字化管理工作量化評(píng)價(jià)，圍繞工作效率、服務(wù)態(tài)度、改革程度等指標(biāo)，通過(guò)自評(píng)、互評(píng)相結(jié)合的方式，將考核結(jié)果與工作人員的職級(jí)晉升、薪資待遇等相掛鉤，提升檔案工作人員干事創(chuàng)業(yè)的積極性與主動(dòng)性，并從而有效調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情。

6.科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)

隨著我國(guó)教育教學(xué)改革的不斷推進(jìn)，影響學(xué)校檔案管理工作。學(xué)校在教學(xué)和管理過(guò)程中產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息，鑒于數(shù)據(jù)信息的多樣性和復(fù)雜性，在分析、整理、儲(chǔ)存、借調(diào)產(chǎn)生大量工作，為檔案管理工作人員造成較大的工作壓力，降低檔案管理工作效率。信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)不斷發(fā)展與運(yùn)用，推動(dòng)社會(huì)各行業(yè)向前發(fā)展。在數(shù)字化校園建設(shè)背景下，學(xué)校檔案管理工作要適當(dāng)融入信息技術(shù)、人工智能技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，推動(dòng)學(xué)校檔案管理數(shù)字化發(fā)展。目前，我國(guó)學(xué)校檔案數(shù)字化管理逐漸運(yùn)用人工智能技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，并且在檔案實(shí)際管理工作中取得重要成果。人工智能技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)依據(jù)檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。自然語(yǔ)言處理技術(shù)是人工智能技術(shù)之一，可以自適應(yīng)分析工作人員語(yǔ)言指令，根據(jù)工作人員相關(guān)要求提供服務(wù)。如工作人員將檔案數(shù)字化信息導(dǎo)入檔案信息化管理系統(tǒng)后，自然語(yǔ)言處理技術(shù)將工作人員語(yǔ)言指令密碼發(fā)送數(shù)字化技術(shù)，數(shù)字化技術(shù)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)參數(shù)對(duì)數(shù)字檔案實(shí)行分類歸檔，減少人工操作流程，實(shí)現(xiàn)檔案自管化管理。同時(shí)，工作人員搜尋某一類數(shù)字檔案時(shí)，人工智能技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)通過(guò)融合作業(yè)，調(diào)動(dòng)檔案管理系統(tǒng)所有相關(guān)檔案，為工作人員選擇和運(yùn)用檔案提供支持。所以，學(xué)校檔案數(shù)字化管理要注重現(xiàn)代化信息技術(shù)引用，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化、信息化與智能化的建設(shè)與發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展在很大程度上為當(dāng)代人的生活創(chuàng)造了便利，也使得學(xué)校的工作模式與干部隊(duì)伍不得不實(shí)行系統(tǒng)化且全方位的更新，以適應(yīng)新時(shí)代的工作需求，學(xué)校的檔案管理工作也不例外。在數(shù)字化校園得到大幅推廣的時(shí)代背景下，學(xué)校應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作中的不足，結(jié)合各種策略，應(yīng)用更有效的檔案管理辦法，提高學(xué)校管理水平，助推學(xué)校發(fā)展。

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作者單位：山東省青島第十七中學(xué)