李娟
(四川曠古信息工程有限公司 四川成都 610011)
會展行業(yè)是市場經(jīng)濟發(fā)展的一部分,該行業(yè)以其特有的溢出效應(yīng)服務(wù)各行業(yè),不管是輻射還是虹吸,都能給本地產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟帶來不錯的效益。中國會展行業(yè)發(fā)展較晚,但受到產(chǎn)業(yè)集群和市場需求等因素的影響,國內(nèi)會展行業(yè)發(fā)展迅速。具體體現(xiàn)在我國行業(yè)門類完整,展覽數(shù)量、規(guī)模都呈現(xiàn)出快速發(fā)展趨勢,很多城市定位打造會展城市。近期,在我國高質(zhì)量發(fā)展要求的背景下,會展行業(yè)發(fā)展為多元化態(tài)勢,不過速度持續(xù)放緩,從而導(dǎo)致會展行業(yè)出現(xiàn)了供過于求的情況,增大了會展企業(yè)競爭壓力。而會展企業(yè)發(fā)展過程中,最關(guān)鍵的就是成本管控問題,因此,下文將采用作業(yè)成本方法、引進專人、優(yōu)化采購等方法,對企業(yè)成本管控做出研究和論述。
會展行業(yè)經(jīng)營旺季為三月至七月、八月末至十一月末兩個時間段。會展行業(yè)發(fā)展處在旺季時,企業(yè)業(yè)務(wù)通常為扎堆籌備,即共同承辦若干個展會籌辦工作,在籌備過程中,業(yè)務(wù)成本增加,所以必須結(jié)合承辦展會的籌備特征,如組展租金、建立支出先行、會議食宿先行等,加強成本預(yù)算,防止現(xiàn)金流量不充分等導(dǎo)致的財務(wù)風(fēng)險;展會行業(yè)步入淡季,會展企業(yè)業(yè)務(wù)少,但固定成本支出和一般業(yè)務(wù)支出等不可避免,為此必須加強業(yè)務(wù)、資金預(yù)算管控,給業(yè)務(wù)旺季留下充足的啟動資金。
據(jù)我國航展官網(wǎng)信息發(fā)布,2016年航展直接、間接經(jīng)濟效益總計在50億元以上,預(yù)估航展項目對廣東珠海市經(jīng)濟效益比是1:25,展會項目對本地GDP增幅效果甚佳。長時間發(fā)展以來,會展行業(yè)內(nèi)部有關(guān)展會增益效果為1:9,即如果開辦會展能夠給企業(yè)帶來的收益是1,那么推動本地別的行業(yè)發(fā)展能夠取得的收益是9。會展行業(yè)是一張城市名片,伴隨會展行業(yè)對城市發(fā)展的增益提高,由沿海至內(nèi)陸,各大主要城市群相繼將城市定位為會展城市。
成本管控是指現(xiàn)代企業(yè)需要面對的成本控制管理課題,是涵蓋成本決策、預(yù)測、成本計劃、成本核算、成本分析等多方面管理活動的統(tǒng)稱。成本管理流程涵蓋了事前加強成本預(yù)測和成本規(guī)劃、擬定成本控制措施;事中嚴格監(jiān)督各部門執(zhí)行情況、成本管控、計劃實施情況及反饋和修改方案;事后全方面核算、分析成本管控措施,詳細記錄參加方案的各方考核結(jié)果。
會展企業(yè)進行成本管控工作,應(yīng)嚴格遵守如下基本原則:(1)盡快熟悉會展企業(yè)經(jīng)營對策、主要業(yè)務(wù)。將經(jīng)營對策作為基礎(chǔ),緊貼主要業(yè)務(wù),把成本管控結(jié)合到企業(yè)日常業(yè)務(wù)流程當(dāng)中。(2)全員參與,將考核和獎勵掛鉤,積極調(diào)動相關(guān)部門工作人員的積極性,科學(xué)擬定獎勵對策與考核制度。(3)始終堅持標(biāo)準、成本和效益,嚴格按照標(biāo)準執(zhí)行任務(wù),正確評估收益和支出,保證較高的經(jīng)濟收益。
以A會展企業(yè)為例,該企業(yè)集商務(wù)、宴會、度假等于一身,注冊資本四百萬元,隨著企業(yè)持續(xù)發(fā)展,其資產(chǎn)規(guī)模不斷增大,已經(jīng)達到了8631.74萬元。企業(yè)根據(jù)職能部門劃分成四個部門,即會展、酒店、市場營銷及行政后勤。但在會展企業(yè)發(fā)展過程中,成本管控存在諸多問題,具體情況如下:
A會展企業(yè)把會展業(yè)務(wù)有關(guān)成本費用化,而別的會展企業(yè)上市企業(yè)的做法是把其經(jīng)營活動導(dǎo)致的成本在展覽和會議等項目完結(jié)以后計入營業(yè)成本,現(xiàn)下A會展企業(yè)營業(yè)成本項目僅涵蓋酒店部餐飲成本,該做法導(dǎo)致企業(yè)毛利率較高,作為提供會議和展覽服務(wù)為核心的企業(yè),該核算方式缺乏精度,同時各部門業(yè)績考量尚沒有思考到管理費用,僅計算營業(yè)費用,很難精準考量實際業(yè)績。
A會展企業(yè)營業(yè)收益、人資費用、員工變動關(guān)系如表1所示。由表1可知,和2021年比較,會展企業(yè)2022年營業(yè)收入不斷提高,從2000多萬提高到了3000多萬元,增幅為61%左右;人資費用整體額度也從1331萬元增加到了1893萬元,增幅為42%;根據(jù)費用總額而言,會展企業(yè)做了很好的人力成本管控,但經(jīng)詳細調(diào)查,2021年末核算階段,企業(yè)在職工作人員有300余人,2022年末在職人員僅有200余人,這一年企業(yè)做了人員調(diào)整與裁員,不過只是采取裁員,沒有獎罰機制,此外,企業(yè)專業(yè)會展人員不足,一線工作人員綜合素質(zhì)有待提升,只依靠內(nèi)部人員臨時調(diào)動滿足業(yè)務(wù)人員需求,不加薪資,扣除本來的福利,導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量下降,客戶滿意度下滑。
表1 A會展企業(yè)營業(yè)收入、人資費用、員工數(shù)情況
會展企業(yè)現(xiàn)階段分析方式是對酒店餐飲毛利率、會展和客房分部的出租率分析,分部業(yè)績中僅列營業(yè)費。同時,對會展業(yè)務(wù)未能進行對應(yīng)分析,缺乏盈利來源分析,很難按照業(yè)務(wù)劃分作業(yè)增值性,如應(yīng)按酒店顧客類型、房型類別等展開盈利能力分析,針對性進行企業(yè)成本管控。比如:酒店餐飲部食材等成本為固定費用,折舊等費用為管理費用,很難精準考量業(yè)務(wù)盈虧情況。
經(jīng)過比較企業(yè)和省內(nèi)同期均價了解到,多種物品價格較高。一些典型的食料價格在同期省內(nèi)均價對比如表2所示。通過研究可以發(fā)現(xiàn),采購價格為酒店部采購成本管控的核心內(nèi)容,而2022年企業(yè)采購的食材等成本在餐飲部的整體成本和費用中的占比是55%,采購食材等成本在企業(yè)所有成本和費用總額中的占比近16%。會展企業(yè)采購時,按照采購計劃,先思考固定合作公司,實際中一般是承擔(dān)采購的人員進行溝通,財務(wù)部長裁定,導(dǎo)致供應(yīng)商選擇不客觀,采購制度執(zhí)行不到位。此外,由于減少成本而進行大量采購,導(dǎo)致食材浪費,甚至由于臨時需求量提高庫存不足,致使菜品缺乏,削弱了顧客滿意度。房務(wù)部一般需要的采購物品是床上用品、物品等,這些是一次性消耗品,存在資源浪費的問題。
表2 2022年食材采購價格和省內(nèi)均價比較
會展企業(yè)對供應(yīng)商的管理停滯于第一階段,詢價以后通過經(jīng)驗與管理工作人員的意愿選取供應(yīng)商,未能量化具體指標(biāo)全方位評價供應(yīng)商。此外,會展企業(yè)未能關(guān)注到供應(yīng)商檔案管理問題,只是通過近段時間的交易情況或以往合作的印象判斷和供應(yīng)商合適與否,很難構(gòu)建長期合作關(guān)系。同時,會展企業(yè)是以價格為核心進行判斷的,沒有仔細調(diào)查供應(yīng)商實際經(jīng)營情況,無法準確預(yù)測供應(yīng)商的可靠性,為工作人員鉆制度空子提供了機會,很容易做出損害會展企業(yè)利益的行為。除此以外,供應(yīng)商供貨有濫竽充數(shù)等現(xiàn)象,相同價格下的產(chǎn)品質(zhì)量不佳,有服務(wù)質(zhì)量問題,長此以往,會增加企業(yè)成本支出,不利于對企業(yè)成本的管控。
營銷成本投入是提升會展企業(yè)銷售收入的方法之一,經(jīng)過宣傳才可以增加會展企業(yè)的市場份額,從而得到較高的業(yè)績。廣告宣傳費用投入比例可參考2022年上市企業(yè)的數(shù)據(jù),和銷售成本率不同,此次把廣告宣傳費用和營業(yè)收益進行對比,更加關(guān)注廣告投放效果。由表3可以了解到,其他幾家會展企業(yè)的廣告宣傳費用和營業(yè)收益占比相差并不大,但是A會展企業(yè)廣告投入占比相對來說更高一點,不過通過了解發(fā)現(xiàn),A會展企業(yè)廣告宣傳費用大部分用在會展部業(yè)務(wù)宣傳上,尚未帶來較高的會展部收入。根據(jù)企業(yè)營業(yè)、會展部、廣告宣傳這三方面的關(guān)系看來,會展企業(yè)的銷售策略效果并不令人滿意。
表3 A會展企業(yè)廣告宣傳費和其他企業(yè)對比
會展企業(yè)間接成本高,直接成本較低。后者是營業(yè)成本代表的餐飲部需要的食材等;前者是指營業(yè)、管理費用包含的其他支出。經(jīng)過分類顧客,分析顧客盈利性,針對性發(fā)展客戶,對盈利不佳的降低業(yè)務(wù)量,積極拓展盈利能力較強的客戶群體,從而提高利潤。此次使用作業(yè)成本法對企業(yè)一部分業(yè)務(wù)進行盈利能力分析,從而提升成本管控力度,增強競爭優(yōu)勢。
4.1.1 劃分作業(yè)中心
會展業(yè)務(wù)場地和人員配置占比大,所以其盈利能力和質(zhì)量要全面分析與考察。會展中心業(yè)務(wù)流程就是場地設(shè)計,按照客戶期間設(shè)計圖紙;工程制作,通過企業(yè)內(nèi)部進行,一些進行外包;搭建場地,按需求組織施工人員開展施工工作;現(xiàn)場服務(wù),組織企業(yè)專人維護現(xiàn)場設(shè)施設(shè)備,提供服務(wù);項目質(zhì)量和執(zhí)行保障,管理工作者對開展中的一些項目進行科學(xué)調(diào)配,確保項目正常推進。餐飲部分,其業(yè)務(wù)流程即為迎接、指引,點單、下單,出菜、上菜,用餐巡視,結(jié)賬、送客,清理。房務(wù)部分,前臺迎客,預(yù)定與辦理入住,打掃衛(wèi)生,結(jié)賬辦理等。
4.1.2 作業(yè)動因
會展企業(yè)的盈利核心就是會展、房務(wù)業(yè)務(wù),通過其部分業(yè)績數(shù)據(jù)可以了解到,房務(wù)帶來的營業(yè)收入為整體收入的25%,不過占分部業(yè)績營業(yè)收入扣掉營業(yè)成本及其費用后的利潤的41%,但缺少客戶群體歸類分析。就房務(wù)部業(yè)務(wù)而言,按照不同客戶群體盈利性分析,房務(wù)業(yè)務(wù)流程就是迎客、辦理入住、打掃清潔、查房清潔、結(jié)賬。將成本費用安排到各作業(yè)環(huán)節(jié),然后分配到房務(wù)產(chǎn)品服務(wù)成本合理分配人資、折舊、維修、能源消耗、洗滌等費用。按照不一樣的客戶類型,同時由其分配有關(guān)成本費用,即企業(yè)依據(jù)客戶類別劃分,對不同的客戶類型產(chǎn)生的成本加以科學(xué)分配。
隨著會展經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展,我國會展業(yè)對層次較高的人才的需求愈發(fā)緊迫,雖然會展數(shù)量不斷增加,但尚未構(gòu)成真正的品牌,其核心就是缺少策劃人才。會展策劃人才不足阻礙了會展業(yè)務(wù)發(fā)展、會展服務(wù)質(zhì)量的提升。在我國會展人才不足的狀況下,A會展企業(yè)同樣如是,會展部人員有50余名,尚不具備會展策劃師資格的人才。為提高企業(yè)競爭優(yōu)勢,推動會展企業(yè)可持續(xù)發(fā)展,需要適當(dāng)從我國先進的國際會展中心邀請專業(yè)的會展策劃人員加以指導(dǎo),或者從學(xué)校引入專業(yè)會展人才。在專業(yè)人員領(lǐng)導(dǎo)下,有關(guān)會展工作才能有序進行,從而防止由于臨時調(diào)動非專業(yè)人員造成服務(wù)質(zhì)量下滑,導(dǎo)致降低工作效率。
首先,優(yōu)化方式。企業(yè)經(jīng)過訂立長期供貨協(xié)議、招標(biāo)采購、集中購買等減少采購成本。訂立長期供貨協(xié)議,適于信譽佳、實力強的供貨商,使用這種方式是展覽與財務(wù)部相融合調(diào)查供貨商,并預(yù)測企業(yè)需要服務(wù)的市場價格,擬定科學(xué)的采購價格,確??梢钥焖僬労瞄L期供貨的協(xié)議;其次,企業(yè)財務(wù)工作者需要積極參加采購活動,按照采購需要與市場預(yù)測精準制定采購預(yù)算,引導(dǎo)展覽部嚴格管控采購成本支出。財務(wù)人員需要和展覽部溝通,掌握采購明細,結(jié)合展覽部對市場的預(yù)測,制定科學(xué)的采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算擬定結(jié)束,同時通過審批下達預(yù)算指標(biāo)以后,財務(wù)工作者嚴格監(jiān)督展覽部依據(jù)預(yù)算計劃實施,在成本預(yù)算內(nèi)執(zhí)行采購工作,嚴格管理和控制成本;最后,需要將采購成本預(yù)算實施情況當(dāng)成考核標(biāo)準,對展覽部加以預(yù)算考核,并與部門績效相掛鉤,借此增強展覽部對成本的關(guān)注度,在實際工作過程中嚴格規(guī)范行為,預(yù)防發(fā)生浪費現(xiàn)象。
績效管理能夠管控企業(yè)成本,將人力成本管控作為例子,企業(yè)能夠使用各種不同的績效管理工具管控會展企業(yè)的人力成本。會展企業(yè)選取的工具,如KPI關(guān)鍵績效指標(biāo),其為由上往下的指標(biāo)體系,會展企業(yè)應(yīng)首先明確總體的KPI指標(biāo),接著明確部門與個人的KPI指標(biāo),指標(biāo)體系逐層分解,換句話說,也是把企業(yè)戰(zhàn)略逐漸落實在工作人員身上,會展企業(yè)在使用關(guān)鍵績效指標(biāo)的過程中,需要注意到財務(wù)類指標(biāo),因為這種類型的指標(biāo)能夠隱晦指向人力成本控制績效目標(biāo),有效緩解工作人員對財務(wù)指標(biāo)的不良情緒。此外,企業(yè)還要持續(xù)建立監(jiān)督機制,拓展監(jiān)督范圍,規(guī)定監(jiān)督工作者參加跟蹤經(jīng)濟業(yè)務(wù),監(jiān)督記錄每一個經(jīng)營環(huán)節(jié)的成本數(shù)據(jù)信息,精準記錄并及時反饋給企業(yè)財務(wù)部,通過財務(wù)部分析核算,監(jiān)督工作人員可以對成本管控結(jié)果加以監(jiān)督評價,有效夯實績效考核基礎(chǔ)。
會展企業(yè)選取供應(yīng)商的過程中,不僅需要思考到現(xiàn)階段貨物的具體報價,也要在供應(yīng)商按質(zhì)量和按期供應(yīng)貨物的情況下,根據(jù)供應(yīng)商實際經(jīng)營情況等參考因素合理選取供應(yīng)商。
4.5.1 明晰供應(yīng)商選取量化指標(biāo)
需要對供應(yīng)商選取明晰管理評價指標(biāo),對供應(yīng)商選取參考各種因素,使用打分方式。打分的項目,如產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)經(jīng)營能力、交流能力、合作力度、管理水平等,各項目最低分數(shù)是零分,最高分數(shù)是10分。項目得分需由承擔(dān)采購的所有人員與財務(wù)部部長進行評價,接著嚴格根據(jù)事前明確的權(quán)重,正確計算出供應(yīng)商各方面得分,繼而認真比較,選取最合適的供應(yīng)商。
4.5.2 構(gòu)建與供應(yīng)商相關(guān)的檔案
會展企業(yè)按照合作的供應(yīng)商歷史信息,如價格、質(zhì)量等歷史信息,構(gòu)建相應(yīng)的供應(yīng)商檔案。適時比較新采購物品和歷史記錄信息,全方位分析產(chǎn)生波動的根本原因,繼而填補缺漏,從而實現(xiàn)有效管控。此外,采購工作人員需要了解物品市場均價,明晰目標(biāo)采購價格,及時調(diào)整價格,并嚴格控制減少會展企業(yè)采購成本,為會展企業(yè)做好成本管控工作奠定扎實的基礎(chǔ)。
會展企業(yè)面臨激烈的市場競爭,并且酒店部也面臨著相同地區(qū)很多的競爭對手,客源并非無限。在服務(wù)環(huán)境及質(zhì)量大致相同的情況下,客戶會青睞性價比更高的展會。因而,會展企業(yè)要想做好成本管控工作,就需要和競爭對手及其相關(guān)企業(yè)構(gòu)成促銷聯(lián)盟,借此讓聯(lián)盟企業(yè)共同發(fā)展,給客戶帶來更好的服務(wù)體驗和感受??梢詮拈L時間發(fā)展的角度思考問題,開展銷售階段的成本管控,合理投入宣傳費用,按照不同展會面向群體針對性吸引顧客。如推廣聯(lián)盟通用會員卡,可以在聯(lián)盟內(nèi)無論哪一個單位消費與充值,這樣的方法不管是對有名的還是無名的企業(yè),均是很好的宣傳方法,能夠讓聯(lián)盟以內(nèi)的所有單位的品牌均獲得有效推廣,從而實現(xiàn)企業(yè)、聯(lián)盟企業(yè)、消費者三方共贏。
綜上所述,會展企業(yè)在越來越激烈的市場競爭中要想占據(jù)一席之地,需要結(jié)合企業(yè)本身的發(fā)展情況、發(fā)展水平,關(guān)注到企業(yè)成本管控,了解到成本管控的重要性,科學(xué)擬定科學(xué)有效的成本核算方式,引進專業(yè)人員開展工作,合理優(yōu)化采購方法,提高會展企業(yè)成本管控水平。在經(jīng)濟全球化的今天,推動會展行業(yè)發(fā)展會伴隨我國綜合國力的提高而持續(xù)發(fā)展。