文/內(nèi)蒙古自治區(qū)衛(wèi)生健康宣傳教育中心 龐博

一、個人存檔內(nèi)涵解析

個人存檔涵蓋了個體對工作、生活、學習中產(chǎn)生的個人收藏、實物記錄、實物憑證以及電子文件、數(shù)字信息等檔案進行記錄、收集、保存、管理、利用、傳播、分享等過程，運用個人知識體系和外界社會資源建立個人檔案信息庫，實現(xiàn)過往、現(xiàn)時、未來的信息傳遞分享和價值挖掘，為決策提供參考和憑證，是社會文化資源的重要組成。

二、耗散結(jié)構(gòu)理論簡述

耗散結(jié)構(gòu)由物理學家普利高津于1969 年提出，指遠離平衡的開放系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)部各要素（子系統(tǒng)）非線性相互作用，引起隨機“漲落”。系統(tǒng)持續(xù)與外界交換物質(zhì)、信息、能量，當達到特定閾值時，量變引起質(zhì)變，由無序狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)闀r空上或者功能上的有序狀態(tài)[1]。德國數(shù)學家魯?shù)婪颉た藙谛匏固岢隽遂氐母拍?，系統(tǒng)狀態(tài)改變，熵值不減少，即熵增原理，供給負熵流，抵消系統(tǒng)熵增，熵變化可表示為：ds=des+dis。

三、個人存檔耗散結(jié)構(gòu)研究綜述

隨著數(shù)字技術(shù)的迅猛發(fā)展，個人存檔受到越來越多學者的關(guān)注，而耗散結(jié)構(gòu)則提供了一個新的研究視角。劉風坤提出耗散結(jié)構(gòu)對檔案工作的啟示，檔案工作需要發(fā)展更新、發(fā)揮作用、重視信息反饋[2]。韓李敏對檔案信息的耗散結(jié)構(gòu)進行分析，著重闡明其利用價值的轉(zhuǎn)移特性[3]。陳全對檔案系統(tǒng)的耗散結(jié)構(gòu)、時間因子、數(shù)字建模進行了闡釋[4]。陶于鈺等基于耗散結(jié)構(gòu)論述了檔案開放與檔案價值實現(xiàn)的關(guān)系，提出推動檔案開放的對策[5]。一些學者對圖書館信息系統(tǒng)、信息共享空間、競爭情報信息系統(tǒng)進行耗散結(jié)構(gòu)研究，包括理念構(gòu)建、要素分析、建立模型、演化解析等方面。從檔案工作、檔案信息到檔案系統(tǒng)、檔案價值，從實質(zhì)性具體事物形成系統(tǒng)工程，有序高效的系統(tǒng)運轉(zhuǎn)產(chǎn)生了價值，均符合耗散結(jié)構(gòu)和熵理論。個人存檔是檔案工作和檔案系統(tǒng)的組成部分，相關(guān)理論也具有參考借鑒意義，適用于耗散結(jié)構(gòu)理論進行分析。本文對于個人存檔的研究，聚焦于微觀層面的具體現(xiàn)象，對于個人檔案保護具有理論指導(dǎo)意義。

四、個人存檔耗散結(jié)構(gòu)的生成

個人存檔活動的主體是人，作用對象是個人的信息、資料、檔案，檢驗活動是否有效的方法是不斷挖掘其中蘊含的價值，運用耗散結(jié)構(gòu)分析思維“輸入”、行為“生產(chǎn)”、價值“輸出”的現(xiàn)象。

（一）個人存檔思維意識的“輸入”。人的思維認知活動具有自我管理、自我革新、自我完善的主觀能動性，是一種自組織的信息系統(tǒng)，同時也會不斷吸收借鑒外界信息，用于指導(dǎo)交換利用外界生產(chǎn)生活資料，這也是思維信息交互和運轉(zhuǎn)狀態(tài)，可以說具有耗散結(jié)構(gòu)特性。個人的思維系統(tǒng)多次多向與外部信息交互，多元化多極化信息流在大腦相互作用，新舊思維模式碰撞變異，原本平衡穩(wěn)定的系統(tǒng)變得振蕩，思維要素重新排列組合進行“漲落”，到達臨界點后產(chǎn)生新秩序。

現(xiàn)在我國社會主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾。人們在保護記憶、保存憑證時，擁有的知識儲備和能力素質(zhì)與社會資源的不對稱性存在矛盾，促使人們在整理自己的存檔知識記憶時，還需要搜索外部資料，查找參考資料和例證材料，考察實際的存儲設(shè)施，分析現(xiàn)實情況，篩選有用信息，補充和更新思維認知系統(tǒng)，確定合適的存檔目標和內(nèi)容，研究個人信息資料的有用性和時間性，根據(jù)社會和技術(shù)能提供的載體和方式，結(jié)合檔案的性質(zhì)、特點，以及自身的存檔技能執(zhí)行程度、經(jīng)濟條件、時間和精力充裕程度等多種因素綜合考量，選擇適宜的存檔工具，安排有效的實施行動，設(shè)計合理的檔案管理和保護規(guī)劃，研究可行的后續(xù)價值開發(fā)方案，達到預(yù)期的存檔效果，實現(xiàn)外界信息的輸入，負熵流抵消系統(tǒng)熵增，從而實現(xiàn)個人存檔思維信息系統(tǒng)的自組織運行。

（二）個人存檔實踐行為的“生產(chǎn)”?？陀^運動過程中物質(zhì)、信息、能量三個方面基本存在、同時作用、相輔相成[6]。個人存檔實踐是運動發(fā)展的客觀存在，有能量（知識體系和社會資源）才能獲得信息（檔案資源），而信息需要有物質(zhì)載體（材料和媒介），換言之，個人會在存檔思維意識作用的指導(dǎo)下，尋找有效的材料和媒介保管信息資源。當存檔思維意識系統(tǒng)經(jīng)過“漲落”達到新秩序時，意識指導(dǎo)實踐，個人存檔實踐行為開始“生產(chǎn)”工作。

由于個人信息具有數(shù)量龐大、類型繁雜、內(nèi)容分散、難以保護的特征，存檔方式合適程度、存檔載體風險防控、存檔標準難以把握、個人記憶留存需求，這都需要圖書館、檔案館等公共機構(gòu)，互聯(lián)網(wǎng)平臺等社會資源的支持。這并不是簡單的線性問題，需要不斷與外界發(fā)生非線性聯(lián)系、適時更新知識、及時獲取資源，進行物質(zhì)、信息、能量的輸入和輸出。個人存檔是一個遠離平衡的開放系統(tǒng)，其過程是收集、整理、創(chuàng)建、保存、檢索、利用、傳遞等子系統(tǒng)構(gòu)成的整體系統(tǒng)，其內(nèi)容則包括主體、檔案資料、服務(wù)機構(gòu)、媒介、技術(shù)、效果等方面，存在經(jīng)濟、社會、文化各方面眾多非線性因素共同作用，從外部引入負熵，降低系統(tǒng)內(nèi)部熵，整體的檔案保護平均程度與每次具體工作努力程度和預(yù)期存在差值，有“漲落”是經(jīng)常性現(xiàn)象，當熵流交換到達一個特定閾值時，推動了系統(tǒng)進入新狀態(tài)，即形成了“漲落”，導(dǎo)致有序。個人吸收“輸入”信息，找到存儲和利用的方法及資源，進行整理保存“生產(chǎn)”，從混亂走向有序。

（三）個人檔案價值的“輸出”。數(shù)字時代，個人存檔嚴重依賴于社會支持和技術(shù)發(fā)展，是群體存檔的組成部分，當個人存檔的思維融入社會群體之中，人們接受外在信息，通過大腦加工，輸出思維成果，落實到存檔實踐中，意識指導(dǎo)實踐改造客觀世界，充分持續(xù)挖掘“輸出”檔案價值，實現(xiàn)存檔效果轉(zhuǎn)化。

在信息科學、檔案學、知識管理視角下，個人存檔具有全過程有序管理的特點，注重個人信息的保存、重組、再發(fā)現(xiàn)、交流、共享、創(chuàng)新。從前端控制思想看，個人應(yīng)該確保存檔過程的規(guī)范順利和檔案質(zhì)量，運用文件生命周期理論，個人管理文件檔案從產(chǎn)生到保存、銷毀是一個完整的運動過程，其中不同階段的文件價值、保存場地、管理方式、服務(wù)對象或有所不同，個人按照文件使用利用程度、憑證價值、科研學習價值判斷效用強弱，進行存檔實踐，這一過程是可逆的、可重復(fù)、可跳躍、可循環(huán)，體現(xiàn)出存檔思維意識的“輸入”價值轉(zhuǎn)化，存檔實踐行為的“輸出”正向反饋。檔案作為傳承社會、文化、集體、個人、基因的記憶載體，發(fā)揮著構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)過去歷史、發(fā)現(xiàn)真相的重要功能，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保存過去、記錄現(xiàn)在、聯(lián)系未來的橋梁[7]。個人把握檔案與社會發(fā)展同頻共振，仔細分析存檔實踐行為的“生產(chǎn)”狀況，找到引起“生產(chǎn)”“漲落”的閾值，琢磨信息資料的性質(zhì)、特征、意義、前景，進行有效分類篩選，增強降熵意識，在紛繁復(fù)雜的信息大潮中尋找適合的數(shù)字存儲、檢索信息方式，引進負熵，降低個人存檔過程的熵增，從有利于價值發(fā)現(xiàn)的角度去完成存檔任務(wù)。

五、基于知識流的個人存檔耗散結(jié)構(gòu)的運行機制

個人存檔工作系統(tǒng)如果想要有效實現(xiàn)價值輸出，首先要引入知識的負熵，要對系統(tǒng)的功能和結(jié)構(gòu)進行有序化平衡。知識在社會各組成部分間流動，形成知識流，在知識駐點間交流交互，為創(chuàng)造價值進行凝聚、積累、吸收、轉(zhuǎn)化，即知識有序化過程。知識流理念體現(xiàn)在個人將存檔知識轉(zhuǎn)化運用為存檔實踐的自組織行為。開放是個人存檔工作的持續(xù)存在與發(fā)展的基礎(chǔ)，非平衡是個人獲得知識采取行動的動力，非線性是個人開展有序存檔工作的重要機制，“漲落”是存檔工作突破價值提煉的觸發(fā)器。個人檔案的產(chǎn)生是通過非線性化的存檔實踐實現(xiàn)的，知識流即個人存檔過程中的熵流，通過吸收運用知識轉(zhuǎn)化為檔案產(chǎn)出，在社會中進行交流、傳承、共享實現(xiàn)價值。其中，知識流也隨著思維意識、實踐行為、價值挖掘而變化，知識內(nèi)化、外流、個人存檔邊界擴展，大多以滿足個人需要為目標。個人吸收外部知識，或?qū)€人自有知識進行再造和轉(zhuǎn)移，對外部進行交換作用做功，這種顯性或隱形的知識被外部接收，抵消了內(nèi)部不斷增加的熵，削減了知識位勢差，形成“漲落”有序。當新技術(shù)、新模式、新政策、新應(yīng)用出現(xiàn)，會引出新需求，個人存檔的匹配系統(tǒng)資源應(yīng)時而出，開始了新的有序化過程。

六、基于耗散結(jié)構(gòu)的個人存檔意識和行為提升策略

檔案價值的實現(xiàn)是保證個人培養(yǎng)存檔意識、積極采取存檔行動的目標要求。個人存檔是遠離平衡的開放系統(tǒng)，對于個人、家庭、社會具有重要意義，涉及多種技術(shù)、工具的使用，迫切需要機構(gòu)、互聯(lián)網(wǎng)、個人多方參加，從主體、內(nèi)容、對象著重推進，個人應(yīng)增強思維認知的開放性和包容性的共同融合，推進實踐行為的自主性和適應(yīng)性的協(xié)調(diào)配合，挖掘個人檔案價值多元性、目標性的相互組合。

（一）增強個人存檔主體——思維意識開放性和包容性的共同融合。個人存檔主體思維意識的“輸入”是存檔過程的前期階段。增強存檔主體的思維意識，要從外部環(huán)境和內(nèi)在思想交流活動引起熵增，抵消內(nèi)部存檔興趣缺乏、工作無頭緒、主次輕重不分的正熵情況。一是注重開放性。打開思維，讓外界信息在大腦激蕩碰撞。信息資料重視不夠、社會資源繁多復(fù)雜、安全保障性不高，都會影響個人存檔意向。但社會日益進步，人的全面發(fā)展要求個人充分保留自己的記憶憑證，讓思維放開接受檔案教育熏陶。二是包容并存，把合適的技術(shù)在原有的知識體系中融會貫通。從自身保存信息的需求出發(fā)，考慮經(jīng)歷經(jīng)驗、收益損耗、傳遞傳承等，結(jié)合機構(gòu)的持久性、可靠性、系統(tǒng)性，互聯(lián)網(wǎng)的儲存空間大、操作便捷性、貼近生活等特點，充分調(diào)動非線性思維，既要掌握管用的老辦法——紙質(zhì)存檔辦法，又要與時俱進，吸收先進的新方法——數(shù)字存檔方法，構(gòu)建存檔系統(tǒng)工程思想基礎(chǔ)。

（二）推進個人存檔內(nèi)容——實踐行為自主性和適應(yīng)性的協(xié)調(diào)配合。個人存檔內(nèi)容實踐行為的“生產(chǎn)”是存檔過程的實施階段。作為產(chǎn)生者，個人在熟悉檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，首先要明確檔案用途，規(guī)范存檔流程，結(jié)合儲存習慣，利用技術(shù)平臺、機構(gòu)的指導(dǎo)選擇合適的存檔工具，及時儲存信息，保證信息完整準確，事后鑒定篩選，預(yù)測檔案價值，分類持續(xù)管理，定期檢測維護，提高安全風險意識，保護隱私信息安全。在這一過程中，充分體現(xiàn)個人的自主性，發(fā)揮主觀能動性，耦合存檔系統(tǒng)中的行為子系統(tǒng)與思維、意識、認知、信任、感情等多個子系統(tǒng)間的關(guān)系，接受檔案知識的靜態(tài)教育和檔案實踐的動態(tài)培訓(xùn)，提高自身對新技術(shù)新標準的適應(yīng)性，形成內(nèi)外信息“漲落”有序，正面反饋實踐行為實效。

（三）挖掘個人存檔對象——檔案價值目標性和多元性的相互組合。個人存檔對象的檔案價值的“輸出”是存檔過程的提升階段。檔案主要作用是保留工作、學習、生活等信息，提供參考和憑證，提高延續(xù)個人實力，滿足情感需求和寄托。其使用前后的作用和長期保存的意義，都需要個人進行價值判斷，對于有價值的部分選擇保留，避免冗余，刪除不需要部分。由于社會對于個人檔案的鑒定標準不一致，且個人需要和認知不同，對于檔案價值在不同階段的認識有所差異。因此，個人應(yīng)該堅持目標導(dǎo)向和多元化思考，以個人需求為主，考察個人、家庭、集體、社會各方面，考量時代發(fā)展因素，綜合考慮檔案的保存價值、憑證價值、參考價值、記憶價值、交流價值、社會價值、傳承價值，保證個人信息資源的原始性、可讀性、完整性、兼容性、安全性，從思維意識“輸入”到實踐行為的“生產(chǎn)”找到閾值，從檔案資料中找到“顯”和“隱”關(guān)聯(lián)，在“顯”檔案中發(fā)現(xiàn)潛在滲透的“隱”信息，對其進行補充延伸，挖掘檔案價值進入新階段、新狀態(tài)。

七、結(jié)語

個人存檔系統(tǒng)耗散結(jié)構(gòu)是以個人需求為導(dǎo)向，人的思維意識、實踐行為、挖掘檔案價值活動等子系統(tǒng)非線性共同作用引起“漲落”，產(chǎn)生“1+1＞2”的效果，在外界負熵形成熵增，達到閾值，推動系統(tǒng)有序化。個人具有開放的存檔意識，應(yīng)及時吸收外界信息資源，合理輸入技術(shù)和工具，有效進行自身行為生產(chǎn)，明確存檔目標任務(wù)，加大開發(fā)保護檔案價值力度，使之形成循環(huán)可持續(xù)的良性系統(tǒng)運行狀態(tài)。