陳娟

（四川路橋盛通建筑工程有限公司，四川 成都 610000）

0 引言

有效的合同管理在公路工程中起到舉足輕重的作用，包括準(zhǔn)備、執(zhí)行和收尾等各個(gè)階段。合同管理的規(guī)劃和準(zhǔn)備涉及全面了解項(xiàng)目要求、嚴(yán)格監(jiān)督與溝通、利用科技工具和信息系統(tǒng)，以確保詳細(xì)的合同條款符合法律框架，加強(qiáng)變更和索賠管理流程，最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)，從而確保公路工程項(xiàng)目的成功。

1 合同管理流程

具體合同管理流程，見圖1。

圖1 合同管理流程

1.1 合同準(zhǔn)備階段

在初始階段，項(xiàng)目管理者必須徹底了解項(xiàng)目要求和可用資源，包括項(xiàng)目范圍、時(shí)間表和預(yù)算限制的全面分析。此外，合同條款和條件需精確制定，使條款與法律框架保持一致，確保遵守相關(guān)法律法規(guī)和政策。通過(guò)在合同準(zhǔn)備階段投入時(shí)間和精力，建立堅(jiān)實(shí)的合同框架，從而為整個(gè)項(xiàng)目定下基調(diào)，并為高效的項(xiàng)目管理和成功的結(jié)果鋪平道路。

1.2 合同執(zhí)行階段

公路工程的合同執(zhí)行階段標(biāo)志著從規(guī)劃到實(shí)施的過(guò)渡。該階段需建立有效的監(jiān)控機(jī)制，確保承包商按照約定的合同條款全面履行義務(wù)，以及項(xiàng)目按規(guī)定條件進(jìn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，制定防范風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策，從而將風(fēng)險(xiǎn)損失程度降到最低，實(shí)現(xiàn)收益最大化。此外，還需要定期與承包商進(jìn)行溝通，及時(shí)解決項(xiàng)目潛在問(wèn)題，營(yíng)造共同協(xié)作和透明的工作環(huán)境，防止工期延誤和成本超支。在監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)度和保持開放的溝通渠道之間取得良好的平衡，為成功的公路工程項(xiàng)目奠定基礎(chǔ)。

1.3 合同收尾階段

公路工程中的合同收尾階段需徹底完成所有合同義務(wù)和可交付成果。該階段根據(jù)既定的合同條款對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全面審查，包括驗(yàn)證所有工作是否已圓滿完成，財(cái)務(wù)債權(quán)債務(wù)是否已結(jié)清，并對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行最終評(píng)估考核。

2 合同管理的優(yōu)化策略

2.1 提前規(guī)劃和準(zhǔn)備

2.1.1 了解項(xiàng)目需求和資源

細(xì)致的規(guī)劃和準(zhǔn)備是公路工程審計(jì)合同管理優(yōu)化策略成功的基石。對(duì)項(xiàng)目要求和可用資源的透徹了解至關(guān)重要，包括對(duì)項(xiàng)目范圍、時(shí)間表和預(yù)算限制的全面分析。通過(guò)準(zhǔn)確識(shí)別上述因素為制定與項(xiàng)目需求無(wú)縫契合的詳細(xì)合同條款和條件奠定基礎(chǔ)。此外，確保合同框架穩(wěn)健，且能夠適應(yīng)項(xiàng)目生命周期中的潛在變化。提前規(guī)劃可以進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理和資源分配，有助于更順利地執(zhí)行項(xiàng)目。該戰(zhàn)略強(qiáng)調(diào)合同要素與項(xiàng)目背景保持一致，通過(guò)充分掌握項(xiàng)目要求和可用資源的復(fù)雜性，從而制定出不僅在法律上合理，還在戰(zhàn)略上與公路工程項(xiàng)目目標(biāo)保持一致的協(xié)議，為簡(jiǎn)化和有效的公路工程審計(jì)奠定基礎(chǔ)。

2.1.2 制定詳細(xì)的合同條款和條件

制定詳細(xì)的合同條款和條件有助于確保項(xiàng)目參與方之間的透明度和一致性。為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需明確項(xiàng)目可交付成果、時(shí)間表、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和績(jī)效指標(biāo)。合同條款應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不留任何含糊不清或誤解的余地，是能夠減少項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生潛在爭(zhēng)議和沖突的戰(zhàn)略舉措。此外，在合同條款中納入變更管理和風(fēng)險(xiǎn)緩解機(jī)制，可以增強(qiáng)對(duì)不可預(yù)見情況的適應(yīng)性，促進(jìn)締約方之間的相互協(xié)作和優(yōu)化合作環(huán)境，為項(xiàng)目的成功奠定基礎(chǔ)。

2.1.3 遵守法律法規(guī)和政策

遵守法律法規(guī)和政策是公路工程審計(jì)中合同管理優(yōu)化策略的關(guān)鍵組成部分，確保合同協(xié)議不但在道德上合理，且應(yīng)具有法律約束力。負(fù)責(zé)人員需全面了解公路工程項(xiàng)目管理的相關(guān)法律和行業(yè)法規(guī)，將相關(guān)要求納入合同條款，以降低法律風(fēng)險(xiǎn)。此外，遵守不僅是遵守法律法規(guī)，同時(shí)還強(qiáng)調(diào)與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)保持一致性。將法律和法規(guī)遵從性整合到合同管理戰(zhàn)略中，可以防止出現(xiàn)潛在爭(zhēng)議，促進(jìn)合同的順利執(zhí)行和成功的審計(jì)以及利益相關(guān)者之間的信任度，從而確保法律合規(guī)，維護(hù)審計(jì)過(guò)程的完整性，提高公路工程項(xiàng)目的整體質(zhì)量和效益[1]。

2.2 緊密監(jiān)督和溝通

2.2.1 設(shè)立有效的監(jiān)控機(jī)制

建立有效的監(jiān)控機(jī)制對(duì)于跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度和確保遵守合同條款至關(guān)重要。通過(guò)應(yīng)用實(shí)時(shí)監(jiān)督系統(tǒng)，定期進(jìn)行項(xiàng)目審查和狀態(tài)更新，及時(shí)識(shí)別和解決任何偏差或問(wèn)題。通過(guò)定期會(huì)議和報(bào)告，與承包商建立開放的溝通渠道，促進(jìn)對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)和期望的共同理解。這種協(xié)作方法不僅可以降低風(fēng)險(xiǎn)，還能夠提高公路工程項(xiàng)目的整體效率和成功率[2]。

2.2.2 定期與承包商溝通

與承包商的定期溝通是公路工程審計(jì)中合同管理優(yōu)化策略的關(guān)鍵，建立持續(xù)的反饋循環(huán)，確保參與方與項(xiàng)目目標(biāo)和合同義務(wù)保持一致，有助于創(chuàng)建一個(gè)開放透明的溝通渠道。首先，提供實(shí)時(shí)解決問(wèn)題、澄清疑問(wèn)和解決潛在問(wèn)題的平臺(tái)，從而防止沖突升級(jí)。其次，營(yíng)造協(xié)作的環(huán)境，增強(qiáng)承包商對(duì)項(xiàng)目要求和期望的理解。再次，允許及時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略、資源或時(shí)間表，以應(yīng)對(duì)不斷變化的項(xiàng)目動(dòng)態(tài)。最后，結(jié)合數(shù)字通信工具和平臺(tái)進(jìn)一步簡(jiǎn)化信息交換，使溝通流程更加高效。綜上所述，定期溝通是一種積極主動(dòng)的措施，能夠促進(jìn)所有利益相關(guān)者之間的積極溝通，為公路工程審計(jì)的整體成功作出貢獻(xiàn)[3-5]。

2.2.3 及時(shí)解決問(wèn)題和糾紛

快速有效地解決沖突可防止問(wèn)題滾雪球般發(fā)展成重大事件，保持項(xiàng)目勢(shì)頭并確保合同完整性，為應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)提供清晰的路線圖。建立開放式的溝通渠道，鼓勵(lì)所有利益相關(guān)者及時(shí)報(bào)告問(wèn)題，通過(guò)系統(tǒng)識(shí)別、評(píng)估和解決問(wèn)題。

此外，可以采用調(diào)解和談判技巧來(lái)尋找互惠互利的解決方案，防止?fàn)幎松?jí)。

2.3 強(qiáng)化合同變更和索賠管理

2.3.1 建立明確的變更管理流程

該策略的第一步是建立明確的變更管理流程系統(tǒng)框架。明確提交變更請(qǐng)求的指南，以及評(píng)估和批準(zhǔn)變更請(qǐng)求的流程。有效的變更管理流程可以確保所有利益相關(guān)者了解提出和實(shí)施變更的程序，包括對(duì)擬議變更對(duì)項(xiàng)目范圍、時(shí)間表和預(yù)算的影響的全面評(píng)估，能夠促進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)理與承包商之間的協(xié)作，最大限度地減少誤解和爭(zhēng)議[6-8]。

2.3.2 審慎評(píng)估和決策變更請(qǐng)求

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)建立一個(gè)全面的框架，包括評(píng)估對(duì)項(xiàng)目范圍、時(shí)間表和預(yù)算的影響。仔細(xì)考慮變更請(qǐng)求對(duì)擬議變更的必要性和影響進(jìn)行全面評(píng)估，并進(jìn)行嚴(yán)格的審查，防止可能危及原始目標(biāo)的不必要的更改。決策過(guò)程必須透明且有據(jù)可查，為批準(zhǔn)或拒絕變更請(qǐng)求提供明確的理由，營(yíng)造一個(gè)協(xié)作環(huán)境，促進(jìn)所有相關(guān)方之間的理解和協(xié)調(diào)。通過(guò)仔細(xì)評(píng)估和決策變更請(qǐng)求，公路工程審計(jì)可以適應(yīng)不斷變化的項(xiàng)目需求，保障合同框架和項(xiàng)目成功[9-11]。

2.3.3 妥善處理索賠事項(xiàng)，避免爭(zhēng)議

妥善處理索賠是公路工程審計(jì)中合同管理優(yōu)化策略的一個(gè)重要方面，旨在規(guī)避潛在的爭(zhēng)議。該過(guò)程中，項(xiàng)目利益相關(guān)者和承包商之間的開放溝通渠道對(duì)于促進(jìn)理解與合作至關(guān)重要。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)仔細(xì)審查所提供的文件，考慮合同義務(wù)、項(xiàng)目規(guī)范以及可能導(dǎo)致索賠的任何不可預(yù)見的情況。清晰透明的索賠管理流程可作為預(yù)防措施，最大限度地減少?zèng)_突的可能性并確保公平解決[12-13]。

2.4 采用技術(shù)工具和信息系統(tǒng)

2.4.1 使用項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行合同跟蹤

強(qiáng)大的項(xiàng)目管理工具有助于實(shí)時(shí)監(jiān)控合同進(jìn)展、截止日期和可交付成果。不僅能夠提高跟蹤進(jìn)度的準(zhǔn)確性，還能為項(xiàng)目利益相關(guān)者之間的高效協(xié)作提供集中的平臺(tái)。通過(guò)項(xiàng)目管理軟件，簡(jiǎn)化文檔管理，確保所有與合同相關(guān)的材料都易于訪問(wèn)和安全存儲(chǔ)，軟件中的自動(dòng)警報(bào)和通知有助于及時(shí)提醒截止日期，從而減少延誤的可能性。此外，利用上述管理工具可以幫助生成全面的報(bào)告，為項(xiàng)目績(jī)效提供有價(jià)值的見解[14]。

2.4.2 利用數(shù)據(jù)分析提供決策支持

通過(guò)利用高級(jí)分析工具，能夠提供系統(tǒng)化的方法來(lái)處理和解釋大量項(xiàng)目數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策支持使項(xiàng)目經(jīng)理能夠根據(jù)定量分析做出合理選擇，從而降低風(fēng)險(xiǎn)并優(yōu)化項(xiàng)目成果。此外，通過(guò)利用數(shù)據(jù)分析，公路工程審計(jì)可以識(shí)別模式、預(yù)測(cè)挑戰(zhàn)并監(jiān)控關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，以提高決策的準(zhǔn)確性，及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目戰(zhàn)略和資源分配。

2.4.3 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化合同管理流程

采用數(shù)字工具和平臺(tái)，能夠簡(jiǎn)化整個(gè)合同生命周期，為所有與合同相關(guān)的文檔提供集中的存儲(chǔ)庫(kù)，易于訪問(wèn)，同時(shí)增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性。數(shù)字化方法有助于實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化工作流程，加快審批流程并減少人工錯(cuò)誤的可能性，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目利益相關(guān)者之間的實(shí)時(shí)協(xié)作，促進(jìn)審計(jì)過(guò)程透明度和高效溝通。數(shù)字系統(tǒng)中的警報(bào)和通知功能可以跟蹤工程進(jìn)程，確保按時(shí)完成任務(wù)。此外，數(shù)字合同管理允許與其他項(xiàng)目管理工具和分析平臺(tái)協(xié)同應(yīng)用，從而增強(qiáng)整體項(xiàng)目可見性和決策支持，提高合同管理的效率，最大限度地降低傳統(tǒng)紙質(zhì)系統(tǒng)相關(guān)的數(shù)據(jù)丟失或管理不善的風(fēng)險(xiǎn)。從本質(zhì)上講，數(shù)字合同管理流程的實(shí)施促進(jìn)公路工程審計(jì)現(xiàn)代化，有助于提高生產(chǎn)力、準(zhǔn)確性和合同管理工作的整體成效[15]。

2.5 加強(qiáng)供應(yīng)商信用評(píng)估

加強(qiáng)供應(yīng)商信用評(píng)估是公路工程審核合同管理優(yōu)化策略的重要環(huán)節(jié)，涉及對(duì)參與項(xiàng)目的承包商和供應(yīng)商的績(jī)效進(jìn)行系統(tǒng)和徹底的評(píng)估。建立關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI）使項(xiàng)目經(jīng)理能夠根據(jù)預(yù)定的基準(zhǔn)，客觀衡量和評(píng)估供應(yīng)商的績(jī)效。在評(píng)估過(guò)程中，定期和透明的溝通可以提供建設(shè)性的反饋并促進(jìn)合作關(guān)系。這種全面的評(píng)估使項(xiàng)目經(jīng)理能夠確定需要改進(jìn)的領(lǐng)域，識(shí)別績(jī)效，并就合同續(xù)簽或修改作出明智決策。

3 結(jié)語(yǔ)

公路工程審計(jì)中合同管理的優(yōu)化策略是跨越整個(gè)合同生命周期的多方面方法，強(qiáng)調(diào)主動(dòng)規(guī)劃、法律合規(guī)和透明溝通。密切監(jiān)督、有效的變更管理和利用技術(shù)工具可確保適應(yīng)性和效率。項(xiàng)目管理軟件、數(shù)據(jù)分析和數(shù)字流程的集成簡(jiǎn)化運(yùn)營(yíng)過(guò)程，有助于公路工程項(xiàng)目的成功。加強(qiáng)供應(yīng)商信用評(píng)估可以促進(jìn)協(xié)作和負(fù)責(zé)任的供應(yīng)商生態(tài)系統(tǒng)。最終，這種全面的優(yōu)化策略能夠提高透明度，降低風(fēng)險(xiǎn)，并在公路工程審計(jì)的動(dòng)態(tài)環(huán)境中維護(hù)合同管理的完整性。