楊曈 司雯 蔣冠

（天津師范大學(xué)管理學(xué)院 天津 300387）

信息技術(shù)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的交融引發(fā)數(shù)據(jù)激增浪潮，不管在國家層面，還是機(jī)構(gòu)層面，數(shù)據(jù)均是驅(qū)動(dòng)發(fā)展的基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性資源和關(guān)鍵生產(chǎn)要素。從2023年2月印發(fā)《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》到國家數(shù)據(jù)局的組建，數(shù)據(jù)要素的價(jià)值被反復(fù)提及。檔案數(shù)據(jù)是數(shù)據(jù)體系的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)管理成為檔案工作新常態(tài)[1]，并且伴隨檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生、控制的復(fù)雜程度加深，數(shù)據(jù)管理應(yīng)進(jìn)階到數(shù)據(jù)治理的高級(jí)階段[2]。與此同時(shí)，突破原有的檔案部門作為單一主體的管理模式，實(shí)現(xiàn)主體協(xié)同是治理要義下的基本要求[3]。有鑒于此，揭示和優(yōu)化多元主體參與、多元要素構(gòu)成的檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理機(jī)制是大數(shù)據(jù)時(shí)代釋放檔案數(shù)據(jù)紅利的“關(guān)鍵變量”[4]。

隨著檔案工作環(huán)境的更迭、檔案范式的演變以及治理理念的普及[5]，檔案數(shù)據(jù)治理這一新的業(yè)務(wù)形態(tài)逐漸成為檔案理論與實(shí)踐界共同關(guān)注的研究熱點(diǎn)與前沿課題。善治是檔案數(shù)據(jù)治理的總目標(biāo)，有著共建、共治、共享的內(nèi)涵[6]，提升檔案數(shù)據(jù)協(xié)同共治能力是檔案數(shù)據(jù)安全治理、質(zhì)量治理與價(jià)值實(shí)現(xiàn)的必要保障?？傮w而言，學(xué)界已就“協(xié)同”在檔案數(shù)據(jù)治理中的重要性和必要性達(dá)成共識(shí)，并就相關(guān)概念、如何協(xié)同、協(xié)同困境等問題從多維度進(jìn)行了有益探索[7][8][9][10]，但仍有深入探討的空間。一方面，缺乏基于理論框架的規(guī)范分析，大多通過演繹分析考察檔案數(shù)據(jù)治理的局部因素，缺乏系統(tǒng)考量；另一方面，缺乏深入調(diào)研與經(jīng)驗(yàn)材料支撐，導(dǎo)致部分研究結(jié)論缺乏指導(dǎo)性和可操作性。

因此本研究引入活動(dòng)理論，選取三個(gè)檔案館（室）作為典型案例進(jìn)行調(diào)查分析，以期基于案例間的關(guān)聯(lián)印證、共性提煉與差異對(duì)比，剖析檔案數(shù)據(jù)治理的活動(dòng)要素，進(jìn)而構(gòu)建協(xié)同機(jī)制。一方面，豐富理論向度和延拓研究場(chǎng)域，為動(dòng)態(tài)分析和立體檢視檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)提供新的視角；另一方面，基于案例分析理順協(xié)同關(guān)系，為治理主體間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、良性互動(dòng)提供行動(dòng)依據(jù)與機(jī)制保障。

1 概念界定與理論引介

1.1 核心概念界定

檔案數(shù)據(jù)治理是著眼檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管控、安全保障與價(jià)值實(shí)現(xiàn)等任務(wù)模塊，以“四性”保障為階段性目標(biāo)，為降低檔案部門數(shù)據(jù)管理活動(dòng)中的人力、經(jīng)濟(jì)成本與用戶利用過程中的時(shí)間與精力成本，提高管理、利用效率，由檔案部門主導(dǎo)、多元主體參與，圍繞檔案數(shù)據(jù)展開的一系列治理活動(dòng)的集合，是檔案數(shù)據(jù)管理這一檔案部門職責(zé)范疇的邏輯拓展與升級(jí)。檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理即檔案數(shù)據(jù)管理主體與多元利益相關(guān)者在一定的規(guī)則與工具的參與下，進(jìn)行分工協(xié)作、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、形成系統(tǒng)合力，以提高檔案數(shù)據(jù)管理效能的治理模式。

1.2 活動(dòng)理論及其適用性分析

活動(dòng)理論是一個(gè)綜合性的理論框架，“活動(dòng)”是人生存和發(fā)展的基本形式，涉及與客觀環(huán)境中事物相互作用的過程，該框架有助于分析和描述系統(tǒng)中各要素之間的構(gòu)成、層級(jí)結(jié)構(gòu)和協(xié)作關(guān)系[11][12]。Engestr?m 對(duì)活動(dòng)理論進(jìn)行了系統(tǒng)梳理和模型化[13]，Mwanza 則通過構(gòu)建“Eight-step Model”對(duì)活動(dòng)理論模型中的核心要素（主體、客體、共同體）和中介要素（工具、規(guī)則、分工）進(jìn)行了解釋[14]，其中中介要素作為“橋梁”，促成主客體交互。

首先，活動(dòng)理論是一個(gè)在實(shí)踐領(lǐng)域具有普遍適用性的活動(dòng)分析框架，而“檔案數(shù)據(jù)治理”活動(dòng)是一個(gè)復(fù)雜的社會(huì)活動(dòng)，由主體（檔案部門）、共同體（數(shù)據(jù)管理部門、社會(huì)公眾等）在一定規(guī)則（法律法規(guī)、社會(huì)觀念等）約束下，利用必要的工具（政策工具、技術(shù)工具等），圍繞客體（檔案數(shù)據(jù)）進(jìn)行分工與合作，這表明檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)并未脫離活動(dòng)理論的解釋范疇。其次，區(qū)別于“管理”概念更多關(guān)注管理者對(duì)管理對(duì)象的支配行為，“治理”一詞強(qiáng)調(diào)由發(fā)揮元治作用的責(zé)任主體進(jìn)行整體性、全局性的統(tǒng)籌、部署及各要素間的相互依存、相互制約、動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)，活動(dòng)理論即將活動(dòng)視為“主體”和“客體”互動(dòng)的概念，強(qiáng)調(diào)了人與其所處物理、社會(huì)環(huán)境的不可分割性，體現(xiàn)了系統(tǒng)觀念，更加切合“治理”活動(dòng)的內(nèi)核。再次，“機(jī)制”泛指系統(tǒng)內(nèi)各元素相互作用的規(guī)則和過程，體現(xiàn)出較強(qiáng)的“工具性”與“設(shè)計(jì)性”，這也與活動(dòng)理論的內(nèi)涵相契合。此外，活動(dòng)理論將“主體”和“共同體”同時(shí)視為兩大核心要素，這與“協(xié)同”概念內(nèi)含的多主體分工、協(xié)商、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)及“檔案數(shù)據(jù)治理”所要求的共建、共治、共享的價(jià)值取向一致。綜上所述，活動(dòng)理論作為一個(gè)聚焦行動(dòng)者及其工具的社會(huì)歷史分析范式，為社會(huì)科學(xué)研究提供了一套行之有效的研究框架，利用活動(dòng)理論能夠?qū)Α皺n案數(shù)據(jù)治理”活動(dòng)要素及其交互協(xié)調(diào)機(jī)制進(jìn)行較為全面的揭示。

2 研究設(shè)計(jì)

本研究擬進(jìn)行基于理論框架的規(guī)范分析和采用基于微觀視角的多案例研究方法。一方面，選取3 個(gè)檔案館（室）作為典型案例進(jìn)行調(diào)研，采用基于實(shí)地調(diào)查、深度訪談與文本分析獲取經(jīng)驗(yàn)材料的實(shí)證研究方法，突破傳統(tǒng)思辨范式視角較宏大、缺乏數(shù)據(jù)與理論支撐的局限；另一方面，引入活動(dòng)理論，基于活動(dòng)理論三角結(jié)構(gòu)模型，分主體、客體、共同體、規(guī)則、工具、分工六大活動(dòng)要素對(duì)檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)進(jìn)行細(xì)粒度解構(gòu)與整體性探索，揭示其檔案數(shù)據(jù)管理的實(shí)然狀態(tài)，為檔案部門的數(shù)字檔案館（室）與檔案數(shù)據(jù)治理能力建設(shè)提供借鑒。

2.1 案例選擇與數(shù)據(jù)收集

2.1.1 案例選取

本研究所選案例研究對(duì)象均為數(shù)字檔案館（室）建設(shè)起步較早、水平較高、能夠?yàn)闄n案數(shù)據(jù)管理活動(dòng)提供先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)借鑒的檔案館（室），且能夠覆蓋檔案數(shù)據(jù)形成、歸檔、移交、接收、長期保存、提供利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，其中P、R 具有交接關(guān)聯(lián)，Q、R 均為綜合檔案館，可互為對(duì)照。

檔案館（室）P：是G 省某事業(yè)單位內(nèi)部檔案機(jī)構(gòu)，單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)40 個(gè)，連續(xù)10年獲評(píng)G 省檔案工作先進(jìn)單位，于2022年通過國家檔案局組織的評(píng)審，成為G 省唯一授牌的“全國示范數(shù)字檔案室”。

檔案館（室）Q：是“年輕”館的典型代表，成立時(shí)間雖晚，但已于2023年獲批為“全國示范數(shù)字檔案館”，打造了基于互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)的三大業(yè)務(wù)管理平臺(tái)，在G 省率先實(shí)施“館室通”管理模式。

檔案館（室）R：G 省省級(jí)綜合檔案館，于2020年通過國家級(jí)數(shù)字檔案館測(cè)試，在館內(nèi)局域網(wǎng)建成檔案信息管理系統(tǒng)，同時(shí)，依托電子政務(wù)外網(wǎng)，搭建了電子檔案移交接收平臺(tái)和民生檔案“一站式”服務(wù)平臺(tái)。

2.1.2 數(shù)據(jù)獲取

研究數(shù)據(jù)通過實(shí)地調(diào)研、深度訪談、文本調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)調(diào)研等實(shí)證調(diào)研方法獲取。具體而言，對(duì)選取的三個(gè)案例館（室）進(jìn)行實(shí)地調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)調(diào)研，并通過與檔案館相關(guān)部門的工作人員進(jìn)行半結(jié)構(gòu)化深度訪談，了解檔案數(shù)據(jù)管理的基本環(huán)境、管理現(xiàn)狀、工作中的協(xié)同關(guān)系以及相關(guān)主體的參與意愿、動(dòng)機(jī)、角色、職責(zé)、行為、參與過程及其評(píng)價(jià)和反饋等；之后，主要針對(duì)環(huán)境、基礎(chǔ)設(shè)施等因素進(jìn)行實(shí)地觀察，將反饋結(jié)果補(bǔ)充進(jìn)訪談內(nèi)容；文本調(diào)研主要指在實(shí)地調(diào)研過程中收集相關(guān)單位頒布的檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)劃或制度說明，以及上級(jí)單位發(fā)布的有關(guān)政策性文件等。

2.2 分析框架構(gòu)建與活動(dòng)要素提煉

基于活動(dòng)理論框架（見圖1），采用多輪編碼的方式對(duì)訪談數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，基本思路為通過編碼提煉“概念”，之后基于預(yù)設(shè)的編碼框架，進(jìn)行分類、匯總，確定檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)中主體、客體、共同體、規(guī)則、工具等六類要素內(nèi)部子要素的構(gòu)成；最后考察概念之間的關(guān)系，進(jìn)而揭示檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)的協(xié)同機(jī)制。同時(shí)，本文采用背靠背的編碼方式，以保障編碼結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性[15]，編碼示例見表1。

表1 編碼示例

圖1 檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)概念框架

3 活動(dòng)要素解構(gòu)與協(xié)同機(jī)制建構(gòu)

3.1 檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)要素解構(gòu)

主體是發(fā)揮元治作用的責(zé)任主體，是在檔案從形成到長期保存或銷毀全生命周期中對(duì)檔案數(shù)據(jù)相關(guān)工作承擔(dān)直接責(zé)任的機(jī)構(gòu)和人員，既包括文件形成者（業(yè)務(wù)部門）、歸檔主體（文書部門）、機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案部門、檔案館等職能主體，也涵蓋文書人員、檔案室專兼職檔案人員、檔案館檔案工作者等個(gè)人主體，主體的素質(zhì)與行為直接影響檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)成效。共同體是檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)的參與者，由若干個(gè)體或組織構(gòu)成，包括單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)及人員、科技公司、專家學(xué)者、檔案利用者等利益相關(guān)者；主體和共同體的行為直接作用于客體，因此，主體、客體、共同體是活動(dòng)的三個(gè)核心要素。

客體亦即本文所指協(xié)同治理的作用對(duì)象——檔案數(shù)據(jù)，為檔案部門管理范疇內(nèi)的，以數(shù)據(jù)形式（包括結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)）存在的信息資源及其元數(shù)據(jù)。既包括國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具備檔案性質(zhì)承載檔案信息的原生數(shù)字檔案、數(shù)字化檔案資源（如紙質(zhì)文件的數(shù)字化副本）等內(nèi)容信息及其著錄信息、目錄數(shù)據(jù)，也包括檔案管理機(jī)構(gòu)在形成、管理與提供利用過程中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的累積性數(shù)據(jù)，如電子公文流轉(zhuǎn)信息、檔案管理系統(tǒng)的日志數(shù)據(jù)等[16][17][18]。

工具是主體、共同體與客體之間進(jìn)行交互的關(guān)鍵媒介，既包括物質(zhì)工具，也包括技術(shù)工具，在檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)中，主要包括軟硬件設(shè)施等技術(shù)工具，如電子公文處理OA 系統(tǒng)、數(shù)字檔案綜合管理系統(tǒng)，以及機(jī)房、服務(wù)器、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)等軟件基礎(chǔ)設(shè)施，防火墻、入侵檢測(cè)、日志審計(jì)等安全設(shè)施設(shè)備，服務(wù)器，存儲(chǔ)，計(jì)算機(jī)終端，包括打印機(jī)，掃描儀等硬件設(shè)施設(shè)備。其中，系統(tǒng)貫穿始終，是數(shù)字檔案室建立與各項(xiàng)管理活動(dòng)實(shí)現(xiàn)的核心和依托。

社會(huì)活動(dòng)的順利進(jìn)行需要受到來自活動(dòng)系統(tǒng)內(nèi)外的各類法律、制度、習(xí)俗、道德等的限制和規(guī)范，這些“規(guī)則”主要發(fā)揮約束和指導(dǎo)作用，外在強(qiáng)制約束和內(nèi)在心理感知是人類活動(dòng)規(guī)則遵循的主要來源[19]。因此本研究將規(guī)則要素劃分為制度性規(guī)則和文化性規(guī)則兩類。主體和共同體需要根據(jù)活動(dòng)的目標(biāo)需求、情境特征，制定或遵守相應(yīng)的規(guī)則來約束活動(dòng)范圍、引導(dǎo)活動(dòng)方向、保障活動(dòng)進(jìn)行，如《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》、《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》、《數(shù)據(jù)中心設(shè)計(jì)規(guī)范》等各級(jí)各類數(shù)字檔案館（室）建設(shè)相關(guān)政策文件有助于改善活動(dòng)的工具支持，還包括參考國家標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)制定的《電子公文歸檔規(guī)范》、《歸檔范圍與保管期限表》等規(guī)范指導(dǎo)性材料；此外，組織內(nèi)部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)匯聚而成的組織文化、組織氛圍為檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)開展提供環(huán)境支持。

分工是所有參與者為了高效地開展合作來完成共同的活動(dòng)目標(biāo)，根據(jù)自身任務(wù)與能力進(jìn)行的角色劃分，本研究根據(jù)檔案數(shù)據(jù)管理流程將其延伸為活動(dòng)環(huán)節(jié)，即電子文件生成、歸檔、移交、接收、整理、保存、利用等環(huán)節(jié)，同時(shí)將各個(gè)環(huán)節(jié)中的指導(dǎo)、培訓(xùn)、檢查等細(xì)化分工也納入其中。工具、規(guī)則、分工通過對(duì)主體和共同體的能力和行為產(chǎn)生影響并調(diào)節(jié)人與人之間的關(guān)系間接作用于活動(dòng)客體（即檔案數(shù)據(jù)），因此三者屬于活動(dòng)的次要要素。

3.2 檔案數(shù)據(jù)治理協(xié)同行為表征與協(xié)同機(jī)制建構(gòu)

檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理機(jī)制為檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理活動(dòng)系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)要素內(nèi)及要素間之間相互作用的形式、過程與功能。在總結(jié)各要素（要素內(nèi)及要素間）的協(xié)同行為表征，建構(gòu)檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理機(jī)制（見圖2），探尋所選案例的協(xié)同現(xiàn)狀。突破以往僅考慮主體（“人”-“人”）協(xié)同的思路，將工具、規(guī)則等活動(dòng)次要要素也視為協(xié)同要素進(jìn)行考量，亦即將“人”-“工具”“人”-“規(guī)則”“工具”-“規(guī)則”之間的互動(dòng)、關(guān)聯(lián)同樣視為協(xié)同表征進(jìn)行分析。為更清晰地展示協(xié)同要素的協(xié)同表征，結(jié)合訪談材料與相關(guān)業(yè)務(wù)常識(shí)，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)過程，將其生命周期劃分為5 個(gè)縱向承繼的階段（見圖3）。

圖2 檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理機(jī)制

圖3 檔案數(shù)據(jù)治理階段劃分

3.2.1 協(xié)同機(jī)制概述

通過要素關(guān)聯(lián)整合，構(gòu)建了由核心協(xié)同層、工具層、規(guī)則層構(gòu)成的檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理機(jī)制。主體和共同體是檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)的核心協(xié)同要素，主體是治理的責(zé)任主體，發(fā)揮元治、主導(dǎo)作用，通過賦權(quán)共同體，促進(jìn)多元主體廣泛參與其中，同時(shí)在協(xié)同過程中要協(xié)調(diào)多元主體間的矛盾沖突，二者協(xié)商、合作、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共同體以提供資金、技術(shù)、制度、人力、物力、智力等方面的支持賦能檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)，同時(shí)，主體之間與共同體之間也存在多種形式的聯(lián)結(jié)與合作，多方力量溝通協(xié)商、密切合作、合理分工、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，以最大程度提升檔案數(shù)據(jù)治理效能。在這一過程中，工具與規(guī)則應(yīng)運(yùn)而生，工具要素能夠?yàn)闄n案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)提供物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支撐與經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)，規(guī)則要素則發(fā)揮行為規(guī)范與業(yè)務(wù)指導(dǎo)的作用，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范先行，提供可靠的制度保障，還具有以制度性規(guī)則助推文化性規(guī)則確立的規(guī)則要素內(nèi)部協(xié)同關(guān)系，為檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)營造良好的組織氛圍。同時(shí)，工具與規(guī)則之間也存在“指導(dǎo)”與“匹配”的相互作用關(guān)系，主要表現(xiàn)為治理主體需要依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度進(jìn)行軟硬件等數(shù)據(jù)治理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并且在支持核心要素協(xié)同活動(dòng)的過程中不斷完善與改進(jìn)。

3.2.2 檔案數(shù)據(jù)治理在階段1 、2 的協(xié)同表征

階段1 為業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)下的檔案數(shù)據(jù)形成與流轉(zhuǎn)階段，此時(shí)檔案數(shù)據(jù)還在發(fā)揮業(yè)務(wù)工具的作用，尚未具備檔案身份，是潛在的檔案資源，該階段的管理目標(biāo)為“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”；階段2 即為“歸檔-接收”環(huán)節(jié)，是檔案數(shù)據(jù)管理場(chǎng)所變更、管理權(quán)限轉(zhuǎn)移和身份轉(zhuǎn)換的一個(gè)過渡階段，自此，保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、可用與安全（四性） 成為主要任務(wù)。業(yè)務(wù)部門與檔案室兩大主體的縱向協(xié)同是這部分的主要協(xié)同關(guān)系，協(xié)同表征主要為“指導(dǎo)”“檢查”“審核”。具體而言，基于配置了電子簽章、四性檢測(cè)、格式轉(zhuǎn)換、自動(dòng)捕獲、元數(shù)據(jù)填充等功能模塊的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等工具要素，在相關(guān)文件歸檔規(guī)范、元數(shù)據(jù)方案等規(guī)則要素的規(guī)范與指導(dǎo)下，通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)和綜合檔案管理平臺(tái)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)文件、檔案一體化管理，確保電子文件的真實(shí)完整安全可用。如P 所在單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)40 個(gè)，檔案室內(nèi)設(shè)于辦公室，配備了兩名專職檔案人員，內(nèi)設(shè)部門設(shè)置了39 名兼職檔案員。

在階段1，業(yè)務(wù)部門利用OA 系統(tǒng)進(jìn)行擬文、核校、流轉(zhuǎn)、審批、排版等操作，同時(shí)，OA 系統(tǒng)與公安局開發(fā)的電子簽章管理服務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)工具協(xié)同，在公文審批流轉(zhuǎn)結(jié)束后，由辦文人員加蓋電子簽章，在辦公系統(tǒng)同步規(guī)劃了電子文件的歸檔功能；文件辦結(jié)，電子文件的正本、定稿、修改稿等可以在OA 系統(tǒng)轉(zhuǎn)換為PDF 版式文檔，同時(shí)保存了元數(shù)據(jù)信息。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔過程中，搭建了統(tǒng)一的接口平臺(tái)，優(yōu)化各業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔要求，梳理了業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)內(nèi)容，統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，定制接口方案，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同，確保了元數(shù)據(jù)齊全完整。

在檔案綜合管理平臺(tái)進(jìn)行預(yù)歸檔，在接收環(huán)節(jié)，檔案室檔案員可以利用系統(tǒng)進(jìn)行在線捕獲，還可以手工著錄、批量導(dǎo)入、審核歸檔；檔案室的檔案員對(duì)于部門提交給檔案室的檔案進(jìn)行在線監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)于通過預(yù)歸檔進(jìn)入檔案庫的檔案，通過業(yè)務(wù)指導(dǎo)功能開展四性檢測(cè)，如檢測(cè)檔案目錄數(shù)據(jù)、檔案內(nèi)容和元數(shù)據(jù)規(guī)范性；檔案室標(biāo)注過的文件，需要返回辦公系統(tǒng)，由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)修改，確保了電子文件的真實(shí)性，檔案室進(jìn)行“問題整改審核”，核實(shí)部門兼職檔案員是否修改正確，無誤后“檢查通過”，數(shù)據(jù)方可進(jìn)入檔案庫。同時(shí)可以留存文件歸檔過程數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)日志工具記錄文件歸檔操作過程。在檔案庫中，參照《黨政機(jī)關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范》等指導(dǎo)文件，通過輸入歸檔年、機(jī)構(gòu)/問題、件號(hào)、保管期限、全宗號(hào)，可以自動(dòng)生成檔號(hào)，通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入的方式進(jìn)行目錄的導(dǎo)入，通過檔號(hào)這一標(biāo)識(shí)符，將文件與目錄一一對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)掛接。

3.2.3 檔案數(shù)據(jù)治理在階段3 的協(xié)同表征

階段3 為形成單位檔案室保管階段，涉及機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案室的鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等具體環(huán)節(jié)。檔案行政部門、專家、單位領(lǐng)導(dǎo)、用戶、軟硬件服務(wù)商、外包公司等多元主體參與其中，應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、防火墻、網(wǎng)閘，存儲(chǔ)、備份設(shè)備，監(jiān)控設(shè)備等安全保障與檔案管理系統(tǒng)中的目錄數(shù)據(jù)庫、原文數(shù)據(jù)庫與在線查詢系統(tǒng)等檢索利用的工具支撐作用較為突出。

數(shù)字檔案館（室）為檔案數(shù)據(jù)提供了可信保管空間，是檔案數(shù)據(jù)在第3 階段的核心工具支撐，在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中，各級(jí)檔案行政主管部門提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c其中，貢獻(xiàn)專業(yè)力量和智力支持，在數(shù)字檔案館（室）評(píng)價(jià)階段反饋評(píng)估意見，賦能核心工具要素建設(shè)。數(shù)字化外包團(tuán)隊(duì)可承擔(dān)部分?jǐn)?shù)字化工作，“城建檔案，如圖紙，有的幅面較大，需要專門的圖紙掃描儀，一般要求灰度掃描，建設(shè)單位一般會(huì)有資料員，也可能外包給打印店?！保≦）。

檔案系統(tǒng)中配置系統(tǒng)管理員、安全審計(jì)員和安全管理員，實(shí)現(xiàn)三員分立，權(quán)限明確，互相監(jiān)督制衡，為系統(tǒng)提供安全的管理體系。在硬件配置方面，數(shù)字檔案室系統(tǒng)服務(wù)器、中間件、數(shù)據(jù)庫和客戶端均實(shí)現(xiàn)了信創(chuàng)替代，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和web 應(yīng)用服務(wù)器分開部署，在線存儲(chǔ)設(shè)備滿足數(shù)字檔案資源增長的存儲(chǔ)需求，確保了數(shù)據(jù)運(yùn)行存儲(chǔ)和備份安全。數(shù)字檔案資源三套備份，近線備份通過單位自有的安全備份一體機(jī)來進(jìn)行，同城異地備份則部署在政務(wù)云上，同時(shí)利用移動(dòng)硬盤進(jìn)行離線備份。

提供利用是階段3 的另一工作重點(diǎn)，系統(tǒng)具有部門管理、用戶管理、角色管理功能，當(dāng)用戶需要使用系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)由用戶所在的部門負(fù)責(zé)人同意，由系統(tǒng)管理員開設(shè)賬戶，并且由安全管理員將對(duì)應(yīng)角色配置到角色權(quán)限中，開通相關(guān)的數(shù)據(jù)授權(quán)。P 檔案系統(tǒng)集中統(tǒng)一管理單位所有檔案數(shù)據(jù)資源，提供在線利用，可以進(jìn)行全文檢索、組合檢索、跨門類檢索，進(jìn)行檔案的借閱和編研，在線服務(wù)滿意率達(dá)到98%，在這一過程，用戶反饋意見信息可作為檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)價(jià)與改進(jìn)的依據(jù)，間接參與檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)，與檔案部門互動(dòng)、協(xié)同。

對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定處置，則涉及業(yè)務(wù)部門與檔案室的協(xié)同配合。系統(tǒng)可自動(dòng)彈出到期需要鑒定的電子檔案，各部門對(duì)到期檔案首先進(jìn)行部門內(nèi)鑒定，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后，檔案人員對(duì)到期檔案進(jìn)行銷毀或續(xù)存處理，并提交檔案室審核，檔案室負(fù)責(zé)人會(huì)同鑒定小組成員對(duì)預(yù)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核，系統(tǒng)自動(dòng)記錄審核結(jié)果。對(duì)檔案進(jìn)行劃庫時(shí)，同樣由部門提出劃庫建議，交由檔案室負(fù)責(zé)處理審核。

3.2.4 檔案數(shù)據(jù)治理在階段4 的協(xié)同表征

階段4 即檔案室與檔案館間的“移交-接收”環(huán)節(jié)，是檔案數(shù)據(jù)管理場(chǎng)所變更、管理權(quán)限轉(zhuǎn)移的又一過渡環(huán)節(jié)。檔案室和檔案館是主要的協(xié)同主體，檔案人員的工作能力與態(tài)度、溝通與配合直接影響進(jìn)館檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量，主要表現(xiàn)為檔案館的指導(dǎo)與檢查，工具層面的系統(tǒng)對(duì)接至關(guān)重要?！敖邮兆罾щy，人員對(duì)業(yè)務(wù)工作的熟悉程度還有工作態(tài)度沒辦法控制，接收進(jìn)來之后，全是我們自己團(tuán)隊(duì)的人去處理，比較好溝通”。在正式移交前，檔案館的檔案人員會(huì)基于《檔案接收進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)》、《歸檔范圍與保管期限表》等對(duì)業(yè)務(wù)部門的文書人員進(jìn)行指導(dǎo)與培訓(xùn)，將數(shù)據(jù)規(guī)范、質(zhì)量要求等提前告知，通過培訓(xùn)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和實(shí)地觀摩等形式提升人員素養(yǎng)，為檔案數(shù)據(jù)的順利接收提供人力保障?！皢挝豢赡芨矚g找快退休的人或新人去做檔案工作，有的對(duì)上一年的單位形成的文件不太了解，經(jīng)常會(huì)進(jìn)行一對(duì)一的培訓(xùn)”。R 對(duì)接的單位要求滿20年移交，根據(jù)當(dāng)年計(jì)劃，檔案館檔案人員通過電話通知各立檔單位，收取回執(zhí)，之后下到各單位跟進(jìn)指導(dǎo)，在進(jìn)館之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)命名或者電子目錄有缺項(xiàng)，則及時(shí)提出，在前期進(jìn)行控制，確保著錄信息完整、規(guī)范。

檔案移交時(shí)，系統(tǒng)協(xié)同即形成單位和檔案館之間系統(tǒng)兼容的支撐作用突出，Q 在管委會(huì)的牽頭下，依托政務(wù)網(wǎng)平臺(tái)，搭建了覆蓋全部立檔單位的“館室一體化檔案管理平臺(tái)”，和管委會(huì)OA 系統(tǒng)連通，能夠跨館室、跨立檔單位進(jìn)行包括移交、接收在內(nèi)的檔案全生命周期的管理，OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間傳輸信息，需要進(jìn)行一系列檢測(cè)，確保數(shù)據(jù)安全可靠，之后通過檔案系統(tǒng)進(jìn)行解析，到檔案室的對(duì)應(yīng)模塊，再由檔案室檔案人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的整理，在移交前進(jìn)行一輪自查，檢查檔號(hào)、保管期限等著錄信息的完整性，并按相應(yīng)規(guī)則排序，無誤方可通過館室一體化系統(tǒng)推送、移交給檔案館，由檔案館工作人員進(jìn)行解析處理。而R 尚未實(shí)現(xiàn)與立檔單位的統(tǒng)一、匹配，“一般有有資金、有技術(shù)的單位，系統(tǒng)兼容性會(huì)比較差，進(jìn)館的話，接口對(duì)不上，系統(tǒng)弄得再好也打不開，讀不了”。移交方式可進(jìn)行在線移交和離線移交，如P 已經(jīng)向R 進(jìn)行過在線移交。

在檔案移交進(jìn)館過程中，檔案館檔案員對(duì)將要接收的檔案進(jìn)行檢查，如Q 主要接收管委會(huì)管轄直屬單位還及部分企業(yè)共30 個(gè)全宗的文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，原生電子文件完全通過OA 推送接駁，紙質(zhì)檔案需數(shù)字化后通過檔案系統(tǒng)上傳、移交；系統(tǒng)需要進(jìn)行四性檢測(cè)，科技公司已有較為成熟的四性檢測(cè)工具，檔案館可根據(jù)自己的需求以及《文書類電子檔案檢測(cè)一般要求》、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的要求去配置不同的檢測(cè)方案，和科技公司對(duì)接研發(fā)四性檢測(cè)工具；檔案館檔案人員依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》、《電子檔案管理辦法（征求意見稿）》等文件，依托館室一體化系統(tǒng)里面的檔案室模塊（子系統(tǒng)），通過人工接口對(duì)歸檔數(shù)據(jù)包，包括電子文件全文、XML 格式的著錄信息、XML 格式的電子公文的流轉(zhuǎn)信息（擬稿、簽發(fā)等各個(gè)階段辦理流程的過程信息）的完整性、必填字段等進(jìn)行檢查，以確保數(shù)據(jù)的質(zhì)量符合要求，根據(jù)地區(qū)的檔案接收辦法和是接收質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)數(shù)字化副本的質(zhì)量進(jìn)行檢查，如果內(nèi)容不全或有缺失，將拒絕接收。

3.2.5 檔案數(shù)據(jù)治理在階段5 的協(xié)同表征

階段5 為檔案館保管階段，涉及長期保存、價(jià)值鑒定、提供利用等具體管理環(huán)節(jié)。檔案館檔案人員作為責(zé)任主體，提升存量檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量、保障檔案數(shù)據(jù)安全、提供利用促使檔案數(shù)據(jù)價(jià)值發(fā)揮是這一階段的管理目標(biāo)，在主體層面，檔案館領(lǐng)導(dǎo)、館內(nèi)技術(shù)部門、館外信息技術(shù)服務(wù)公司、系統(tǒng)運(yùn)維團(tuán)隊(duì)、檔案用戶等主體通過提供制度、技術(shù)、軟硬件工具等要素支持參與其中。

在日常的數(shù)據(jù)、系統(tǒng)維護(hù)方面，由系統(tǒng)開發(fā)公司對(duì)Q 館進(jìn)行維護(hù)，若問題不影響業(yè)務(wù)流程，則為定期維護(hù)，若問題影響工作進(jìn)程，則需立刻到館提供技術(shù)支持，系統(tǒng)更新升級(jí)階段則要求長期駐場(chǎng)。服務(wù)器機(jī)房、日志數(shù)據(jù)的維護(hù)，由館內(nèi)負(fù)責(zé)整體信息技術(shù)問題的技術(shù)部門和運(yùn)維團(tuán)隊(duì)進(jìn)行一體化對(duì)接管理，效率較高。檔案管理部門可就網(wǎng)絡(luò)或服務(wù)器等硬件問題、擴(kuò)容需求等和運(yùn)維團(tuán)隊(duì)溝通，就系統(tǒng)功能和系統(tǒng)開發(fā)公司對(duì)接。數(shù)據(jù)遷移則由運(yùn)維團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，避免因?qū)嶓w變動(dòng)導(dǎo)致目錄數(shù)據(jù)的不匹配、不準(zhǔn)確。此外基于保存環(huán)境、保存工具保障檔案數(shù)據(jù)安全性，如配備了UPS 電池、備份一體機(jī)、離線備份設(shè)備等。

同時(shí)，長期保存系統(tǒng)的比對(duì)功能（開發(fā)時(shí)設(shè)計(jì)的內(nèi)置技術(shù)工具），可針對(duì)目錄信息與原文信息，將目前和之前某個(gè)時(shí)間段存的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，根據(jù)比對(duì)的結(jié)果，來判斷文件是否被篡改，或是需要更新覆蓋之前長期保存的內(nèi)容，如在政務(wù)網(wǎng)上的檔案，做了開放鑒定，其開放狀態(tài)發(fā)生變化，則需要通過比對(duì)功能進(jìn)行更新。此外，因較老一批檔案的數(shù)字化質(zhì)量和著錄質(zhì)量不甚理想，Q 曾在領(lǐng)導(dǎo)層面要求對(duì)所有館藏進(jìn)行大核查，通過逐件核查，對(duì)著錄不合格、不合規(guī)的檔案進(jìn)行重新錄入，將現(xiàn)存檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量進(jìn)行了整體提升。

在開放鑒定方面，新修訂檔案法第三十條規(guī)定，館藏檔案的開放審核，應(yīng)由檔案館和形成單位或移交單位共同負(fù)責(zé)，國家檔案局令第19 號(hào)也指出，國家檔案館應(yīng)“結(jié)合職責(zé)權(quán)限和館藏檔案實(shí)際，會(huì)同檔案形成單位或者移交單位……開放檔案的具體標(biāo)準(zhǔn)和范圍?！睋?jù)此，Q 館形成了一套開放鑒定制度，明確了形成單位、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與其中的職責(zé)與權(quán)限，實(shí)現(xiàn)規(guī)則協(xié)同，為協(xié)同鑒定提供制度保障。在鑒定審核流程中，通過系統(tǒng)向形成單位發(fā)出鑒定申請(qǐng)，檔案形成單位檔案工作人員逐件對(duì)需鑒定的文件進(jìn)行判斷，之后，發(fā)給各自單位領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核，之后將意見返回檔案館相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審定。

在提供利用方面，利用端亦可賦能管理端的優(yōu)化。在提供利用過程中，用戶可能會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤、缺失或利用過程的障礙，通過暢通用戶反饋渠道或主動(dòng)、及時(shí)開展用戶調(diào)研，獲取用戶意見以提升檔案數(shù)據(jù)自身質(zhì)量與利用效果，有助于檔案數(shù)據(jù)價(jià)值實(shí)現(xiàn)。Q 館已實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，形成單位遵循審批流程，在內(nèi)部檔案室模塊即可利用，其他單位的文件（如領(lǐng)導(dǎo)的決議）可通過借閱來實(shí)現(xiàn)，按照審批權(quán)限，在系統(tǒng)上進(jìn)行申請(qǐng)，首先由申請(qǐng)者所在單位領(lǐng)導(dǎo)審批，之后經(jīng)對(duì)方單位領(lǐng)導(dǎo)同意、檔案館授權(quán)，即可查看下載。

4 結(jié)語

本研究面向檔案數(shù)據(jù)管理工作實(shí)際，通過經(jīng)驗(yàn)材料的獲取與分析，基于活動(dòng)理論，細(xì)粒度剖析了檔案數(shù)據(jù)管理活動(dòng)要素及其協(xié)同關(guān)系，進(jìn)而構(gòu)建了更為落地的檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理機(jī)制。本研究在調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，“主體”“工具”“規(guī)則”等要素維度中存在若干阻礙。目前檔案館（室）面臨的數(shù)據(jù)安全問題較少，但受限于現(xiàn)有技術(shù)工具條件，紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量問題較為突出；如人力因素在現(xiàn)階段對(duì)檔案數(shù)據(jù)工作的影響較為嚴(yán)峻，人員更換頻繁、專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)素養(yǎng)等問題突出；此外，案例分析表明領(lǐng)導(dǎo)的推動(dòng)與組織文化的塑造是提升檔案數(shù)據(jù)治理效能的強(qiáng)勁動(dòng)力；出于種種顧慮，應(yīng)銷未銷、一味延長保管期限的情況較為普遍，這容易造成數(shù)據(jù)泛濫、污染，在服務(wù)器容量與利用需求不變的前提下，會(huì)導(dǎo)致服務(wù)器響應(yīng)速度變慢，帶來檔案工作管理成本與利用者時(shí)間成本過載，從而影響檔案數(shù)據(jù)治理效能。同時(shí)，規(guī)范保障不利，如相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、制度等條款表述模糊，對(duì)檔案數(shù)據(jù)治理實(shí)踐指導(dǎo)有限……均影響著實(shí)際治理效果，亟待根據(jù)檔案數(shù)據(jù)治理目標(biāo)加強(qiáng)相關(guān)要素的協(xié)同力度與實(shí)踐適應(yīng)性。

本研究的局限性主要體現(xiàn)在僅選取了G 省的三個(gè)檔案機(jī)構(gòu)作為案例開展研究，案例雖在一定范圍內(nèi)具有代表性，但并不能涵蓋檔案數(shù)據(jù)治理活動(dòng)的所有要素，不同地區(qū)、不同層級(jí)的檔案機(jī)構(gòu)在信息化基礎(chǔ)、資源、環(huán)境等方面存在發(fā)展墮距與需求墮距，檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理問題必然具有個(gè)體差異性，所以，本文案例更多體現(xiàn)典型性而非代表性；同時(shí)，存在樣本量偏小的局限，未來研究可結(jié)合其他機(jī)構(gòu)或省份的更多案例進(jìn)行實(shí)證研究，充分發(fā)揮實(shí)證案例的經(jīng)驗(yàn)價(jià)值，為協(xié)同機(jī)制完善提供支撐；此外，本研究構(gòu)建的協(xié)同機(jī)制雖基于對(duì)先進(jìn)案例的調(diào)查分析，但并不意味著其為至善機(jī)制，如何進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有機(jī)制以提升檔案館檔案數(shù)據(jù)治理效能、更為充分地發(fā)揮其借鑒價(jià)值可作為下一階段研究的重點(diǎn)；最后，檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理尚有較多理論問題，諸如協(xié)同治理的現(xiàn)實(shí)梗阻、影響因素及其作用機(jī)理、因應(yīng)策略與動(dòng)力機(jī)制等，亟待日后深化研究并進(jìn)行理論擴(kuò)展。