文/西安歐亞學院 吳萍

檔案工作是高校的一項重要的基礎(chǔ)性工作，它包含著高校各個部門所有教職工以及學生的檔案，關(guān)系到整個學校的正常運轉(zhuǎn)?，F(xiàn)階段，隨著我國大學規(guī)模建設(shè)的不斷擴大，教職工和在校大學生數(shù)量將會越來越多，各項工作流程也越來越復(fù)雜。因此，高校工作人員的檔案管理工作所牽涉各類內(nèi)容以及數(shù)據(jù)信息量也逐漸增加。因此，怎樣在行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)來提高檔案工作的效率和質(zhì)量，是我國高校行政管理工作的一個重大課題。有些檔案管理部門雖然運用了信息化技術(shù)，但仍有大量的資料要處理，這對高校檔案工作提出了更高的要求。為此，利用信息技術(shù)創(chuàng)新高校檔案工作，從而提升高校檔案工作的水平，成為高校行政工作迫切需要解決的問題[1]。

一、高校行政檔案信息化能提高檔案利用效能

在信息時代，高校的檔案工作要以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息通信技術(shù)為基礎(chǔ)，將信息技術(shù)與檔案工作進行有效的融合，將高?？蒲?、人才培養(yǎng)、社會服務(wù)等大量的檔案資料視為一個整體，整合起來，形成一種信息資源，通過網(wǎng)絡(luò)，就可以形成一個龐大的信息系統(tǒng)。要實現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案資源使用效率，促進檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展，就要利用檔案的信息化，將其轉(zhuǎn)化為文字、數(shù)據(jù)、圖形，形成具有一定規(guī)律的科學模型，并轉(zhuǎn)化為二進制編碼，傳輸?shù)诫娔X中。通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)處理，既可以快速瀏覽，又可以提高文件的通用性和安全系數(shù)，使文件的效率最大化[2]。

二、信息化視域下高校行政檔案體系建設(shè)的重點

（一）檔案信息的管理與共享。檔案信息管理的核心是信息的使用，一個比較完整的信息檔案管理系統(tǒng)，主要包括目錄、全文、圖像、音頻等內(nèi)容以及對視頻和其他資料進行管理。高校作為我國人才教育培養(yǎng)基地，它的全部檔案信息都具有十分重要的作用，是社會發(fā)展的記錄。另外，高校檔案資源共享的強化有利于給教師和學生帶來彈性、方便的檔案信息服務(wù)。因此，為了更好地發(fā)揮高校檔案資源的作用，必須要重視高校檔案信息共享問題。檔案信息共享主要是以數(shù)據(jù)為中心、使用身份的確認和檔案數(shù)據(jù)的授權(quán)，師生通過檔案數(shù)據(jù)之間的共享機制進行聯(lián)系，借助于授權(quán)機制，將權(quán)限賦予特定的管理者，管理者可以調(diào)整其權(quán)限，以達到對檔案存取的限制。

（二）檔案的信息化與安全性。高校檔案管理的信息化建設(shè)，對高校檔案管理提出了新的要求。具體地說，高校檔案信息化主要是將紙質(zhì)檔案、照片、音頻和視頻檔案進行信息化的轉(zhuǎn)換，這是由于檔案繁多的特點，使人們在查閱過程中存在諸多不便，同時，也對檔案的保存和使用產(chǎn)生了某種限制。運用信息技術(shù)，如多媒體技術(shù)和信息圖像技術(shù)，將圖像、音頻、紙質(zhì)文件、底片、影像等新型信息技術(shù)以信息的形式存儲在媒體中，利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫的信息化處理能力，有效地提高了文件的利用效率。在高校檔案管理系統(tǒng)中，檔案資料的安全問題也是重中之重。檔案的安全問題主要在于檔案的完整性、保密性、身份認證以及不可否認性，其中保密則是最基本的要求。在確保檔案資料安全、防止非法盜用和使用的前提下，必須確保檔案資料的完整性和準確性[3]。

三、信息化背景下高校行政檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員專業(yè)能力不足。如前所述，當前高校檔案管理人員絕大多數(shù)由院（系）教學秘書和辦公室行政管理人員兼任，因此檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足。由于管理者的知識體系相對單一，受到傳統(tǒng)管理模式的限制，在管理上采取了一套一成不變的方法，而目前的管理體制已無法滿足實際需求，必須更新管理理念，創(chuàng)新管理手段，提高管理效能。

（二）信息化管理設(shè)備設(shè)施薄弱。行政檔案信息化需要依托現(xiàn)代信息技術(shù)，包括計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)。需要投入大量的硬件，如計算機、存儲和服務(wù)器。然而，目前我國許多高校的檔案管理設(shè)施還處于基礎(chǔ)管理階段，存在著設(shè)備老化、故障頻繁等問題，經(jīng)費不足，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的信息技術(shù)需求，制約了檔案管理工作的推進與提升。

（三）信息化意識缺乏。人們對信息化管理的認識還比較欠缺，對于將信息化技術(shù)應(yīng)用到行政檔案管理工作中，學校并沒有給予足夠的重視，在具體的行政檔案管理工作中，仍采用傳統(tǒng)的管理方式，這就造成了高校行政檔案管理工作的質(zhì)量和效率低下。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能滿足高校的需要，也不能與社會的發(fā)展趨勢相適應(yīng)。高校對信息化管理的認識不足，主要表現(xiàn)在：高校管理者對信息化檔案管理的重視程度不夠。高校管理者是高校工作的中心，他們對信息化檔案管理的重視程度，會對高校檔案管理的工作水平和工作效率產(chǎn)生很大的影響[4]。

（四）檔案管理制度不健全。目前，我國高等院校無論是基礎(chǔ)建設(shè)，還是硬件建設(shè)，都存在著一些不足。另外，我國目前還沒有建立完善的行政文件管理體系，各行政機關(guān)的檔案工作差異很大，各高校也未制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，因而在實踐中缺少相應(yīng)的制度制約，從而給高校的檔案工作帶來負面的沖擊。

四、信息化背景下高校行政檔案管理的創(chuàng)新舉措

（一）增強工作人員信息化意識和素養(yǎng)。目前，高校檔案管理中的信息化要素在日益普及的情況下，檔案管理人員應(yīng)逐步提高自身的信息意識，提高自身的信息處理能力。緊跟信息化的發(fā)展步伐，不斷提升自身的工作品質(zhì)和水平。高校行政管理工作在信息化的大環(huán)境下，必須針對用戶的實際需要，開發(fā)出更適合于用戶需要的功能，才能使高校的檔案工作取得長足的發(fā)展[5]。同時，為了適應(yīng)用戶的實際需要，給行政檔案管理資訊使用者留下方便、快捷的印象，需要提供更高品質(zhì)的服務(wù)。在信息化的大環(huán)境下，高校的行政檔案管理要有更多的專業(yè)化人才，以工作人員的職業(yè)素質(zhì)和工作素養(yǎng)為基礎(chǔ)，逐步充實大學的行政檔案管理工作，運用更為先進、科學、高效的工作方式，使檔案工作的質(zhì)量得到有效的提升。高等學?？梢圆扇【唧w措施，切實提升行政檔案工作人員的素質(zhì)：第一，從其他高校引進高素質(zhì)的檔案管理人員，設(shè)定更高的工作目標，逐步提高工作質(zhì)量；第二，適當?shù)靥岣咝姓n案工作人員的福利待遇，使其從內(nèi)到外積極地進行工作創(chuàng)新，能夠在工作中采取更為先進的工作方法；第三，加強內(nèi)部培訓，增強服務(wù)意識，高校檔案管理工作人員要積極參加各種形式的培訓，不斷提高自己的工作品質(zhì)，掌握最新的工作方式，從而提高學校的行政檔案管理工作的服務(wù)水平。

（二）提高檔案信息化軟硬件建設(shè)水平。檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)是檔案管理的基礎(chǔ)性工作，是實現(xiàn)檔案信息化的先決條件。高等學校如果要加大經(jīng)費投入，要確保自身有一套相對完備的硬件設(shè)備，在教學信息檔案化管理技術(shù)方面，高校一定要根據(jù)自己學校實驗室的發(fā)展實際，選用適合于學校的管理軟件，在此基礎(chǔ)上，將其與學校的網(wǎng)絡(luò)相連，以達到文件資源的共享。在強化學校檔案信息化平臺的工作中，應(yīng)遵循總體規(guī)劃、統(tǒng)一操作、分級組織、創(chuàng)建安全有效保密措施等基本原則；可根據(jù)陜西省高校檔案行政服務(wù)工作事業(yè)發(fā)展形勢的總體需求，充分發(fā)揮學?，F(xiàn)有數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化，全面推進整個大學檔案系統(tǒng)平臺的數(shù)字化建設(shè)發(fā)展；此外，在檔案軟件的設(shè)計開發(fā)管理以及教學應(yīng)用開發(fā)上，可以合理地選擇最符合高校特點的電子檔案信息化管理開發(fā)軟件，將其與整個學校內(nèi)部以及OA 辦公系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)進行鏈接，從而實現(xiàn)對檔案資源實時的遠程共享查詢與遠程自動化管理。

（三）加大檔案信息資源建設(shè)力度。信息化時代，應(yīng)將信息資源和實體資源并重，使其發(fā)展成為高校檔案資源中最重要的資源之一。這就要求我們必須重視并加強對檔案信息資源的建設(shè)工作，提高檔案利用水平，為社會服務(wù)。就檔案管理現(xiàn)狀而言，當前，我國的檔案管理工作還處在發(fā)展初期，在收集、使用和管理方面還存在著一定的盲目性，從而造成了信息資源的流失。因此，必須加強高校檔案館建設(shè)，為學生提供更為豐富全面的服務(wù)。同時從今后高校檔案館的發(fā)展趨勢看，當信息資源足夠時，為了滿足師生的信息訴求，激發(fā)檔案生命力和影響力，需要通過多種措施提高高校檔案信息資源建設(shè)水平。1.打造統(tǒng)一的信息資源。隨著信息技術(shù)的不斷普及和應(yīng)用，不同類型的信息系統(tǒng)之間已經(jīng)實現(xiàn)了互聯(lián)互通，但是由于各系統(tǒng)內(nèi)部所存儲的信息不一致，這就使得用戶無法獲得全面而準確的服務(wù)。一般來說這種情況屬于異構(gòu)數(shù)據(jù)庫，容易造成“信息孤島”現(xiàn)象，使資源整合的整體水平下降。因此，必須構(gòu)建統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)檢索平臺和共享機制，使不同系統(tǒng)之間能夠進行有效連接，實現(xiàn)資源共享。要實現(xiàn)這一目標，必須建立標準化的信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)體系。建立元數(shù)據(jù)標準，規(guī)范電子文件存儲格式，規(guī)范電子文件管理標準，規(guī)范音視頻文件管理，全面梳理當前檔案的基本情況。同時還需制定相應(yīng)的制度，加強對電子檔案建設(shè)和使用的監(jiān)管，建立統(tǒng)一的檔案登記制度，并做好相關(guān)人員培訓工作；2.利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸平臺，對檔案進行數(shù)字化處理，建立數(shù)字檔案館。同時在多媒體技術(shù)的輔助下，對整理識別后的音頻，視頻檔案進行處理，轉(zhuǎn)換為電子資料，根據(jù)聲音和動畫、文字建立檔案數(shù)據(jù)庫。此外，還應(yīng)該加強對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，通過數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建新型檔案管理系統(tǒng)。還應(yīng)加速文檔一體化管理過程，保證文檔中的信息文件、內(nèi)容準確、齊全；3.加強紙質(zhì)檔案的保管和利用工作，做好對檔案原件及相關(guān)材料的保護。提高檔案安全保管能力，避免因人為原因?qū)е碌膿p失。實現(xiàn)檔案資料的共享。加強學校內(nèi)部各個方面的溝通，構(gòu)建“大檔案室”管理模式，將各類信息資源進行整合，使其發(fā)揮出最大價值。檔案館管理系統(tǒng)應(yīng)全面把握住新形勢下高校網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)發(fā)展的新契機，依托現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展這一得天獨厚的環(huán)境優(yōu)勢，制定校園信息化高校檔案的管理發(fā)展規(guī)劃戰(zhàn)略和應(yīng)用方案，并以現(xiàn)代化通信技術(shù)手段和校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基本支撐、以計算機多媒體技術(shù)為根本方法，實現(xiàn)數(shù)字化高校檔案信息主頁網(wǎng)站的成功組建，保障師生網(wǎng)上電子檔案的及時歸檔利用和全文檢索服務(wù)的成功使用，為學校師生提供快捷又方便的網(wǎng)上檢索閱覽查詢服務(wù)，提高了高校檔案信息資源的共享程度。

（四）建立檔案管理信息化服務(wù)體系。建立檔案管理的信息化服務(wù)體系。1.需要制定高校檔案使用者的需求評估指標，完善檔案管理信息服務(wù)體系，保障使用者能夠根據(jù)實際情況提出科學、有效的意見，同時，對教學檔案、人事檔案、科研檔案等檔案進行評估，并根據(jù)實際需要，建立檔案綜合評價指標，為檔案管理體系建設(shè)提出科學的意見；2.要善于根據(jù)使用者的實際需要，適當?shù)財U大服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，實現(xiàn)“量”向“質(zhì)”的轉(zhuǎn)變。檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新包含著多種內(nèi)容，高校檔案員不能只把文件收好就完事，要發(fā)揮自己的潛力，通過對工作內(nèi)容的不斷改進、充實和創(chuàng)新，使服務(wù)工作向更高層次發(fā)展。全面處理檔案資料，把多種資料通過編碼程序轉(zhuǎn)換為相互關(guān)聯(lián)的動態(tài)檔案，從用戶的實際需求和高校教育改革的需要出發(fā)，加強高校檔案服務(wù)體系的建設(shè)；3.建立健全檔案管理和服務(wù)體系。高校檔案管理服務(wù)系統(tǒng)包括網(wǎng)上信息。通過調(diào)研用戶的需求，充分了解新型檔案系統(tǒng)的需求，為用戶提供科學的咨詢服務(wù)，提高檔案工作的整體滿意度。因此，建立高校檔案信息服務(wù)系統(tǒng)，對推進高校檔案工作的信息化建設(shè)具有重要意義。

五、結(jié)語

當今信息化應(yīng)用技術(shù)領(lǐng)域得到迅速地發(fā)展，信息化產(chǎn)品已經(jīng)廣泛滲入人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?，并時刻影響著人們的生產(chǎn)和生活。高校行政檔案管理工作是確保高校工作正常運轉(zhuǎn)的前提，隨著高校規(guī)模的不斷擴大和高校檔案工作的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當前的高校行政工作。因此，高校要把信息技術(shù)運用到檔案管理中來，著力提高檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)工作水平、加強校園檔案資源利用的信息化開發(fā)設(shè)計與運行管理，提高學校檔案管理人員信息安全的防護意識與專業(yè)素質(zhì)，促進高校檔案信息管理信息化工作的高水平發(fā)展。