許 俏

（湖南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長(zhǎng)沙 410151）

引言

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，高校人事紙質(zhì)檔案管理工作不僅僅是傳統(tǒng)的檔案材料收集、鑒別、整理、歸檔這些實(shí)體檔案管理模式，更加著眼于實(shí)體檔案的數(shù)字化、工作場(chǎng)景的網(wǎng)絡(luò)化、查閱信息的便捷化［1］，需要更加發(fā)掘具有重大潛在使用價(jià)值的檔案信息資源，從而推動(dòng)人事紙質(zhì)檔案信息資源建設(shè)向更高水平發(fā)展，發(fā)揮人事紙質(zhì)檔案的多元化價(jià)值［2］。人事紙質(zhì)檔案管理歸根結(jié)底還是對(duì)于人才的管理，高校在發(fā)展過(guò)程中，通過(guò)對(duì)人事紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效管理，可充分發(fā)揮優(yōu)秀人才的人力資源開發(fā)利用，不僅為高校也為自身的持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)［3］。而在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，如何通過(guò)數(shù)字化為高校有序高效開展人事紙質(zhì)檔案管理及優(yōu)化配置仍是目前急需解決的問題［4］。然而，轉(zhuǎn)型過(guò)程中也暴露出了若干問題［5］，在一定程度上制約了高校紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化管理工作的效率和效果，亟需通過(guò)創(chuàng)新路徑加以解決。

1 數(shù)字化紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)構(gòu)建

1.1 數(shù)字化紙質(zhì)檔案的定義及特點(diǎn)

數(shù)字化紙質(zhì)檔案指將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描、錄入等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式的信息資源，包括文本資料，還涵蓋了圖像、音頻、視頻等多種類型。紙質(zhì)檔案數(shù)字化便可在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、傳播和利用，極大提高了檔案的可用性和管理效率。紙質(zhì)數(shù)字化檔案的核心特點(diǎn)是易于長(zhǎng)期保存與快速檢索，同時(shí)減少了物理空間的占用和紙質(zhì)材料的損耗。紙質(zhì)數(shù)字化檔案通過(guò)備份和加密等技術(shù)手段，可以有效防止資料的遺失和篡改，保障檔案的安全與完整性。在高校人事管理中，數(shù)字化檔案的應(yīng)用有助于加速人才信息的流通和決策過(guò)程，提升管理的透明度和公平性。

1.2 必要技術(shù)支持系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)高效的數(shù)字化紙質(zhì)檔案管理，離不開一套完善的技術(shù)支持系統(tǒng)。系統(tǒng)需要有高效的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工具，如高清掃描設(shè)備和OCR 文字識(shí)別軟件，將紙質(zhì)檔案快速準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)化為電子文檔。強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)（DBMS），支持復(fù)雜的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和大量數(shù)據(jù)的高效管理，確保檔案數(shù)據(jù)的組織、存儲(chǔ)和訪問高度效率化和標(biāo)準(zhǔn)化。為了實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程訪問和共享，還需要依托云計(jì)算平臺(tái)提供的存儲(chǔ)和計(jì)算服務(wù)，這不僅可以減少機(jī)構(gòu)的硬件投資，還可以提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。為了保障數(shù)字化紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存和利用，還需采用數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)技術(shù)，防止數(shù)據(jù)因意外情況而丟失或損壞。

1.3 法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

隨著數(shù)字化紙質(zhì)檔案管理實(shí)踐的深入，法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成為確保其順利進(jìn)行的基石。法律法規(guī)為數(shù)字化檔案管理提供了法律框架和遵循的原則，包括個(gè)人信息保護(hù)、數(shù)據(jù)安全以及知識(shí)產(chǎn)權(quán)等方面。高校在進(jìn)行人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理時(shí)，必須確保所有操作都在法律法規(guī)的允許范圍內(nèi)，特別是在處理教職工的個(gè)人敏感信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)的要求，防止泄露個(gè)人隱私。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)涵蓋了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的全過(guò)程，包括檔案的采集、處理、存儲(chǔ)、訪問和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。

2 當(dāng)前高校人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理存在的問題

2.1 數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)的挑戰(zhàn)

隨著數(shù)字化進(jìn)程的加速，大量敏感的個(gè)人信息和人事紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，信息的存儲(chǔ)、處理和傳輸過(guò)程中暴露出眾多安全風(fēng)險(xiǎn)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)攻擊手段不斷升級(jí)，給高校人事紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理帶來(lái)了前所未有的安全威脅。面對(duì)這些挑戰(zhàn)，高校在推進(jìn)人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中必須采取有效措施保護(hù)數(shù)據(jù)安全和隱私。然而，實(shí)踐中存在的問題包括缺乏成熟的數(shù)據(jù)加密和安全防護(hù)機(jī)制、安全意識(shí)薄弱、相關(guān)人員的隱私保護(hù)和數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)不足等。這些問題的存在不僅增加了敏感數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)，還可能因?yàn)楣芾聿簧茖?dǎo)致對(duì)高校聲譽(yù)的嚴(yán)重?fù)p害。更為復(fù)雜的是，隱私保護(hù)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)在不斷變化，要求高校在人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理中不斷適應(yīng)新的法律法規(guī)要求，確保所有操作符合最新的數(shù)據(jù)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 技術(shù)更新與系統(tǒng)兼容性問題

現(xiàn)有的數(shù)字化紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)很難與新技術(shù)無(wú)縫對(duì)接，影響管理系統(tǒng)的效能，也增加系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)的復(fù)雜度及成本。不同廠商的技術(shù)產(chǎn)品往往存在標(biāo)準(zhǔn)不一致的問題。高校在進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理時(shí)，可能需要集成掃描軟件、OCR 識(shí)別工具、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、安全防護(hù)軟件等多個(gè)系統(tǒng)。系統(tǒng)若是來(lái)自不同的技術(shù)提供商，其數(shù)據(jù)格式、接口協(xié)議等可能各不相同，導(dǎo)致整合過(guò)程中出現(xiàn)兼容性問題，影響整個(gè)數(shù)字化紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可用性。進(jìn)而，技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)的不一致性，不僅使得系統(tǒng)集成和后期維護(hù)成本增加，還可能限制了系統(tǒng)的功能擴(kuò)展和技術(shù)更新。由于高校通常具有較為復(fù)雜的信息系統(tǒng)環(huán)境，技術(shù)更新與系統(tǒng)兼容性問題尤其凸顯。一方面，高校需要不斷探索和采納新技術(shù)以提升管理效率和服務(wù)質(zhì)量；另一方面，卻也必須面對(duì)舊有系統(tǒng)的改造和升級(jí)問題，以及新舊系統(tǒng)之間的兼容性挑戰(zhàn)。

2.3 管理人員的專業(yè)能力與培訓(xùn)需求

隨著數(shù)字化管理技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)管理人員的技術(shù)知識(shí)、操作技能以及應(yīng)對(duì)復(fù)雜問題的能力提出了更高的要求。然而，當(dāng)前許多高校在這方面存在明顯短板。一方面，部分管理人員的信息技術(shù)知識(shí)相對(duì)落后，對(duì)新興的數(shù)字化管理工具和平臺(tái)不夠熟悉，難以充分發(fā)揮這些工具和平臺(tái)的潛力，影響了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作的效率和質(zhì)量。另一方面，由于缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)制，管理人員往往難以及時(shí)更新其專業(yè)知識(shí)和技能，導(dǎo)致在實(shí)際工作中面對(duì)技術(shù)問題時(shí)顯得手足無(wú)措，無(wú)法有效解決問題。隨著數(shù)字化管理范疇的不斷拓寬，對(duì)管理人員的跨領(lǐng)域能力也提出了更高要求，包括項(xiàng)目管理能力、數(shù)據(jù)分析能力和創(chuàng)新解決問題的能力等。這些能力的缺乏，不僅限制了個(gè)人的職業(yè)發(fā)展，也成為了制約高校人事檔案數(shù)字化管理水平提升的瓶頸。比如，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃和實(shí)施過(guò)程中，需要管理人員具備一定的項(xiàng)目管理能力，以協(xié)調(diào)各方資源，確保項(xiàng)目按期完成。同樣，數(shù)據(jù)分析能力的缺失也會(huì)影響到管理決策的質(zhì)量，因?yàn)閿?shù)字化管理的一個(gè)重要優(yōu)勢(shì)就是能夠通過(guò)數(shù)據(jù)分析支持更精準(zhǔn)的決策。

3 信息化背景下高校人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新路徑

3.1 構(gòu)建動(dòng)態(tài)適應(yīng)的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)策略，增強(qiáng)數(shù)字化紙質(zhì)檔案管理的信任基礎(chǔ)

構(gòu)建一個(gè)動(dòng)態(tài)適應(yīng)的數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)就是建立一個(gè)多層次、全方位的安全防護(hù)體系，從技術(shù)、管理和法律三個(gè)層面確保檔案數(shù)據(jù)的安全和個(gè)人隱私的保護(hù)。技術(shù)層面上，采用先進(jìn)的加密技術(shù)來(lái)保護(hù)數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全，同時(shí)利用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等技術(shù)手段防止未授權(quán)訪問和網(wǎng)絡(luò)攻擊。在管理層面，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問和使用政策，明確不同級(jí)別的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問特定的檔案信息，從而最大限度地減少數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，建立完善的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，以應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。此外，對(duì)于處理個(gè)人敏感信息的工作人員，進(jìn)行定期的數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)培訓(xùn)，提高他們的安全意識(shí)和操作規(guī)范，是避免人為失誤造成安全事件的有效措施。法律層面上，高校需要嚴(yán)格遵守國(guó)家和地區(qū)關(guān)于數(shù)據(jù)保護(hù)的法律法規(guī)，如《個(gè)人信息保護(hù)法》等，確保數(shù)字化檔案管理過(guò)程中的各項(xiàng)操作都合法合規(guī)。針對(duì)數(shù)字化環(huán)境下特有的隱私保護(hù)挑戰(zhàn)，高校應(yīng)主動(dòng)與法律專家合作，不斷更新和完善隱私保護(hù)政策，保障學(xué)校管理活動(dòng)的合法性和正當(dāng)性。

3.2 推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化與模塊化的技術(shù)更新機(jī)制，確保系統(tǒng)兼容性與未來(lái)可擴(kuò)展性

標(biāo)準(zhǔn)化意味著對(duì)系統(tǒng)中的技術(shù)組件和數(shù)據(jù)格式等制定一套統(tǒng)一的規(guī)范，確保不同來(lái)源、不同版本的技術(shù)產(chǎn)品和服務(wù)可以無(wú)縫集成和協(xié)同工作。有助于降低系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)的復(fù)雜度，還可以促進(jìn)不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換和共享，提高整體的管理效率。模塊化設(shè)計(jì)則是將系統(tǒng)拆分為多個(gè)獨(dú)立、功能單一的模塊，每個(gè)模塊都可以單獨(dú)開發(fā)、測(cè)試、部署和更新，而不會(huì)影響到整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。這種設(shè)計(jì)方式提高了系統(tǒng)的靈活性和可擴(kuò)展性，使得針對(duì)特定需求的技術(shù)更新或功能擴(kuò)展可以更快速、更低成本地實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，模塊化還便于采用最新的技術(shù)解決方案來(lái)替換或升級(jí)系統(tǒng)中的老舊部分，從而持續(xù)提升系統(tǒng)的性能和安全性。為了實(shí)施這一機(jī)制，高校需要在系統(tǒng)規(guī)劃和設(shè)計(jì)初期就充分考慮標(biāo)準(zhǔn)化與模塊化的原則，選擇開放標(biāo)準(zhǔn)和支持模塊化設(shè)計(jì)的技術(shù)平臺(tái)。同時(shí)，應(yīng)建立一套科學(xué)的技術(shù)更新流程和評(píng)估體系，定期檢視現(xiàn)有系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)和性能指標(biāo)，根據(jù)最新的技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)和學(xué)校的實(shí)際需求，制定合理的技術(shù)更新計(jì)劃。

3.3 實(shí)施全面的管理人員專業(yè)能力提升計(jì)劃，配合數(shù)字化管理需求的變化

通過(guò)系統(tǒng)性的培訓(xùn)和持續(xù)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)管理人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的理解和應(yīng)用能力，同時(shí)提升其項(xiàng)目管理、數(shù)據(jù)分析以及創(chuàng)新解決問題的能力。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)需要高校從頂層設(shè)計(jì)出發(fā)，建立一個(gè)覆蓋所有管理人員的、多維度的能力提升體系，體系應(yīng)當(dāng)包括但不限于定期的技術(shù)培訓(xùn)、工作坊、在線課程、以及參與實(shí)際數(shù)字化項(xiàng)目的機(jī)會(huì)。高校還應(yīng)該充分利用外部資源，比如邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)的專家和顧問來(lái)分享最新的數(shù)字化管理知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，或者與其他高校及研究機(jī)構(gòu)合作，共同開發(fā)專業(yè)培訓(xùn)課程，以便管理人員能夠及時(shí)了解和學(xué)習(xí)最前沿的技術(shù)和管理方法。同時(shí)，高校還需要建立一種鼓勵(lì)創(chuàng)新和自我提升的文化氛圍，通過(guò)設(shè)置職業(yè)發(fā)展路徑、績(jī)效評(píng)估以及獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制等措施，激發(fā)管理人員的學(xué)習(xí)動(dòng)力和創(chuàng)新意識(shí)。管理人員的專業(yè)能力提升計(jì)劃還應(yīng)當(dāng)注重實(shí)踐與應(yīng)用，鼓勵(lì)管理人員將所學(xué)知識(shí)和技能應(yīng)用到實(shí)際工作中，通過(guò)解決實(shí)際問題來(lái)鞏固學(xué)習(xí)成果。這不僅可以提高培訓(xùn)的效果，還能促進(jìn)數(shù)字化管理實(shí)踐的創(chuàng)新和優(yōu)化。為此，高?？梢栽O(shè)立特定的項(xiàng)目或挑戰(zhàn)，鼓勵(lì)管理人員團(tuán)隊(duì)合作，應(yīng)用新技術(shù)和方法解決實(shí)際管理問題，同時(shí)提供必要的支持和資源，如技術(shù)支持、資金支持等。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新路徑要求高校在確保數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，不斷探索技術(shù)更新與系統(tǒng)兼容性的解決方案，并通過(guò)提升管理人員的專業(yè)能力，推動(dòng)人事管理工作的信息化、智能化發(fā)展。通過(guò)這些努力，高校不僅能夠提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量，還能為師生創(chuàng)造一個(gè)更加安全、便捷、高效的工作和學(xué)習(xí)環(huán)境。未來(lái)的研究應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步深入探討高校人事紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理的具體實(shí)施策略和效果評(píng)估，以促進(jìn)理論與實(shí)踐的相互促進(jìn)和發(fā)展。