王 嵐

北京大學(xué) 北京

高校會議中心是高校后勤系統(tǒng)的重要組成部分，運營著學(xué)校的賓館、會議室、餐廳、物業(yè)等服務(wù)項目，在高校整體運行中發(fā)揮著獨特的支撐保障作用。高校會議中心依托學(xué)校資源管理學(xué)校部分樓宇，負責(zé)為學(xué)校的各類會議和活動提供場地與服務(wù)，為國內(nèi)外來訪的學(xué)術(shù)交流團體提供住宿和用餐，部分高校會議中心還為院系和職能部門提供物業(yè)服務(wù)，為師生提供電影演出等劇場服務(wù)。高校會議中心職能的特殊性決定了其財務(wù)管理工作的鮮明特點，必須針對這些特點確定符合高校會議中心實際情況的財務(wù)管理體制和財務(wù)管理平臺，以應(yīng)對日益發(fā)展的財務(wù)核算要求和業(yè)務(wù)管理需要。

一、高校會議中心財務(wù)管理特點

1.非法人獨立核算企業(yè)管理模式

高校會議中心是校內(nèi)二級單位，不是獨立法人，實行獨立核算、自負盈虧、自我積累和發(fā)展的運行模式。一般情況下，學(xué)校不予撥款，會議中心依靠自身創(chuàng)收，支付人工成本和運行成本，年終按照學(xué)校要求的指標上繳利潤。會議中心采取企業(yè)化管理的運行模式，在組織架構(gòu)、財務(wù)管理、人力資源等方面均按照市場化要求采取公司制的管理方式。

2.資金量大、經(jīng)費來源渠道廣

高校會議中心業(yè)務(wù)種類較多，收入類型繁雜，主要包括會議費、住宿費、餐費、服務(wù)費、票款等。經(jīng)費來源渠道分為校內(nèi)經(jīng)費和校外經(jīng)費，來款方式包括匯款、微信、支付寶、銀行卡、校園卡、應(yīng)收掛賬、現(xiàn)金等，還有一些來自第三方平臺，經(jīng)費來源渠道廣泛，各類業(yè)務(wù)具有單筆金額小、每日累計筆數(shù)多、累計金額較大的特點，出現(xiàn)差錯時不易查找源頭。

3.采購形式多樣、結(jié)算方式復(fù)雜

高校會議中心肩負著學(xué)校后勤支撐保障的重要使命，采購形式多樣，其中包括招標、競爭性磋商、競爭性談判、詢價比價等，支出種類繁多。另外，供貨商分為長期供貨商和一次性供貨商，長期供貨商需按上月入庫金額形成的應(yīng)付賬款進行統(tǒng)一付款，一次性供貨商則需按照合同或訂單的約定進行支付,結(jié)算方式較其他單位復(fù)雜。

二、高校會議中心財務(wù)平臺現(xiàn)狀

1.單獨的財務(wù)核算系統(tǒng)，年終手工并表

高校會議中心實行獨立核算，既區(qū)別于學(xué)校其他二級單位，又不同于社會上的酒店，是企業(yè)化管理的事業(yè)單位。為滿足日常運營需要，目前部分高校會議中心日常財務(wù)核算執(zhí)行的是《企業(yè)會計準則》，設(shè)有單獨的財務(wù)核算系統(tǒng)，年終與學(xué)校通過手工合并報表的方式進行財務(wù)決算。

2.尚未實現(xiàn)系統(tǒng)對接，無法共享信息

高校會議中心因為支撐業(yè)務(wù)需要，有諸多業(yè)務(wù)系統(tǒng)。賓館客房需要酒店管理系統(tǒng)、會議承辦需要會議注冊系統(tǒng)、餐廳運營需要點餐收銀系統(tǒng)、物資采購庫房驗收需要進銷存系統(tǒng)等。但目前財務(wù)核算系統(tǒng)與這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間多是分離的狀態(tài)，沒有實現(xiàn)系統(tǒng)對接，無法進行信息的傳輸與共享。財務(wù)憑單的制證工作仍然需要手工錄入，但一是人工錄入效率較低且出錯率高，二是系統(tǒng)之間缺乏比對與數(shù)據(jù)稽核，容易造成少收和多付現(xiàn)象，內(nèi)部控制易出現(xiàn)盲區(qū)，加大了單位的財務(wù)風(fēng)險。

3.缺乏財務(wù)、業(yè)務(wù)、信息化都精通的復(fù)合型人才

業(yè)財融合是高校會議中心發(fā)展的新方向，應(yīng)將業(yè)務(wù)發(fā)展與財務(wù)管理相結(jié)合，從單位整體的角度去思考業(yè)務(wù)開展的戰(zhàn)略規(guī)劃和目標方向，將業(yè)務(wù)和財務(wù)融為一體。業(yè)財融合必須依托智能化財務(wù)平臺的建立，通過信息共享打破部門間的信息壁壘，實現(xiàn)業(yè)務(wù)和財務(wù)的高度協(xié)同與互動。業(yè)財融合需要業(yè)務(wù)、財務(wù)、信息化都精通的復(fù)合型人才，而目前缺乏這類人才也是制約高校會議中心財務(wù)平臺信息化發(fā)展的因素。

三、搭建高校會議中心智能化財務(wù)平臺的方案

1.落實《政府會計制度》，尋找企業(yè)化管理與事業(yè)單位的平衡

（1）借助《政府會計制度》改革契機，優(yōu)化會議中心財務(wù)軟件。2019 年起，國家實施政府會計制度改革，行政和事業(yè)單位的會計核算要求具備財務(wù)會計和預(yù)算會計雙重功能，財務(wù)會計實行權(quán)責(zé)發(fā)生制，預(yù)算會計實行收付實現(xiàn)制，為企業(yè)化的高校會議中心財務(wù)核算體系順利并入事業(yè)化的高校財務(wù)部門核算體系提供了良好契機。通過雙基礎(chǔ)、雙分錄、雙報告、雙功能的架構(gòu)，實現(xiàn)財務(wù)會計和預(yù)算會計適度分離并相互銜接，可全面、清晰反映單位財務(wù)信息和預(yù)算執(zhí)行信息。

高校會議中心原本執(zhí)行的是權(quán)責(zé)發(fā)生制的《企業(yè)會計準則》，在高校轉(zhuǎn)為執(zhí)行政府會計制度后，高校會議中心能夠通過信息化手段把原有的企業(yè)會計科目并入學(xué)校整體科目體系中，出具的財務(wù)報表格式也能與學(xué)校財務(wù)部門的報表格式保持一致，有利于學(xué)校月末、年末進行報表合并和財務(wù)決算。

（2）運用信息化手段，尋求企業(yè)化管理和事業(yè)單位的平衡。高校會議中心構(gòu)建新的財務(wù)核算系統(tǒng)，設(shè)計的財務(wù)核算體系既要實現(xiàn)《政府會計制度》的要求，又要滿足會議中心企業(yè)化運營管理的需要，應(yīng)探索出一套兼顧政府會計制度和企業(yè)管理需求的可行性實施方案，尋找事業(yè)單位實現(xiàn)企業(yè)化管理的途徑。在科目設(shè)置上，與學(xué)校財務(wù)部門政府會計制度一級科目和二級科目要保持一致，在三級科目及以下級次增加符合高校會議中心運營實際的明細科目，這樣既能保證與學(xué)校財務(wù)部門的并賬并表要求，又能滿足業(yè)務(wù)部門查找統(tǒng)計明細項目的需要。

會計報表方面，在出具規(guī)定的財務(wù)報表和預(yù)算報表外，通過自定義報表的形式抓取符合高校會議中心各業(yè)務(wù)部門實際需求的會計信息，如設(shè)計客房公寓收入表、人工成本統(tǒng)計表、能源費用統(tǒng)計表等。新搭建的高校會議中心財務(wù)核算系統(tǒng)既能夠符合《政府會計制度》的要求，又能夠滿足業(yè)務(wù)部門的實際需要，規(guī)范了會計核算體系，保證了會計信息質(zhì)量。

2.加強財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部建設(shè)，推進財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通

（1）開發(fā)多維度分析功能，提供智能化統(tǒng)計數(shù)據(jù)。先進的財務(wù)核算軟件應(yīng)該具有多維度的分析功能，為單位會計人員和管理人員提供深挖收據(jù)的可能，為日常運營和經(jīng)營決策提供多角度的財務(wù)支持。除依靠科目體系外，還可以充分發(fā)揮軟件多維度抓取數(shù)據(jù)的智能化技術(shù)，如利用部門輔助核算歸集部門收支、利用項目輔助核算考核項目損益、利用業(yè)務(wù)區(qū)域輔助核算統(tǒng)計該區(qū)域盈利情況等。

（2）做好系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，達到稽核和制約目的。加強財務(wù)軟件內(nèi)部建設(shè)還包括做好財務(wù)核算系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，根據(jù)不相容崗位相分離原則，做好崗位的角色設(shè)計。權(quán)限設(shè)置要做到業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準相分離、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會計記錄相分離、會計記錄與資產(chǎn)保管相分離、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核監(jiān)察相分離、資金支付審批與支付執(zhí)行相分離、實物保管與盤點清查相分離等。只有權(quán)限設(shè)置合理、規(guī)范，才能有效降低錯誤和舞弊行為的發(fā)生。

（3）推進財務(wù)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)信息共享。智能化財務(wù)平臺的搭建是一項系統(tǒng)工程，財務(wù)核算系統(tǒng)如果沒有與業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)通，就會形成信息孤島，無法智能化傳輸信息，未發(fā)揮信息價值。高校會議中心因前端業(yè)務(wù)種類繁多，業(yè)務(wù)系統(tǒng)復(fù)雜，所以各系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的對接有著較大的提升空間。

第一，收入方面，推進酒店管理系統(tǒng)、開票系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的對接。高校會議中心應(yīng)實現(xiàn)銀行收款機與酒店管理系統(tǒng)的對接，目前部分酒店前臺和餐廳收銀在使用銀行收款機后，還需要人工將收費金額錄入酒店管理系統(tǒng)，銀行收款機與酒店管理系統(tǒng)直接連接將大大降低前臺人員的工作量，減少崗位人員編制，有助于高校會議中心實現(xiàn)降本增效。

同時，應(yīng)充分利用信息化手段，通過系統(tǒng)對接實現(xiàn)客人自助開票。系統(tǒng)對接的數(shù)據(jù)是根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的實際消費清單產(chǎn)生，有效避免了虛開發(fā)票的情況，大大降低了財務(wù)風(fēng)險，提升了高校會議中心的財務(wù)管理水平。

酒店管理系統(tǒng)應(yīng)與財務(wù)系統(tǒng)進行系統(tǒng)對接，將每日營收數(shù)據(jù)按照收款方式和收入類型自動生成憑證，把會計人員從事務(wù)性工作中解放出來，將更多精力投入到稽核監(jiān)督、流程梳理、財務(wù)分析和管理工作中。

第二，支出方面，推進供應(yīng)鏈系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)對接。高校會議中心應(yīng)實現(xiàn)采購的進銷存供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)信息化，并接入財務(wù)核算系統(tǒng)，會議中心的客房、餐廳等物資需求量大，采購業(yè)務(wù)頻繁，應(yīng)利用先進的進銷存系統(tǒng)實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的線上申請和審批，達到事前控制，有效前移財務(wù)管理職能。采購業(yè)務(wù)請購單審批完成后，系統(tǒng)自動生成采購訂單，且采購訂單按照供應(yīng)商歸類匯總。月末，系統(tǒng)按入庫單數(shù)量和金額匯總生成每個供應(yīng)商當(dāng)月應(yīng)付款總金額，進銷存模塊和總賬模塊自動對接，生成入庫憑證和應(yīng)付憑證，可提高采購的進銷存業(yè)務(wù)和財務(wù)核算的自動化水平。

高校會議中心應(yīng)實現(xiàn)資金支付系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的對接。銀企直連已勢在必行，通過軟件接口，將財務(wù)系統(tǒng)的付款信息直接推送至資金支付系統(tǒng)，避免財務(wù)人員手工錄入可能造成的失誤，使財務(wù)系統(tǒng)與銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)的賬戶信息保持一致，降低財務(wù)風(fēng)險，保證資金安全，提高付款準確度，工作效率也會明顯提高。

第三，內(nèi)部控制方面，推進人力資源系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的對接。人力資源管理系統(tǒng)的工資管理模塊每月可自動生成工資報表，財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)與人力管理系統(tǒng)進行技術(shù)對接，從工資報表中取數(shù)，自動生成工資憑證。同時，通過系統(tǒng)對接實現(xiàn)按照各種用工形式進行分類匯總，提高工資制單的準確度，提高人工成本的核算效率。

建立合同管理系統(tǒng)也是加強單位內(nèi)部控制的重要方面。利用信息化手段，將合同金額、采購方式與分批付款進度明確體現(xiàn)在合同管理系統(tǒng)中。對于金額大、持續(xù)時間長、分批次付款的合同在財務(wù)系統(tǒng)中按照項目輔助核算單獨管理，財務(wù)系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)嚴格比對，按照進度付款，控制財務(wù)風(fēng)險，防止付款金額超過合同總金額的現(xiàn)象發(fā)生。

3.通過崗位輪換、實崗調(diào)研等方式，培養(yǎng)業(yè)財融合的復(fù)合型人才

推進智能化財務(wù)平臺建設(shè)，依靠既懂財務(wù)、又懂計算機的復(fù)合型人才。高校會議中心要通過崗位輪換、實崗調(diào)研等方式，努力培養(yǎng)具有業(yè)財融合能力的復(fù)合型人才，為加快智能化財務(wù)平臺建設(shè)儲備力量。崗位輪換是指有計劃、有目的地輸送會計人員到前端業(yè)務(wù)部門進行實崗工作，深入業(yè)務(wù)活動、了解業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)需求。會計人員須轉(zhuǎn)換角色、換位思考，站在業(yè)務(wù)部門的角度、客戶的角度、供應(yīng)商的角度去思考和解決問題。通過實崗調(diào)研等方式培養(yǎng)一批思路清晰的復(fù)合型人才，幫助業(yè)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)流程中的風(fēng)險點，在智能化財務(wù)平臺的設(shè)計上著重控制風(fēng)險點，同時在把控風(fēng)險的前提下，精簡非必要的煩瑣流程和人工錄入，通過信息化手段提高服務(wù)效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，提升客戶體驗。

四、結(jié)語

高校會議中心財務(wù)平臺具有獨立核算、資金量大、結(jié)算方式復(fù)雜等特點，目前是單獨的財務(wù)系統(tǒng)，沒有與學(xué)校財務(wù)部門核算系統(tǒng)和中心內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行對接。未來，學(xué)校將致力于搭建高校會議中心智能化財務(wù)平臺，落實《政府會計制度》，尋找企業(yè)化管理和事業(yè)單位的平衡點，夯實財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部建設(shè)，推進財務(wù)系統(tǒng)與中心酒店管理系統(tǒng)、開票系統(tǒng)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)、資金支付系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。依托智能化財務(wù)平臺，通過信息傳輸與共享，提高結(jié)算效率，加強全流程系統(tǒng)控制，降低人工操作的風(fēng)險，實現(xiàn)審批流、業(yè)務(wù)流、資金流的一致性，推動數(shù)字化、智能化財會監(jiān)督，促進高校會議中心財務(wù)治理能力和治理體系的現(xiàn)代化發(fā)展。