張麗婷

[摘 要]行政檔案是行政單位人員處理日常事務的重要依據(jù)，是各單位提高工作效率的重要保證。近年來，我國很多單位都對行政體制進行了改革和創(chuàng)新，相應的人事管理機制發(fā)生了一系列變化，對單位內(nèi)部的檔案管理工作也提出了新的要求。在新時期，面對各種新技術發(fā)展帶來的挑戰(zhàn)，只有努力探索，才能采用行之有效的方法，解決檔案管理保密工作中存在的問題。因此，行政單位需要在平穩(wěn)有序地開展各部門工作的前提下，規(guī)范行政檔案管理工作，提高行政檔案管理質(zhì)量，確保檔案管理保密工作發(fā)揮應有的作用。

[關鍵詞]行政檔案；管理；保密工作；路徑；方法

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）23-0038-03

做好行政檔案管理保密工作一直以來都是各行各業(yè)非常重視的工作內(nèi)容之一，隨著經(jīng)濟與社會的不斷發(fā)展，各單位對行政檔案管理保密工作提出了全新的要求，但也認識到具體的行政檔案管理保密工作中出現(xiàn)了很多問題。為解決這些問題，在新時期背景下，行政單位檔案信息安全保密管理應適應時代發(fā)展要求，調(diào)整創(chuàng)新現(xiàn)有管理模式，優(yōu)化管理思路，提高信息化背景下行政單位檔案信息安全保密管理水平[1]。

一、加強行政檔案管理保密工作的意義

檔案作為信息存儲的重要載體，蘊含著極其豐富的信息資源，在國家安全建設綜合管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。行政檔案管理保密工作主要是基于我國國家相關的管理部門涉及的保密性而設定的。以檔案方式存儲的海量信息，有些會涉及我國國家的安全建設綜合管理，有著十分重要的作用。國家保密局有關規(guī)定提出，在涉及國家保密和安全的任何及所有問題上，全體公民都有保護我國的利益和安全的義務和責任。也就是說，在我國的檔案信息管理手段中，行政檔案管理屬于非常重要的內(nèi)容，如涉及軍事、政治和經(jīng)濟等方面的信息內(nèi)容都屬于我國公民需要保密的信息內(nèi)容，要從根本上防止及避免其遭到非法竊取和盜用。

與此同時，我國出臺了一條長期性國策，規(guī)定任何公民都不得泄露涉密檔案內(nèi)部的信息內(nèi)容，以創(chuàng)造出積極公平且公正有序的環(huán)境。

當前，隨著信息技術的不斷發(fā)展和應用，為避免不法分子利用行政檔案內(nèi)部的保密信息，對我國群眾的安全造成嚴重的威脅及隱患，應積極采取應對措施，以最大限度地降低其對我國社會經(jīng)濟發(fā)展的影響。

二、現(xiàn)階段行政檔案管理工作中存在的問題

第一，行政檔案管理過程中存在資料缺失的問題。

當前，很多行政事業(yè)機關單位的行政檔案管理工作內(nèi)容涉及黨和國家的相關檔案方針政策及法律法規(guī)，因此需要各個部門及對應的科室進行資料信息的整理和累積歸納，按照國家標準實現(xiàn)歸檔保存。同時，要完善后續(xù)的行政檔案管理服務，利用科學的檔案檢索工具，方便使用者高效、快速地檢索需要的檔案信息[2]。

但是在實際工作中，很多單位在開展行政檔案管理工作時發(fā)現(xiàn)部分檔案資料缺失，這直接影響了檔案數(shù)據(jù)的全面性。產(chǎn)生此類問題的主要原因是很多單位對行政檔案管理工作不夠重視，因而不能及時有效地處理行政檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和誤操作，最終造成行政檔案管理工作效率較低、質(zhì)量較差。

第二，行政檔案管理制度不完善。

當前，很多部門制定的行政檔案管理制度不完善，導致在開展行政檔案管理工作時，出現(xiàn)了各種各樣的問題。我國的企事業(yè)單位是我國公共服務機構(gòu)的主要構(gòu)成，需要不斷提高群眾對公共服務質(zhì)量的滿意度及對服務機構(gòu)的信任度，因此企事業(yè)單位在實際開展工作的過程中，比較注重企事業(yè)單位的服務功能，缺乏對行政檔案管理工作的重視，導致行政檔案管理工作的開展受到制約和阻礙。

第三，行政檔案管理工作不受重視。

長期以來，一些單位往往將發(fā)展重點聚焦于業(yè)務的拓展上，以業(yè)務完成量定義一家單位的成績。大多數(shù)機關單位認為行政檔案管理部門的工作內(nèi)容不屬于重點業(yè)務范疇，忽視了行政檔案的內(nèi)容和真正的作用，甚至認為部門設置都是可有可無的。此外，很多單位對檔案管理工作的重視程度不高，資金支持力度不夠，導致行政檔案管理部門的辦公設備陳舊，檔案保管手段落后，沒有更新檔案錄入、存儲設備，檔案管理工作效率低下。

第四，行政檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高。

行政檔案管理工作不是簡單的錄入信息，而是一項煩瑣、復雜的工作，檔案管理人員需要對反復核驗與校對檔案，以保證其準確、真實和完整，因此要求檔案管理人員擁有非常豐富的知識儲備，具有處理瑣碎工作的耐心。

但是，目前很多行政檔案管理人員沒有清晰地認識到行政檔案管理工作的重要性，缺乏專業(yè)知識與技能，也沒有很高的職業(yè)道德素養(yǎng)，導致其在工作中產(chǎn)生懈怠心理，不能嚴格落實職責，影響行政檔案管理的效率，對行政檔案管理工作的開展造成不利影響。

三、行政檔案管理工作的特點

隨著檔案管理職責的轉(zhuǎn)變，檔案管理部門需要直接面對變化和挑戰(zhàn)，改變傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新思維，積極整合資源和優(yōu)勢，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，運用海量的數(shù)據(jù)資源和創(chuàng)新思維實施檔案管理。檔案信息安全管理作為行政單位日常管理活動的重要內(nèi)容之一，其功能是為行政單位各種活動的開展提供資料支持。我國行政事業(yè)單位的檔案管理主要面向全社會，具有權(quán)威性、服務性和保密性等特點。

一是權(quán)威性。行政檔案作為國家行政機關在行政管理等工作中產(chǎn)生的有保存價值的原始記錄信息，是在公權(quán)力監(jiān)督下的記錄，無論是在內(nèi)容真實性方面還是在信息完整度方面，都具有權(quán)威性的特點。

二是服務性。行政檔案作為國家提供的信息證明憑證，對行政檔案實施精細化管理，目的是確保人們可以有效利用行政檔案，從而更好地體現(xiàn)檔案的重要價值，因此有著很強的服務性特點。

三是保密性。行政檔案管理工作是一項機密性、專業(yè)性較強的工作。行政檔案不僅記載著國家機關、企事業(yè)單位的機密信息內(nèi)容，而且還會對國家安全、企事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生深遠的影響。

在檔案管理工作中，要堅持規(guī)范性和靈活性原則，做到相互統(tǒng)一、協(xié)調(diào)發(fā)展。同時，對于檔案管理工作人員而言，要嚴格執(zhí)行行政檔案管理方面的規(guī)章制度，使行政單位做到規(guī)范化、標準化、合理化運行。同時，要及時發(fā)現(xiàn)潛在的問題，根據(jù)實際情況作出具體調(diào)整，進一步明確檔案管理工作人員的工作職責，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

四、改進檔案管理保密工作的有效措施

第一，建立完善的檔案保密管理制度，加強檔案信息化建設。

現(xiàn)階段，行政單位需要結(jié)合時代發(fā)展需求，改革和創(chuàng)新現(xiàn)有檔案信息安全保密管理模式，加強相應管理體系建設，制定健全的、充實的、不斷修改完善的、實用的工作規(guī)章制度，及時處理現(xiàn)有管理體系中的漏洞問題，有針對性地調(diào)整檔案信息安全保密管理對策，優(yōu)化管理措施[3]。

在開展檔案信息安全保密管理工作的過程中，要完善監(jiān)督制度，由專人負責落實到位，根據(jù)具體工作，圍繞檔案借閱利用、檔案修訂、電子檔案保管、檔案信息培訓等內(nèi)容制定相關規(guī)范標準和工作要求，確保檔案工作分級管理、層層落實、責任到人，加強監(jiān)督和檢查，使檔案管理保密工作制度化、規(guī)范化。

在信息技術不斷發(fā)展的背景下，行政單位要加強檔案信息化建設，促進其檔案管理要求與國家檔案信息化管理要求有機結(jié)合，利用現(xiàn)代化的管理方式，加強檔案管理信息化建設，通過采取檔案備份、對檔案管理系統(tǒng)定期殺毒等方式，確保檔案信息的安全性和保密性[4]。

第二，增強檔案安全保密管理意識，加強相關培訓。

檔案管理工作是一項政治性很強的工作，涉及范圍很廣。檔案管理人員不僅要具備較強的專業(yè)知識，而且要有較高的政治思想水平和高尚的職業(yè)道德情操，要增強防范意識、風險意識和責任意識[5]。只有增強檔案管理人員的思想意識，加強專業(yè)管理團隊建設，組織開展各種實踐工作，才能提高檔案管理人員的信息化知識水平，順利實現(xiàn)檔案信息安全保密管理目標。為此，定期組織檔案管理人員參加各種培訓學習是保證檔案信息安全的重要措施。

在培訓過程中，檔案管理人員要在枯燥的行政檔案管理工作中時刻保持清醒的認識，不斷學習關于檔案安全保密管理的相關知識，尤其是檔案法律知識和保密法律知識中的注意事項，強化安全保密意識，提高專業(yè)水平和業(yè)務素養(yǎng)，完善檔案管理流程，提高檔案管理工作質(zhì)量。

為了形成良好的檔案安全管理格局，行政單位要通過定期組織安排各種培訓教育活動，深入貫徹國家發(fā)布的各項政策，讓檔案管理人員掌握更多的專業(yè)知識，努力提高行政單位檔案信息安全保密管理水平，滿足檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展要求[6]。同時，要加強業(yè)務考核，將檔案管理工作納入績效考核，從根源上減少檔案安全問題出現(xiàn)，保證檔案信息的有效性和準確性。

第三，加強行政檔案信息化安全管理。

信息技術的不斷進步對檔案管理工作提出了新要求，為此，要盡可能地使用科技新成果和管理新手段，利用計算機輔助管理檔案，提高檔案管理工作效率和水平，盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

為了強化行政檔案信息的管理，減少和避免出現(xiàn)信息風險問題，相關部門應加強行政檔案的安全儲存機制建設和網(wǎng)絡存儲中心建設，合理劃分管理權(quán)限，建立授權(quán)機制和準入門檻，整合各種檔案信息，定期備份重要檔案數(shù)據(jù)，通過定期對檔案系統(tǒng)進行殺毒處理，保證檔案信息的安全。

第四，做好檔案管理工作，增強服務意識，提高服務水平。

在具體工作中，檔案管理人員要以“增強服務意識”和“主動服務”為工作的立足點，明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質(zhì)量，充分發(fā)揮行政檔案信息資源的作用，使其為行政單位和地方經(jīng)濟社會的發(fā)展建設服務。

五、結(jié)語

隨著時代的發(fā)展和社會的進步，檔案管理產(chǎn)生的社會價值和經(jīng)濟效益越來越高，相關部門應更加重視各項檔案管理措施的科學性和合理性；同時，在檔案管理方面，要建立完善的檔案管理工作體系，做好檔案管理信息的保密和檔案資料的利用工作，進一步提高檔案管理的效益和價值。

在此基礎上，要結(jié)合時代發(fā)展要求，深入分析和研究當前檔案管理中存在的問題，進行全面妥善的處理。通過加強檔案管理體系建設，強化檔案管理人員的安全管理意識，探索構(gòu)建順應時代發(fā)展的、信息化的、嚴謹?shù)男姓n案管理模式，加強信息載體安全管理，從源頭上避免出現(xiàn)信息風險，保證檔案信息的安全性和保密性，提高行政檔案管理的工作效率，使其發(fā)揮更大的價值，為行政單位制定發(fā)展決策提供支持。

參考文獻：

[1]謝怡，鄭曉，高婷，等.大數(shù)據(jù)環(huán)境下山東高校檔案管理模式的調(diào)研與重構(gòu)[J].山東理工大學學報（社會科學版），2020（04）：90-98.

[2]賴永聰.機關檔案工作規(guī)范化建設實踐與思考[J].蘭臺內(nèi)外，2023（10）：64-66.

[3]范忠.信息化時代下檢察機關檔案管理工作的研究[J].社會科學，2023（01）：145-146.

[4]程開文.關于加強檔案利用與安全保密管理的探討[J].時代金融，2019（14）：21-22.

[5]冷茜.新時期行政事業(yè)機關檔案管理改革研究[J].愛情婚姻家庭，2022（25）：156-157.

[6]楊潔敏.做好行政檔案管理保密工作的有效方法[J].辦公室業(yè)務，2020（16）：91-92.