[摘 要]檔案資源管理作為守護和傳承社會信息文化遺產(chǎn)的重要手段，在數(shù)字化時代面臨著前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理側(cè)重于保管、整理和提供基礎的信息服務，但隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案資源管理不僅要適應數(shù)字化轉(zhuǎn)型，而且要緊跟用戶需求的多樣化和個性化。文章通過深入分析檔案資源管理的基本原則和創(chuàng)新措施，闡述了檔案資源管理的創(chuàng)新不僅是信息科技發(fā)展的必然趨勢，更是檔案事業(yè)為適應社會需要、更好地服務公眾而進行的積極探索，旨在為推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供理論參考和實踐指導。

[關鍵詞]檔案收集整理；基本原則；資源管理；創(chuàng)新措施

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）19-0057-03

隨著信息社會的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以適應快速發(fā)展的數(shù)字化環(huán)境和多元化的信息要求，檔案資源管理在數(shù)字化時代正經(jīng)歷著深刻的轉(zhuǎn)型。面對日益增長的檔案數(shù)量和多樣化的檔案形式，迫切需要創(chuàng)新性的檔案資源管理方法，以更好地滿足用戶的需求，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。因此，國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》標志著檔案管理的現(xiàn)代化探索。同時，檔案收集整理過程中的問題以及檔案資源管理創(chuàng)新措施的探討也成為當前研究的熱點。

一、檔案收集整理過程中存在的問題

（一）工作效率低

檔案收集整理的工作效率低下可能源于多方面因素。缺乏科學合理的整理流程和方法，導致工作重復、煩瑣。人工操作過多、依賴傳統(tǒng)手段也容易拖慢整理過程。解決這一問題的關鍵在于引入現(xiàn)代化的管理理念和技術手段，通過培訓人員、使用自動化工具等方式提高工作效率[ 1 ]。

（二）整理流程不規(guī)范

整理流程不規(guī)范可能表現(xiàn)為流程步驟不清晰、標準不一致等，這會導致整理過程中出現(xiàn)混亂、錯誤，降低整理的質(zhì)量。規(guī)范整理流程的關鍵在于建立統(tǒng)一的整理標準和規(guī)范，確保每個步驟都有明確的操作指南。此外，培訓整理人員，提高他們對規(guī)范流程的理解和執(zhí)行能力，也是解決問題的重要手段。

（三）信息檢索困難

信息檢索困難可能是由于文件編目不清晰、目錄不完善等原因引起的。在檔案管理中，一個科學合理的編目系統(tǒng)對于后續(xù)的信息檢索至關重要。為解決信息檢索困難的問題，需要建立規(guī)范的編目規(guī)則，保證每份檔案都能夠被準確無誤地編目。同時，推動數(shù)字化檔案管理，通過先進的信息技術手段提高檢索效率，降低檢索難度。

（四）信息丟失與混亂

工作效率低和整理流程不規(guī)范可能導致信息的丟失和混亂。文件未能被及時整理、正確編目，容易造成遺漏或錯置，進而引發(fā)信息丟失。為解決這一問題，要加強對整理人員的培訓，強調(diào)檔案保管的重要性，建立完善的質(zhì)量控制機制。此外，借助先進的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的全生命周期管理，從而降低信息混亂的風險。

二、檔案收集整理的基本原則

（一）分類明確

分類明確是指在檔案收集整理過程中，對不同類別的檔案文件進行明確的分類。這要求建立清晰的分類體系，使每份檔案文件都能被準確歸入相應的類別?？茖W的分類可以方便后續(xù)的檢索和利用，提高整體檔案管理的效率。在實際操作中，可以采用多種分類方法，例如按主題、機構、時間等因素分類。分類時應充分考慮檔案的內(nèi)容特點和使用需求，確保分類體系的合理性和實用性。

（二）排列有序

排列有序是指在檔案整理過程中，按照一定的原則和方法對已經(jīng)分類的檔案文件進行有序排列。有序排列有助于維護文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，保持整體檔案的邏輯性和連貫性。這一原則主張采用事由原則，即與同一事由有密切聯(lián)系的文件材料應當排列在一起，以反映檔案文件的形成過程和內(nèi)在關聯(lián)[ 2 ]。有序排列能夠方便日常的檔案管理工作，有利于未來的檢索和利用，提高整理工作的實用性和長期可維護性。

（三）編目清晰

編目清晰是指在整理過程中對檔案文件進行明確的編目，即制作詳盡而清晰的檔案目錄。清晰的檔案目錄是信息檢索和管理的基礎，對于確保檔案的有效利用至關重要。編目的清晰性包括目錄的翔實程度、語言表達的準確性等方面。檔案目錄應能夠準確反映檔案文件的內(nèi)容，為用戶提供清晰的信息檢索入口。此外，可以借助先進的信息技術手段，實現(xiàn)自動化編目，提高編目的精準度和效率。

（四）檔案保管與保密

在檔案收集整理的基本原則中，檔案的保管與保密是至關重要的一環(huán)。這一原則要求合理地保管和管理檔案文件，確保其安全性和完整性。對于一些涉及敏感信息的檔案，要嚴格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，防止泄密和非法獲取。檔案的保密工作包括合理設置權限、建立安全的存儲設施、制定嚴格的檔案借閱制度等方面。通過綜合考慮檔案的保密需求，可以更好地確保檔案的安全性和可控性，保護檔案的隱私性和機密性。

三、檔案資源管理的創(chuàng)新措施

（一）服務模式的變革

數(shù)字化服務的引入使得檔案資源可以以電子形式存儲、檢索和傳遞，提高了檔案利用的便捷性。例如，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，用戶可以通過網(wǎng)絡平臺隨時隨地訪問所需檔案，而不再受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的地理位置限制。這樣的變革不僅加快了信息檢索的速度，而且降低了管理和維護成本。

智能化服務則通過引入人工智能、大數(shù)據(jù)分析等技術，提供更為個性化、精準的服務。例如，智能檢索系統(tǒng)可以通過學習用戶的檢索習慣，為用戶推薦相關檔案資源，提高檢索的準確性和效率。另外，自動化的審批流程和檔案整理工具，也能減少人工干預，提高整理的速度和質(zhì)量。比如，某檔案館開發(fā)了基于人工智能的檔案推薦系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以分析用戶的歷史檢索記錄、借閱行為、興趣偏好等信息，為用戶推薦更加符合其要求的檔案資源。用戶在查詢過程中，系統(tǒng)還能提供智能的搜索建議，引導用戶更準確地定位目標檔案。這樣的服務模式變革不僅提高了用戶的滿意度，也使檔案館更加高效地管理和運營其檔案資源。

服務模式的數(shù)字化與智能化變革，能夠提高檔案資源管理的效率，更好地適應當代社會對信息的要求，為用戶提供更便捷、個性化的服務體驗。這一創(chuàng)新措施將引領檔案資源管理進入數(shù)字化、智能化時代[ 3 ]。

（二）服務功能的完善

服務功能的完善是檔案資源管理創(chuàng)新的關鍵環(huán)節(jié)。通過提升服務功能，檔案機構能夠更好地滿足用戶多樣化的需求，提升檔案資源的利用價值，提供更全面、深入的檔案管理服務。在信息檢索方面，服務功能的完善可以通過引入更為智能的搜索算法、增加檢索關鍵詞的多樣性、提供高級搜索篩選功能等方式，提升用戶檢索的準確性，擴展檢索的廣度。

在線咨詢服務的引入也是服務功能完善的一部分。為用戶提供在線咨詢平臺，使其能夠隨時向檔案專業(yè)人員提問、尋求幫助。這種互動式的服務模式不僅加強了用戶與檔案機構之間的聯(lián)系，而且能夠更直接地滿足用戶個性化的需求，提高服務的貼近度和用戶滿意度。另外，檔案機構可以通過提供數(shù)字化的展覽和教育資源等豐富的服務功能，拓展檔案資源的利用價值。同時，開發(fā)在線教育課程，利用檔案資源進行歷史、文化等方面的教學，提升檔案的社會教育功能。

總體而言，服務功能的完善不僅能夠滿足用戶多樣化的需求，也為檔案資源的更廣泛利用創(chuàng)造了條件。

（三）平臺的建立

在檔案資源管理的創(chuàng)新中，建立綜合性的檔案資源管理平臺旨在通過整合各類檔案資源，提供一個統(tǒng)一的管理和檢索入口，以便更高效地滿足用戶的信息需求，促進檔案資源的全面利用。

建設綜合性平臺需要整合各類檔案資源，包括文本、圖片、音視頻等多媒體形式的檔案。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)化和統(tǒng)一編目，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、電子文檔等整合到一個數(shù)字化平臺上，實現(xiàn)檔案資源的無縫對接。平臺的建立要著力于提供統(tǒng)一的管理和檢索入口，用戶可以通過平臺進行全面的檢索，而無須在不同檔案館或機構之間切換。這不僅節(jié)省了用戶的時間，而且簡化了檔案資源管理的過程。

此外，建設綜合性平臺要考慮用戶界面的友好性和操作的簡便性。通過設計直觀的界面和提供個性化的設置選項，使用戶能夠輕松地瀏覽、檢索和利用各類檔案資源。一些平臺還可以通過推薦系統(tǒng)，根據(jù)用戶的檢索歷史和使用記錄，為用戶提供個性化的推薦服務，增強用戶體驗。綜合性平臺的建立將極大地促進檔案資源的整合與利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。例如，一個國家級檔案資源平臺可以將不同地區(qū)、不同主題的檔案資源匯聚在一起，形成更大規(guī)模的數(shù)字檔案館，為用戶提供更為全面的歷史、文化、科技信息。

總體而言，建立綜合性檔案資源管理平臺是檔案管理領域數(shù)字化轉(zhuǎn)型的迫切需求。通過整合與集約管理，這一平臺將為用戶提供更為便捷、全面的檔案資源服務，推動檔案管理進入數(shù)字時代[ 4 ]。wSX5fn1T0SRHotsjIbs+DA==

（四）資源類型的多樣

通過拓展檔案資源的呈現(xiàn)形式，包括文字、圖片、音頻、視頻等多媒體類型，可以為用戶提供更多樣化的信息服務，滿足不同用戶群體的需求。

文字檔案作為傳統(tǒng)形式的檔案資源，其多樣性體現(xiàn)在文獻類型、文件形式等方面。在數(shù)字時代，檔案館可以通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將大量的紙質(zhì)文件、手稿等文字檔案資源以電子形式保存，并建立全文檢索系統(tǒng)，使用戶能夠更方便、高效地訪問和利用這些資源。

圖片檔案作為視覺形式的資源，可以包括歷史照片、地圖、手繪圖等。舉例而言，一個城市檔案館可以提供歷史地圖的數(shù)字化版本，用戶可以通過比對古今地圖，了解城市的演變歷程。此外，檔案館還可以通過數(shù)字化技術，將大量歷史照片整理出來并提供在線瀏覽，使用戶更深入地了解歷史文化。

另外，音頻和視頻檔案可為用戶提供更為直觀的信息體驗。例如，檔案館可以保存并數(shù)字化口述歷史、庭審記錄等音頻資源，用戶可以通過在線平臺收聽這些珍貴的歷史見證。同時，視頻檔案可以包括歷史紀錄片、會議記錄等，為用戶帶來全方位的視聽感受。

檔案資源的多樣化不僅涵蓋了不同形式的檔案材料，而且包括跨學科、跨領域的內(nèi)容。例如，一所大學檔案館可以整合學術論文、學術講座視頻、學術活動記錄等多種類型的資源，為學術研究提供更為全面的支持。通過資源類型的多樣化，檔案資源管理不再局限于傳統(tǒng)的文字檔案，而是實現(xiàn)了全方位的信息服務提供。這一創(chuàng)新措施將為用戶提供更為多元的學術、文化、歷史資源，促進檔案資源的更廣泛利用。

（五）滿足用戶的需求

檔案館可以制定并提供個性化、精準的服務，從而提高用戶滿意度，推動檔案資源管理朝更創(chuàng)新的方向邁進。首先，檔案館可以通過開展用戶調(diào)研，了解用戶的實際需求。這包括用戶對于檔案資源類型的偏好、檢索習慣、使用場景等方面的信息。通過分析這些數(shù)據(jù)，檔案館能夠更好地了解用戶的期望，有針對性地調(diào)整和改進服務。其次，根據(jù)用戶調(diào)研結(jié)果，檔案館可以定制個性化服務。例如，通過建立用戶檔案，記錄用戶的歷史檢索記錄、下載記錄、個人興趣等信息，為用戶提供個性化的推薦服務。這種定制化服務可以提高用戶對檔案資源的滿意度，有助于增強用戶黏性，促使其更加積極地利用檔案資源。在數(shù)字化時代，檔案館還可以通過智能化技術，提供更為智能的用戶服務。例如，引入智能語音助手或聊天機器人，為用戶提供實時咨詢、幫助用戶完成檢索、解答常見問題等服務。這樣的創(chuàng)新服務方式更加貼近用戶的使用習慣，提升了用戶體驗[ 5 ]。不僅如此，檔案館還可以通過舉辦培訓、研討會等活動，與用戶面對面交流，深入了解用戶的需求。這樣的交流有助于建立更加緊密的用戶關系，為檔案館提供實時的用戶反饋，為改進服務和發(fā)展新的服務提供有益的參考。通過滿足用戶需求、定制個性化服務，檔案資源管理將更好地滿足社會的多元化需求，實現(xiàn)資源的高效利用，進而推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

四、結(jié)語

檔案收集整理的基本原則和檔案資源管理的創(chuàng)新措施是檔案管理領域的重要議題。通過對問題的深入分析和原則的明確，可以建立更為科學、高效的檔案管理體系。同時，創(chuàng)新檔案資源管理的方式，將更好地滿足現(xiàn)代社會對信息的需求，推動檔案管理朝著數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展。在未來的研究和實踐中，應不斷總結(jié)經(jīng)驗，進一步完善相關制度和技術，促進檔案管理領域的不斷進步。

參考文獻：

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[5]張超.加強檔案材料的收集整理[J].蘭臺內(nèi)外，2020（34）：79-81.