徐 磊

(天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院,天津 300350)

職業(yè)院校印章檔案是職業(yè)院校實(shí)物檔案資源的重要組成部分,是職業(yè)院校在創(chuàng)建更名、教育教學(xué)、科研管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成和使用過的,且具備一定保存價(jià)值的印章,其真實(shí)反映出學(xué)校組織沿革,部門及職能變化和負(fù)責(zé)人員調(diào)整等信息,也發(fā)揮著文件資料考證、補(bǔ)辦缺失證明、研究學(xué)校歷史的重要作用,特殊印章還具備文物收藏和藝術(shù)鑒賞價(jià)值。鑒于職業(yè)院校本身檔案工作建設(shè)的滯后性,印章管理相比較文書管理更容易被忽視,給印章檔案建設(shè)帶來了極大的阻礙和隱患,同時(shí)電子印章的廣泛應(yīng)用也對(duì)印章檔案未來發(fā)展帶來了不確定性。面對(duì)復(fù)雜的外部環(huán)境,如何規(guī)范現(xiàn)有印章檔案管理,應(yīng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)發(fā)展的沖擊,是提升印章檔案管理水平必須解決的問題。

一、職業(yè)院校印章檔案的內(nèi)涵和范圍

印章是一種常用工具,也是一種對(duì)歷史文化的傳承?！队≌聶n案整理規(guī)則》(DA/T 40—2008)對(duì)印章檔案的定義是:“國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和個(gè)人在從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等社會(huì)活動(dòng)中形成和使用過的印章,是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術(shù)鑒賞等方面有著特殊價(jià)值的檔案?！甭殬I(yè)院校相較于社會(huì)其他單位、甚至本科院校,雖然體量較小,但是五臟俱全,應(yīng)用于學(xué)校各二級(jí)單位、各職能部門、各類工作委員會(huì)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)、重要人員和臨時(shí)性工作機(jī)構(gòu)的印章也是五花八門、種類繁多。一般由學(xué)校負(fù)責(zé)統(tǒng)一印制,用來簽署重要文件、證明身份或進(jìn)行授權(quán)的印章在任務(wù)結(jié)束之后,會(huì)根據(jù)重要性被集中收集進(jìn)行保存,并納入印章檔案范疇。常見的印章檔案包括學(xué)校鋼印、銅印、法定代表人印鑒、校領(lǐng)導(dǎo)簽名章、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)印章等,按照印章制作材料,可以分為以下幾類:

(一)銅印章

銅印章主要材料為銅或銅合金,質(zhì)地堅(jiān)硬,不容易變形、損毀,經(jīng)久耐用。一般應(yīng)用于校級(jí)印章,在銀行辦理對(duì)公賬戶時(shí),銀行對(duì)公章材質(zhì)有要求,否則無法完成留印鑒的程序。

(二)牛角印章

牛角印章硬度相對(duì)較高,刻制后印跡清晰,但具有熱脹冷縮的特性可能產(chǎn)生誤差。所以牛角印章通常需要用印章盒裝裹起來,避免長(zhǎng)時(shí)間暴露產(chǎn)生過度收縮,從而引發(fā)變形或開裂,造成用印不清。一般應(yīng)用于學(xué)校法定代表人印鑒,相對(duì)于水晶玻璃印章更彰顯對(duì)法定代表人的尊重。

(三)鋼印章

鋼印在學(xué)校最常用于學(xué)生的畢業(yè)證書、學(xué)生證等,此類印章有上下兩個(gè)模塊,上方是凹模,下方是凸模,蓋出的印跡有凹凸感。因?yàn)橛糜×看?為降低用印工作負(fù)荷,多采用電子鋼印代替人工勞動(dòng)。

(四)紅膠印章

此類印章是最常見的印章,易蓋好用,印跡清晰,所以廣泛地應(yīng)用于各類部門章和業(yè)務(wù)專用章,如發(fā)票專用章、合同專用章等,但是紅膠印章同樣存在熱脹冷縮問題,并且印章表面很容易受到印油化學(xué)性的侵蝕,使用時(shí)間過長(zhǎng)時(shí)會(huì)產(chǎn)生誤差。

(五)水晶玻璃印章

此類印章細(xì)膩美觀,純度較高,并且價(jià)格便宜,制作方便,是制作人名章的專用印章材料。工作中比較常見和使用的是預(yù)留銀行的法人印鑒、財(cái)務(wù)主管印鑒等。

除此之外,當(dāng)前社會(huì)上存在并有使用的印章類型還包括日期印章、回墨印章和光敏印章等,因具體業(yè)務(wù)實(shí)施需要,也會(huì)出現(xiàn)在職業(yè)院校的工作中,但由于功能限制,而且更替頻繁,基本不會(huì)被納入印章檔案。同樣,也并不是所有重要的印章失效后都會(huì)歸入學(xué)校的印章檔案,一些需要上交主管部門的印章或人名章也會(huì)交由相應(yīng)單位或個(gè)人進(jìn)行保存。

每個(gè)印章從啟動(dòng)到失效,都代表著一個(gè)單位或者部門從建立到消亡的過程,這種消亡可能是撤銷、合并、改革等原因,但是都對(duì)應(yīng)著該對(duì)象在歷史特定時(shí)間的狀態(tài)變化。透過印章檔案,可以反饋出職業(yè)院校的發(fā)展歷程,可以衍射出某個(gè)部門職能的變化,也可以體現(xiàn)職業(yè)院校特色工作內(nèi)容,這些既可以為檔案編研提供佐證,也可以為研究學(xué)校歷史梳理清楚脈絡(luò),規(guī)定的保存期限內(nèi)也將為學(xué)校進(jìn)一步完善工作,鑒偽存真提供補(bǔ)充作用。因此,職業(yè)院校高度重視印章管理工作,加強(qiáng)印章檔案制度建立、規(guī)范運(yùn)行是非常必要的。

二、職業(yè)院校印章檔案的管理現(xiàn)狀

(一)印章檔案制度建設(shè)遲緩

2008年教育部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定了文件材料的歸檔范圍,包括黨群類等11大類,雖然明確了歸檔的檔案材料包括各種載體形式,但是對(duì)實(shí)物檔案的描述并不清楚,也沒有涉及印章檔案的具體條款規(guī)定。

其他制度中,如地方性檔案規(guī)章制度,2007年發(fā)布的《廣西壯族自治區(qū)實(shí)物檔案整理規(guī)則》中介紹實(shí)物檔案的歸檔范圍時(shí)包括“本單位已宣布停止使用的印信(包括舊印章、印模、徽標(biāo))”。各大高校在結(jié)合實(shí)際情況制定本校實(shí)物檔案整理規(guī)則時(shí),也均把印信歸入實(shí)物檔案大類,但沒有更為細(xì)致的管理細(xì)則。

職業(yè)院校檔案因?yàn)闄n案管理人員缺少,且主要精力集中在文書檔案處理上等客觀因素,檔案制度建設(shè)更為緩慢,大部分學(xué)校僅有比較籠統(tǒng)的檔案管理實(shí)施細(xì)則,對(duì)實(shí)物檔案的管理或多或少有概括性的描述,但是很少有職業(yè)院校專門針對(duì)實(shí)物類檔案劃定歸檔范圍和保管期限表。因而以印章檔案為代表的實(shí)物檔案在管理中暴露出以下問題:如過期的印章是否該歸檔界定不清、印章檔案保管混亂、容易發(fā)生丟失、啟用和廢止比較隨意、開發(fā)利用過程中缺少監(jiān)管等。缺少制度的約束,甚至?xí)l(fā)濫用印章的隱患和風(fēng)險(xiǎn)。

(二)印章檔案的歸檔流程欠規(guī)范

《印章檔案整理規(guī)則》(DA/T 40-2008)規(guī)定了印章檔案的整理原則和方法,在清洗方法、整理方法、裝具、目錄與備考表、制作印模等方面為職業(yè)院校歸檔印章提供了參考標(biāo)準(zhǔn)。部分單位在完成印章檔案管理總結(jié)歸納了“十步工作法”,即“清洗—編號(hào)—制作卡片—確定保管期限—分類排序—分揀裝盒—編制檔號(hào)—制作印?！谱鳈z索工具—上架”。但是因?yàn)槁殬I(yè)院校的重視程度不夠,印章管理制度不健全,在實(shí)際歸檔過程中存在著多方面的問題。

1.印章檔案上繳不及時(shí)

印章因其權(quán)威性和代替責(zé)任人簽名的價(jià)值,給實(shí)際工作帶來了很多的便利。即使印章失效了,一些部門還是習(xí)慣于把應(yīng)該廢止的印章保管在部門手中,以便于補(bǔ)蓋印章的方便。但是因?yàn)椴块T職能的變化和負(fù)責(zé)人的更替,交接不仔細(xì)就容易造成印章檔案的丟失。

2.印章檔案歸檔不清洗

印章在長(zhǎng)期使用過程中,印章表面會(huì)殘存很多的油泥、污垢等,如果不加清洗,久而久之就會(huì)對(duì)印章本身造成污染和損壞。受檔案管理人員自身素質(zhì)的影響,很少人去考慮30年甚至以后檔案的完整度問題,在收到印章檔案后并未進(jìn)行有效的清潔處理,而是直接封存,把問題留給后面的管理者。同樣需要注意的是,檔案印章在進(jìn)行補(bǔ)蓋使用后,也要重新清洗。

3.印章檔案保管不分類

相同保管期限,相同類別的印章應(yīng)當(dāng)按照年度—機(jī)構(gòu)—形成時(shí)間順序或者年度—機(jī)構(gòu)—保管期限的順序進(jìn)行分類排序、分揀裝盒。包括分類等一系列整理手續(xù)都是為了實(shí)現(xiàn)印章檔案的有序保管和快速查找,這些工作不到位,只是完成印章檔案的簡(jiǎn)單回收和堆積存放,那么檔案本身所具備的價(jià)值也就大打折扣。

(三)印章檔案的監(jiān)督監(jiān)管不到位

職業(yè)院校的印章主要是證明的功能,用來證明身份和行為。印章停止使用之后,效力消失,但并不影響其自身在停止時(shí)間點(diǎn)的價(jià)值。所以,在強(qiáng)調(diào)印章檔案補(bǔ)蓋作用的同時(shí),我們還要謹(jǐn)防印章檔案的濫用,通過加強(qiáng)印章檔案的監(jiān)督監(jiān)管防范違法違規(guī)的風(fēng)險(xiǎn)。目前,職業(yè)院校印章檔案的重新啟用少有成文的規(guī)定進(jìn)行約束,可能產(chǎn)生人情章、領(lǐng)導(dǎo)要求章風(fēng)險(xiǎn),不論是對(duì)學(xué)校還是對(duì)當(dāng)時(shí)和現(xiàn)在的印章管理者都是不負(fù)責(zé)任的,必須通過制度、管理手段來增強(qiáng)印章檔案的監(jiān)督監(jiān)管。

三、職業(yè)院校印章檔案的規(guī)范措施

(一)提高職業(yè)院校印章管理者和檔案人員的責(zé)任意識(shí)

發(fā)展是第一要?jiǎng)?wù),人才是第一資源,印章管理者和檔案人員對(duì)于印章檔案的重視程度是影響印章檔案管理最為重要的因素。

首先是印章管理者,當(dāng)印章刻制、啟用交付到印章管理者時(shí)就代表著學(xué)校相關(guān)部門或?qū)W校管理者將手中的權(quán)力賦予了印章管理者,印章管理者必須嚴(yán)格把關(guān)和記錄印章的使用,確保在合理合規(guī)的范圍內(nèi),領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下履行司印職能。同時(shí)印章管理者應(yīng)該倍加愛護(hù)印章,妥善保管印章,盡可能降低印章的破損程度。待印章的使命執(zhí)行完畢后,及時(shí)完整地轉(zhuǎn)交至檔案室保存。

其次是檔案人員,檔案人員的專業(yè)素質(zhì)直接決定了學(xué)校檔案的管理水平。印章檔案和文書檔案等其他檔案同等重要,都是記錄學(xué)校發(fā)展歷史、進(jìn)行學(xué)?；顒?dòng)研究的重要載體。檔案人員應(yīng)當(dāng)熟練掌握印章檔案的整理規(guī)則,延長(zhǎng)印章檔案的保存期限,提高印章檔案的保密程序和保管要求。最后是學(xué)校管理者,提升安全意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),加強(qiáng)對(duì)印章管理者和檔案人員的教育和培訓(xùn),從根本上杜絕可能出現(xiàn)的違法違規(guī)行為。

(二)健全完善印章和印章檔案管理制度

1993年國(guó)務(wù)院印發(fā)的《國(guó)務(wù)院關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位印章的規(guī)定》(國(guó)發(fā)〔1999〕25號(hào)),對(duì)于規(guī)范和加強(qiáng)國(guó)家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體印章的管理工作,起到了重要的作用。為了進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)對(duì)教育部印章的使用管理工作,教育部辦公廳印發(fā)了《教育部印章使用和管理的暫行規(guī)定》。參照上述規(guī)定,各職業(yè)院校也建立了學(xué)校的印章管理制度。以《天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院印章管理制度》為例,制度對(duì)印章的刻制、啟用、廢止等均做出明確的規(guī)定,特別指出,學(xué)校公章、法人章、部門章、校領(lǐng)導(dǎo)簽名章等停止使用后應(yīng)作為印章檔案進(jìn)行歸檔。相關(guān)條款既明確了印章檔案的歸檔范圍,也提高了印章的保管水平。

為進(jìn)一步提高印章檔案制度建設(shè)水平,職業(yè)院校還應(yīng)針對(duì)性地制定印章檔案的管理辦法,特別是明確印章檔案的歸檔范圍和保管期限,為印章檔案的收集、整理提供具體遵循。

(三)進(jìn)一步加強(qiáng)用印監(jiān)管機(jī)制

不管是印章還是印章檔案,都應(yīng)該建立健全用印監(jiān)管機(jī)制,用印前印章管理員和檔案人員要對(duì)利用者提供的審批資料進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān),包括用印的類型、數(shù)量和用印明細(xì)。特別是對(duì)于印章借用到其他地方使用時(shí),司印人員必須在場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督用印。

印章檔案主要作用是補(bǔ)蓋材料,是對(duì)過去應(yīng)該用印卻沒有用印的行為和身份進(jìn)行證明,程序應(yīng)該更加嚴(yán)格。檔案人員應(yīng)建立印章檔案啟動(dòng)登記臺(tái)賬,仔細(xì)記錄印章檔案使用情況,做好追述。切不可因?yàn)槿饲檎隆㈥P(guān)系章等鉆監(jiān)管的空子,給學(xué)校和個(gè)人造成不可估量的風(fēng)險(xiǎn)和損害。為進(jìn)一步加強(qiáng)用印監(jiān)管,職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)不斷健全監(jiān)管機(jī)制,定期進(jìn)行印章檔案使用情況的檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決問題。

四、職業(yè)院校電子印章的發(fā)展探索

進(jìn)入信息時(shí)代,隨著電子印章規(guī)范化建設(shè)程度越來越高,特別是數(shù)字簽名技術(shù)的運(yùn)用,實(shí)體印章逐漸被電子印章所取代。電子印章不僅完全具備實(shí)體印章功能作用,同時(shí)也有效地保障了實(shí)體印章的完好度。但隨著電子文件“單套制”歸檔工作的不斷深入,電子印章的歸檔問題逐漸浮出水面。

(一)電子印章的含義

《黨政機(jī)關(guān)電子印章應(yīng)用規(guī)范》(GB/T 33481-2016)定義,電子印章是一種由使用單位簽名的包括持有者信息和圖形化內(nèi)容的數(shù)據(jù),可用于簽署電子文件。電子印章實(shí)質(zhì)上包括數(shù)字簽名+印章圖形,其中,數(shù)字簽名是防止篡改和抵賴的安全保障技術(shù),印章圖形是可視化和高仿性的可實(shí)現(xiàn)技術(shù)。在歸檔過程中,為了保持電子文件的真實(shí)性和完整性,印章圖形也會(huì)原封不動(dòng)地保留下來。由此,電子印章的歸檔問題就簡(jiǎn)化為數(shù)字簽名的歸檔問題。

(二)電子印章的存檔

2018年10月《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》(國(guó)家檔案局13號(hào)令)第三十六條指出:“歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件。電子文件需要轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件歸檔的,若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章,且電子印章按照規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的,紙質(zhì)文件不需再進(jìn)行實(shí)體簽名、實(shí)體蓋章”。以上表述雖然較為模糊,但明確表達(dá)了電子文件在進(jìn)行歸檔時(shí)應(yīng)將電子印章轉(zhuǎn)變?yōu)橛≌聢D形。目前對(duì)于電子文件的存檔的一種認(rèn)識(shí)是,讓文件脫離技術(shù)實(shí)現(xiàn)圖形化,即電子文件在保存時(shí)僅保留印章圖形,去掉數(shù)字簽名。因?yàn)闄n案的功能,主要取決于印章本上,并不是由技術(shù)決定的。采用這樣的保存方法,不僅可以減少存儲(chǔ)成本,還可以降低長(zhǎng)時(shí)間保存引發(fā)的其他費(fèi)用。所以,2019年中辦、國(guó)辦發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》指出:“電子公文歸檔時(shí),應(yīng)當(dāng)去除電子印章的數(shù)字簽名信息,只保留印章圖形”。這是對(duì)“去技術(shù)化”思想來自兩辦文件最高規(guī)格的認(rèn)可。

隨著職業(yè)院校的發(fā)展,印章檔案仍將大量的產(chǎn)生,檔案管理的壓力也始終存在。但是數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展,在賦能職業(yè)教育高質(zhì)量發(fā)展的同時(shí),對(duì)印章檔案也將產(chǎn)生推動(dòng)作用,特別是電子印章的廣泛應(yīng)用已經(jīng)更新了大眾對(duì)印章的認(rèn)知,未來放棄實(shí)體印章,直接歸檔電子印章的可能性是非常大的,實(shí)體印章的價(jià)值將更多地體現(xiàn)在文物收藏和藝術(shù)鑒賞。