文/河南省胸科醫(yī)院 胡馨藝

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用給人類生產(chǎn)生活方式帶來了巨大變化，也給醫(yī)院檔案管理帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。與時(shí)俱進(jìn)，不少醫(yī)院也采用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立了電子檔案管理系統(tǒng)。相較傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子檔案管理高效、方便、快捷，給醫(yī)院和患者帶來了便利并提升了醫(yī)院檔案管理成效。電子檔案管理系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)營離不開扎實(shí)可靠的技術(shù)支持。但也存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，部分觀點(diǎn)認(rèn)為，檔案只要實(shí)現(xiàn)電子化以后，就實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化管理，可事實(shí)并非如此。但如果醫(yī)院在檔案電子化基礎(chǔ)上，結(jié)合現(xiàn)代大數(shù)據(jù)分析、互聯(lián)網(wǎng)以及區(qū)塊鏈等技術(shù)，使得檔案利用能夠達(dá)到安全高效便捷的目的，那么“電子檔案”的優(yōu)勢就將進(jìn)一步凸顯。

本文認(rèn)為，醫(yī)院電子檔案管理的首要目標(biāo)是“信息安全，共享便捷”。一方面，醫(yī)院電子檔案涉及醫(yī)院工作機(jī)密和患者個(gè)人隱私，其管理的首要準(zhǔn)則必須是確保信息安全，盡最大努力避免任何形式的信息泄露，不給醫(yī)院和患者帶來負(fù)面影響；另一方面，醫(yī)院檔案實(shí)施電子化管理的核心宗旨在于共享便捷，省卻醫(yī)生和病人線下奔走查詢調(diào)閱的時(shí)間，節(jié)約醫(yī)患時(shí)間和精力，提高醫(yī)院整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。因此，醫(yī)院電子檔案管理水平提升只有在確保安全的基礎(chǔ)上借助現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)有限范圍內(nèi)的高效便捷共享，才能不斷提升醫(yī)院的整體工作運(yùn)行效率、管理效果，不斷提高醫(yī)院的現(xiàn)代化治理能力和治理水平。

一、醫(yī)院電子檔案管理的優(yōu)勢

醫(yī)院檔案管理涉及多個(gè)方面，包含醫(yī)療檔案、人事檔案、行政檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、藥械設(shè)備檔案等。安全高效便捷的檔案管理制度能夠?yàn)獒t(yī)院管理和科研提供可靠的數(shù)據(jù)支持。采用信息技術(shù)手段將檔案管理工作從紙質(zhì)變成電子形式，不僅能提高醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量，節(jié)省醫(yī)院的運(yùn)營開支，還能提升醫(yī)院的現(xiàn)代化治理能力和治理水平。一是檔案利用價(jià)值、利用效率更高。檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理，可以給醫(yī)院節(jié)省大量人力和物力，減少檔案管理人員的歸檔時(shí)間和勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省檔案查閱人員的時(shí)間和精力，提高檔案管理的效率和效能，增強(qiáng)檔案支撐科研的權(quán)威性和便捷性。檔案電子化管理能夠極大提升醫(yī)院信息化水平，讓檔案信息共享速度更快、應(yīng)用價(jià)值更高；二是檔案儲(chǔ)存更安全、保密性能更好。紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案后，不僅節(jié)省物理空間，易于整理保存，還能夠通過給電子管理系統(tǒng)加裝安全防護(hù)軟件和設(shè)置相應(yīng)查詢權(quán)限等，使相關(guān)資料不易丟失和出現(xiàn)信息泄露。因此，相對(duì)紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的私密性能夠得到更好地保護(hù)。同時(shí)，檔案的連續(xù)性、完整性能夠更直觀地體現(xiàn)出來，其醫(yī)院事業(yè)發(fā)展、科研利用、材料佐證等的重要應(yīng)用價(jià)值也能夠進(jìn)一步彰顯[1]。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代下醫(yī)院電子檔案管理工作難點(diǎn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，不少醫(yī)院電子檔案管理工作還存在一些難點(diǎn)、痛點(diǎn)問題，如何攻克這些難點(diǎn)和痛點(diǎn)，對(duì)于提升電子檔案管理水平、實(shí)施可靠性，最大限度發(fā)揮檔案資料的應(yīng)用價(jià)值具有重要意義。一是部分醫(yī)院硬件設(shè)施不足，限制了檔案的電子化管理水平。有的醫(yī)院雖意識(shí)到實(shí)施電子檔案管理對(duì)于優(yōu)化醫(yī)院檔案管理工作的重要性，但是因內(nèi)部硬件設(shè)施建設(shè)不足，缺乏必要的硬件和軟件支持。如，計(jì)算機(jī)數(shù)量不足、存儲(chǔ)機(jī)房設(shè)備陳舊、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施陳舊等，軟件老舊，人員信息化水平低，不能滿足檔案電子化管理運(yùn)行需求，很難真正實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化管理提效的目標(biāo)；二是部分醫(yī)院雖重視檔案電子化管理，重視采用相應(yīng)系統(tǒng)技術(shù)，也采取了一些措施，但檔案管理從業(yè)者熟練運(yùn)用系統(tǒng)功能、主動(dòng)學(xué)習(xí)提升信息管理能力、主動(dòng)挖掘檔案價(jià)值的意識(shí)不夠，一定程度上影響了檔案電子化效能的發(fā)揮，致使檔案服務(wù)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展和醫(yī)院科研的潛在價(jià)值不能充分發(fā)揮[2]；三是部分醫(yī)院電子檔案管理還存在管理制度不健全、不完善的問題。意識(shí)到檔案實(shí)施電子化的重要性，也引進(jìn)了相關(guān)技術(shù)，但是相關(guān)配套的管理制度和管理機(jī)制沒有及時(shí)跟進(jìn)，亦或是建立了相關(guān)的制度和機(jī)制，但是對(duì)有可能使用檔案的人員沒有培訓(xùn)到位，也在一定程度上阻礙了檔案電子化優(yōu)勢不能充分發(fā)揮，管理效率低下，管理質(zhì)量不高；四是部分醫(yī)院檔案電子化管理中還存在較為明顯的安全性問題。近年來，偶爾能夠聽到個(gè)別患者就醫(yī)后會(huì)接到營銷電話，“XX 體檢機(jī)構(gòu)又給我打電話，他們是怎么知道我電話的呢？”等諸如此類的聲音，其中，不排除患者在醫(yī)院的就診信息被泄露，這與相應(yīng)醫(yī)院的檔案管理安全保障程度低，有著直接的關(guān)系，他們的就醫(yī)資料或被網(wǎng)絡(luò)竊取，或因管理人員失職等，造成患者個(gè)人資料泄露[3]。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院電子檔案管理優(yōu)化策略

大數(shù)據(jù)背景下，開展醫(yī)院電子檔案管理工作，根本目的是持續(xù)優(yōu)化檔案管理效率，首要原則是確保檔案信息安全。實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，需要醫(yī)院從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、完善健全檔案管理體制機(jī)制、強(qiáng)化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)以及健全信息安全保障機(jī)制、規(guī)范應(yīng)用電子檔案等多個(gè)角度出發(fā)，穩(wěn)步、扎實(shí)、安全地調(diào)整、研究、優(yōu)化電子檔案管理工作，最大限度發(fā)揮檔案支持醫(yī)院事業(yè)發(fā)展和支撐科研應(yīng)用的潛在價(jià)值。

（一）完善網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是保證醫(yī)院電子檔案管理工作得以充分落實(shí)的關(guān)鍵[4]。在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)電子檔案管理設(shè)備遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法完全滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，如計(jì)算機(jī)設(shè)備配置不達(dá)標(biāo)，或配置低無法匹配軟件運(yùn)行需要，或配置高未及時(shí)更新配套軟件，這些都很難滿足電子檔案管理過程中醫(yī)患便捷化“信息共享”的需求。如果要實(shí)現(xiàn)安全高效便捷的管理目標(biāo)，醫(yī)院還需結(jié)合當(dāng)前整個(gè)電子檔案管理大環(huán)境需求，及時(shí)更換相應(yīng)硬件設(shè)備，加大軟件升級(jí)維護(hù)頻次，為電子檔案管理效率提升提供全面的設(shè)備和運(yùn)行保障。

例如，河南省XX三甲醫(yī)院，在認(rèn)識(shí)到電子檔案管理優(yōu)化重要性前提下，組織人員深入了解、調(diào)研當(dāng)前醫(yī)院檔案電子化管理的基本情況，同時(shí)對(duì)比國內(nèi)電子檔案管理實(shí)施效果較好的北京X 三甲醫(yī)院，在全面了解醫(yī)院現(xiàn)有條件的基礎(chǔ)上，明確了電子檔案管理優(yōu)化方向。為切實(shí)達(dá)到優(yōu)化水平，XX 三甲醫(yī)院購進(jìn)了一批新型電子檔案管理設(shè)備——資料掃描儀以及更為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，功能涵蓋信息監(jiān)測、收集以及整理分析，軟件支撐服務(wù)等等[5]，為醫(yī)院提升檔案管理效率奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。此外，醫(yī)院還專門招聘了專業(yè)的技術(shù)人員，定期維護(hù)管理相關(guān)軟硬件設(shè)備，有效保證了設(shè)備的運(yùn)行安全，預(yù)期管理優(yōu)化效果也比較明顯。得益于電子檔案管理實(shí)踐，醫(yī)院加強(qiáng)了電子、紙質(zhì)檔案的協(xié)調(diào)應(yīng)用，進(jìn)一步強(qiáng)化了紙質(zhì)檔案室建設(shè)工作，對(duì)保存紙質(zhì)檔案的櫥窗以及陳列柜等，予以更新、維修以及保養(yǎng)處理，確保紙質(zhì)檔案不會(huì)因室內(nèi)環(huán)境或者保存裝置等條件丟失、損壞，為電子檔案運(yùn)營出現(xiàn)故障時(shí)建立了應(yīng)急解決方案，檔案管理整體水平大大提升。

（二）健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)制。建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)制，主要是從電子檔案管理制度角度出發(fā)，發(fā)揮制度的指導(dǎo)作用、規(guī)范效應(yīng)、約束功能。軟硬件設(shè)施達(dá)標(biāo)，制度建設(shè)不匹配，電子檔案的優(yōu)勢一樣不能充分發(fā)揮。所以，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升，醫(yī)院還需要及時(shí)建立健全制度機(jī)制，要結(jié)合當(dāng)前的醫(yī)院電子檔案管理實(shí)際情況，多同其他單位溝通交流，學(xué)習(xí)取經(jīng)，在引進(jìn)相關(guān)管理技術(shù)、設(shè)備的同時(shí)，強(qiáng)化管理制度建設(shè)，確保電子檔案管理工作得以有效實(shí)施[6]。仍以上述河南省XX 三甲醫(yī)院電子檔案管理工作為例，在健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)制過程中，醫(yī)院又詳細(xì)劃分了管理機(jī)制內(nèi)容：制度、組織、責(zé)任、考核。為保證相應(yīng)管理制度得以有效落實(shí)，強(qiáng)調(diào)了與制度相配套的責(zé)任管理機(jī)制建立。如在管理制度健全方面，考慮到檔案種類繁多、管理難度大以及檔案分散程度較高等特點(diǎn)，專門就檔案收集存檔進(jìn)行了嚴(yán)格規(guī)范，如，分類、分科、分項(xiàng)管理檔案，且安排專門人員負(fù)責(zé)每一“類”“科”“項(xiàng)”。同時(shí)定期抽查、排查，確保檔案內(nèi)容的完整、規(guī)范，以降低管理難度，提高管理精度；在組織方面，建立三級(jí)管理制度，以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門、各辦公室職能部門為核心，保證將管理工作落實(shí)到部門、個(gè)人，利于各級(jí)主體相互協(xié)調(diào)，確保檔案管理可靠；在責(zé)任方面，主要以管理制度、組織結(jié)構(gòu)為依據(jù)，對(duì)各項(xiàng)管理工作予以了責(zé)任量化處理，明確分工管理的同時(shí)，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，敦促個(gè)人及時(shí)調(diào)整工作狀態(tài)、提升管理能力，保證了整個(gè)電子檔案管理工作的有效落實(shí)；在考核方面，結(jié)合本院電子檔案管理特點(diǎn)、資源需求情況，制定了相應(yīng)的階段性考核制度，以檔案完整程度、分類規(guī)范程度、管理操作規(guī)范程度等，作為主要考核指標(biāo)，通過定期抽查、全面核查等方式，激勵(lì)管理人員，敦促提高重視程度及工作積極性。

（三）合理應(yīng)用電子檔案。合理應(yīng)用電子檔案，主要從檔案應(yīng)用規(guī)范性角度出發(fā)，通過規(guī)范應(yīng)用行為，確保電子檔案在應(yīng)用過程中，不會(huì)因操作失誤，影響檔案內(nèi)容的可靠性。更可以有效避免造成檔案遺失、錯(cuò)漏等問題[7]。具體可以從電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、權(quán)限設(shè)置、操作培訓(xùn)角度，完善檔案應(yīng)用管理機(jī)制，確保有效地落實(shí)檔案管理工作[8]。以鄭州市X 婦產(chǎn)醫(yī)院電子檔案應(yīng)用管理為例，該院為確保每個(gè)人員都能夠充分掌握電子檔案系統(tǒng)操作方法，了解具體的操作流程，定期組織管理人員及相應(yīng)的應(yīng)用人員參加培訓(xùn)活動(dòng)，指導(dǎo)人員如何正確使用管理系統(tǒng)，如何保證操作可靠性等。明確電子檔案應(yīng)用操作規(guī)范的重要性，在重視落實(shí)人員培訓(xùn)工作情況下，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置三級(jí)操作權(quán)限：一級(jí)權(quán)限可以實(shí)現(xiàn)所有操作任務(wù)；二級(jí)權(quán)限可以對(duì)電子檔案進(jìn)行修改、查閱，不能夠刪除相應(yīng)文檔；三級(jí)權(quán)限只允許查閱資料，不能夠進(jìn)行修改或者是增減操作。借助權(quán)限設(shè)置，有效規(guī)范了工作人員的操作行為。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，需要著眼于技術(shù)提升、操作規(guī)范角度，組建一支高質(zhì)量、規(guī)范性的管理團(tuán)隊(duì)，確保團(tuán)隊(duì)內(nèi)任一成員，都能熟練掌握、熟練應(yīng)用本職工作內(nèi)容，同時(shí)，養(yǎng)成自主學(xué)習(xí)與系統(tǒng)技術(shù)相關(guān)技能的良好習(xí)慣，給電子檔案管理提供穩(wěn)定可靠的人才隊(duì)伍支撐[9]。如某省市一家私立醫(yī)院，非常重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，結(jié)合本院自身管理服務(wù)的實(shí)際情況，通過優(yōu)選、淘汰、培養(yǎng)、引進(jìn)等系列方式，逐步組建了一支優(yōu)秀的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)，整個(gè)醫(yī)院信息管理服務(wù)質(zhì)量也得到了保證。尤其有效延長了一些患者病歷信息的存檔時(shí)間，無論是住院病歷，還是門診病歷，都在規(guī)定存檔期限內(nèi)得到有效的保存、調(diào)取以及應(yīng)用。

（五）健全安全保障機(jī)制。電子檔案雖然整體安全性較高，但并不表示管理風(fēng)險(xiǎn)為零。整個(gè)管理過程中仍然存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，如管理、應(yīng)用人員在操作電子檔案系統(tǒng)時(shí)，可能因操作不當(dāng)或者系統(tǒng)漏洞等原因，造成電子檔案的錯(cuò)漏或者遺失等問題，給醫(yī)院和患者帶來安全隱患。為避免出現(xiàn)安全問題，除前述的系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置外，醫(yī)院還需要定期更新系統(tǒng)安全防護(hù)軟件，定期檢測系統(tǒng)是否被網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊、是否存在系統(tǒng)漏洞等，及時(shí)了解，及時(shí)采取措施予以有效處理，防止產(chǎn)生更大的消極影響[10]。

四、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)代醫(yī)院等醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，正在逐漸轉(zhuǎn)移重心，向著電子化、信息化以及數(shù)字化、智能化方向持續(xù)轉(zhuǎn)變。醫(yī)院檔案管理要結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)持續(xù)創(chuàng)新和改進(jìn)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理目標(biāo)的關(guān)鍵。醫(yī)院檔案管理工作者要利用電子檔案管理的特點(diǎn)和優(yōu)勢，找出醫(yī)院檔案管理與現(xiàn)代信息科技之間有效融合的關(guān)鍵點(diǎn)，不斷創(chuàng)新、優(yōu)化提升醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院管理者也要加大對(duì)電子檔案管理的投入力度，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊(duì)伍引進(jìn)、體制機(jī)制完善等方面抓好抓實(shí)，不斷提升檔案管理的可靠性、便捷性、安全性和價(jià)值性。