韓慧

[摘 要]隨著時(shí)代的快速發(fā)展，以往的一些檔案管理、檔案查詢等方式，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需求。城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)（簡稱“養(yǎng)老保險(xiǎn)”）檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜、煩瑣的工作，不僅涉及大量的數(shù)據(jù)信息，而且會(huì)影響到參保居民的切身利益，因此如何進(jìn)行科學(xué)有效的檔案管理工作，成為相關(guān)部門需要重點(diǎn)思考的問題。受傳統(tǒng)管理理念的影響，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案在管理過程中也存在著一些問題，例如管理人員的素質(zhì)水平較低、信息化檔案管理普及較慢等，嚴(yán)重影響了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的效果。文章分析了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)，闡述了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，探討了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的問題，提出了優(yōu)化養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的相關(guān)措施，以供參考。

[關(guān)鍵詞]城鄉(xiāng)居民；基本養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理；方法

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）23-0047-03

一、城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)

（一）普惠性

城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)的覆蓋面廣，適用于全國范圍內(nèi)的城鄉(xiāng)居民。相比職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)，城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)主要面向農(nóng)民工、自由職業(yè)者和其他未參加職工保險(xiǎn)的居民群體，包括農(nóng)村居民、城市居民和流動(dòng)人口等。

（二）靈活性

養(yǎng)老保險(xiǎn)實(shí)行個(gè)人賬戶制度，每位參保人員都有專屬的個(gè)人賬戶。個(gè)人可以根據(jù)其情況選擇繳費(fèi)方式和繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，靈活選擇參保年限。個(gè)人賬戶資金可以用于個(gè)人退休后的退休金領(lǐng)取和享受養(yǎng)老保障[1]。

（三）公平性

養(yǎng)老保險(xiǎn)的繳費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和待遇標(biāo)準(zhǔn)可由地方政府確定，以更好地適應(yīng)不同地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和居民收入水平的差異性，保險(xiǎn)費(fèi)用按照個(gè)人繳費(fèi)能力和地方政府財(cái)政承受能力確定，以確保保險(xiǎn)制度的公平性。

二、城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展

信息化建設(shè)可以提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理效率，由于傳統(tǒng)的手工檔案管理方式存在著信息不完整、數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、查找困難等問題。引入信息化技術(shù)，建立電子檔案系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫，集中存儲(chǔ)和管理各類養(yǎng)老保險(xiǎn)相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和快速檢索，提高了檔案管理的效率。利用信息技術(shù)，可以為城鄉(xiāng)居民提供更優(yōu)質(zhì)的養(yǎng)老保險(xiǎn)服務(wù)體驗(yàn)。通過在線服務(wù)平臺(tái)和移動(dòng)應(yīng)用程序，居民可以方便地查詢個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)信息和辦理業(yè)務(wù)，享受一站式服務(wù)。同時(shí)，信息化建設(shè)還可以實(shí)現(xiàn)自助服務(wù)，使居民能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)賬戶查詢、繳費(fèi)和領(lǐng)取福利等操作，提高了服務(wù)的便捷性和居民的滿意度[2]。

同時(shí)，信息化建設(shè)有助于加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的監(jiān)管和風(fēng)險(xiǎn)防控，通過建立全面、準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)監(jiān)測與分析系統(tǒng)，相關(guān)部門可以及時(shí)了解參保人員的繳費(fèi)情況、待遇領(lǐng)取情況等，能發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。

此外，信息化建設(shè)還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和欺詐行為的預(yù)警和防控，提高養(yǎng)老保險(xiǎn)金的安全性和穩(wěn)定性。信息技術(shù)可以為相關(guān)部門的養(yǎng)老保險(xiǎn)政策的制定和決策提供數(shù)據(jù)支持和科學(xué)依據(jù)，通過對(duì)大數(shù)據(jù)的分析和挖掘，政府和相關(guān)部門可以了解養(yǎng)老保險(xiǎn)的參保人口特征、繳費(fèi)情況、待遇發(fā)放情況等，為制定更精確、合理的養(yǎng)老保險(xiǎn)政策提供參考和依據(jù)，推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展[3]。

（二）提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的質(zhì)量

養(yǎng)老保險(xiǎn)是我國社會(huì)保障體系中的重要組成部分，為廣大城鄉(xiāng)居民提供了重要的養(yǎng)老保障。在養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展中，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理是十分重要的一環(huán)。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)可顯著提高養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理方式通常以紙質(zhì)檔案為主，管理過程煩瑣、耗時(shí)，容易出現(xiàn)檔案遺失、信息不準(zhǔn)確等問題。信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案的檢索速度和準(zhǔn)確性，節(jié)約管理時(shí)間和人力成本。同時(shí)，相關(guān)部門可以利用先進(jìn)的信息化技術(shù)備份和恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，有效防止檔案的損毀和丟失，還可以利用權(quán)限管理和數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，提升檔案數(shù)據(jù)的安全性，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取和篡改檔案信息。

此外，利用信息化系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案查詢、申領(lǐng)等服務(wù)的在線化和便捷化，提高服務(wù)效率和用戶滿意度。還可以利用數(shù)據(jù)分析和挖掘，為政府和相關(guān)部門提供科學(xué)決策和政策制定的參考依據(jù)。在信息系統(tǒng)的幫助下，相關(guān)監(jiān)管部門可以實(shí)時(shí)了解養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的情況，發(fā)現(xiàn)問題和隱患，及時(shí)采取措施予以解決，提高監(jiān)管的精準(zhǔn)度和有效性。

三、目前我國城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在的問題

（一）養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的完善性和準(zhǔn)確性較差

首先，目前，有些地區(qū)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案還采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，這種管理方式存在著檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)，容易導(dǎo)致信息的不完整和不準(zhǔn)確。由于缺乏統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理制度，檔案管理流程不夠規(guī)范和科學(xué)。

其次，檔案信息的準(zhǔn)確性有待提升。檔案管理依賴人工操作，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤和檔案記錄不準(zhǔn)確。很多檔案信息無法及時(shí)更新和完善，影響了檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。因?yàn)樵诂F(xiàn)有檔案管理體系中，各個(gè)環(huán)節(jié)之間如果缺乏有效的信息交流和協(xié)同合作機(jī)制，將會(huì)導(dǎo)致檔案信息在采集、傳輸和使用過程中存在著“信息孤島”和重復(fù)錄入的問題。這種情況容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)冗余、信息丟失等問題，影響了檔案管理的準(zhǔn)確性和高效性。

（二）養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的素質(zhì)水平較低

相關(guān)部門在開展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的過程中，管理人員的綜合素質(zhì)水平會(huì)直接影響管理工作的效率和質(zhì)量。現(xiàn)階段，我國養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員主要存在以下幾個(gè)方面的問題。

其一，管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能不足。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要管理人員具備一定的法律、政策和檔案管理的專業(yè)知識(shí)。然而，目前一些管理人員欠缺相關(guān)專業(yè)知識(shí)和技能，無法全面理解和掌握養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的要求和方法。

其二，管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。開展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理需要管理人員具備較強(qiáng)的責(zé)任心、溝通能力、組織協(xié)調(diào)能力和團(tuán)隊(duì)合作精神，但是有些管理人員在這些方面存在不足，導(dǎo)致檔案管理工作的推進(jìn)和協(xié)調(diào)存在困難。

其三，管理人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)和培訓(xùn)機(jī)制亟待完善。當(dāng)前，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)中，大部分管理人員的學(xué)歷層次較低，高級(jí)職稱人員較少；同時(shí)，由于培訓(xùn)機(jī)制不夠健全，管理人員得到的培訓(xùn)和提升機(jī)會(huì)有限，導(dǎo)致養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)無法及時(shí)跟進(jìn)和適應(yīng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理領(lǐng)域的新政策和新技術(shù)。

（三）養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作效率較低

目前，我國養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理存在管理工作效率較低的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

一是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的采集和錄入速度不理想。目前，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中，檔案的采集和錄入主要依靠人工操作，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力，流程煩瑣且效率低下，導(dǎo)致檔案工作進(jìn)展緩慢。

二是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案查詢和服務(wù)響應(yīng)時(shí)間長。因?yàn)樵跈n案管理過程中，信息的獲取和查詢主要依賴人工查閱，檔案的查詢和服務(wù)響應(yīng)時(shí)間較長。這給用戶帶來了不便，也影響了檔案管理工作的效率。

三是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息更新和維護(hù)不及時(shí)。在檔案管理過程中，隨著人員變動(dòng)和政策調(diào)整，檔案信息需要經(jīng)常更新和維護(hù)。但是目前一些地區(qū)和單位不夠重視檔案信息的更新和維護(hù)工作，導(dǎo)致檔案信息更新滯后，檔案信息不完整和不準(zhǔn)確。

四是養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理流程不暢通。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)和部門的協(xié)同合作，而目前一些地區(qū)和單位之間的信息溝通和協(xié)調(diào)不夠順暢?！靶畔⒐聧u”和工作流程不暢通等問題導(dǎo)致檔案管理工作的推進(jìn)速度緩慢。

四、優(yōu)化養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的相關(guān)措施

（一）建立規(guī)范的檔案管理體系和管理制度

養(yǎng)老保險(xiǎn)部門為了更好地開展檔案管理工作，必須建立完善的管理體系和組織架構(gòu)，進(jìn)行明晰的職責(zé)分工，明確各個(gè)管理層級(jí)和各級(jí)檔案管理人員的職責(zé)與權(quán)限，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。同時(shí)，還需要根據(jù)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老的內(nèi)容、流程、實(shí)施情況，制定和完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，明確檔案管理的基本原則和操作規(guī)程，規(guī)范檔案的采集、錄入、存儲(chǔ)、查詢和使用等各個(gè)環(huán)節(jié)。

在養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中，工作流程也同樣重要。應(yīng)依據(jù)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的要求，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的工序、時(shí)間、操作要求等，確保檔案管理工作按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，提高工作效率；同時(shí)，還需要積極引入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，利用統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理質(zhì)量的全面提升。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)和培訓(xùn)工作

首先，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門為了更好地開展檔案管理工作，必須制定相應(yīng)的規(guī)劃、培訓(xùn)內(nèi)容，依據(jù)檔案管理的需求和人員現(xiàn)狀，制定人員規(guī)劃和培訓(xùn)計(jì)劃，明確人員培養(yǎng)的目標(biāo)和路徑，充分考慮不同層級(jí)和職能的人員需求，確定相應(yīng)的培訓(xùn)內(nèi)容和方式，比如組織檔案管理人員參加相關(guān)的培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，豐富他們的專業(yè)知識(shí)，提升他們的技能。專業(yè)知識(shí)包括檔案管理法律法規(guī)、檔案分類與編制、電子檔案管理等；技能培訓(xùn)包括安排檔案管理人員參與實(shí)際的檔案管理工作。通過實(shí)踐，檔案管理人員可增強(qiáng)操作能力和解決問題的能力，更好地鞏固培訓(xùn)效果。

其次，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門需要建立完善的績效考核和激勵(lì)機(jī)制，通過科學(xué)合理的績效考核指標(biāo)和方法，將檔案管理績效納入考核體系。根據(jù)績效考核結(jié)果，以激勵(lì)為手段，獎(jiǎng)勵(lì)優(yōu)秀人員，提高檔案管理人員的工作積極性，增強(qiáng)其責(zé)任心。同時(shí)，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門要建立合理的留才機(jī)制，不但要為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境，而且要對(duì)人才的職業(yè)發(fā)展和晉升進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，在工作中、生活中加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的關(guān)懷和培養(yǎng)，使其全心全意地投入工作。

最后，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門要建設(shè)積極向上、團(tuán)結(jié)協(xié)作的團(tuán)隊(duì)文化，營造良好的學(xué)習(xí)和知識(shí)分享氛圍，通過定期組織團(tuán)隊(duì)活動(dòng)和經(jīng)驗(yàn)交流，促進(jìn)檔案管理人員之間的互動(dòng)和合作，提高團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)水平。此外，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門也可與相關(guān)的專業(yè)協(xié)會(huì)和學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)合作，開展培訓(xùn)、研討會(huì)等活動(dòng)，為檔案管理人員提供專業(yè)交流和學(xué)習(xí)的平臺(tái)，借助行業(yè)內(nèi)專家的經(jīng)驗(yàn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和實(shí)踐能力。

（三）積極開展檔案管理信息化建設(shè)工作

首先，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門需要引入信息技術(shù)，建立統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理與信息的在線存儲(chǔ)、查詢和共享。這樣不僅能確保檔案信息的安全性和完整性，還能提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

其次，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的采集和處理，利用先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的高效采集、錄入和整理。數(shù)字化可提升檔案信息的準(zhǔn)確性和可訪問性，方便管理人員查詢和使用。采用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以為養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理搭建云存儲(chǔ)和處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)多地域、跨部門的檔案共享和協(xié)同管理；利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，挖掘檔案數(shù)據(jù)中有價(jià)值的信息，從而為決策提供科學(xué)依據(jù)。

再次，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門要做好檔案信息安全保護(hù)工作，比如建立健全的數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理和備份恢復(fù)機(jī)制，保護(hù)檔案信息不被非法獲取、篡改或丟失，還可以建立監(jiān)控和審計(jì)機(jī)制，監(jiān)督和檢測檔案信息的訪問和使用。在信息技術(shù)、信息軟件及各種移動(dòng)應(yīng)用的幫助下，用戶可以隨時(shí)隨地查詢檔案信息。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門通過多渠道和多形式的服務(wù)模式，提高用戶滿意度和管理工作的效率。

最后，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門可以通過信息技術(shù)、多媒體開展宣傳活動(dòng)和推廣活動(dòng)，向各級(jí)政府、相關(guān)部門和社會(huì)公眾介紹檔案管理信息化建設(shè)的重要性和優(yōu)勢，加強(qiáng)各方對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和支持，推動(dòng)檔案管理信息化工作的開展。

五、結(jié)語

為了提高城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門必須加強(qiáng)對(duì)改革養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的重視，通過規(guī)范管理制度、加強(qiáng)信息化建設(shè)、提升管理人員的素質(zhì)等方式，為后續(xù)科學(xué)、合理、高質(zhì)量地開展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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