王麗倩

（故城縣人力資源和社會保障局，河北 故城 253800）

引言

在信息化快速發(fā)展的時代背景下，事業(yè)單位檔案管理正面臨著從傳統(tǒng)模式向數字化、信息化模式轉型的重要時期。特別是隨著《紙質檔案數字化規(guī)范》等檔案行業(yè)標準的發(fā)布實施，事業(yè)單位檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)和機遇。數字化檔案不僅具有存儲方便、查詢快捷、易于共享等優(yōu)勢，還能有效保護原始檔案免受損壞。因此，如何結合《紙質檔案數字化規(guī)范》，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理策略，提升檔案管理效率和服務質量，已成為當前事業(yè)單位檔案管理工作的重要課題。

1 信息化背景下事業(yè)單位檔案的重要意義

在信息化的大背景下，事業(yè)單位檔案管理正面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化的轉變?！都堎|檔案數字化規(guī)范》的發(fā)布與實施，為這一轉變提供了明確的指導。事業(yè)單位檔案不僅記錄了單位的發(fā)展歷程和重大事件，更是單位研究發(fā)展的重要依據。隨著信息技術的快速發(fā)展和普及，數字化已成為檔案管理的必然趨勢。數字化檔案管理不僅可以極大地提高檔案管理效率，還可以更好地保護和利用檔案資源，促進單位各項工作的順利開展［1］。

對于事業(yè)單位來說，實現(xiàn)檔案管理的信息化和數字化，不僅是對《紙質檔案數字化規(guī)范》的積極響應，也是推動自身信息化建設、提高工作效率、降低管理成本的重要舉措。數字化檔案具有易存儲、易檢索、易傳輸等優(yōu)點，可以極大地提高檔案的利用效率和價值，為單位的各項工作提供更加全面、準確、及時的信息支持。同時，數字化檔案管理還可以加強檔案的安全性和保密性，有效防止檔案的丟失、損壞和泄密等問題，保障單位的合法權益和信息安全。

2 事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題

盡管《紙質檔案數字化規(guī)范》已經為事業(yè)單位檔案管理提供了明確的指導，但在實際工作中，仍存在許多問題和挑戰(zhàn)。以下是幾個主要問題：

2.1 檔案管理隊伍的整體素養(yǎng)有待提高

檔案信息化建設的推進，離不開專業(yè)人才的支撐。然而，當前事業(yè)單位在檔案管理方面的人才儲備情況，顯然未能滿足信息化發(fā)展的需求［2］。新時代的檔案管理人員，不僅需要具備扎實的檔案管理理論基礎，還需熟練掌握網絡信息技術和計算機操作技能。然而，現(xiàn)實中許多單位對檔案管理的認知仍停留在簡單的“紙張管理”層面，認為只需確保檔案的物理安全即可。這種觀念不僅無法保證檔案信息的安全性，更在很大程度上制約了檔案管理信息化的進程。檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，已成為制約檔案管理信息化發(fā)展的關鍵因素。若無法有效提升檔案管理人員的專業(yè)水平，將難以發(fā)揮檔案管理信息化的應有優(yōu)勢，甚至可能對信息化進程造成嚴重的阻礙。

2.2 缺乏建設檔案管理信息化觀念

受傳統(tǒng)檔案管理理念與實踐的長期影響，事業(yè)單位在檔案管理領域普遍缺乏前瞻性的信息化思維及相應的高效管理模式。這導致檔案管理信息化的推進往往僅停留在口號和表面層面，未能真正落地實施。事業(yè)單位的領導層對于檔案信息化建設的重要性未能給予足夠重視，缺乏持續(xù)學習的動力和創(chuàng)新思維，未能對檔案信息化建設進行全面系統(tǒng)的規(guī)劃，更未能設計出具有針對性和實效性的信息化管理策略。在檔案管理從業(yè)人員方面，存在著觀念陳舊和綜合素質參差不齊的問題。

滿足新時代的發(fā)展需求。

2.3 檔案數字化建設存在安全隱患

檔案數字化建設作為當前信息化發(fā)展的重要組成部分，其推進過程中不可避免地伴隨著一系列安全隱患。這主要源于信息技術和互聯(lián)網技術的廣泛應用，特別是網絡技術的普及，使得檔案信息安全面臨嚴峻挑戰(zhàn)。在實際應用中，數字化、信息化技術容易受到黑客攻擊、網絡病毒等威脅，這些問題可能導致系統(tǒng)崩潰、信息丟失甚至信息泄露等嚴重后果。在事業(yè)單位推進檔案數字化建設的過程中，信息轉化是一個關鍵環(huán)節(jié)。將紙質檔案轉化為電子檔案需要借助數字化掃描等技術手段，而掃描設備和錄入設備對檔案信息轉錄的完整性和準確性具有重要影響［3］。然而，在實際操作中，由于設備性能、操作人員的技能水平等因素，很容易出現(xiàn)信息錄入不全或信息錄入偏差等問題。此外，當前事業(yè)單位檔案數字化建設尚處于初級階段，檔案管理工作人員面臨著繁重的工作任務和較大的工作難度。在錄入信息時，如果未能及時對錄入信息的完整性和準確性進行核對和檢查，就可能導致錄入信息錯誤。這些問題都是檔案數字化建設過程中必須正視和解決的安全隱患。

3 數字信息化背景下事業(yè)單位檔案管理模式的創(chuàng)新路徑

3.1 建設檔案管理信息化人才隊伍

檔案管理信息化的推進離不開專業(yè)人才的支持?！都堎|檔案數字化規(guī)范》要求檔案管理人員不僅具備檔案管理的基礎知識，還需要掌握信息化技術和相關設備的操作技能。為此，單位應定期組織計算機信息技術培訓，以提高管理人員及從業(yè)人員的專業(yè)知識和業(yè)務水平。在檔案管理信息化人才隊伍的建設過程中，構建相應的知識結構系統(tǒng)至關重要。這需要結合單位檔案管理工作的實際情況，轉變傳統(tǒng)觀念，積極掌握先進的網絡知識，并強化服務意識，發(fā)揮個人主觀能動性，以凸顯自身優(yōu)勢。此外，通過崗位培訓、業(yè)余學習等方式，不斷提升自己，以適應新時代的發(fā)展需求。事業(yè)單位在完善人才制度建設方面也應加大力度。以檔案管理工作的實際情況為出發(fā)點，制定符合人才培養(yǎng)的制度和考核指標。

3.2 完善體制機制，強化頂層設計

事業(yè)單位應依據《紙質檔案數字化規(guī)范》的要求，完善檔案管理的體制機制，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。首先，應成立一個專門的檔案管理創(chuàng)新策略領導小組，該小組由相關部門的核心成員組成，負責全面規(guī)劃和協(xié)調檔案管理創(chuàng)新策略的制定及其實施過程。為確保工作的高效推進，該小組需定期召集會議，深入研討并解決在檔案管理創(chuàng)新中遇到的關鍵性難題［4］。其次，必須精心制定檔案管理創(chuàng)新策略的具體實施方案。此方案需清晰界定創(chuàng)新策略的目標方向、核心內容、實施步驟、時間節(jié)點、責任分配以及考核方式等要素，確保每一項工作都有明確的指導依據，形成一份具備高度操作性的工作手冊。再者，應著重完善檔案管理的法規(guī)和政策框架。結合當前信息化背景下事業(yè)單位檔案管理的實際特點和迫切需求，對現(xiàn)有法律法規(guī)、規(guī)章制度以及技術標準進行全面梳理，及時修訂或新增相關內容，為檔案管理創(chuàng)新策略提供堅實的法律支撐和政策指引。最后，必須加大檔案管理創(chuàng)新策略的宣傳和培訓工作力度。通過多元化媒體和平臺，廣泛傳播檔案管理創(chuàng)新策略的重要性、主要內容和取得的成效，以增強社會對這一創(chuàng)新策略的認同感和參與熱情。同時，組織開展多層次、寬領域的檔案管理培訓活動，幫助檔案管理人員和用戶更深入地理解和掌握創(chuàng)新策略的核心要義，為策略的順利實施奠定堅實的基礎。

3.3 健全電子檔案管理機制，明確檔案管理標準

在檔案管理信息化的過程中，事業(yè)單位應依據《紙質檔案數字化規(guī)范》的標準和要求，建立健全的電子檔案管理機制。事業(yè)單位不僅可以完善其管理制度，還能進一步優(yōu)化管理模式，從而在科學規(guī)范的管理框架下推動單位的改革與進步。因此，檔案管理人員必須高度重視檔案管理工作，樹立正確的檔案管理理念，并積極參與其中。在管理實踐中，明確電子檔案的制作流程和管理方法是至關重要的。這需要將管理工作細化到每一個環(huán)節(jié)，確保電子檔案在完善和制作過程中得到認真仔細的錄入和分類。檔案管理主管應對電子檔案的錄入和留存進行嚴格把關，推動檔案管理工作向專業(yè)化和標準化邁進。為實現(xiàn)這一目標，職工在錄入電子檔案時應遵循統(tǒng)一的格式標準，以避免格式不一導致的檢索困難。此外，事業(yè)單位應制定規(guī)范的電子檔案政策，為職工提供明確的指導方針［5］。在電子檔案的制作、錄入、移交、接收以及暫辦等各個環(huán)節(jié)中，都應遵循標準的管理要求，從而促使職工在日常工作中形成良好的檔案管理習慣和規(guī)范準確的管理行為。在檔案管理工作部門內部，管理者應充分發(fā)揮激勵作用，將職工的績效考核與檔案管理政策以及安全知識緊密結合。這樣一來，職工將在積極的工作氛圍中不斷提升自身的安全管理水平，并深入學習檔案管理的標準。隨著職工對檔案管理規(guī)范性的認識加深，他們將在工作中更加自覺地遵循電子檔案管理標準，從而推動事業(yè)單位電子檔案管理機制的持續(xù)完善和優(yōu)化。這將有助于機關單位實現(xiàn)資源配置的最優(yōu)化，確保職工檔案的安全，并推動檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3.4 強化技術應用，推進服務創(chuàng)新

（1）借助大數據技術，可以打造一個全面的檔案管理大數據平臺，該平臺能夠全方位地收集、整合、深度分析和可視化展示各類檔案信息資源。同時，結合人工智能技術的運用，可以進一步構建一個智能化的檔案管理平臺，該平臺具備自動識別、智能分類、系統(tǒng)歸納以及個性化推薦等高級功能。同時通過云計算技術的引入，還可以搭建一個檔案管理云平臺，該平臺將提供靈活的存儲方案、高效的數據傳輸機制以及安全可靠的備份服務。

（2）在檔案服務模式和內容方面，應積極推動創(chuàng)新，根據多元化的用戶需求，設計并提供差異化的檔案服務產品和解決方案。例如，針對政府部門，可以定制政策研究、績效評估等專業(yè)化的檔案服務；對于科研機構，可以提供知識產權保護、科研成果轉化等支持性檔案服務；而面向廣大公眾，則可以推出文化傳承、教育普及等普及型檔案服務。

（3）在檔案服務的流程和方式上，應致力于優(yōu)化和簡化，通過減少不必要的申請、審批環(huán)節(jié)，以及提供及時有效的反饋機制，來顯著提升檔案服務的響應速度和用戶滿意度。同時，利用移動互聯(lián)網技術開發(fā)的檔案服務移動應用，將使用戶能夠隨時隨地在線申請、查詢和下載所需檔案。此外，借助虛擬現(xiàn)實技術打造的檔案服務虛擬展廳，將為用戶帶來沉浸式的在線瀏覽和體驗。。

3.5 優(yōu)化設備配置，提升信息化建設水平

為了滿足事業(yè)單位檔案信息化建設的設備配置需求，單位應按照《紙質檔案數字化規(guī)范》的要求和標準進行設備的配置和更新。確保檔案管理的信息化進程得以順利推進。在規(guī)劃設備配置時，政府部門應根據信息技術的特點和應用需求，為各事業(yè)單位精心策劃并配備適當的硬件設備。在采購環(huán)節(jié)，應優(yōu)先選擇具有良好信譽、規(guī)模較大且資質完備的供應商，以確保設備的質量符合標準。此外，領導者需根據硬件設備的運行特性和檔案管理工作的實際需求，制定一套科學合理的檢修維護方案。對于設備運行中可能出現(xiàn)的故障，應提前制定應對策略，以便能在最短時間內完成維修，保障信息化管理系統(tǒng)的持續(xù)穩(wěn)定運行。對于已經陳舊老化的設備，事業(yè)單位應及時進行淘汰和更新，同時充分挖掘和利用這些設備的剩余價值，避免資源浪費。通過這些措施，不僅可以解決設備配置問題，還能為事業(yè)單位檔案信息化建設奠定堅實的基礎，推動其向更高水平發(fā)展。在整個過程中，政府部門和事業(yè)單位應密切協(xié)作，共同確保信息化建設的順利進行，以提升檔案管理的效率和質量。

結束語

信息化背景下的事業(yè)單位檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要多方面的共同努力和配合。通過實施上述創(chuàng)新策略，可以有效提升事業(yè)單位檔案管理的信息化水平和服務能力，為事業(yè)單位的發(fā)展貢獻更大的力量。