新形勢下人口構(gòu)成檔案管理工作研究

2024-07-20 00:00:00張愛紅

管理學(xué)家 2024年13期

[摘要]黨的二十大報告提出，要優(yōu)化人口發(fā)展戰(zhàn)略，建立生育支持政策體系。當(dāng)前，我國人口老齡化問題嚴(yán)重，新生兒數(shù)量嚴(yán)重減少，使得國家的人口紅利優(yōu)勢被嚴(yán)重削弱。對此，國家不斷修改人口構(gòu)成政策，提倡適齡婚育，建議一對夫妻可以生育三個孩子。與此同時，要全面創(chuàng)新人口構(gòu)成檔案管理工作，這樣不僅可以保證工作效率得到大幅提升，而且可以為后續(xù)的查閱或參考提供便利。基于此，文章深入探究檔案管理工作的全新發(fā)展，提出人口構(gòu)成檔案管理工作的全新思路，以供參考。

[關(guān)鍵詞]新形勢；人口構(gòu)成；檔案管理；全新思路

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）13-0089-03

人口構(gòu)成檔案具有重要價值，不僅便于后續(xù)查閱，而且可以為后續(xù)的人口數(shù)量普查和人員構(gòu)成狀況等提供重要的參考價值，制定符合時代發(fā)展的全新政策。探索新形勢下人口構(gòu)成檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高人口構(gòu)成檔案管理水平，對于更好地推進(jìn)新時期的人口發(fā)展、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會又好又快發(fā)展具有積極作用。但是，隨著時代的不斷發(fā)展，原有的檔案管理工作模式無法和當(dāng)前需求保持一致性，這就需要推動檔案管理工作實現(xiàn)全面創(chuàng)新的發(fā)展[ 1 ]。

一、加強(qiáng)計劃人口構(gòu)成檔案管理工作的意義

（一）提高工作效率

當(dāng)人口數(shù)量不斷增長時，人口構(gòu)成檔案內(nèi)容也隨之不斷增加，這在一定程度上會降低人口構(gòu)成檔案管理工作效率。為了妥善解決效率問題，要改進(jìn)人口構(gòu)成檔案管理工作，在管理過程中引入多樣化方式，制定科學(xué)可行的工作制度，為人口構(gòu)成檔案管理工作效率的提升提供保障。

（二）便于查閱和參考

對人口構(gòu)成檔案而言，其作用通常體現(xiàn)在查閱和參考等方面。通過檔案查閱，可以全面掌握當(dāng)前的人口增減狀況，將實際情況作為依據(jù)，合理制定人口構(gòu)成制度。新形勢下，全面創(chuàng)新發(fā)展人口構(gòu)成檔案管理工作具有重要作用，可以將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理過程，保證檔案查閱的高效性。依托這樣的方式，還可以完成特定時段或固定詞語的查詢工作，為檔案管理工作的健康發(fā)展提供一定的助力。

（三）為群眾提供更好的服務(wù)

在新形勢下，不僅要創(chuàng)設(shè)人口構(gòu)成檔案管理體系，而且要優(yōu)化創(chuàng)新思維體系，這樣可以更加科學(xué)地整理分析相關(guān)信息資源，深入剖析群眾的需求和期望，確保檔案管理的作用得到最大化呈現(xiàn)，助力提供精準(zhǔn)化和個性化的服務(wù)。例如，全面掌握不同群體的生育需求，在了解不同需求的前提下科學(xué)分析人口構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)，甚至將個性化指導(dǎo)思想作為依據(jù)，提供更多服務(wù)和支撐。同時，在信息技術(shù)的作用下，更好地與群眾開展交流互動，保證服務(wù)質(zhì)量和群眾滿意度都得到大幅提升。

二、新形勢下人口構(gòu)成檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展方向

（一）人口構(gòu)成檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化

在開展人口構(gòu)成檔案管理工作時，應(yīng)全面建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理體系，在該體系的基礎(chǔ)上，高效落實人口構(gòu)成檔案管理工作[ 2 ]。在具體實踐中，不僅要將制定統(tǒng)一的分類及保存等標(biāo)準(zhǔn)作為著力點，而且要遵守科學(xué)、規(guī)范等原則，這樣可以更加清晰、有序地掌握各個工作流程，確保更加標(biāo)準(zhǔn)化地完成管理檔案借閱或轉(zhuǎn)移等工作，推動檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)得以實現(xiàn)。

此外，應(yīng)將檔案工作的計劃性和前瞻性作為切入點，制訂相關(guān)的年度工作計劃等，明確檔案管理的目標(biāo)或方向，突出體現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的作用，為人口構(gòu)成檔案管理工作的順利落實提供保障。

（二）檔案管理的信息化

科學(xué)技術(shù)水平的大幅提升，使得信息技術(shù)得到廣泛運用，營造了良好的信息化市場環(huán)境。在這一背景下，人口構(gòu)成檔案管理工作要加快創(chuàng)新發(fā)展，憑借對智能化或信息化技術(shù)的全面應(yīng)用，讓檔案管理從傳統(tǒng)的模式中掙脫出來，打造全新的工作格局。

首先，全面建立數(shù)字化檔案庫，充分運用信息化檔案軟件，快速整合與分析檔案信息，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

其次，創(chuàng)建便于識別的數(shù)字檔案庫，對人口構(gòu)成紙質(zhì)檔案進(jìn)行拍照、掃描等數(shù)字化處理，推動紙質(zhì)檔案ZQKBVTG7bJPkUGbpwi+Fm4H4zA5NiqNRJEKoT4vUdWQ=向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，讓檔案得到永久性保存的同時，進(jìn)一步發(fā)揮檔案庫信息檢索功能的強(qiáng)大優(yōu)勢。

與此同時，在人口構(gòu)成檔案管理中，運用相關(guān)的信息化管理軟件，更加簡單高效地完成檔案的整理分類及統(tǒng)計等工作，全面體現(xiàn)人口構(gòu)成檔案工作信息化和智能化發(fā)展的優(yōu)勢。

（三）檔案管理的規(guī)范化

為了使人口構(gòu)成檔案的內(nèi)容更加精準(zhǔn)和完整，在實際工作中應(yīng)科學(xué)管理或規(guī)范化處理檔案審核流程。具體來講，針對各類人口構(gòu)成檔案信息管理，要不斷加大審核校對力度，確保人口構(gòu)成信息的真實性和可靠性。此外，全面開展人口構(gòu)成檔案管理的專業(yè)化培訓(xùn)工作，提升從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素質(zhì)，保證從業(yè)人員在檔案管理工作中嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定或標(biāo)準(zhǔn)，大幅提升檔案管理的規(guī)范性。

三、新形勢下人口構(gòu)成檔案管理工作中存在的不足

（一）缺乏完善的管理制度

對人口構(gòu)成檔案管理工作展開全面探究可知，管理制度不夠完善是目前存在的問題之一。缺乏完善的管理制度，會增大檔案管理工作的隨意性，削弱檔案管理工作應(yīng)用流程的規(guī)范性，導(dǎo)致人口構(gòu)成檔案的價值無法充分發(fā)揮。在開展人口構(gòu)成檔案管理工作時，未全面落實責(zé)任制度，導(dǎo)致部分工作人員的責(zé)任意識明顯不足，甚至使得該項工作的公共效用大幅降低，無法順利提升人口構(gòu)成檔案管理的水平。

（二）工作人員的素質(zhì)有待提升

人口構(gòu)成檔案管理工作人員的素養(yǎng)不高，會對新形勢下人口構(gòu)成檔案管理工作產(chǎn)生明顯的不良影響。工作人員存在老齡化嚴(yán)重的問題，使得工作模式以傳統(tǒng)模式為主，未進(jìn)行必要的創(chuàng)新優(yōu)化，使得人口構(gòu)成檔案管理的效果相對偏低。

另外，檔案管理人才流失比較嚴(yán)重，且因行業(yè)普遍薪酬偏低，難以留住人才，組建優(yōu)秀的管理團(tuán)隊存在較大的難度，甚至無法精準(zhǔn)實施檔案管理制度，進(jìn)而對人口構(gòu)成檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。

（三）人口構(gòu)成檔案管理思想意識不足

思想意識決定行為，如果在思想認(rèn)知方面存在一定的偏差，會使相關(guān)措施執(zhí)行產(chǎn)生一定的問題。對當(dāng)前人口構(gòu)成檔案管理現(xiàn)狀開展全面分析可知，目前思想意識不足的問題十分明顯，相關(guān)管理人員在開展人口構(gòu)成檔案管理工作時，未對該檔案管理工作的重要性形成正確認(rèn)知，在開展各項工作時缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和責(zé)任心，使該項工作的完成質(zhì)量相對偏低，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用[ 3 ]。

（四）信息化建設(shè)力度不足

科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，使得信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，檔案管理也不例外。在信息化技術(shù)的輔助下，推動檔案信息化建設(shè)提速可以對各項工作的開展產(chǎn)生積極作用。但是，對實際的人口構(gòu)成檔案管理工作展開全面分析可知，信息化建設(shè)力度不足是主要問題之一。由于相關(guān)單位對人口構(gòu)成檔案資料的掃描及數(shù)字化處理缺乏重視，也尚未構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案信息管理和利用的效率明顯降低，對人口構(gòu)成檔案信息化水平的發(fā)展產(chǎn)生不良影響。

四、新形勢下人口構(gòu)成檔案管理工作的全新思路

（一）加強(qiáng)人口構(gòu)成檔案管理頂層設(shè)計

在對人口構(gòu)成檔案管理實施頂層設(shè)計時，相關(guān)單位要以實際情況為切入點，完善相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，充分考慮人口結(jié)構(gòu)變化及社會發(fā)展需求等情況，聚焦政策文件展開深入調(diào)研，建立更加科學(xué)有效的管理系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)。該系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)涵蓋各個方面的檔案管理，也讓差異化系統(tǒng)得以延伸，為人口構(gòu)成檔案管理工作的開展提供有效助力。

在加強(qiáng)檔案管理頂層設(shè)計時，要明確不同崗位的職責(zé)差異化目標(biāo)，可以設(shè)立專項檔案管理崗位，收集、整合人口構(gòu)成檔案。為了實時維護(hù)人口構(gòu)成檔案管理信息化系統(tǒng)，信息化建設(shè)部門要充分發(fā)揮其職能優(yōu)勢，提高人口構(gòu)成檔案管理工作的專業(yè)性和高效性。

除此之外，人口構(gòu)成檔案管理部門要與相關(guān)部門建立有效溝通機(jī)制，共享重要信息，形成協(xié)作合力，為檔案管理工作的推進(jìn)提供助力。

（二）完善管理制度

在全新的發(fā)展形勢下，對人口構(gòu)成檔案管理工作制度進(jìn)行創(chuàng)新完善至關(guān)重要。如果制度足夠完善，就可為人口構(gòu)成檔案管理工作的高效開展提供依據(jù)，為國家的穩(wěn)定發(fā)展提供助力。

基于此，相關(guān)部門應(yīng)對人口構(gòu)成檔案管理工作制度加強(qiáng)重視，保證該制度更加科學(xué)完善。構(gòu)建完善的賞罰制度，對檔案管理細(xì)節(jié)開展必要的分析或研究，保障檔案管理各項工作的嚴(yán)格落實。在開展人口構(gòu)成檔案管理工作時，要完善人口構(gòu)成檔案管理制度，利用該制度為人口構(gòu)成管理工作的開展提供助力。

（三）重視管理信息化和資源開發(fā)利用

充分運用計算機(jī)技術(shù)或掃描技術(shù)，優(yōu)化完善硬件設(shè)施配置，搭建資源共享和信息化服務(wù)平臺。借助該平臺的作用，更好地維護(hù)檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理朝數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變提供助力。

與此同時，利用集中管理的方式處理人口構(gòu)成檔案，為了使各項資料更加完整和精準(zhǔn)，不僅要統(tǒng)一化管理歸檔材料，而且要嚴(yán)格管控檔案資料的借閱或查閱流程，大幅降低檔案資料被損壞的概率，為檔案資料利用效率的提升提供保障。

檔案工作的核心是開發(fā)利用，在開展檔案管理工作時，要加強(qiáng)對資源開發(fā)利用的重視。從相關(guān)管理人員的角度來講，其不僅要全面學(xué)習(xí)人口構(gòu)成的全新政策，而且要更好地掌握全新的檔案管理理念或技術(shù)，還要強(qiáng)化服務(wù)意識，保證服務(wù)質(zhì)量得到明顯提升。

此外，要充分挖掘人口構(gòu)成檔案資源，不斷拓寬檔案收集渠道，圍繞人口構(gòu)成開展各項工作，提高資源的利用率和開發(fā)效率[ 4 ]。

（四）推動檔案管理的現(xiàn)代化

為了使人口構(gòu)成檔案管理工作符合現(xiàn)代化要求，要不斷增大對該方面的資金投入力度，更好地引入先進(jìn)的技術(shù)或設(shè)施。

第一，對檔案管理相關(guān)的技術(shù)或設(shè)施進(jìn)行及時有效的升級處理，可以升級檔案庫房中的空調(diào)設(shè)備，補(bǔ)充安裝去濕氣設(shè)備，可以將現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)融入其中，提升檔案管理的有效性。

第二，引入計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將內(nèi)部檔案信息資料存入計算機(jī)，為后續(xù)人員的查詢或借閱提供便利。采用這樣的方式，可以起到節(jié)約人力、物力的效果，也能在一定程度上提高工作效率。

（五）提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和責(zé)任心

首先，強(qiáng)化專項領(lǐng)域培訓(xùn)。將人口構(gòu)成檔案管理工作的從業(yè)水平和綜合素養(yǎng)作為依據(jù)，開展針對性的培訓(xùn)活動，組織所有工作人員積極學(xué)習(xí)和掌握檔案管理理論知識，參加相應(yīng)的實踐培訓(xùn)，保證工作人員對檔案管理產(chǎn)生正確的認(rèn)知。同時，掌握檔案管理的原理及歸檔方法等，確保工作人員的能力和素養(yǎng)得到明顯提升，在檔案管理中發(fā)揮作用。此外，針對培訓(xùn)內(nèi)容開展有效的討論，形成全新的思維邏輯，為工作人員專業(yè)能力的提升奠定基礎(chǔ)。

其次，提升從業(yè)人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。在人口構(gòu)成檔案管理工作中，加強(qiáng)從業(yè)人員的職業(yè)道德素養(yǎng)至關(guān)重要，相關(guān)單位在培訓(xùn)中要加入職業(yè)道德素養(yǎng)方面的內(nèi)容，不斷提升從業(yè)人員的職業(yè)素質(zhì)。在開展檔案管理工作時，要嚴(yán)格遵守相關(guān)的制度或規(guī)定，樹立良好的服務(wù)意識或使命感，為檔案管理工作的高質(zhì)高效完成提供保障。

需要注意的是，為了讓從業(yè)人員對培訓(xùn)加強(qiáng)重視，可以制定相應(yīng)的獎懲制度，將考核成績與福利待遇掛鉤，保證從業(yè)人員可以更加積極和認(rèn)真地參加培訓(xùn)，確保其專業(yè)性和職業(yè)素養(yǎng)得到大幅提升[ 5 ]。

五、結(jié)語

我國是人口大國，社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展都要以人口發(fā)展為基礎(chǔ)，全方位考量新時期的人口構(gòu)成情況，積極推進(jìn)人口構(gòu)成檔案管理工作水平的提高。新形勢下，必須推動人口構(gòu)成檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，加強(qiáng)信息化、智能化建設(shè)，保證其作用得到最大限度的發(fā)揮，在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步助力社會經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。