新時期，檔案事業(yè)發(fā)展要求加強檔案資源體系建設，拓展檔案資源收集范圍。為進一步推進高校檔案資源建設，確保合同的有效運行與及時歸檔，更好地維護學校及師生的合法權益，增強合同在學校各項工作中的服務保障能力，適應高校內部控制制度建設的相關要求，我們應加強高校合同、協(xié)議等各類契約性文書（即統(tǒng)稱為合同檔案）的收集管理，規(guī)范其歸檔整理，以期全面推進依法治校，促進學校持續(xù)健康發(fā)展。

一、高校合同檔案創(chuàng)新管理實踐的研究背景

（一） 合同檔案定義

在高校發(fā)展過程中，高校之間、高校與社會之間的聯(lián)動隨著時代發(fā)展不斷加強，簽訂合同、協(xié)議是高校之間、高校與社會之間最常見的聯(lián)系方式，也是最為常見的互動方式。高校之間、高校與社會之間簽訂的合同、協(xié)議種類豐富多樣，有經(jīng)濟合同、有辦學協(xié)議等；而高校在管理過程中，也會產(chǎn)生大量的校內合同與協(xié)議，最常見的采購合同、聯(lián)合辦學協(xié)議等。這些合同與協(xié)議已成為見證高校發(fā)展的重要憑證，是高校發(fā)展的直接記錄，也是明確高校之間、高校與社會之間權利與義務的重要憑證。

合同檔案是指合同從簽訂至終止的整個過程中形成的體現(xiàn)簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關的具有保存價值的其他文件材料。依據(jù)工作實踐，本文將合同檔案定義為“學校開展教學、科研及其他活動時，與自然人、法人和非法人組織等平等主體之間設立、變更、終止民事法律關系的協(xié)議，包括但不限于校（院）企合作、科研、培訓、服務、捐贈、物資設備采購、基建、勞務等合同?！?/p>

（二） 高校合同管理現(xiàn)存問題

通過對高校合同檔案管理情況的咨詢及調研分析，發(fā)現(xiàn)各高校普遍存在以下問題：一是合同管理意識欠缺。大部分高校都沒有認識到合同檔案缺乏管理的風險，從高校領導層面到合同管理相關的業(yè)務部門和人員層面來看，都對合同風險缺乏必要的防范意識[1]，對所管理的合同敷衍應付，或存在僥幸心理，只是走程序，并未真正履行相應的監(jiān)督職能，情況嚴重時會給學校造成重大損失。二是合同管理制度不完善。制度是保證合同檔案有序、規(guī)范開展的必要保障。但目前大多數(shù)高校并沒有制定統(tǒng)一規(guī)范的合同管理制度，已有的管理制度中關于合同審核、履行等方面的內容不具體，分工不明確，合同管理相關人員審查把關不嚴格、履職盡責不到位，導致一些不必要的糾紛，給學校造成經(jīng)濟損失。三是合同管理機制不健全。合同管理機制包括合同的監(jiān)管機制與合同的歸檔管理機制?，F(xiàn)階段大部分高校都沒有建立合同的監(jiān)管機制以及歸檔管理機制，因此容易出現(xiàn)合同管理混亂、履行效果不佳、維權意識欠缺等狀況，甚至出現(xiàn)一些無效合同。

二、高校合同檔案規(guī)范化管理的重要意義

（一）維護學校合法權益

合同檔案涉及學校內部的管理，加強學校合同檔案的創(chuàng)新化管理，有助于維護學校的合法權益和全面發(fā)展。因此，加強學校合同檔案的管理，不僅能夠保證學校合同簽訂質量，也保證學校的經(jīng)濟利益、教師的權利與義務，同時，加強學校合同檔案的規(guī)范化管理，也能夠為學校的長遠發(fā)展提供基礎保障。

（二）規(guī)范校內工作流程

高校合同檔案的管理遵循統(tǒng)一指導監(jiān)督、分類歸口管理、分級審批授權的工作機制。根據(jù)相關法律法規(guī)，結合實際情況，制定一套切實可行的合同管理制度，完善和規(guī)范對各類合同的規(guī)范化管理，同時加強合同管理各部門之間的配合聯(lián)動，也是完善和規(guī)范校內工作流程的重要環(huán)節(jié)。合同檔案中包含例如采購所需的各類申請、批復、商家信息、產(chǎn)品信息、價格比較統(tǒng)計數(shù)據(jù)等大量原始記錄材料[2]。把這些合同檔案收集好、管理好，也是對學校的資產(chǎn)采購工作、財務工作、紀委審計工作的督促與規(guī)范，具有規(guī)范校內各環(huán)節(jié)工作流程的重要作用。

（三） 豐富學校檔案資源

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中強調要拓展檔案資源收集范圍，因此我們要在原來的檔案資源種類基礎上發(fā)掘有價值的新的檔案，不斷完善與豐富高校檔案資源。高校及高校與社會間合同、協(xié)議簽訂有豐富的種類，包含經(jīng)濟合同與辦學協(xié)議等。合同檔案的整理歸檔增加了檔案類別，傳統(tǒng)的高校檔案管理類別包括文書類、教學類、科研類、基建類、人事類、實物類、照片類等，合同檔案可作為單獨一個專題類別進行規(guī)范保管，豐富了學校檔案資源，也有助于高校檔案部門服務范圍的拓展與延伸。高校合同檔案資源信息共享除了為歸檔部門提供信息參考憑證外，還可拓展高校檔案部門服務內容。

三、高校合同檔案創(chuàng)新管理實踐策略

（一）整理原則

學校遵循“防范風險和責任權利相統(tǒng)一”的原則，將學校合同事務交由綜合管理部門、歸口管理部門和承辦部門依各自權責進行管理和辦理。合同檔案管理必須遵循一定的整理原則，承辦部門將本年度內已經(jīng)簽訂完畢的合同，按照“一案一卷”的方式進行整理，每案均應按歸檔目錄完成。按照歸檔要求，合同生效后由檔案館集中統(tǒng)一管理。不同于其他傳統(tǒng)檔案材料等整理歸檔方式，合同作為專題檔案單獨歸檔。

（二） 檔號的確立

不同于文書、教學等常規(guī)檔案材料，由于合同檔案產(chǎn)生的部門和數(shù)量的不確定性，因此對于檔號的確立有一定的難度。根據(jù)實踐總結，推薦將合同檔案的檔號確立為“全宗—年度—部門號—案卷號”，例如1—2021—101000—001，1即學校的全宗號，2021即2021年簽訂產(chǎn)生的合同，101000指學校統(tǒng)一規(guī)定的各部門序號（例如101000對應的是資產(chǎn)處），001即第1卷。之所以將部門號設為檔號的一個環(huán)節(jié)，是因為每個部門形成的合同是獨立的，都是從第一卷開始給號，不會存在同時歸檔檔號的沖突，也不需要提前留號，屬于部門內流水。

（三）整理方法

一是保證一案一卷，采用“卷”的整理方式。按要求排列后，用黑色水性筆或打號器在每頁的右下角編寫頁號，編號時注意反正頁有字和圖表的頁面都需編號，空白頁不編號，卷內的編號為大流水，例如1，2，3……末頁。二是檔案材料不裝訂，結合按“件”整理的方式，每一卷都要打印一份《卷內文件目錄》，附在案卷最上邊，后附《備考表》，中間是完整的排好順序的檔案材料。檔案不裝訂是融合了“件”的整理優(yōu)勢，保護檔案紙質材料及后續(xù)檔案材料的增添。三是填寫好《備考表》，將本卷合同有特殊說明情況一并在《備考表》上記錄，因特殊情況未能歸檔的必歸項的缺失情況，必須填寫到備考表中，經(jīng)檢查后，立卷人和檢查人簽字確認，并附在這一卷檔案材料的最后邊。

四、高校合同檔案管理制度體系的建立

（一） 合同歸檔管理制度

1. 歸檔范圍

結合工作實際，高校合同檔案歸檔范圍應包括合同備案管理登記單、合同正本、合同審批單、合同簽訂雙方身份證明材料、與合同事項有關的批準文件、會議記錄、聯(lián)絡信函傳真、合同履行情況、合同涉訴材料等，同時合同檔案需按照“一案一卷”的方式立卷歸檔，便于保管和利用。

2. 歸檔流程

高校合同檔案的產(chǎn)生到歸檔是一項系統(tǒng)性很強的工作，涉及部門廣，合同類別多，管理流程復雜。檔案館需加強合同檔案宣傳，增強各部門合同檔案管理及歸檔工作意識，確保完整而高效地搜集各類合同檔案。高校合同的歸檔在每年上半年下發(fā)合同歸檔通知，收集去年形成的合同及相關材料。合同涉及單位的兼職檔案員依照歸檔通知立卷后，將每卷合同檔案的卷內文件順序按要求排列，再將每卷合同檔案信息按要求著錄到檔案信息管理系統(tǒng)中合同專題的臨時表中，并在案卷首頁前附上《卷內文件目錄》，在尾頁后附上《備考表》，整理完畢后將檔案實體移交到檔案館。檔案館檢查接收后再進行打印側脊、裝盒、上架，最后將系統(tǒng)中的臨時表信息移交歸檔到合同檔案正式表中，代表歸檔完畢。

（二）合同管理監(jiān)管制度

1.全程監(jiān)管——法律事務辦公室

學校設置法律事務辦公室（簡稱法務辦）作為學校合同事務的綜合管理部門，同時也是合同檔案最重要的監(jiān)管部門。學校合同管理實行統(tǒng)一指導監(jiān)督、分類歸口管理、分級審批授權的工作機制。學校對外簽署合同應當遵循“依法依規(guī)、平等互利、協(xié)商一致”的原則。法務辦對上述合同管理事務及合同管理制度的實施進行監(jiān)督檢查與責任追究。法務辦是合同歸檔監(jiān)管過程中最重要的角色，其主要職責包括以下幾點：（1）制訂學校合同管理具體措施，指導和監(jiān)督歸口管理部門、承辦部門制定和完善合同管理細則；（2）對合同進行合法性審查，依法提出法律意見；（3）對合同進行備案管理；（4）負責學校合同管理的監(jiān)督、檢查工作。法務辦將根據(jù)年度檢查報告或日常工作運行，不定期對各單位合同管理及合同履行進展情況進行抽查。

2.自我監(jiān)管——歸口管理部門

歸口管理部門負責對其主管范圍內的合同進行監(jiān)督檢查。學校歸口管理部門應按年度對業(yè)務主管范圍內的合同管理及合同履行進展情況進行檢查和監(jiān)督，并按年度向法務辦提交上一年度本部門合同管理年度檢查報告。年度檢查報告的內容包括但不限于：上一年度本部門合同簽訂數(shù)量、本部門對合同的管理方式、各類合同的履行進展情況以及合同在簽訂和履行過程中產(chǎn)生問題的原因、解決方式和解決結果等。

3.聯(lián)合監(jiān)管——檔案館會同法務辦

合同檔案應按相關歸檔要求和歸檔流程向學校檔案館歸檔。歸檔前檔案館會檢查移交檔案的齊全與完整，同時會同法務辦提供合同檔案備案登記部門與份數(shù)，進行移交歸檔的催交。在合同檔案移交歸檔管理監(jiān)管過程中，離不開檔案館與法務辦的密切溝通與配合，保證合同檔案順利、完整的移交歸檔。合同檔案的監(jiān)管制度需要創(chuàng)新檔案業(yè)務監(jiān)督指導方式，建立多重聯(lián)合機制[3]，將檔案工作融入各項業(yè)務的全過程。

五、結語

加強高校檔案資源建設是高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要內容，要求我們在實踐管理中，適當?shù)貏?chuàng)新優(yōu)化合同管理模式，滿足檔案管理新要求。各高校須重視合同檔案資源的歸檔管理，因為它不僅是高校推進依法治校的重要方式，是高校內部控制體系建設的重要內容，更是檔案資源建設必不可少的一部分。針對當前高校的合同管理還存在制度不完善、體系不健全等問題，我們應積極思考對合同進行標準、科學、規(guī)范的有效管理措施，不斷完善合同歸檔管理制度與監(jiān)管制度，才能保證合同的合法有效，從而實現(xiàn)合同檔案資源歸檔與利用目的。

參考文獻：

[1] 劉穎. 加強高校合同類檔案管理實踐探索[J]. 浙江檔案， 2021（12）： 60-62.

[2] 李林林. 優(yōu)化學校合同檔案管理分類的措施探索[J]. 辦公室業(yè)務， 2021（6）： 143-145.

[3] 崔立紅， 楊淑梅， 馬帥章. 創(chuàng)新優(yōu)化合同檔案的管理實踐探析[J]. 機電兵船檔案， 2020（3）： 52-54.

作者單位：遼寧師范大學檔案館