國有企業(yè)辦公室在企業(yè)運(yùn)營中發(fā)揮的重要作用

橋梁般的承上啟下作用 辦公室是國有企業(yè)的關(guān)鍵部門，其工作具有綜合性和專業(yè)性的特點(diǎn)，肩負(fù)著聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、服務(wù)各方的重任，同時(shí)還承擔(dān)著辦文、辦事、辦會(huì)等各種具體的崗位工作。因此，為確保企業(yè)各部門、全員能夠全力以赴、齊心協(xié)力地有序開展各項(xiàng)工作，國有企業(yè)辦公室需要發(fā)揮出橋梁般承上啟下的作用。通過細(xì)致周密的組織安排、有效的協(xié)調(diào)溝通，讓企業(yè)不僅政令暢通，而且上下能夠步調(diào)一致，相互支持與合作。

參謀般的輔助決策作用 國有企業(yè)辦公室既要按照領(lǐng)導(dǎo)要求，負(fù)責(zé)企業(yè)政策制度、重要文件的起草工作并下發(fā)至各部門貫徹執(zhí)行，又要多方收集資料和信息，向領(lǐng)導(dǎo)真實(shí)準(zhǔn)確地反映相關(guān)工作的執(zhí)行落實(shí)情況和完成進(jìn)度，并協(xié)助做好領(lǐng)導(dǎo)決策部署的跟蹤、督辦、督查工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，發(fā)揮輔助決策作用。其管理能力、工作水平的高低，事關(guān)企業(yè)方針、政策能否落到實(shí)處，甚至對(duì)企業(yè)全局工作產(chǎn)生影響。

窗口般的內(nèi)外溝通作用 國有企業(yè)辦公室是企業(yè)的一個(gè)窗口，不僅對(duì)內(nèi)要服務(wù)決策、服務(wù)落實(shí)、服務(wù)職工、服務(wù)發(fā)展，履行多種服務(wù)職能，而且對(duì)外要展示出良好的企業(yè)形象。辦公室事無巨細(xì)，都要綜合考慮、面面俱到，并協(xié)調(diào)處理好企業(yè)內(nèi)外部各種問題，保證上傳下達(dá)、內(nèi)外溝通的順暢有效、銜接的及時(shí)高效，發(fā)揮窗口般的內(nèi)外溝通作用。

國有企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀

以經(jīng)驗(yàn)管理為主 缺乏科學(xué)管理的理念當(dāng)前，一些國有企業(yè)辦公室部分管理者在開展各項(xiàng)管理工作的過程中，存在經(jīng)驗(yàn)主義傾向，往往憑借以往經(jīng)驗(yàn)來管理，對(duì)于先進(jìn)科學(xué)的管理方法不能自覺主動(dòng)地去學(xué)習(xí)。一些辦公室內(nèi)部溝通不足，處于被動(dòng)執(zhí)行的狀態(tài)，主動(dòng)溝通的意識(shí)欠缺。同時(shí)，在辦公室定位上，有些管理者將其定位為二線服務(wù)部門，而非一線的生產(chǎn)銷售部門，辦公室主要起輔助作用，這種錯(cuò)誤認(rèn)知直接導(dǎo)致在辦公室的職責(zé)定位上不準(zhǔn)。在新形勢下，企業(yè)無論是在管理理念、管理方式方法上還是工作流程上均需要與時(shí)代同步和接軌，通過科學(xué)管理來提高管理效能，充分發(fā)揮出辦公室的各種職能作用。

信息化管理手段應(yīng)用不足 在信息化的時(shí)代，各行各業(yè)均在向現(xiàn)代化管理方向發(fā)展。然而，有些國企辦公室的管理者尚未形成信息化管理的意識(shí)，仍然沿用傳統(tǒng)模式來開展工作，應(yīng)用先進(jìn)設(shè)備和信息化技術(shù)進(jìn)行管理的意識(shí)不強(qiáng)，以致辦公室整體工作效率不高，職能未充分施展。以辦公室常見的督查督辦工作為例，仍有一些國企管理者采取人工逐一收集、分類、整理的傳統(tǒng)方式，不僅工作效率低，而且易出現(xiàn)遺漏，影響工作質(zhì)量。

缺乏科學(xué)合理的考核評(píng)價(jià)體系 國企辦公室涉及的工作內(nèi)容繁雜、瑣碎，無法對(duì)所有工作采用量化的形式來考核，因此多以定性評(píng)價(jià)為主，定量評(píng)價(jià)不足。由于量化指標(biāo)要求及標(biāo)準(zhǔn)不清晰，在對(duì)辦公室人員進(jìn)行崗位評(píng)價(jià)考核時(shí)存在一定的主觀性，令其缺乏明確工作目標(biāo)，不僅難以調(diào)動(dòng)人員的工作積極性，而且影響崗位工作質(zhì)量和工作效率的提高。

新形勢下國有企業(yè)辦公室管理效能提升路徑

引入科學(xué)先進(jìn)的管理理念 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和協(xié)同意識(shí) 在新形勢下，要想提升國企辦公室管理效能，辦公室管理者首先應(yīng)從思想上更新傳統(tǒng)管理理念，改變以往依賴經(jīng)驗(yàn)管理的思想觀念，引入科學(xué)先進(jìn)的管理理念并貫穿各項(xiàng)工作的始終。具體可從以下幾方面來進(jìn)行：

一是強(qiáng)化國企辦公室管理者責(zé)任意識(shí)。既要立足全局，走出以往對(duì)辦公室工作定位的錯(cuò)誤認(rèn)知，正確看待自身工作職責(zé)，以保證崗位工作在定位上的準(zhǔn)確。同時(shí)又要清楚認(rèn)識(shí)到辦公室管理在企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)中的重要性，明確自身崗位工作的價(jià)值，如此方可遵照工作要求嚴(yán)于律己、盡職盡責(zé)、保質(zhì)保量地在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成崗位工作任務(wù)。此外，面對(duì)繁雜瑣碎的工作，不可拖拖拉拉，而應(yīng)雷厲風(fēng)行、真抓實(shí)干，養(yǎng)成求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)與立即響應(yīng)、快速執(zhí)行的良好工作習(xí)慣，確保每一個(gè)細(xì)節(jié)均能落實(shí)到位。

二是國企辦公室管理者協(xié)同意識(shí)的強(qiáng)化。協(xié)同除企業(yè)內(nèi)部員工間、崗位間的協(xié)同外，還涉及部門間的協(xié)同。因此，作為國企辦公室的成員，要認(rèn)識(shí)到部門就是一個(gè)小集體，這個(gè)集體內(nèi)的每一名成員都要具備集體榮譽(yù)感和團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。只有在部門內(nèi)形成團(tuán)結(jié)一致、相互支持與協(xié)作的工作氛圍，才能讓每名成員受到感染和積極影響，才有利于國企辦公室整體工作效率的提高，從而節(jié)約管理成本。對(duì)于工作中遇到的重難點(diǎn)問題，要集中辦公室全員的一切力量，多層面多角度地分析問題，集思廣益，聽取不同建議和意見。在綜合分析考慮后，選取最優(yōu)方案來解決問題，以避免因工作的片面、疏忽而出現(xiàn)失誤。此外，還要遵循以人為本的原則，清楚地認(rèn)識(shí)到員工間的個(gè)體差異。為此，需要深入了解每名員工的優(yōu)缺點(diǎn)，知人善用，以發(fā)掘其潛能，將集體的效能和價(jià)值發(fā)揮到極致，實(shí)現(xiàn)人性化管理。

三是強(qiáng)化國企辦公室管理者精細(xì)化思維。要想提高國企辦公室的工作質(zhì)量，就要改變粗放式管理模式。管理者不僅要形成精細(xì)化思維，還要堅(jiān)持以精細(xì)化管理模式來開展管理工作。以服務(wù)企業(yè)員工為例，除了解和滿足其需求外，還要站在對(duì)方立場設(shè)身處地去考慮，并審視自我，不斷改進(jìn)、總結(jié)和推廣成功經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，辦公室工作文化也要向精細(xì)化發(fā)展，使部門的管理由制度化約束實(shí)現(xiàn)向文化約束的轉(zhuǎn)化，讓部門員工在潛移默化中成為其工作模式，以助推辦公室管理質(zhì)量的提升、管理水平質(zhì)的飛躍。此外，在平時(shí)的工作中應(yīng)融入創(chuàng)新意識(shí)、品質(zhì)意識(shí)，讓工作標(biāo)準(zhǔn)和要求隨之提高，并在不斷完善辦公室管理的過程中提高管理效能和價(jià)值。

優(yōu)化崗位工作流程 完善考核管理評(píng)價(jià)機(jī)制 提升國企辦公室的管理效能及水平，首先就要明確崗位職責(zé)，并對(duì)崗位工作流程加以細(xì)化和優(yōu)化。圍繞定崗、定責(zé)、定標(biāo)準(zhǔn)這一主線，進(jìn)一步優(yōu)化完善崗位說明書，從而明確各崗位職責(zé)及要求，避免由于職責(zé)要求不明晰而在部門內(nèi)形成內(nèi)耗。其次，對(duì)現(xiàn)有管理流程、工作流程進(jìn)行優(yōu)化，并加以分解、細(xì)化，制定出標(biāo)準(zhǔn)化的各崗位作業(yè)程序，并繪制流程圖，讓辦事流程得以全面規(guī)范，打造一支專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、國企辦公室管理團(tuán)隊(duì)。最后，完善考核管理評(píng)價(jià)機(jī)制。為有效調(diào)動(dòng)國企辦公室管理者工作積極性、主動(dòng)性，不僅要完善現(xiàn)有考核管理評(píng)價(jià)機(jī)制，還要設(shè)置獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。一方面，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的量化指標(biāo)，采用多種方法如調(diào)查問卷法、觀察法來展開綜合調(diào)研，對(duì)不同崗位不同工作的要求進(jìn)行細(xì)致分析，以使關(guān)鍵的量化指標(biāo)得以明確。對(duì)于非程序性工作需定性設(shè)計(jì)績效指標(biāo)，通過績效考核來激發(fā)員工工作熱情。同時(shí)，結(jié)合考核結(jié)果的應(yīng)用，確保制度化管理模式落實(shí)到位，以使管理效率得到顯著提升。另一方面，設(shè)置獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制。對(duì)于工作表現(xiàn)突出、取得成就的員工要給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神表彰，反之對(duì)消極怠工未完成本職工作者要給予相應(yīng)處罰，以達(dá)到獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的目的，從而避免讓員工產(chǎn)生干好干壞一個(gè)樣的不良印象，在辦公室內(nèi)部形成積極進(jìn)取的氛圍，讓員工的工作熱情在緊張卻不乏人性化的工作環(huán)境中得以點(diǎn)燃，積極性、主動(dòng)性得以提升，從而助推國企辦公室不斷提高管理水平。

加快推進(jìn)信息化管理進(jìn)程 國企辦公室管理效能的提升離不開信息化技術(shù)的應(yīng)用，要通過加快推進(jìn)信息化管理進(jìn)程來改變以往粗放管理的局面。因此，國企辦公室自上而下、由內(nèi)到外均應(yīng)采用信息化管理手段，通過管理方式的優(yōu)化創(chuàng)新、先進(jìn)信息技術(shù)在工作中的普及，確保各項(xiàng)工作流程有效銜接和無縫對(duì)接，從而避免因人為疏忽而出現(xiàn)管理漏洞。并且為保證企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策的準(zhǔn)確及時(shí)，需對(duì)任務(wù)管理程序加以開發(fā)，通過系統(tǒng)整合信息的收集以及任務(wù)的督辦，提供給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者全面而完整的信息，作為其決策參考依據(jù)。此外，信息化管理的推進(jìn)還涉及各種相關(guān)設(shè)備及工具的使用，如電腦設(shè)備、移動(dòng)智能終端等，借助這些終端設(shè)備能很好地對(duì)管理工作進(jìn)行在線溝通、回復(fù)、處置，從而提高信息傳遞的時(shí)效性，以及國企辦公室的辦事效率。

提升國企辦公室人員綜合能力 在新形勢下，國企辦公室管理效能的提升需要建立在辦公室成員整體工作能力提高的基礎(chǔ)上。因此，國企辦公室人員應(yīng)從三個(gè)方面來提升自身的能力：一是文字書面表達(dá)能力的提升。材料撰寫是辦公室諸多工作中的內(nèi)容之一，也是辦公室成員應(yīng)具備的基本功。這就需要辦公室人員平時(shí)利用各種撰寫材料的機(jī)會(huì)苦練基本功，勤于練筆，勤于用腦，多看多觀察，從多個(gè)角度分析問題，不斷總結(jié)和反思，從而準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖及工作要求，快速組織語言形成文字材料，長此以往，必將熟能生巧。二是綜合協(xié)調(diào)能力的提升。國企辦公室對(duì)內(nèi)對(duì)外均需要溝通協(xié)調(diào)。為此，首先要有顧全大局的意識(shí)，能夠服務(wù)好各方。三是要強(qiáng)化自身的溝通交流能力。本著以人為本的理念，虛心聽取他人意見與建議，學(xué)會(huì)換位思考，兼顧各方需求，才能提高溝通協(xié)調(diào)的有效性。最后，溝通方式方法應(yīng)引起足夠重視，把握好溝通協(xié)調(diào)的最佳時(shí)機(jī)，以對(duì)方易于接受的方式與之交流，并注意態(tài)度的誠懇、語言表達(dá)的準(zhǔn)確精練，能夠直接擊中問題的要害，促使雙方就關(guān)鍵事項(xiàng)達(dá)成一致，以提高溝通協(xié)調(diào)的成功率。

作者單位：中國生物技術(shù)股份有限公司