檔案是企業(yè)的信息資源，是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是企業(yè)改革和發(fā)展的軌跡。檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時(shí)是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會(huì)計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的重要作用。近年來，我公司檔案室累計(jì)利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件資料。企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)進(jìn)行了全面而真實(shí)的記錄，是企業(yè)資產(chǎn)信息的有效憑證，同時(shí)也是企業(yè)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密的記錄，企業(yè)檔案與企業(yè)的生存和發(fā)展是息息相關(guān)的，它是信息的載體，是企業(yè)知識(shí)和情報(bào)的主要來源。企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，在當(dāng)今信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案工作的質(zhì)量直接影響企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，因此，企業(yè)各級(jí)管理部門應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)管理力度，對(duì)于管理過程中遇到的問題及時(shí)研究解決對(duì)策，并在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷深化發(fā)展的背景下，雖然企業(yè)檔案管理在提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力方面發(fā)揮著越來越重要的作用，但在實(shí)踐當(dāng)中仍舊存在著許多不足，影響著企業(yè)的發(fā)展。

一、檔案管理工作中存在的問題

1.對(duì)企業(yè)檔案的認(rèn)識(shí)不夠、重視不足。我國(guó)的企業(yè)檔案管理工作是在建國(guó)后才發(fā)展起來的，長(zhǎng)期以來，有相當(dāng)一部分檔案從業(yè)人員以及部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，簡(jiǎn)單地把檔案管理工作歸結(jié)為抄抄寫寫、資料保管一類的事務(wù)性工作，認(rèn)為其無(wú)法為單位創(chuàng)造實(shí)在的經(jīng)濟(jì)利益，因此不需要對(duì)這一塊投入過大的精力，只要保管好、不遺失、不泄密、能應(yīng)付調(diào)用、查檔就行了。這種思想上的輕視足以表明一些人對(duì)企業(yè)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位，重視度不足，這樣的企業(yè)檔案管理理念已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的企業(yè)管理要求了。

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，其構(gòu)成以科學(xué)技術(shù)檔案為主體。隨著企業(yè)改革的日益深化，企業(yè)信息化進(jìn)程的日益加快，企業(yè)檔案工作面臨巨大挑戰(zhàn)。要領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作必須自己先重視。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作得以順利開展。企業(yè)的檔案工作也不例外。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體工作都會(huì)困難重重。例如，有的企業(yè)的檔案室房子十分簡(jiǎn)陋，又潮又濕，很不利于檔案的保存。檔案人員為此多次報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)求對(duì)房屋進(jìn)行維修，可領(lǐng)導(dǎo)就是不聞不問。相反，有的企業(yè)資金并不寬裕，連領(lǐng)導(dǎo)的辦公室都很擁擠，很簡(jiǎn)陋。唯有檔案室不同，比一般辦公室要好得多。可見，領(lǐng)導(dǎo)不重視與領(lǐng)導(dǎo)重視，對(duì)檔案工作的關(guān)系極大。

矛盾是對(duì)立統(tǒng)一的，矛盾著的雙方是互相依存、互相聯(lián)系、互相作用的。作為一個(gè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)，理應(yīng)重視檔案工作，支持檔案人員做好檔案工作。如果不能做到這一點(diǎn)，企業(yè)的檔案工作肯定不會(huì)有什么大的起色。而作為檔案人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響、去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。如果只是一味地指責(zé)、埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案工作也是很難做好的。因此，要使企業(yè)檔案工作能有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。那么，這二者的主要方面又是誰(shuí)呢？應(yīng)該是檔案人員。之所以這樣說，是因?yàn)榫蜋n案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個(gè)根本原因就是內(nèi)因，而領(lǐng)導(dǎo)的重視只是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。

2.管理力量薄弱，管理水平低下，管理手段落后。企業(yè)檔案管理人員必須經(jīng)過檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對(duì)檔案的重要性充分了解，對(duì)于檔案管理的規(guī)范、檔案收集、整理、歸檔、裝訂等實(shí)際操作業(yè)務(wù)熟悉，但是有些檔案從業(yè)人員在企業(yè)組織中身兼數(shù)職，使得他們?cè)诔林氐墓ぷ髫?fù)擔(dān)中無(wú)暇顧及檔案工作，日常事務(wù)的處理中，只是簡(jiǎn)單地將檔案放入檔案盒中，做好保管工作，缺乏主動(dòng)收集的意識(shí)，既沒有對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性進(jìn)行判斷和控制，也沒有及時(shí)將檔案分類管理，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理的效果和水平，檔案資源的高效利用更是無(wú)從談起。

3.檔案管理的硬件設(shè)施配套不齊全。對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致了檔案管理的硬件設(shè)施配套不齊全，有些企業(yè)甚至沒有設(shè)置專門的檔案部門，又或者沒有規(guī)范的檔案庫(kù)房，檔案存放空間狹小、潮濕、陰暗，導(dǎo)致檔案文件發(fā)霉、蟲蛀，既影響了檔案的美觀，又威脅了檔案的完整性，不利于企業(yè)檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)；有的企業(yè)雖然有專門的檔案部門和檔案庫(kù)房，但只有傳統(tǒng)的手工工作設(shè)備，沒有配備照相機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，無(wú)法滿足當(dāng)今檔案信息化管理要求。

二、規(guī)范企業(yè)檔案管理的措施

1.加強(qiáng)價(jià)值觀的導(dǎo)向作用。要規(guī)范企業(yè)檔案的管理，首當(dāng)其沖的就是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)干部，領(lǐng)導(dǎo)要從自身做起，加強(qiáng)對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，從而將這種意識(shí)由上至下地傳達(dá)給各級(jí)管理人員和工作人員，給予檔案管理工作和相關(guān)的工作人員足夠的重視。首先改革公司的部門結(jié)構(gòu)，成立獨(dú)立的檔案部門并設(shè)置合理的行政歸口；其次在薪酬分配上肯定檔案工作的價(jià)值和重要性，并改善檔案管理人員的工作環(huán)境。從這兩個(gè)方面聯(lián)合起來，加強(qiáng)價(jià)值觀的導(dǎo)向作用，檔案管理人員要樹立起對(duì)企業(yè)檔案工作正確的認(rèn)識(shí)，發(fā)揮他們?cè)趰徫簧系淖饔?，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展擔(dān)負(fù)起自身的責(zé)任。

建廠初期，我公司一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設(shè)工期長(zhǎng)達(dá)10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作造成很大困難。實(shí)踐中的教訓(xùn)使全公司各級(jí)人員對(duì)檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認(rèn)識(shí)。1987年，我們將檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，納入了《廠長(zhǎng)任期目標(biāo)》和企業(yè)升級(jí)達(dá)標(biāo)規(guī)劃之中，建立檔案機(jī)構(gòu)，充實(shí)管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。公司領(lǐng)導(dǎo)明確指出“檔案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領(lǐng)導(dǎo)重視。公司領(lǐng)導(dǎo)一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標(biāo)，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實(shí)到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過問并切實(shí)幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學(xué)習(xí)、調(diào)研。二是充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，完善檔案管理體系。在我公司多次體制改革中，在管理機(jī)構(gòu)和人員大幅度精簡(jiǎn)的情況下，仍然堅(jiān)持檔案管理只能加強(qiáng)、不能削弱的原則，不但強(qiáng)化了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，而且調(diào)整充實(shí)了檔案人員，同時(shí)還健全了全公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了各單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使檔案工作進(jìn)一步加強(qiáng)。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設(shè)。我公司每年列有檔案資料專項(xiàng)費(fèi)用，用于檔案資料的收集和補(bǔ)充。1990年以來，又先后投資統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機(jī)、除濕機(jī)、吸塵器、滅蟲殺菌機(jī)等專用設(shè)備。我公司先后撥?？钣糜跈n案庫(kù)房的裝修和檔案設(shè)施、設(shè)備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達(dá)450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調(diào)，性能優(yōu)良的計(jì)算機(jī)、掃描儀及檔案專用軟件、自動(dòng)消防報(bào)警系統(tǒng)等，為檔案的保管、保密及開發(fā)利用提供了良好的條件。

領(lǐng)導(dǎo)重不重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案人員的工作滿意不滿意。如果我們的工作在領(lǐng)導(dǎo)心目中有個(gè)好印象，無(wú)形中領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我們的工作就會(huì)持支持的態(tài)度，一旦提出什么要求和建議，領(lǐng)導(dǎo)也就容易采納和接受。如果我們的工作在領(lǐng)導(dǎo)心目中的印象不好，甚至很壞，無(wú)形中領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)對(duì)我們的工作產(chǎn)生一種逆反心理和厭煩感。在這種情況下，一旦我們提出什么要求和建議，領(lǐng)導(dǎo)就有可能不愿理睬。雖然，作為一位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，不應(yīng)該憑印象辦事。但事實(shí)上，這種現(xiàn)象常有發(fā)生，是不足為奇的。因此，檔案人員就要做到熱愛本職工作，忠于職守，使自己的工作在領(lǐng)導(dǎo)的心目中有一個(gè)好的印象，或者在群眾中有一個(gè)好的印象，我們的工作就會(huì)好開展得多。

在企業(yè)檔案工作具有相對(duì)的獨(dú)立性，從事這項(xiàng)工作的人也較少，多者三五個(gè)，少者一兩個(gè)。這樣的環(huán)境決定了企業(yè)檔案人員基本上是自己管理自己，一切工作都靠自己主動(dòng)地安排，靠自己以高度的自覺性和主人翁姿態(tài)，不怕苦，不怕累，腳踏實(shí)地，有條不紊地工作。如果不注意培養(yǎng)這些基本的素質(zhì)，既不去積極收集檔案，也不去認(rèn)真整理和保管檔案，更不去努力為領(lǐng)導(dǎo)和群眾利用檔案服務(wù)，那么，要想得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和群眾的好感是不可能的。另外，從檔案工作特性來看，它又是一項(xiàng)默默無(wú)聞，很不起眼的工作。做得多，做得少，做得好，做得差，人們一下難以發(fā)現(xiàn)。它需要檔案人員不圖名，不圖利，持之以恒，長(zhǎng)期積極地工作。

2.配備專業(yè)的全職檔案管理人員，提高檔案人員的素質(zhì)。檔案管理水平的低下，主要的原因有兩個(gè)：其一是因?yàn)闄n案管理人員學(xué)歷不高，沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)或?qū)W習(xí)，缺乏實(shí)際操作技能和經(jīng)驗(yàn)，檔案管理人員素質(zhì)不高；其二是因?yàn)樵S多企業(yè)中的檔案管理只是作為一項(xiàng)形式上的工作去對(duì)待，檔案管理人員常常是身兼數(shù)職，分身乏術(shù)。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要注重提高檔案管理人員的素質(zhì)，從企業(yè)內(nèi)部選調(diào)熟悉公司業(yè)務(wù)并志愿從事檔案工作的高學(xué)歷的優(yōu)秀人員，挑選具有較高學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)職稱、熟悉檔案業(yè)務(wù)的檔案管理人員作為檔案部門負(fù)責(zé)人，同時(shí)可從公司中高管理層中挑選合適的人員分管檔案工作。出于精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)人員的立場(chǎng)考慮，企業(yè)為數(shù)不多的檔案管理人才，應(yīng)該是精挑細(xì)選的精兵強(qiáng)將，使得他們能夠有足夠的精力和能力投入到企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用等工作中，在安全保管好企業(yè)的檔案資料的同時(shí)，充分開發(fā)和利用企業(yè)檔案資源，以達(dá)到增加企業(yè)效益的目的。

提高檔案隊(duì)伍的整體素質(zhì)，是做好檔案工作的重要保證。企業(yè)檔案專業(yè)人員素質(zhì)，就是檔案專業(yè)人員必須具備的品質(zhì)、能力和條件。檔案專業(yè)人員必備的素質(zhì)包括政治素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、知識(shí)素質(zhì)以及創(chuàng)造力和創(chuàng)造性思維。

企業(yè)檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，業(yè)務(wù)內(nèi)容很多b713fa8da063d42c9791f9f839d637f2，要求也相當(dāng)高。企業(yè)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)，即履行專業(yè)職責(zé)的能力、智力、成績(jī)、學(xué)歷和資歷等。它是完成工作任務(wù)的保證。能力包括決策能力、口頭表達(dá)能力、文字表達(dá)能力、開拓創(chuàng)新能力和組織能力。智力包括檔案專業(yè)知識(shí)、基礎(chǔ)知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)、外語(yǔ)和古漢語(yǔ)水平。成績(jī)即工作效率、工作質(zhì)量、工作成績(jī)。學(xué)歷指專業(yè)人員受教育的程度，反映獲得系統(tǒng)專業(yè)基礎(chǔ)理論知識(shí)、業(yè)務(wù)知識(shí)和相應(yīng)技能的經(jīng)歷。檔案人員應(yīng)當(dāng)具有較高的、相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)。資歷指專業(yè)人員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和熟練程度。能力、智力和成績(jī)是建立在學(xué)歷、資歷的基礎(chǔ)上的，它們是相輔相成的。企業(yè)檔案人員要求既有檔案專業(yè)知識(shí)，又懂生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)，又具有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等方面的知識(shí)，成為復(fù)合型人才，檔案工作者的思想水平和知識(shí)水平才能適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的需要，綜合素質(zhì)才能得到明顯的提高。

3.引進(jìn)現(xiàn)代化的管理手段，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的自動(dòng)化、智能化的管理。企業(yè)檔案的自動(dòng)化管理是指企業(yè)通過現(xiàn)代信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理手段，對(duì)企業(yè)中落后的檔案管理方式方法進(jìn)行改革，使得企業(yè)的檔案管理更加科學(xué)、高效。開發(fā)或引進(jìn)具有數(shù)據(jù)分析處理以及決策功能的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理。對(duì)于企業(yè)檔案的管理，更要體現(xiàn)在服務(wù)性上，在企業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享的檔案管理平臺(tái)，并通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化使用，使得企業(yè)的檔案資源活躍于各個(gè)部門之間，為之服務(wù)，檔案資源的智能化管理，可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)效益的最大化。

我公司新近投資購(gòu)置了清華紫光圖檔管理系統(tǒng)，清華電子檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)功能齊全的綜合檔案管理系統(tǒng)，是一套處于領(lǐng)先地位的優(yōu)秀的檔案管理軟件，它采用客戶機(jī)/服務(wù)器方式，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)信息管理的網(wǎng)絡(luò)化。更主要的是它能與電力系統(tǒng)現(xiàn)行的基于LOTUS NOTES的檔案管理系統(tǒng)有無(wú)縫的連接，避免了檔案人員對(duì)現(xiàn)在管理系統(tǒng)中已有數(shù)據(jù)的再次輸入。該系統(tǒng)以光電掃描為主要輸入手段，將不同載體的檔案信息通過光電掃描儀轉(zhuǎn)換成電子圖象，經(jīng)過凈化處理壓縮后存入光盤，充分利用我公司現(xiàn)在使用的“OA”辦公自動(dòng)化LOTUS NOTES檔案管理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中已輸入的數(shù)據(jù)，與此電子圖像自動(dòng)對(duì)應(yīng)，網(wǎng)絡(luò)用戶在WINDOWS環(huán)境下，應(yīng)用瀏覽器方便靈活的實(shí)現(xiàn)檔案的全息查詢和檢索。我公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁(yè)上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

4.加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用，提高檔案管理的實(shí)用性。對(duì)企業(yè)檔案的整理，歸檔和保管只是基本的工作，但是如果只做好了這方面的工作，那么檔案信息資源就是死的，只是起到了一個(gè)記錄的作用。知識(shí)經(jīng)濟(jì)體制下，利用好檔案這一無(wú)價(jià)的資源來幫助企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益才是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中新的方向。檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的開發(fā)和利用，提高檔案工作的價(jià)值和實(shí)用性。企業(yè)檔案是一種重要的信息資源，企業(yè)要壯大競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，振興發(fā)展，就要大力開發(fā)利用檔案信息資源，從企業(yè)檔案信息中獲取有價(jià)值的東西。我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績(jī)。一是發(fā)揮檔案的依據(jù)憑證作用，取得經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。二是提供檔案為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、查處經(jīng)濟(jì)案件、慣標(biāo)認(rèn)定、編史修志等工作發(fā)揮了積極作用等等。近年來，我公司檔案室累計(jì)利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

新時(shí)代、新背景下，企業(yè)管理要與時(shí)俱進(jìn)，要全面認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案管理的必要性和重要性，要用長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展的眼光看問題，不要只著眼于有形的經(jīng)濟(jì)效益生產(chǎn)部門，對(duì)于企業(yè)檔案這個(gè)無(wú)形的效益部門也要給予足夠的重視。只有提高企業(yè)檔案工作質(zhì)量，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和有效開發(fā)利用，才能幫助企業(yè)更好地把握生存命脈和發(fā)展趨勢(shì)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的健康發(fā)展。

（作者單位：國(guó)家能源集團(tuán)江蘇公司國(guó)能徐州發(fā)電有限公司檔案室）