文/陜西中醫(yī)藥大學(xué) 楊思煒

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的飛速發(fā)展，全球已經(jīng)進(jìn)入了信息產(chǎn)生價(jià)值的時(shí)代，這是當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的大趨勢(shì)，沖擊著各行各業(yè)的發(fā)展，影響著商業(yè)、經(jīng)濟(jì)、文化、娛樂(lè)等多個(gè)領(lǐng)域。近年來(lái)，我國(guó)高等學(xué)校也越來(lái)越重視學(xué)校的信息化、數(shù)字化建設(shè)發(fā)展。高校檔案管理工作在學(xué)校信息化建設(shè)浪潮的推動(dòng)下面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)。2021年6月9日是第十四個(gè)國(guó)際檔案日，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，其中“服務(wù)”一詞出現(xiàn)50 次，比“十三五”規(guī)劃增加24 次，這一數(shù)據(jù)變化表明我國(guó)已經(jīng)更加重視檔案利用服務(wù)工作[1]，高校檔案館作為檔案利用服務(wù)的重點(diǎn)部門(mén)，應(yīng)該響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，投入更多的精力到檔案利用服務(wù)工作中。本文從高校檔案館在日常檔案查詢利用服務(wù)工作中所面臨的一些問(wèn)題出發(fā)，結(jié)合教育部門(mén)的相關(guān)要求和學(xué)校實(shí)際情況，研究了微信平臺(tái)在高校檔案查詢利用服務(wù)工作方面的優(yōu)勢(shì)。一方面，為學(xué)校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展做出一點(diǎn)微薄的貢獻(xiàn)；另一方面，為廣大師生及校友提供方便快捷的檔案利用服務(wù)工作提供新思路。目前，傳統(tǒng)面對(duì)面檔案利用模式已無(wú)法適應(yīng)5G 網(wǎng)絡(luò)覆蓋下的線上業(yè)務(wù)辦理需求，考慮到這幾年各高校檔案現(xiàn)代化管理手段及檔案數(shù)字化、信息化水平參差不齊等問(wèn)題，文章提出利用微信服務(wù)平臺(tái)來(lái)改變傳統(tǒng)高校檔案查詢方式，推進(jìn)高校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)工作進(jìn)程，探索信息時(shí)代檔案利用者查檔難、查檔效率低的問(wèn)題。

一、高校檔案館檔案利用服務(wù)工作存在的問(wèn)題

（一）檔案利用服務(wù)方式傳統(tǒng)單一。隨著全國(guó)高校信息化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，國(guó)內(nèi)某些綜合類重點(diǎn)高校檔案館已經(jīng)建立了數(shù)字檔案館，并開(kāi)通了在線遠(yuǎn)程申請(qǐng)檔案查詢服務(wù)業(yè)務(wù)，但相當(dāng)一部分高校依然采用傳統(tǒng)的查詢方式。其中，一種是查檔人手持有效身份證件前往檔案館進(jìn)行面對(duì)面查檔，先由查檔人提出查檔需求并登記信息，接著由檔案館工作人員核驗(yàn)身份，復(fù)制檔案資料并加蓋檔案公章，直接交給查檔人；另一種是查檔人通過(guò)電話或郵件方式提出查檔需求并核驗(yàn)身份，檔案館工作人員將檔案資料復(fù)制件以郵件或快遞的形式發(fā)送給查檔人。這兩種傳統(tǒng)檔案查詢方式均受到了時(shí)間和空間限制，查檔人異地查詢需投入大量的時(shí)間及經(jīng)濟(jì)成本。

（二）檔案利用服務(wù)形式被動(dòng)，宣傳力度不夠。傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)模式屬于被動(dòng)服務(wù)模式，檔案館工作人員在館內(nèi)被動(dòng)接收檔案利用者的查檔需求，根據(jù)需要再提供相應(yīng)的服務(wù)內(nèi)容，缺乏主動(dòng)的服務(wù)理念。眾多檔案利用者對(duì)檔案館的工作范疇十分模糊，并不清楚檔案館具體能為其提供何種幫助。檔案管理員缺乏對(duì)檔案利用者的需求進(jìn)行深層次分析，無(wú)法提前做好檔案服務(wù)預(yù)案。檔案館在為檔案利用者提供查詢服務(wù)時(shí)缺乏社會(huì)性、功能性及多樣性思考。

（三）檔案收集與利用效率低。近年來(lái)，高校畢業(yè)生因各類考試、就業(yè)、升學(xué)、出國(guó)深造等因素回母校查閱檔案的頻率越來(lái)越高。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，近五年高校學(xué)籍類檔案的查詢數(shù)量較之五年前有明顯增多。查檔需求明顯增多，高校檔案館具有專業(yè)理論知識(shí)的工作人員卻沒(méi)有明顯增加。高校作為國(guó)家重要的教育教學(xué)單位，檔案館作為為學(xué)生提供在校期間相關(guān)學(xué)籍檔案資料、開(kāi)具檔案證明的唯一部門(mén)，工作人員工作量增加，無(wú)疑會(huì)導(dǎo)致其工作效率變低。學(xué)校行政部門(mén)、二級(jí)院系作為檔案歸檔部門(mén)，往往因?yàn)榉敝氐慕虒W(xué)事務(wù)導(dǎo)致大量檔案資料無(wú)法及時(shí)歸檔。一方面，兼職檔案人員工作任務(wù)重、壓力大，缺乏更多的時(shí)間和精力去整理歸檔文件資料。另一方面，全校各部門(mén)工作人員檔案意識(shí)淡薄，檔案工作主動(dòng)性不夠。

（四）檔案載體形式單一，檔案電子化進(jìn)程發(fā)展緩慢。目前，高校檔案館收集到的檔案資料依然以紙質(zhì)檔案為主，電子類檔案資料占比相對(duì)較少，部分高校檔案管理系統(tǒng)無(wú)法與學(xué)校OA系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等各類辦公系統(tǒng)對(duì)接或?qū)硬粫?，電子文件資料歸檔存在諸多問(wèn)題。此外，部分高校因檔案館經(jīng)費(fèi)緊缺，同時(shí)又缺乏具備較強(qiáng)信息素養(yǎng)的檔案工作人員，館藏檔案的數(shù)字化加工掃描工作開(kāi)展緩慢，電子類檔案數(shù)量少，無(wú)法滿足線上檔案利用的需求。

二、微信的社會(huì)影響力及優(yōu)勢(shì)分析

微信作為即時(shí)性社交平臺(tái)，是一款支持單人或多人參與互動(dòng)的通信工具，利用智能手機(jī)及網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)語(yǔ)音、視音頻、文字等信息發(fā)送，并因?yàn)槠涓叨鹊男畔⒐蚕硇?、服?wù)擴(kuò)展性、兼容性、簡(jiǎn)單易操作性及可拓展性等特點(diǎn)而深受用戶的青睞[2]。其與傳統(tǒng)的社交網(wǎng)絡(luò)媒體相比，有著許多顯著優(yōu)勢(shì)。

（一）具有較強(qiáng)的社會(huì)關(guān)注度。據(jù)騰訊公司官方統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，截至2021 年，國(guó)內(nèi)微信用戶數(shù)量已經(jīng)突破12.6 億人，其已一躍成為國(guó)內(nèi)用戶人數(shù)最多的社交服務(wù)平臺(tái)。微信用戶包括了不同年齡、不同地區(qū)、不同民族、不同身份、不同地位的人們。龐大的用戶群體預(yù)示著微信已經(jīng)成為大多數(shù)人日常生活中交流、獲取信息、工作、出行、生活和辦事等不可或缺的應(yīng)用軟件。作為目前國(guó)內(nèi)用戶量最大的公共媒體，無(wú)論是獨(dú)立的個(gè)人還是企事業(yè)單位大中小團(tuán)體，都在使用微信及微信公眾服務(wù)平臺(tái)樹(shù)立自己的媒體形象，發(fā)布和獲取各類知識(shí)、信息、事件、資源。具有相同或相似人生觀、價(jià)值觀的受眾群會(huì)被同一類型的信息所吸引，這類服務(wù)號(hào)或者訂閱號(hào)被廣泛關(guān)注的可能性就會(huì)增加。微信公眾號(hào)的關(guān)注人數(shù)越多，說(shuō)明其能夠在精神層面滿足用戶的需求，社會(huì)關(guān)注度及社會(huì)影響力就越大。

（二）具有強(qiáng)大的功能及可拓展性。微信作為手機(jī)、電腦、平板均可免費(fèi)下載安裝使用的工具類軟件，界面簡(jiǎn)單，操作方便。其功能十分豐富，涵蓋了人們?nèi)粘９ぷ魃畹姆椒矫婷?，除了有通訊、社交、生活服?wù)、金融理財(cái)、娛樂(lè)、交通出行等常用功能以外，還能擴(kuò)展并添加各類功能模塊及小程序。各級(jí)各類政府部門(mén)為了解決群眾辦事難等問(wèn)題，已經(jīng)建設(shè)了眾多以公眾服務(wù)號(hào)為基礎(chǔ)的線上政務(wù)服務(wù)大廳和市民服務(wù)平臺(tái)，十分方便推廣及應(yīng)用。

（三）具有強(qiáng)大的信息傳播能力。微信公眾號(hào)已形成了新聞?lì)?、政?wù)類、生活類和情感類四足鼎立之勢(shì)，內(nèi)容通常涉及新聞、文化、生活和娛樂(lè)等方面[3]。關(guān)注者較多的公眾號(hào)，必然是因?yàn)槠湓趦?nèi)容上更具有吸引力和共鳴性，關(guān)注者會(huì)不自覺(jué)地代入其中，這種信息傳播是一種公開(kāi)的顯性傳播方式。公眾號(hào)中的內(nèi)容信息一經(jīng)創(chuàng)作者發(fā)布出來(lái)，將不受時(shí)間、地點(diǎn)、空間及環(huán)境限制，用戶隨時(shí)隨地就可獲取自己感興趣的新聞或信息。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒體或電視媒體，微信公眾號(hào)這樣的網(wǎng)絡(luò)媒體，其傳播方式更靈活，能夠?qū)崿F(xiàn)相對(duì)快速的圖文、視音頻信息推送，既直觀又生動(dòng)，且能為用戶提供實(shí)時(shí)的互動(dòng)交流，這既能快速傳播信息，也能激發(fā)并提升人們的參與度。

三、微信對(duì)檔案利用服務(wù)工作的作用

2021 年1 月1 日起施行的《中華人民共和國(guó)檔案法》（2020年6月20日由中華人民共和國(guó)第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議修訂通過(guò)）中第五章第三十七條明確規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”高校利用新媒體和電子檔案來(lái)改進(jìn)優(yōu)化檔案利用服務(wù)工作思路與工作方式迫在眉睫。高校檔案館引進(jìn)微信及微信公眾服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建自己的服務(wù)平臺(tái)，將對(duì)學(xué)校檔案利用服務(wù)工作起到至關(guān)重要的作用。其搭建速度快、成本低廉的優(yōu)勢(shì)十分契合目前高校檔案館的現(xiàn)狀。高校檔案館也應(yīng)以此為契機(jī)，改變“重視收集管理，輕視利用服務(wù)”的檔案管理現(xiàn)狀，努力將檔案利用服務(wù)重視起來(lái)，有效整合學(xué)校的數(shù)字化、電子化檔案資源，提供精準(zhǔn)服務(wù)。這不僅是檔案信息化深入推進(jìn)的方向，也是信息時(shí)代高校檔案利用服務(wù)工作的基本要求。

（一）微信為搭建高校檔案利用服務(wù)工作提供了基礎(chǔ)平臺(tái)。不斷增加的檔案查詢需求迫切需要高校檔案館搭建遠(yuǎn)程檔案利用服務(wù)平臺(tái)，然而，尋找合適的軟件公司合作開(kāi)發(fā)并不容易，也缺乏一定的經(jīng)費(fèi)支持。微信平臺(tái)作為一個(gè)現(xiàn)成的基礎(chǔ)平臺(tái)，只需提供單位相關(guān)資料并花費(fèi)低廉的認(rèn)證費(fèi)用即可直接在官網(wǎng)上申請(qǐng)微信公眾服務(wù)號(hào)。申請(qǐng)成功后就可在后臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)。例如，在自定義菜單功能區(qū)，可以根據(jù)工作需要自行添加或者刪除功能模塊。如檔案館簡(jiǎn)介、聯(lián)系我們、留言區(qū)、服務(wù)指南、服務(wù)流程、預(yù)約查詢、通知公告等欄目。此外微信公眾號(hào)內(nèi)還可根據(jù)需要添加各類小程序。例如，為了更好地做好檔案查詢預(yù)約服務(wù)申請(qǐng)，可添加一個(gè)類似于問(wèn)卷星這樣的小程序，在其中設(shè)計(jì)出查檔利用者所需填寫(xiě)的基本信息并選擇查詢內(nèi)容范圍即可。微信公眾服務(wù)平臺(tái)基礎(chǔ)架構(gòu)十分成熟，可擴(kuò)展性也非常強(qiáng)，可供二次開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的模塊十分豐富，操作簡(jiǎn)單，檔案館工作人員完全可以在參考教程的指導(dǎo)下進(jìn)行無(wú)障礙操作。

（二）微信對(duì)高校檔案利用服務(wù)方式起到了便利作用。遠(yuǎn)程辦公將會(huì)成為未來(lái)非常常見(jiàn)的工作方式。利用“微信公眾號(hào)+檔案利用服務(wù)”這種服務(wù)模式可在不受時(shí)空制約的環(huán)境下為檔案利用者提供自由便捷的服務(wù)體驗(yàn)。微信平臺(tái)的互動(dòng)交流功能可以增強(qiáng)用戶和工作人員的溝通質(zhì)量，提升檔案利用的服務(wù)效果。檔案利用者在微信公眾號(hào)平臺(tái)設(shè)置的輔助咨詢、預(yù)約查檔、交流功能區(qū)版塊中完成咨詢并確定好查詢需求，明確需求之后再通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行檔案查詢申請(qǐng)，利用微信平臺(tái)可以輕松實(shí)現(xiàn)手機(jī)線上查檔流程，如圖1所示。

（三）微信對(duì)檔案館的工作宣傳起到了促進(jìn)作用。為了解決學(xué)生對(duì)檔案工作及檔案利用流程不清楚、檔案咨詢不暢等問(wèn)題，高校檔案館利用微信公眾號(hào)中的圖文信息推送功能可隨時(shí)發(fā)送各類檔案資訊。高校檔案館可利用公眾號(hào)每年在6月9日國(guó)際檔案日舉辦線上檔案專題展覽活動(dòng)，利用圖文、微視頻、小動(dòng)畫(huà)、照片等呈現(xiàn)方式展示檔案知識(shí)，為受眾群體提供良好的視聽(tīng)感受，幫助他們了解檔案的重要性，解決他們比較關(guān)心的實(shí)際問(wèn)題。日常推送的內(nèi)容越多，人們了解的知識(shí)越多，查檔思路就越清晰，查檔服務(wù)效率也將隨之提升。因此，微信平臺(tái)的宣傳活動(dòng)對(duì)日后高校檔案管理為用戶提供檔案利用服務(wù)有著極大的促進(jìn)作用。

（四）微信對(duì)檔案利用數(shù)據(jù)具有強(qiáng)大的分析作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，只有及時(shí)了解網(wǎng)絡(luò)檔案利用服務(wù)平臺(tái)的相關(guān)數(shù)據(jù)，才能及時(shí)掌握流量密碼并增強(qiáng)受眾的關(guān)注度。微信公眾平臺(tái)中恰巧就有對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的模塊，其中包括了內(nèi)容分析、用戶分析、菜單分析、消息分析、接口分析和網(wǎng)頁(yè)分析等。既可以幫助檔案館工作人員及時(shí)了解受眾群的內(nèi)容偏好、瀏覽習(xí)慣，訪問(wèn)的時(shí)間段、平臺(tái)的訪問(wèn)人數(shù)，預(yù)約人數(shù)等信息；方便工作人員統(tǒng)計(jì)并且及時(shí)調(diào)整推送的時(shí)間及內(nèi)容，有利于提供更精準(zhǔn)的檔案利用服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，微信作為目前的主流媒體軟件，為高校檔案館創(chuàng)造了一個(gè)成本低、多功能、簡(jiǎn)單實(shí)用的服務(wù)基礎(chǔ)平臺(tái)。高校檔案館在5G 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，在科學(xué)、安全、規(guī)范的基礎(chǔ)上建設(shè)檔案微信公眾服務(wù)平臺(tái)，高效地為師生、校友及社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案咨詢、預(yù)約查詢服務(wù)及檔案信息推送等多種服務(wù)項(xiàng)目。無(wú)論是從服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容，還是服務(wù)水平來(lái)看，高校微信檔案利用服務(wù)平臺(tái)都是以檔案利用者需求、高校檔案工作的實(shí)際情況作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)的。通過(guò)將檔案利用與微信平臺(tái)相結(jié)合，推送高質(zhì)量檔案信息，贏得用戶的關(guān)注度，既能解決檔案利用者咨詢及查檔不便的問(wèn)題，也能有效宣傳學(xué)校檔案館的檔案工作和學(xué)校的檔案價(jià)值及文化。與此同時(shí)，為了更好地保證高效檔案利用工作的精準(zhǔn)性和效率，高校檔案館必須持續(xù)推進(jìn)檔案資料的數(shù)字化加工掃描工作和電子文件歸檔工作，建設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案電子資源的高效利用、共享[4]。最終使高校檔案館在未來(lái)的工作中能游刃有余，健康發(fā)展。