一、什么是檔案檢索工具

目前我國的綜合性檔案館大多館藏數量浩繁，想從這浩如煙海的檔案中迅速鎖定某一份檔案，必須借助科學、高效的檔案檢索工具。檔案檢索工具是打開檔案寶庫大門的“鑰匙”，簡單來說，就是以一定形式揭示和介紹館藏，報道、提供檔案信息和線索，科學管理和利用檔案的一種工具。

二、檔案檢索工具的作用

（一）實現檔案查找的關鍵

提供檔案查找的線索和手段，用戶根據需要，通過檢索工具迅速定位、查找所需的檔案材料，檢索工具直接關系到檔案利用服務的效率。

（二）宣傳報道的橋梁

對外宣傳、報道館藏情況、檔案價值，提升檔案服務社會效果和社會影響力。

（三）對外交流的工具

通過館際交流、聯合編制檔案檢索工具，各檔案機構可以了解彼此的館藏情況，交換信息、資源共享。

（四）提高工作效率的必要手段

直接反映館藏實體檔案管理體系、揭示館藏，是檔案人員熟悉館藏、開展各種業(yè)務活動必不可少的工具。

三、常用的檔案檢索工具

檔案檢索工具的種類有很多，根據不同的標準可以進行不同的分類，常見的檢索工具按照檢索范圍的不同來劃分，大體有以下三類。

（一）以全部館藏檔案為對象的檢索工具

主要有《檔案館指南》《全宗名冊》《索引》等。《檔案館指南》是一種以文章敘述的方式、全面介紹檔案館概況及其所保存檔案情況的報道型工具書；《全宗名冊》是一種全面揭示館藏全部全宗情況的書本式檢索工具；《索引》是提取或摘錄文件或案卷中所反映的某些特征，注明出處、并按某種特定順序排列而成的檢索工具，常見的有人名索引、地名索引、文號索引、檔案存放位置索引等。

（二）以一個全宗檔案為對象的檢索工具

主要有《全宗卷》《全宗指南》《案卷目錄》《文件級目錄》《全引目錄》等。

《全宗卷》是全宗檔案管理的重要工具，由記錄和說明立檔單位及其檔案的歷史和管理現狀的有關材料組合而成，因而也被稱為“檔案的檔案”。內容構成包括全宗介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統計類、檔案利用類、新技術應用類和綜合全宗卷。

《全宗指南》又稱“全宗介紹”，是一種以文章敘述形式介紹某一全宗立檔單位歷史、全宗歷史，揭示檔案內容與成分的檢索工具。

《案卷目錄》就是登記案卷的名冊，對整個全宗內的檔案進行分類、立卷、系統整理，依次編號、登記，就形成了案卷目錄。

《文件級目錄》包括卷內文件目錄、歸檔文件目錄。卷內文件目錄是指按照排列順序揭示卷內文件內容和成分的列表，通常放置在案卷的首頁。歸檔文件目錄是根據歸檔文件的分類方案和排列順序，系統而全面地組織起來，以揭示檔案文件全貌的一種檢索工具。傳統上以“卷”為單位整理的檔案需要同時編制案卷目錄和卷內文件目錄，2000年以后以“件”為單位整理的文書檔案，只需編制歸檔文件目錄。

《全引目錄》又稱“案卷文件目錄”“卷內文件目錄匯集”，它是將案卷目錄和卷內文件目錄匯編在一起的一種檢索工具。

（三）以館藏中特定主題相關的檔案材料為對象的檢索工具

主要有《專題目錄》《人名目錄》《照片目錄》等，特點是可以打破全宗限制，把同一問題或同一類別的文件條目組織在一起，實現按主題搜索檔案材料，有利于解決一些專業(yè)問題，進行科學研究。

四、河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）常用檔案檢索工具編制和使用情況

作為一個館藏豐富的省級綜合性國家檔案館，根據日常管理和利用工作的需要，省檔案館（省方志辦）已陸續(xù)編制了許多種檔案檢索工具，初步形成了一個檢索體系。

（一）手工檢索工具

1.供工作人員內部使用的檢索工具：（1）全宗卷。省館堅持規(guī)范整理全宗卷，常態(tài)化收集和充實全宗卷內容，隨著檔案業(yè)務工作的深入開展，持續(xù)豐富完善全宗卷，充分發(fā)揮好全宗卷在管理檔案工作中的“檔案”作用。（2）庫房索引。為方便管理和查找檔案，編制有“庫房全宗存放位置一覽表”“庫房全宗位置索引圖”等索引。

2.利用者直接使用的檢索工具：（1）檔案館指南。我館2021年編輯出版了新版《河北省檔案館指南》，是目前熟悉我館館藏檔案基本情況最為直接、快速的手段。（2）案卷目錄和文件目錄。我館館藏已整理過的全宗均有案卷目錄或文件目錄，是我館最多最基本的檢索工具，目前查檔利用大多依靠它進行檢索。目前革命歷史檔案文件級目錄分為開放和控制使用目錄兩種。（3）專題目錄。有“抗洪檔案”“領袖在河北”“商震檔案”“氣象檔案”“印章檔案”“照片檔案”等專題檔案目錄。近幾年，為提高利用效率，省館利用室工作人員積極探索，整理制作了“河北省檔案館民生類檔案目錄索引”“烈士信息名錄”等專題檔案目錄和索引，極大地方便了利用者的專項查詢需求。

（二）計算機檢索系統

為實現檢索方式的多樣化，省檔案館（省方志辦）從20世紀80年代開始機讀目錄著錄和目錄數據庫建設工作，目前省館主要應用的機檢系統有“檔案信息利用中心系統”“數字閱覽室管理系統”，可提供清代、革命歷史、民國、建國后等各個時期的部分檔案案卷級和文件級目錄檢索，可實現館藏開放的革命歷史檔案和部分現行檔案原文查看、下載服務，有很高的檢索效率，并且查找速度比手工查找要快得多。

在眾多檢索工具中，代表未來發(fā)展趨勢的是計算機檢索系統，它能全、準、快、便地查找出所需檔案信息，并保證較高的檢全率、檢準率和檢索速度，但是我館目前較多使用的還是案卷目錄、文件目錄等傳統的手工檢索工具。因此，今后在完善充實手工檢索工具的同時，必須繼續(xù)努力做好各種檔案基礎工作，比如目錄著錄標引規(guī)范化標準化、電子目錄建設等，爭取早日實現向現代化檢索過渡，為提升省館（辦）檔案業(yè)務水平夯實基礎。

作者單位：河北省檔案館（河北省地方志編纂委員會辦公室）