科學整合檔案信息資源[1]是2014年中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合發(fā)布《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中提出的要求。通過對中國知網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫檢索，發(fā)現(xiàn)近10年來關于“科學整合檔案信息資源”主題的文章約1100篇，足以看出學者對此主題的高度關注?？v覽這些文章，其主要觀點集中在大數(shù)據(jù)背景下檔案資源的合理配置[2]、館際合作[3]、深度開發(fā)[4]、有效共享[5]、政策完善[6]等方面的研究，而將整合檔案信息資源的理念應用至《全宗卷規(guī)范》與河北省機關檔案工作目標管理認定標準（以下簡稱標準），至今仍為空白。本文結合對《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的理解，將整合理念應用至《全宗卷規(guī)范》與標準，探索二者整合的路徑。

一、全宗卷與標準整合的必要性

（一）全宗卷與“標準”獨立整理的弊端

為了更好地對檔案進行標準化管理，適應標準要求，很多基層立檔單位針對標準進行逐條梳理，獨立整理出一套“專項檔案”。隨著各省因適應時代發(fā)展而不斷修訂標準，基層立檔單位同時整理出多套不同版本的“專項檔案”，一定程度上影響了檔案的科學管理。一是“專項檔案”與全宗卷內容有重疊，對于保存套數(shù)有限的檔案，需要復印保存，復印檔案不僅耗用時間精力、重復占用庫房空間，還增加了檔案原件破損的風險系數(shù)。二是多個標準下的“專項檔案”容易出現(xiàn)斷層，不能形成年代連續(xù)的案卷，難以做到后續(xù)高效地統(tǒng)籌利用。三是“專項檔案”是為完成檔案達標工作而產(chǎn)生的，隨著標準版本的修訂更新，“專項檔案”需要不斷調整，卷（件）數(shù)量大的“專項檔案”在不斷調整中增加了破損甚至丟失的風險。

（二）全宗卷與標準整合的優(yōu)勢

全宗卷與各省出臺的標準相對獨立，但也有一定相關性。將不斷修訂的標準整合到相對穩(wěn)定的全宗卷，有很多優(yōu)勢。一是避免了重復復印，節(jié)省了時間、空間，提高了檔案工作效率，降低了原件的使用率，有力地保護了檔案原貌。二是突破了多版標準的束縛，建立連續(xù)的全宗卷文件級目錄，便于后期檢索利用，有利于更好地應對不斷更新的標準考核。三是全宗卷內文件排序更加穩(wěn)定，全宗卷內容更加豐富，文件突破了“保管期限”的限制，如文件歸檔的通知、檔案培訓的通知等，按照保管期限劃分為定期保存的檔案，有利于檔案管理相關文件的長期保存。

二、全宗卷與標準的范疇界定

（一）全宗卷的含義及版本選取

全宗卷是由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具[7]。全宗卷整理的指導性文件是《全宗卷規(guī)范》?！度诰硪?guī)范》我國現(xiàn)執(zhí)行的版本是DA/T12-2012，上一版是DA/T12-94，作為行業(yè)標準具有相對穩(wěn)定性。2012版《全宗卷規(guī)范》中“全宗卷的內容構成”分9項條款，分別為全宗（館藏）介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計類、檔案利用類、新技術應用類、綜合全宗卷。大多基層立檔單位不涉及第9項綜合全宗卷，因此本文僅從前8項條款展開討論。

（二）標準的含義及典型版本選取

標準是各省檔案行政部門制定的衡量基層立檔單位檔案整理水平的依據(jù)，是推動檔案科學規(guī)范管理的指導性文件。隨著時代的發(fā)展，各省檔案局為全面貫徹落實國家檔案局和各省檔案工作安排部署，不斷修訂標準來更好地引領各單位檔案工作。近年來，河北省檔案局陸續(xù)出臺5份關于“檔案工作目標管理認定”的標準，分別為《河北省機關、團體、事業(yè)單位檔案工作目標管理辦法》（冀檔﹝2003﹞4號）、《河北省機關、團體、事業(yè)單位檔案工作目標管理特級標準考核辦法（試行）》（冀檔發(fā)﹝2006﹞10號）、《河北省機關檔案工作目標管理認定辦法》（冀檔﹝2011﹞2號）、《河北省機關檔案工作目標管理認定辦法》（冀檔發(fā)﹝2021﹞1號）、《河北省機關檔案工作目標管理認定辦法》（冀檔發(fā)﹝2024﹞1號）。伴隨不同版本標準的出臺，基層立檔單位整理出5套“專項檔案”，不利于“專項檔案”保存的連續(xù)性，不能高效發(fā)揮“專項檔案”應有的歷史價值。為了解決這些弊端，本文選擇現(xiàn)執(zhí)行2024年版標準與全宗卷進行整合，其他版本（如2003年版、2006年版、2011年版和2021年版）可參照借鑒。

三、全宗卷與標準整合的路徑

（一）堅持類目相似或相近原則

堅持類目相似或相近原則進行整合，將全宗卷與2024年版標準進行匹配，簡化了整合程序，提高了整合效率。具體操作如下：

將類目相似或相近原則應用至2024年版標準。2024年版標準四大項分別為體制機制、基礎設施建設、基礎業(yè)務建設、信息化建設。標準中的基礎設施建設、信息化建設分別與《全宗卷規(guī)范》中的檔案保管類、新技術應用類相對應?；A業(yè)務建設下設7項，分別為一般要求、形成與收集、整理與歸檔、保管與保護、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交。第2—7項可分別對應《全宗卷規(guī)范》中的檔案收集類、檔案整理類、檔案保管類、檔案鑒定類、檔案利用類、檔案統(tǒng)計類。一般要求均可在《全宗卷規(guī)范》中找到相應內容（圖1）。

（二）堅持求同存異原則

將全宗卷與標準整合，本質上是將標準并入全宗卷。在并入過程中，有時會遇到《全宗卷規(guī)范》沒有明確提及的類目，這時需要堅持求同存異原則，保留不同之處。例如，2024年版標準中的“體制機制”，此內容在《全宗卷規(guī)范》沒有明確提及，本著求同存異原則，同時保持“體制機制”中項目的關聯(lián)性，經(jīng)過反復考量，建議將此部分內容劃至《全宗卷規(guī)范》的第1項全宗（館藏）介紹類。

四、細化整合后全宗卷的整理代碼

（一）全宗卷的門類代碼

將全宗卷與標準整合后，全宗卷的內容更加豐富，基層立檔單位在進行檔案工作目標管理認定時，如何快速地從大量全宗卷文件中找到所需成為難點。本文借鑒2018年國家檔案局令第13號《機關檔案管理規(guī)定》[8]第三十三條的機關檔案門類代碼和2022年國家檔案局檔函﹝2022﹞58號中的《機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（樣例）中門類劃分的規(guī)定，將全宗卷內容設置一級和二級門類代碼。

1.全宗卷的一級門類代碼

一級門類代碼與《全宗卷規(guī)范》“全宗卷的內容構成”相對應，選擇關鍵詞首字母設置代碼，如選取全宗（館藏）介紹類中的關鍵詞“介紹”的首字母JS作為門類代碼，選取檔案收集類中的關鍵詞“收集”的首字母SJ作為門類代碼，以此類推。檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計類、檔案利用類的門類代碼分別為ZL、JD、BG、TJ、LY（圖2）。新技術應用類中的關鍵詞“技術”首字母JS與全宗（館藏）介紹類中的關鍵字“介紹”的首字母JS相同，因此，借用2024年版標準中的第四項“信息化建設”的關鍵詞“信息化”首字母XXH作為新技術應用類的門類代碼。

2.全宗卷的二級門類代碼

為了更好地將全宗卷的內容進行科學有序管理，在全宗卷下設二級門類格外重要。

（1）全宗（館藏）介紹類

在探討全宗卷與兩個標準的整合路徑時，將2024年版標準中的體制機制劃入《全宗卷規(guī)范》中的全宗（館藏）介紹類。建議將全宗（館藏）介紹類中原有表述涵蓋的內容命名為全宗背景，現(xiàn)執(zhí)行的2024年版標準中的體制機制下設的4項為二級類目名稱，即《全宗卷規(guī)范》第1項全宗（館藏）介紹類的二級類目名稱為全宗背景、組織領導、機構人員、基本機制、經(jīng)費保障。選取關鍵詞背景、組織、機構、機制、經(jīng)費的首字母作為二級門類代碼，即BJ、ZZ、JG、JZ、JF。

（2）檔案收集類

檔案收集類在《全宗卷規(guī)范》中的解釋為“檔案接收和征集工作的辦法、標準，檔案（資料）交接文據(jù)及相關目錄，檔案來源和檔案歷史轉移過程說明材料等”。作為基層立檔單位，此類大多為交接文據(jù)及相關目錄，《全宗卷規(guī)范》解釋中的辦法、標準、說明材料等相對較少，因此，建議將其分為兩部分，即交接手續(xù)和收集說明，取關鍵詞手續(xù)和說明的首字母作為二級門類代碼，即SX和SM。

（3）檔案整理類

檔案整理類在《全宗卷規(guī)范》中的解釋為“文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定，檔案整理工作方案、整理工作說明和小結等”[7]。作為基層立檔單位，此類大多為整理完畢的歸檔案卷目錄和歸檔文件目錄，兩類目錄可以分別取文件和案卷的首字母作為二級門類代碼，即WJ和AJ。檔案整理類的解釋內容以整理說明作為二級類目名稱，取“說明”的首字母SM作為二級門類代碼。

（4）檔案保管類

檔案保管類在《全宗卷規(guī)范》中的解釋為“檔案保管工作制度，檔案安全檢查、檔案破損情況調查與修復（搶救）、重點檔案保護、珍貴檔案仿真復制件制作等工作的記錄和說明材料，檔案保管狀況分析和工作總結、報告等”。建議將保存內容較多的安全檢查、出入庫登記、溫濕度記錄設為二級門類名稱，取關鍵詞首字母作為二級門類代碼，即JC、CR、WS。其他相關的工作制度、應急預案等文件，以保管說明作為二級類目名稱，二級門類代碼設為SM。

（5）檔案利用類

檔案利用類建議將利用手續(xù)、利用效果、利用成果設為二級門類名稱，取關鍵詞手續(xù)、效果、成果的首字母作為二級門類代碼，即SX、XG、CG。其他相關的工作制度、檢索工具編制情況等文件，以利用說明作為二級類目名稱，二級門類代碼設為SM。

（6）檔案鑒定類、檔案統(tǒng)計類、新技術應用類

這三類對于基層立檔單位來說，每年產(chǎn)生的文件較少，不建議設置二級門類。對于此三類產(chǎn)生文件較多的立檔單位，可根據(jù)實際情況自行設置二級門類。

（二）全宗卷的文件編號

1.文件編號的組成要素

《全宗卷規(guī)范》中規(guī)定文件材料以件為單位進行裝訂，文件材料的編號由“全宗號—類號—件號”三部分組成。鑒于大多基層立檔單位不在檔案館移交范圍內，沒有特有的全宗號，因此將文件材料進行編號時可省略全宗號一項。綜合本文所述的一級和二級門類代碼，文件編號宜由“一級門類代碼—二級門類代碼—件號”三部分組成。例如，全宗卷中全宗（館藏）介紹類全宗背景中第一件文件的編號為JS-BJ-1，檔案收集類收集手續(xù)中第一件文件的編號為SJ-SX-1。

2.文件編號的標注用筆

全宗卷文件作為立檔單位重要的檔案，降低因涂改編號而帶來的損壞，也是保護檔案原貌的一種方式。因此，文件編號宜使用鉛筆標注，以便在出臺新的《全宗卷規(guī)范》后進行靈活調整。

3.文件編號的多重使用

對于可以放在兩個以上全宗卷門類的特殊文件，可以僅將完整文件放在排序靠前的門類，后續(xù)可在全宗卷目錄中標明首次出現(xiàn)的文件編號，類似于檔案管理中的“互見號”，避免了同一全宗內的重復復印。例如，基礎數(shù)字匯編，既可以歸到檔案統(tǒng)計類，又可歸到檔案利用類檔案利用成果中，若無多份文件，可以將文件放入第一次出現(xiàn)的門類檔案統(tǒng)計類，第二次出現(xiàn)的門類可以在全宗卷目錄中僅填寫文件編號。

本文以科學整合檔案信息資源為理論基礎，立足于我國現(xiàn)階段執(zhí)行的《全宗卷規(guī)范》DA/T12-2012，以舉例的方式，探討了行業(yè)標準與省級標準的整合方法，希望基層立檔單位在不斷更新的省級標準下，能夠將全宗卷文件整理好，將達標工作完成好。

參考文獻：

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作者單位：河北省地質環(huán)境監(jiān)測院