摘要：黨的二十大報告提出，要完善網(wǎng)格化管理、精細化服務(wù)、信息化支撐的基層治理平臺，為信息化技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案平臺提供了方向。在國家大力發(fā)展信息化產(chǎn)業(yè)的大背景下，地方應(yīng)用型本科高校檔案管理效率面臨新的挑戰(zhàn)，檔案管理模式必將發(fā)生一場大的變革。在分析地方應(yīng)用型本科高校檔案管理效率存在問題的基礎(chǔ)上，提出完善對于檔案結(jié)構(gòu)和原始檔案的保護、運用現(xiàn)代化提升檔案信息化和數(shù)字化管理水平、制訂并完善檔案管理信息化軟件系統(tǒng)的技術(shù)標準、加強專業(yè)人才培訓(xùn)等提升檔案管理效率的路徑。

關(guān)鍵詞：信息化應(yīng)用型本科高校檔案管理效率

ResearchonthePathofImprovingArchiveManagementEfficiencyinAppliedUndergraduateUniversitiesUndertheBackgroundofInformatization

ZHANGHuiWUYuanyuanFUHeLIUYueWUYanzhuang

HengshuiUniversity，Hengshui，HebeiProvince，053000China

Abstract：Thereporttothe20thCPCNationalCongressproposedtoimprovethegrassrootsgovernanceplatformwithgridmanagement，refinedservicesandinformatizationsupport，whichprovidesadirectionfortheconstructionofdigitalarchiveplatformswithinformationtechnology.AgainstthebackdropofthevigorousdevelopmentoftheinformationindustryinChina，localappliedundergraduateuniversitiesarefacingnewchallengesintheirarchivemanagementefficiency，andthearchivemanagementmodelisboundtoundergoamajorchange.Onthebasisofanalyzingtheproblemsofarchivemanagementefficiencyinlocalappliedundergraduateuniversities，thispaperproposespathstoimprovearchivemanagementefficiency，suchasimprovingtheprotectionofarchivestructuresandoriginalarchives，usingmodernizationtoenhancetheinformationanddigitalmanagementlevelofarchive，formulatingandimprovingtechnicalstandardsfortheinformationsoftwaresystemofarchivemanagement，andstrengtheningprofessionaltalenttraining.

KeyWords：Informatization;Appliedundergraduateuniversity;Archivemanagement;Efficiency

檔案是人物、事件、時間、歷史、文化及過程有效見證的載體和寶貴的財富，是現(xiàn)實的投影和歷史的影像，是一個國家、單位、個人、發(fā)展的一面鏡子，可以供當代人學習借鑒，作為工作中解決問題的憑據(jù)和決策的參考。高校檔案是高校人事、教學、科研與學生管理等工作產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)信息的記載，由于高校檔案來源多、數(shù)量大、數(shù)據(jù)形成快，如何在短時間內(nèi)獲取、統(tǒng)計并利用有價值數(shù)據(jù)信息，關(guān)系到高校檔案管理的效率[1]。黨的二十大確定未來一個時期的中心工作是推進中國式的信息化和現(xiàn)代化建設(shè)，提高行政效率和公信力[2]，中國式信息化和現(xiàn)代化包括經(jīng)濟、科技、教育、文化等的現(xiàn)代化。其中，檔案工作是文化事業(yè)的重要組成部分，因此，推進檔案事業(yè)信息化和現(xiàn)代化發(fā)展，提升檔案管理效率是檔案部門全面貫徹落實黨的二十大精神和重大決策部署的需要。

1提升檔案管理效率的意義

檔案作為高校重要的信息資源，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級，提高檔案治理能力和水平，加快檔案開放，擴大檔案利用，提升檔案管理工作效率，為全校師生提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，及時為學校的發(fā)展提供準確的依據(jù)，以利于制定科學健康的發(fā)展策略，因此提升檔案管理效率是助力學校實現(xiàn)轉(zhuǎn)型跨越式發(fā)展的一項重要工作。作為檔案管理的重要組成部分，高校檔案管理的研究可以對社會各行各業(yè)的檔案管理起到啟發(fā)作用。本文通過對地方本科高校提升檔案管理效率路徑的研究，以期為地方經(jīng)濟其他行業(yè)的檔案管理工作提供參考和借鑒。

2地方本科院校檔案管理效率存在的問題

2.1檔案管理意識不足

高校檔案管理工作涉及大量內(nèi)容，工作程序復(fù)雜，由于缺乏專業(yè)的檔案管理人員，專職人員少，兼職人員多且不固定，導(dǎo)致檔案管理工作受到影響，整體水平不高，不利于學校各項工作的順利開展。由于實行誰立卷、誰整理的工作方式，收集過程不完整，留存檔案資料不規(guī)范，較為粗糙。各二級單位或科室部門檔案人員多以兼職為主，容易出現(xiàn)頻繁和隨意性，檔案管理工作培訓(xùn)系統(tǒng)化和及時性存在滯后，有些新涉及檔案的工作人員還不太了解檔案工作就匆匆投入工作中，不能分清主次，不確定檔案歸檔的規(guī)范性，常本著“寧濫勿缺”工作方式，造成整理過程的混亂和文件的冗繁，直接影響了學校檔案管理工作效率的提升。

2.2信息化所需的軟硬件配置相對滯后

檔案管理所需的軟硬件環(huán)境要求高，技術(shù)門檻高，需要較大投入費用，軟硬件配置滯后制約了信息化檔案管理技術(shù)的普及和使用。由于設(shè)備條件限制，檔案數(shù)字化程度不高，材料載體形式單一，大部分為紙質(zhì)材料，以硬盤、磁帶、光盤、照片、錄像形式歸檔的材料很少。檔案管理未完成信息化建設(shè)，軟硬件設(shè)施不夠完善，多數(shù)文件資料仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式，檔案數(shù)字化率還有待提高，如檔案管理系統(tǒng)不能識別掃描件文件尺寸，不能進行全文檢索，有的檔案在翻閱過程中出現(xiàn)了破損的現(xiàn)象，沒有及時運用專業(yè)技術(shù)進行修復(fù)。此外，檔案信息管理系統(tǒng)主要為搜索查找功能，缺乏統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)挖掘等功能。這不利于對現(xiàn)有數(shù)據(jù)進行宏觀分析和決策，不能通過數(shù)據(jù)挖掘發(fā)現(xiàn)檔案隱含的信息和規(guī)律，影響檔案有效保護和利用效率。

2.3檔案整理分類保存制度不完善

檔案管理制度相對落后，與高校發(fā)展形勢脫節(jié)。原有的檔案管理制度運行未及時更新完善，對于新問題、新情況缺少制度依據(jù)，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏章法可依，對所保存的大量檔案信息資源，存在“重管理、輕開發(fā)”現(xiàn)象，不能充分挖掘檔案信息價值。對部分短期檔案沒有及時鑒定銷毀，變成了“永遠”保存。檔案資料多以文書檔案、會計檔案較完整，科技檔案、基建檔案較少，有些專業(yè)性較強的部門檔案產(chǎn)生量較少，并未細化分類，就直接歸入了文書檔案，導(dǎo)致在后續(xù)工作中一直處于混亂管理狀態(tài)查找困難費時。

2.4檔案工作的創(chuàng)新與改革不足

檔案工作重心集中在存檔、歸檔、查檔，檔案保存形式多以文字性檔案為主，非文字性檔案的歸檔數(shù)量較少，歸檔依靠大量的人工輸入、收集、處理的方式進行，工作量大。檔案管理工作人員對于利用信息化技術(shù)進行檔案管理的認識程度不足，將檔案管理信息化建設(shè)流于表面，只關(guān)注形式上的變化以及建設(shè)，缺乏深入探究。檔案信息資源整合利用不夠，各部門信息化各自為政，采用的軟件系統(tǒng)不一致，數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一，缺乏統(tǒng)一的信息資源管理平臺，資源無法共享，也增加了檔案數(shù)據(jù)兼容、對接和歸檔的難度和成本。

可以看出，傳統(tǒng)的檔案管理模式耗費大量人力、物力，程序復(fù)雜，隨著數(shù)字化、信息化校園建設(shè)，利用現(xiàn)代信息化手段改進傳統(tǒng)檔案管理模式，提升檔案管理效率勢在必行。

3提升檔案管理效率的路徑

高校檔案管理首先是規(guī)范化、標準化管理工作，提升檔案管理效率要在規(guī)范化、標準化的指導(dǎo)原則下，快捷、準確、完整地實現(xiàn)檔案的收集、整理、保存和利用。

3.1進一步完善對檔案結(jié)構(gòu)和原始檔案的保護

優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，推動檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，既要防止分類過細產(chǎn)生冗繁，又要避免分類過粗，使應(yīng)歸檔文件實現(xiàn)應(yīng)歸盡歸的原則。專門出臺相關(guān)歸檔制度，強化專兼職檔案管理人員的責任，加強檔案知識系統(tǒng)化培訓(xùn)，明確文件的歸檔范圍，避免出現(xiàn)少歸檔、不歸檔以及重復(fù)歸檔。成立檔案銷毀鑒定小組，對于原始檔案的鑒定銷毀工作開展細化流程。在對原始檔案的保護方面，設(shè)置專項的資金，購買相應(yīng)的防護物品，對破損的檔案資料進行專業(yè)性修復(fù)[3]。明確規(guī)定檔案資料的存放、歸納工作要求，確保檔案資料結(jié)構(gòu)的完整性。

3.2運用現(xiàn)代化，提升檔案信息化管理水平

隨著信息化辦公自動化的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案在利用服務(wù)效率上的不足明顯反映出來，傳統(tǒng)老舊檔案多被閑置，對原始檔案的現(xiàn)場翻閱特別是時代久遠的檔案，不僅費時還易造成檔案的污損，不利于檔案再利用。提升檔案管理工作效率，應(yīng)當積極引入現(xiàn)代化設(shè)備，以衡水學院檔案館為例，通過安裝單獨的檔案服務(wù)器及相應(yīng)軟件，將全部文書檔案實現(xiàn)數(shù)字化為載體的方式，通過線上進行檔案存儲、記錄，使檔案整理、保存、利用實現(xiàn)無時間差銜接，檔案管理擴展到網(wǎng)絡(luò)化，極大拓展了檔案保存的方式和空間，提升檔案管理利用效率，全面優(yōu)化管理模式，以信息化手段做到了即時、及時查閱和方便利用。

3.3完善檔案管理信息化軟件系統(tǒng)的技術(shù)標準

加強和檔案管理系統(tǒng)相關(guān)技術(shù)公司的聯(lián)系，及時對檔案管理系統(tǒng)進行升級改造，實現(xiàn)全文檢索、尺寸識別、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析、數(shù)據(jù)挖掘等功能[4]。進一步完善音頻、視頻等動態(tài)檔案運用到檔案管理系統(tǒng)中。對共享檔案進行充分鑒定，杜絕在有檔案管理系統(tǒng)的設(shè)備上隨意上網(wǎng)瀏覽和發(fā)送各種郵件，在確保數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案信息共享。提升檔案專兼職管理人員信息安全素質(zhì)，具備信息化安全的意識和能力。逐漸形成一套完善、科學合理的檔案管理運作機制以及管理組織，將其中的科學管理形成文件制度，使高校檔案管理走向正規(guī)化、制度化[5]。

3.4加強專業(yè)人才培訓(xùn)，提升專業(yè)水平

檔案管理人員是檔案管理工作及提高檔案管理效率的核心，要深刻理解工作的職責范圍和專業(yè)要求，實現(xiàn)復(fù)合型發(fā)展以及檔案管理信息化實踐應(yīng)用。積極引進檔案專業(yè)人才，提升檔案管理水平和效率。加強對檔案工作人員的系統(tǒng)性培訓(xùn)，有組織有計劃地集中開展學習，避免出現(xiàn)因人員變動造成斷檔情況發(fā)生進而影響檔案工作的開展[6]。此外，聘請專業(yè)檔案管理教師對學校兼職檔案管理人員進行專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn)，促使檔案管理人員全面認識自我，更加關(guān)注提升自身能力。學校出臺相關(guān)切實可行的考核文件、辦法，在職稱評定和考yfF5QZFMozocVBzy8nrd8eadMz2hEJiXT13mG/8Eqa8=核評優(yōu)等工作中予以充分考慮，不斷調(diào)動和激發(fā)檔案專兼職人員的工作熱情和積極性。

4結(jié)語

新形勢下，很多地方高校進入轉(zhuǎn)型發(fā)展的全新時期，加強高校檔案管理能有效增強高校高質(zhì)量發(fā)展的動力，提升檔案管理效率。各高校要對檔案管理工作效率提高予以足夠的重視，加強檔案管理制度體系的完善，加強檔案管理人才的培養(yǎng)，創(chuàng)新工作模式，搭建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，緊跟信息化發(fā)展，及時解決工作中面臨的各種問題，不斷用更先進的信息技術(shù)手段提升檔案管理效率，更好地為應(yīng)用型本科高校教育教學高質(zhì)量發(fā)展服務(wù)。

參考文獻

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[2]習近平：高舉中國特色社會主義偉大旗幟為全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家而團結(jié)奮斗——在中國共產(chǎn)黨第二十次全國代表大會上的報告[EB/OL].（2022-10-25）[2024-2-6].https：//www.gov.cn/xinwen/2022-10/25/content_5721685.htm.

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