王偉 丁佳浩 葉紅陽 朱博文 史文陽

收稿日期：2023-08-28

DOI：10.19850/j.cnki.2096-4706.2024.06.003

摘? 要：企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中產(chǎn)生的真實記錄，是企業(yè)運營管理中重要的知識資源。文章在梳理企業(yè)檔案管理需求的基礎(chǔ)上，設(shè)計開發(fā)一套具有統(tǒng)一性、綜合性、開放性和安全性的電子檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用前后端分離的MVVM軟件架構(gòu)，前端使用Vue漸進式框架，后端使用SpringBoot微服務(wù)架構(gòu)，全文檢索采用Lucene檢索引擎，建立一個以檔案全生命周期管理為核心，用以實現(xiàn)互聯(lián)互通的統(tǒng)一檔案資源管理平臺，該平臺可提供檔案收集、審核、整理、檢索和應(yīng)用等功能。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；前后端分離架構(gòu)；SpringBoot；Vue

中圖分類號：TP311.5? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? 文章編號：2096-4706（2024）06-0011-04

Design and Implementation of an Enterprise Archive Management System Based on Front and Rear End Separated Architecture

WANG Wei， DING Jiahao， YE Hongyang， ZHU Bowen， SHI Wenyang

（Luoyang Bearing Research Institute Co.， Ltd.， Luoyang? 471039， China）

Abstract： Enterprise archives are authentic records generated in the production， operation， and management activities of enterprises， and are important knowledge resources in enterprise operation and management. On the basis of sorting out the requirements of enterprise archive management， this paper designs and develops a unified， comprehensive， open， and secure electronic archive management system. The system adopts a front and rear end separated MVVM software architecture. The front end uses the Vue progressive framework， the rear end uses the SpringBoot microservice architecture， and the full-text search uses the Lucene search engine. It has established a unified archive resource management platform that takes the full life cycle management of archives as the core， to achieve interconnectivity. The platform can provide functions such as archive collection， review， organization， retrieval， and application.

Keywords： enterprise archive; front and rear end separated architecture; SpringBoot; Vue

0? 引? 言

在信息化時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)+與大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅猛發(fā)展給企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求。為了更好地滿足新時代信息化建設(shè)的需求，量身打造功能齊備、信息交互的檔案管理系統(tǒng)已成為企業(yè)檔案管理工作的迫切之需。已有很多企業(yè)通過搭建統(tǒng)一的檔案資源管理平臺實現(xiàn)了檔案資源數(shù)字化、檔案服務(wù)知識化、檔案管理規(guī)范化的現(xiàn)代檔案管理模式，充分發(fā)揮了檔案管理部門的信息服務(wù)功能，提高了企業(yè)的核心競爭力[1]。

1? 檔案管理現(xiàn)狀

1.1? 檔案管理缺乏統(tǒng)一的信息化平臺

雖然電子檔案已經(jīng)在OA、ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)中得以管理，但由于檔案保存比較分散，系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，且得不到科學(xué)的組織和分類，自然就會形成各種業(yè)務(wù)之間的信息孤島[2]。業(yè)務(wù)人員檢索檔案需花費大量時間甚至到最后根本查詢不到，嚴(yán)重影響企業(yè)內(nèi)部的辦公效率。

1.2? 企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作不夠規(guī)范

由于企業(yè)各部門對檔案管理工作的重視程度不夠，移交給檔案管理部門的檔案資料經(jīng)常會出現(xiàn)滯后或不完整的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案無法及時歸檔，嚴(yán)重影響后續(xù)工作的開展。另外，檔案資料的文件形式也不統(tǒng)一，有些部門移交的是電子文件，有些部門移交的是紙質(zhì)文件，這樣不僅增加了檔案資料的管理難度，還不利于檔案資料的長期保存。

1.3? 檔案管理模式落后

企業(yè)的檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的手工管理模式，在檔案的管理、利用等方面都存在著嚴(yán)重的問題。比如，隨著檔案管理人員的變動，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料遺漏、丟失等現(xiàn)象；企業(yè)館藏的歷史檔案大部分為傳統(tǒng)載體（紙質(zhì)、實物等），時間久遠(yuǎn)的檔案難免會出現(xiàn)老化、破損，嚴(yán)重影響檔案的保存和使用；業(yè)務(wù)人員借閱檔案存在逾期未歸還、遺失等情況，只有在事后檔案盤點的時候才能被發(fā)現(xiàn)。

2? 系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

2.1? 建立面向公司范圍的統(tǒng)一平臺

建立業(yè)務(wù)明確、界面清晰、高效快捷的統(tǒng)一檔案管理平臺，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)檔案資源的互聯(lián)互通和充分共享。具體來說，就是將檔案管理系統(tǒng)與OA、ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫集成，通過數(shù)據(jù)接口實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)采集的自動化。在檔案管理系統(tǒng)中對所有類型的檔案資料實行統(tǒng)一管理，使用戶能夠方便快捷地找到所需檔案。

2.2? 全面規(guī)范企業(yè)檔案管理工作

遵照國家、行業(yè)以及企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)定，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資源管理平臺，切實規(guī)避檔案管理過程中潛在的問題，提高檔案管理水平。規(guī)范企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容包括：建立多級審核機制，控制檔案來源，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，杜絕不合格檔案進入系統(tǒng)；根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理要求對檔案進行科學(xué)分類，降低檔案管理成本，提升檔案使用效率；統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案文件的格式、存儲方式等，全面提高檔案質(zhì)量，為檔案的長期保存和有效使用奠定良好的基礎(chǔ)[3]。

2.3? 打造智能化和人性化的檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)是用以提升企業(yè)檔案管理水平的信息化手段，我們絕不能簡單地把傳統(tǒng)管理模式從線下挪到線上（這樣既不能減輕檔案管理工作的負(fù)擔(dān)，也無法改變企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀），而是將智能化、人性化融入系統(tǒng)，這樣才能充分體現(xiàn)系統(tǒng)的固有價值[4]。在檔案收集階段，使用帶OCR識別功能的掃描設(shè)備并將其與系統(tǒng)集成，減少業(yè)務(wù)人員的重復(fù)勞動；在檔案審核階段，根據(jù)預(yù)先設(shè)置的系統(tǒng)規(guī)則對檔案信息進行規(guī)范性檢查，降低人工出錯概率；在檔案檢索階段，采用Lucene檢索引擎實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的全文檢索，提升檔案檢索效率。

3? 系統(tǒng)整體設(shè)計

系統(tǒng)設(shè)計原則如下：

1）先進性。要想獲得出色的系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能，技術(shù)平臺應(yīng)采用世界上較為先進和成熟的技術(shù)，使新建系統(tǒng)能夠最大限度地適應(yīng)技術(shù)發(fā)展趨勢和業(yè)務(wù)發(fā)展需要。

2）開放性。系統(tǒng)應(yīng)具有良好的開放性，支持開放的標(biāo)準(zhǔn)接口，支持采用數(shù)據(jù)接口技術(shù)跨平臺集成，保證各系統(tǒng)穩(wěn)定運行。

3）安全性。系統(tǒng)制定嚴(yán)格的權(quán)限安全體系，確保數(shù)據(jù)不被非法竊取。同時，還要充分考慮網(wǎng)絡(luò)方面的安全性要求，防止來自外部的網(wǎng)絡(luò)攻擊。

4）可擴展性。系統(tǒng)設(shè)計上采用組件化的思想，減少系統(tǒng)耦合性，提高系統(tǒng)復(fù)用性，以便在日后新增或更改系統(tǒng)功能時無須大量修改代碼即可實現(xiàn)。

3.1? 系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)

本系統(tǒng)采用前后端分離的開發(fā)模式，前端使用Vue漸進式框架，后端使用SpringBoot微服務(wù)架構(gòu)，全文檢索使用Lucene檢索引擎。

系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)如下：

1）Vue漸進式框架。Vue漸進式框架是一個基于MVVM模式的輕量型前端框架，它著重于數(shù)據(jù)渲染和視圖響應(yīng)，可以實時監(jiān)聽數(shù)據(jù)變化并自動更新視圖，免去了開發(fā)者手動操作DOM的環(huán)節(jié)，提高了系統(tǒng)的開發(fā)效率[5]。

2）SpringBoot微服務(wù)架構(gòu)。SpringBoot微服務(wù)架構(gòu)實現(xiàn)了系統(tǒng)對多種編程語言的兼容和系統(tǒng)功能服務(wù)添加的易操作性，保證系統(tǒng)各服務(wù)的彼此獨立，即一個服務(wù)的終止不會影響其他服務(wù)的運行，實現(xiàn)系統(tǒng)的高可用性[6]。

3）Lucene檢索引擎。全文檢索使用Lucene檢索引擎，它可以對檔案內(nèi)容進行分詞并建立索引，進而實現(xiàn)龐大數(shù)據(jù)量情況下檔案檢索服務(wù)的高效運轉(zhuǎn)[7]。

3.2? 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

為了使系統(tǒng)具有良好的可擴展性和可維護性，滿足業(yè)務(wù)擴展和業(yè)務(wù)量增長的需求，按照MVC的軟件架構(gòu)將系統(tǒng)分為5層[8]，分別為用戶展示層、系統(tǒng)控制層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)持久層以及基本數(shù)據(jù)層。系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

圖1? 系統(tǒng)架構(gòu)圖

1）用戶展示層。主要負(fù)責(zé)界面的交互以及組件間的數(shù)據(jù)通信，采用Vue構(gòu)建前端項目，運用Vue-Router進行路由管理，使用Axios向后端發(fā)送get、post等請求來獲取后端數(shù)據(jù)，渲染后展示給用戶。

2）系統(tǒng)控制層。系統(tǒng)控制層定義了與后臺交互的數(shù)據(jù)傳輸接口，用以獲取用戶的請求訪問、接收前端傳來的數(shù)據(jù)，以及調(diào)用業(yè)務(wù)邏輯層。

3）業(yè)務(wù)邏輯層。業(yè)務(wù)邏輯層封裝實現(xiàn)了系統(tǒng)中各模塊功能的業(yè)務(wù)邏輯，采用接口和實現(xiàn)類的開發(fā)模式有效降低了程序的耦合度，提高了代碼復(fù)用性。

4）數(shù)據(jù)持久層。數(shù)據(jù)持久層主要負(fù)責(zé)后臺對數(shù)據(jù)庫的操作，通過MyBatis與數(shù)據(jù)庫建立連接，封裝了對數(shù)據(jù)庫的CURD操作。

5）基本數(shù)據(jù)層。主要包括MySQL數(shù)據(jù)庫和Lucene檢索引擎，分別負(fù)責(zé)系統(tǒng)中結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的存儲。

4? 系統(tǒng)功能設(shè)計

4.1? 功能模塊設(shè)計

根據(jù)需求文檔和系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)，系統(tǒng)總體分為七大模塊，分別為檔案收集、檔案審核、檔案整理、檔案檢索、檔案利用和報表統(tǒng)計等功能模塊[9]。系統(tǒng)功能模塊圖如圖2所示。

圖2? 系統(tǒng)功能模塊圖

4.2? 業(yè)務(wù)流程設(shè)計

系統(tǒng)功能涵蓋了檔案管理生命周期的各個階段，從檔案收集到檔案整理，再到檔案歸檔和利用，系統(tǒng)打通了每一個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)[10]。系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖如圖3所示。

5? 系統(tǒng)功能實現(xiàn)

5.1? 檔案收集

系統(tǒng)采用手工錄入、批量導(dǎo)入、接口傳入三種方式進行檔案收集。手工錄入方式中，由檔案錄入人員將檔案信息錄入系統(tǒng)，并掃描上傳電子文件，如圖4所示；批量導(dǎo)入方式中，檔案錄入人員根據(jù)導(dǎo)入模板將檔案信息整理成Excel文件，然后通過導(dǎo)入功能將檔案信息批量導(dǎo)入系統(tǒng)，最后再根據(jù)檔案條目明細(xì)分別掃描上傳電子文件；接口傳入方式中，根據(jù)定義的規(guī)則分別在檔案管理系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中開發(fā)檔案傳入、傳出接口，每隔一段時間由業(yè)務(wù)系統(tǒng)將檔案數(shù)據(jù)傳入檔案管理系統(tǒng)。檔案數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)后統(tǒng)一保存在收集庫中，錄入人員啟動審核流程，等待檔案管理員的審核。

5.2? 檔案審核

檔案管理員對收集庫中的檔案進行審核，主要是對檔案數(shù)據(jù)的完整性、標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性進行檢查，其中包括檔案類別是否正確、電子文件格式是否符合要求、檔案信息是否與電子文件一致等。如果審核通過檔案則進入整理庫，等待分類整理；如果審核未通過檔案則退回至錄入人員，需要進行相應(yīng)修改。

5.3? 檔案整理

檔案管理員對整理庫中的檔案進行分類整理和四性檢測。分類整理包括裝盒、分卷、排序等操作；四性檢測則是對檔案的真實性、完整性、可用性和安全性進行分項檢測。如果檢測到問題，檔案管理員需要再次核對檔案并重新上傳；如果沒有檢測到問題，檔案管理員即可對檔案進行歸檔操作，這時系統(tǒng)會按照設(shè)置規(guī)則對檔案內(nèi)容建立索引，之后檔案進入歸檔庫。檔案管理員定期發(fā)布?xì)w檔檔案，業(yè)務(wù)部門可在檔案網(wǎng)站上對檔案進行檢索使用。

5.4? 檔案檢索

主要實現(xiàn)檔案的全文檢索和條件檢索。全文檢索就是在檔案歸檔的過程中，系統(tǒng)后臺按照預(yù)先定義的關(guān)鍵字對檔案內(nèi)容建立索引，通過這些索引可以快速查找檔案內(nèi)容。這樣，用戶僅憑關(guān)鍵字就可以對檔案進行檢索，快速定位自己所需的檔案。另外，對檔案系統(tǒng)比較熟悉的用戶也可以通過檔號、文號、題名等條件對檔案進行條件檢索。

5.5? 檔案利用

主要實現(xiàn)檔案的借閱管理和編研管理。檔案借閱管理中，用戶在系統(tǒng)中提交借閱申請流程，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，系統(tǒng)會根據(jù)申請內(nèi)容（如借閱天數(shù)、使用權(quán)限等）自動開放檔案的瀏覽、下載權(quán)限；檔案編研管理中，用戶在系統(tǒng)中提交編研申請流程，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理員根據(jù)用戶的需求創(chuàng)建專題，選取相關(guān)的檔案并上傳編研材料，給用戶開通使用權(quán)限。

5.6? 報表統(tǒng)計

主要包括檔案統(tǒng)計和借閱統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計是指對系統(tǒng)內(nèi)項目、案卷、文件、電子文件數(shù)量等進行統(tǒng)計，如圖5所示。借閱統(tǒng)計是指對檔案借閱情況的匯總統(tǒng)計，支持按借閱的檔案條目、借閱人、借閱類型、借閱目的等口徑進行匯總統(tǒng)計。

6? 結(jié)? 論

本文系統(tǒng)采用前后端分離的MVVM軟件架構(gòu)，建立一個以檔案全生命周期管理為核心，以簡單易用、高效便捷為要旨，企業(yè)內(nèi)可籍此實現(xiàn)互聯(lián)互通的統(tǒng)一檔案資源管理平臺。在系統(tǒng)的設(shè)計方面，完全從用戶角度出發(fā)，比如在檔案收集功能上強調(diào)簡便，在檔案整理功能上強調(diào)易用，在檔案檢索功能上強調(diào)快捷，這樣的系統(tǒng)規(guī)劃更加貼合檔案使用者的實際需求，滿足大多數(shù)用戶的個性化需求，實現(xiàn)了系統(tǒng)功能和用戶需求的完美結(jié)合。

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作者簡介：王偉（1982—），男，漢族，河南洛陽人，軟件開發(fā)工程師，本科，研究方向：軟件開發(fā)。