文/西安市臨潼區(qū)建筑管理中心 朱穎

隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，建設(shè)工程數(shù)量也在持續(xù)增長(zhǎng)，由此產(chǎn)生了數(shù)量龐大的建筑工程資料，而建筑工程資料對(duì)改善建筑工程的品質(zhì)，推動(dòng)建筑行業(yè)的發(fā)展起著舉足輕重的作用。因此，相關(guān)企業(yè)應(yīng)重視建筑檔案管理的重要性，并實(shí)施合理的檔案管理措施。在實(shí)際工作中，雖然較多企業(yè)都已進(jìn)行了項(xiàng)目檔案的管理工作，然而，較多施工單位依舊存在著對(duì)項(xiàng)目檔案的認(rèn)識(shí)不夠深刻、管理人員的業(yè)務(wù)水平較低等問題，從而對(duì)檔案價(jià)值的充分發(fā)揮造成了一定的影響。此外，建筑工程施工過程中的工作量較大，導(dǎo)致了相關(guān)人員對(duì)建筑工程檔案管理工作的疏忽，使得建筑工程檔案管理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性得不到保障。因此，建筑企業(yè)要對(duì)建筑工程項(xiàng)目的檔案管理工作有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，并對(duì)其有針對(duì)性地進(jìn)行改進(jìn)和完善。

一、建筑工程檔案管理的基本介紹

建筑工程檔案管理的內(nèi)容涉及施工項(xiàng)目的各個(gè)層面，其管理的范圍比較廣，主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）做好前期準(zhǔn)備過程中的資料文件。在建筑工程的施工準(zhǔn)備階段，其所需要準(zhǔn)備的材料主要是指：項(xiàng)目的整體構(gòu)思、項(xiàng)目可執(zhí)行的評(píng)估材料、項(xiàng)目的選址、成本、初步評(píng)估、施工目的、材料選擇等。

（二）施工中的資料。在建筑工程的檔案管理中，施工中的材料是極為重要的內(nèi)容，其在建筑工程的施工過程中起著主導(dǎo)的作用。建筑工程的檔案管理包括建筑工程的技術(shù)管理、建筑工程的質(zhì)量監(jiān)管、建筑工程的施工過程記錄、建筑工程的檢測(cè)分析報(bào)告、建筑工程的基礎(chǔ)資料等。

（三）最終的竣工驗(yàn)收資料。在建筑工程完工后，企業(yè)要對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)信息進(jìn)行相應(yīng)的記錄，這就是工程的竣工驗(yàn)收資料，其是施工過程中的最終環(huán)節(jié)，是對(duì)建筑工程質(zhì)量檢查記錄以及對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行驗(yàn)收的重要手段。

二、建筑工程檔案管理的重要性

（一）是建筑工程的重要組成內(nèi)容。在建筑工程施工中，會(huì)產(chǎn)生較多工程材料，如工程的立項(xiàng)資料、招標(biāo)資料、設(shè)計(jì)資料、預(yù)算資料等，因此，在建筑工程的施工中，檔案資料是非常重要的。隨著工程施工的進(jìn)行，也會(huì)產(chǎn)生大量的資料，如項(xiàng)目材料的檢測(cè)資料、項(xiàng)目的驗(yàn)收資料等，此資料應(yīng)列入工程檔案的管理中。

（二）可以真實(shí)地記錄工程的建設(shè)過程。在工程的建設(shè)中，建筑工程檔案管理可以對(duì)項(xiàng)目建設(shè)的全過程進(jìn)行詳細(xì)記載，為工程的施工質(zhì)量、安全性提供了重要的依據(jù)。因此，做好建筑工程檔案的管理顯得尤為重要。在工程施工的過程中，由于工程的規(guī)模大、施工步驟多，導(dǎo)致部分步驟會(huì)較快的被下一道步驟所覆蓋，人們往往只能看到工程表面暴露的內(nèi)容，而已經(jīng)被覆蓋的項(xiàng)目?jī)?nèi)容卻不能得到有效檢測(cè)，會(huì)對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量造成一定的影響，因此，對(duì)工程測(cè)試資料進(jìn)行及時(shí)整理就顯得尤為重要。在工程建設(shè)過程中，檔案工作人員要認(rèn)真做好工程的記錄工作，使工程檔案的積極作用得到充分發(fā)揮。

（三）可以控制工程的質(zhì)量。工程檔案的管理是項(xiàng)目質(zhì)量控制的關(guān)鍵，由于工程檔案資料屬于靜態(tài)資料，而檔案的管理過程是動(dòng)態(tài)的，相關(guān)人員應(yīng)重視構(gòu)建完整的檔案。在工程檔案的管理過程中，需要有專門的技術(shù)人員對(duì)其進(jìn)行跟蹤，以保證檔案管理的質(zhì)量。此外，施工過程中的材料證書、材料測(cè)試報(bào)告、機(jī)械使用記錄、施工日志等都是檔案管理的內(nèi)容，是對(duì)工程建設(shè)進(jìn)程及材料質(zhì)量的真實(shí)反映，對(duì)工程質(zhì)量的監(jiān)控起到了很大的作用[1]。

三、建筑工程檔案管理存在的問題

（一）檔案整理時(shí)效性不高。施工檔案的有效管理對(duì)提升施工質(zhì)量起著舉足輕重的作用，然而，在實(shí)際的施工過程中，檔案管理工作依舊存在著一些問題，忽視了工程檔案管理的時(shí)效性，進(jìn)而導(dǎo)致檔案的質(zhì)量下降。由于建設(shè)工程所需的資料種類繁多，涉及的施工內(nèi)容較多，給檔案管理工作帶來了很大的困難，相關(guān)人員無法對(duì)施工材料進(jìn)行及時(shí)整理和收集。若不能在當(dāng)日及時(shí)對(duì)施工過程進(jìn)行記錄，不但會(huì)影響施工檔案的真實(shí)性，還會(huì)影響該檔案的時(shí)效性，進(jìn)而對(duì)檔案資料的總體質(zhì)量造成不良影響。

（二）檔案管理制度存在疏漏。為保證工程檔案管理的準(zhǔn)確與可靠，就必須對(duì)工程檔案進(jìn)行有效管理。然而，由于建筑企業(yè)的檔案管理制度還不夠完善，嚴(yán)重影響了工程檔案的管理，較多建筑企業(yè)未設(shè)立專門的監(jiān)督部門，未對(duì)檔案管理制度進(jìn)行有效落實(shí)和執(zhí)行。此外，一些企業(yè)的管理人員對(duì)檔案管理工作還未進(jìn)行正確認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作的管理觀念不強(qiáng)，對(duì)制度執(zhí)行工作未給予足夠的關(guān)注，致使檔案管理工作的質(zhì)量受到了很大的影響。

（三）檔案資料后期利用價(jià)值不高。建設(shè)工程的檔案管理資料，既是一個(gè)工程建設(shè)的真實(shí)記錄，又是對(duì)今后工程質(zhì)量檢驗(yàn)的重要依據(jù)。然而，較多建筑企業(yè)對(duì)檔案資料的利用還未有充分的認(rèn)識(shí)。由于缺乏完善的檔案管理制度及完善的工作規(guī)范，造成了檔案資料收集整理不及時(shí)，不利于檔案資料價(jià)值的發(fā)揮和利用。此外，由于一些檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不高，在檔案資料的管理過程中，會(huì)產(chǎn)生各種各樣的問題，這對(duì)檔案資料的真實(shí)性與完整性造成了一定的影響[2]。

四、建筑工程檔案管理的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。為了更好地利用建筑工程檔案管理的價(jià)值，保證建筑工程中檔案管理的質(zhì)量，建筑企業(yè)的信息化建設(shè)就顯得尤為重要。隨著信息化進(jìn)程的加快，如何加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)檔案的信息化管理成為亟待解決的問題。為此，建筑企業(yè)要加大對(duì)工程項(xiàng)目的管理力度。例如，建立局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及中心機(jī)房，并配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)，以此來促進(jìn)建筑企業(yè)的信息化建設(shè)。只有將信息化建設(shè)做好，才能達(dá)到檔案的數(shù)字化管理，這極大地影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。因此，在信息技術(shù)的應(yīng)用過程中，建筑企業(yè)要對(duì)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)進(jìn)行加強(qiáng)，使檔案資料得到快速、及時(shí)地整理，使檔案管理質(zhì)量得到保證。同時(shí)，在信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)還要建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)，做好檔案信息的保存工作，要采取相應(yīng)的保護(hù)措施，以保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。在這一背景下，要實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)化管理，則必須引入先進(jìn)的科技手段，加快檔案管理的信息化進(jìn)程，使檔案管理工作得到較好的開展。

此外，相關(guān)人員可以建立一個(gè)數(shù)據(jù)中心機(jī)房，對(duì)服務(wù)器和計(jì)算機(jī)進(jìn)行硬件配置，以此為檔案管理工作提供信息化的技術(shù)支撐，保證企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)可以覆蓋到每個(gè)角落，真正做到數(shù)字化的檔案管理。通過運(yùn)用信息技術(shù)，可以對(duì)全部的檔案信息進(jìn)行收集、整理和分析，最終達(dá)到各個(gè)方面信息的整合。因此，要使檔案資料得到妥善的保管，就必須完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并采用行之有效的安全防御措施，以保證檔案資料的安全性。不僅如此，在將檔案管理與信息系統(tǒng)進(jìn)行融合的過程中，還要構(gòu)建一個(gè)與之相適應(yīng)的信息管理平臺(tái)，將檔案管理信息系統(tǒng)與各個(gè)企業(yè)的系統(tǒng)進(jìn)行連接，利用一個(gè)統(tǒng)一的界面來對(duì)各類信息進(jìn)行收集和整理，并構(gòu)建出一個(gè)與之對(duì)應(yīng)的檔案表格。綜上所述，隨著工程檔案管理的信息化的發(fā)展，信息技術(shù)能夠?yàn)闄n案資料的有效收集、分析和處理提供有力的支撐。

（二）完善檔案管理制度。一套行之有效的檔案管理體系，對(duì)于提升檔案質(zhì)量有著舉足輕重的作用。因此，企業(yè)有必要構(gòu)建一套與建筑工程檔案管理特征相適應(yīng)的管理制度，把檔案管理融入日常的管理工作中，全方位地提升檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視程度，從而保證檔案數(shù)據(jù)能夠得到及時(shí)的采集。同時(shí)，在建筑企業(yè)的檔案管理過程中，還應(yīng)該成立一個(gè)專門的檔案管理部門，對(duì)檔案資料進(jìn)行集中整理，以提高檔案的管理水平。檔案管理工作人員在檔案資料的收集整理過程中，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，保證所搜集整理檔案資料的準(zhǔn)確性。

在對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化管理時(shí)，還應(yīng)制定完善的管理制度，確保檔案資料的科學(xué)化分類，并對(duì)檔案資料的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格控制。在檔案管理工作的實(shí)際過程中，要根據(jù)檔案的內(nèi)容特征，構(gòu)建一套與檔案內(nèi)容特征相適應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化對(duì)檔案的策劃管理，把檔案管理融入工程的管理中，保證檔案資料在工程施工過程中的各個(gè)階段都得到及時(shí)、高效的處理。因此，在工程檔案管理過程中，企業(yè)建立一個(gè)專門的檔案管理機(jī)構(gòu)是極為必要的，這可以將工程建設(shè)的各部門負(fù)責(zé)人集中起來，對(duì)檔案的管理方式進(jìn)行研究。經(jīng)過對(duì)工程項(xiàng)目的深度交流，可以做好管理方式的修訂工作，確保制度能夠有效地執(zhí)行。不僅如此，在具體的檔案歸檔工作中，應(yīng)該有一批專業(yè)的數(shù)據(jù)管理人員來完成相關(guān)工作，并嚴(yán)格遵守規(guī)定，將分發(fā)到各個(gè)部門的信息進(jìn)行匯總，根據(jù)管理方式對(duì)檔案進(jìn)行分類和分析，然后，將信息檔案的管理措施落實(shí)下去。同時(shí)，對(duì)檔案管理責(zé)任制進(jìn)行健全，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到每個(gè)工作人員的身上，讓工作人員可以定期地對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與檢查，防止檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤現(xiàn)象，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)聲像檔案，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定做好技術(shù)處理與保持[3]。

（三）增強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范與檔案?jìng)浞?。工程檔案面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)主要來自檔案的泄漏與損壞，為使檔案管理工作能夠得到進(jìn)一步強(qiáng)化，減少檔案資料管理過程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，就必須強(qiáng)化檔案風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)。首先，針對(duì)信息化技術(shù)的不確定因素，可以提出相應(yīng)的防范對(duì)策，以減少信息系統(tǒng)中存在的安全風(fēng)險(xiǎn)。在對(duì)檔案進(jìn)行處理時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的特定內(nèi)容及機(jī)密性，對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)募用芴幚?，以提高檔案的安全性。針對(duì)不同類型的檔案信息，可以采取加密、防護(hù)墻等多種技術(shù)，以此來加強(qiáng)檔案資料的保密性和檔案的管理品質(zhì)。同時(shí)，為了保證建筑工程檔案管理平臺(tái)的安全性，還應(yīng)制定相應(yīng)的安全保障機(jī)制，從而保護(hù)建筑工程檔案信息、管理平臺(tái)等。針對(duì)不同的安全隱患問題，可以結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，設(shè)計(jì)相應(yīng)的防護(hù)方式。

（四）加強(qiáng)工程檔案的質(zhì)量控制。保證建筑工程的檔案管理質(zhì)量，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目質(zhì)量的有效控制。因此，建筑工程企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案的科學(xué)化管理，保證建筑工程檔案的質(zhì)量，在進(jìn)行工程檔案管理的過程中，除了要遵循國(guó)家的政策和標(biāo)準(zhǔn)之外，還應(yīng)該與企業(yè)的實(shí)際情況相聯(lián)系，提出更精確的要求，并對(duì)檔案的整個(gè)過程進(jìn)行監(jiān)控，保證工程檔案的高品質(zhì)，這樣才能最大限度地發(fā)揮工程檔案的價(jià)值。目前，國(guó)家已經(jīng)制定了相關(guān)的法律法規(guī)，可以從宏觀上對(duì)檔案的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)。然而，在實(shí)際的工作中，還需要對(duì)檔案質(zhì)量提出進(jìn)一步的管控要求，并對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)，從而保證檔案的質(zhì)量。具體而言，要強(qiáng)化對(duì)檔案需求特點(diǎn)的分析，以相關(guān)利益者的需要為基礎(chǔ)，以此來確定檔案的質(zhì)量要求，在工程建設(shè)的全過程中提供無縫的服務(wù)，實(shí)行檔案質(zhì)量的追蹤管理，以保證檔案的質(zhì)量得到有效控制。

（五）做好檔案管理人才的培養(yǎng)。在信息化的背景下，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作也要緊跟時(shí)代步伐，逐步實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的管理。在新時(shí)期，建筑工程既面臨著新的機(jī)會(huì)，又面臨著新的挑戰(zhàn)，這對(duì)建筑工程企業(yè)的檔案管理工作人員提出了更高的要求，其必須要有較高的職業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)知識(shí)，以此來解決檔案管理中的各種問題。因此，在今后的經(jīng)營(yíng)工作中，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，持續(xù)提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，保證其獲得更多的專業(yè)知識(shí)，從而提升個(gè)體的創(chuàng)造力[4]。

五、結(jié)語(yǔ)

總體而言，建筑工程企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該對(duì)檔案管理工作有更深層次的理解，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，及時(shí)發(fā)現(xiàn)在檔案管理工作中存在的問題，并根據(jù)工作的具體情況，提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，從而更好地為工程的建設(shè)工作提供幫助。若不能充分認(rèn)識(shí)到建筑工程檔案的重要性，將會(huì)導(dǎo)致建筑檔案資料不能有效地進(jìn)行管理，進(jìn)而不能為建筑工程各方面的工作提供可靠的資料支撐。因此，相關(guān)人員必須要對(duì)檔案管理的重要性有足夠的了解，要對(duì)相關(guān)的管理制度進(jìn)行改進(jìn)，推動(dòng)檔案工作的信息化，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的全程監(jiān)控，以保證工程項(xiàng)目的質(zhì)量。