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鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及策略研究

2023-12-11 04:29:25李淑賢
蘭臺(tái)內(nèi)外 2023年33期
關(guān)鍵詞:數(shù)字化管理問題策略

摘 要:鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)是《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》落地的內(nèi)在要求,是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展進(jìn)行技術(shù)變革的必然要求。該文章重點(diǎn)闡述了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵及其意義,分析了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理頂層謀劃缺乏、建設(shè)升級(jí)迭代滯后供給不足、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)人力資源配給和培養(yǎng)欠缺、資金投入不足組織流程適應(yīng)性較低等現(xiàn)實(shí)問題,提出了加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理統(tǒng)籌謀劃,優(yōu)化頂層設(shè)計(jì);推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)升級(jí)迭代,保障技術(shù)供給;強(qiáng)化檔案數(shù)字化建設(shè)人力培養(yǎng),提升數(shù)字化能力;優(yōu)化數(shù)字化管理組織流程,加大資金投入力度等舉措,以進(jìn)一步提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的效能。

關(guān)鍵詞:鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案;數(shù)字化管理;問題;策略

基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作涉及內(nèi)容繁雜,工作過程系統(tǒng)化強(qiáng),工作時(shí)間跨度長(zhǎng),而重要事件的處置和留檔工作在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)及后續(xù)問題處理中能提供問題解決的視角,重要性不言而喻。但是傳統(tǒng)的手工式檔案管理存在一定的弊端。工作效率實(shí)效性不高,檔案借閱流程煩瑣,利用率較低,難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作的要求。隨著數(shù)字化技術(shù)的廣泛應(yīng)用,軟件技術(shù)的不斷開發(fā),檔案數(shù)字化管理逐漸成為檔案管理的主流形態(tài)。檔案數(shù)字化管理的便捷性、高效性有利于彌補(bǔ)鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作中的部分短板,因此開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理策略研究具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)涵

作為重要?dú)v史文化記憶的承載體,檔案能夠?yàn)樯鐣?huì)的發(fā)展提供最基礎(chǔ)的視域[1]。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理是在基層的鄉(xiāng)鎮(zhèn)組織體系中以電子數(shù)據(jù)的收集、掃描、壓縮、存儲(chǔ)及數(shù)據(jù)傳輸?shù)榷喾N技術(shù)賦能鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公,將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件、影像材料電子化和系統(tǒng)化庫(kù)存的過程。從功能和利用視角而言,與傳統(tǒng)的檔案管理模式相較,電子檔案的重復(fù)利用的效能更強(qiáng),保管和存儲(chǔ)的安全性更高,利于鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理者高效地實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)化和長(zhǎng)久存儲(chǔ),利于使用主體高效便捷地開展檔案的檢索及內(nèi)容的整體閱覽。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的意義

2.1 有益于深入貫徹落實(shí)《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》的要求

鄉(xiāng)鎮(zhèn)作為全國(guó)基層工作單位,工作內(nèi)容多元而煩瑣,工作過程、事件處理均需要保留痕跡,開展經(jīng)驗(yàn)總結(jié),因此建檔歸檔工作尤為重要。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理以其高效、便捷及安全的特征,逐漸成為檔案管理的主流形態(tài)?!皺n案信息化工作并統(tǒng)籌鄉(xiāng)鎮(zhèn)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作,推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理是基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的題中之義”[2]。因此,開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè),強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì),加強(qiáng)資金投入力度,優(yōu)化組織流程,建設(shè)基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)等舉措既是強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化,提升檔案管理二次開發(fā)效能的重要表現(xiàn),亦有益于深入貫徹落實(shí)《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作辦法》的要求。

2.2 有益于強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理服務(wù)新農(nóng)村建設(shè)

習(xí)近平總書記曾經(jīng)強(qiáng)調(diào)必須堅(jiān)持固農(nóng)安民的戰(zhàn)略。“三農(nóng)”問題是黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的重中之重,鄉(xiāng)鎮(zhèn)就是落實(shí)黨和國(guó)家服務(wù)政策的前沿堡壘。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)無(wú)疑是推動(dòng)基層服務(wù)強(qiáng)化新農(nóng)村建設(shè)的有力抓手。尤其是隨著脫貧攻堅(jiān)、精準(zhǔn)扶貧、土地確權(quán)及新農(nóng)村建設(shè)等各項(xiàng)事宜的不斷推進(jìn),“鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作領(lǐng)域和外延不斷擴(kuò)大和延伸,給鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的現(xiàn)有管理模式帶來(lái)了極大沖擊[3]”?;鶎余l(xiāng)鎮(zhèn)工作檔案管理的難度不斷增加,工作面臨著更大的挑戰(zhàn)。強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè),推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的數(shù)字化改革,優(yōu)化管理方法,提升信息技術(shù)的應(yīng)用廣度和深度,是提升服務(wù)廣大農(nóng)村、農(nóng)民的重要手段,是服務(wù)新農(nóng)村建設(shè),提升基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)治理能力和治理方式現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)。

2.3 有益于提升檔案管理效能強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)服務(wù)意識(shí)

當(dāng)前大部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理呈現(xiàn)分散化、條塊化和相對(duì)封閉的狀況,檔案管理以檔案室為基礎(chǔ),由農(nóng)、林、交通等分管不同工作的科室單獨(dú)管理,難以有效實(shí)現(xiàn)信息共享及滿足廣大群眾對(duì)信息的需要。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案內(nèi)容更加多元,涉及國(guó)內(nèi)民生,對(duì)于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及農(nóng)業(yè)和農(nóng)村建設(shè)尤為重要。但是由于部分檔案管理人員非專職人員,有的身兼數(shù)職,因此很難以將個(gè)人的全部精力放在檔案管理層面,更無(wú)心于常態(tài)化檔案管理機(jī)制建設(shè)。而數(shù)字化的檔案管理既能夠提升信息的共享性,亦能夠破解管理分散化和條塊化的困境,還能夠提升檔案的二次開發(fā)效能,更有益于助力檔案管理人員專注于檔案管理工作,提升服務(wù)意識(shí)和服務(wù)效率。

2.4 堅(jiān)持以民為本,維護(hù)民眾權(quán)益的重要保障

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,廣大民眾的維權(quán)意識(shí)也在不斷提升,農(nóng)民對(duì)自身利益訴求的記錄和反饋更加關(guān)心。而鄉(xiāng)鎮(zhèn)在處理及解決農(nóng)民、農(nóng)業(yè)和農(nóng)村問題過程中所形成的檔案庫(kù),往往記錄著事情發(fā)展的始末,記錄著廣大農(nóng)民的利益訴求及問題的關(guān)注點(diǎn),是民眾權(quán)益維護(hù)的重要憑證[4]。由此,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作滯后,則會(huì)進(jìn)一步影響廣大民眾對(duì)基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)的看法,甚至?xí)斐梢欢ǖ妮浨?,產(chǎn)生負(fù)面影響,不利于社會(huì)的穩(wěn)定。檔案管理要凸顯以人為本,服務(wù)為先的原則,推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理有利于高效解決廣大民眾的利益問題,有益于化解民眾矛盾,是維護(hù)民眾權(quán)益的重要保障舉措。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)存問題

時(shí)代發(fā)展要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)不斷進(jìn)行改革和優(yōu)化,以適應(yīng)工作的需要,然而當(dāng)前部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)字化管理工作較為滯后,缺乏頂層謀劃、資金投入和數(shù)字化人才培養(yǎng)等問題,這嚴(yán)重制約了基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)的步伐和水平,更不利于實(shí)現(xiàn)治理方式和治理能力現(xiàn)代化目標(biāo)。

3.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理頂層缺乏謀劃

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委作為基礎(chǔ)組織管理的核心團(tuán)隊(duì),應(yīng)該站位高,把控嚴(yán),有謀劃,強(qiáng)執(zhí)行。然而部分基層組織在檔案數(shù)字化管理過程中缺乏統(tǒng)籌謀劃,頂層設(shè)計(jì)滯后,存在一些短板或不足。其一,管理人員對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟不清晰,流程認(rèn)知不夠,甚至沒有宏觀規(guī)劃。其二,檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)不全,缺少協(xié)同合作,沒有充分的引入專業(yè)化建設(shè)力量和團(tuán)隊(duì)。其三,督導(dǎo)督查機(jī)制不健全。作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)的主體,缺少督導(dǎo)巡察機(jī)制,對(duì)標(biāo)建設(shè)的反饋不足。

3.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)升級(jí)迭代滯后供給不足

部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的配置難以應(yīng)對(duì)當(dāng)前多元化檔案管理工作,從基礎(chǔ)設(shè)施的功能開發(fā)到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)存在一定的滯后性,專業(yè)化技術(shù)的供給不足,導(dǎo)致檔案管理的效率和利用率不足。其一,當(dāng)前的檔案管理數(shù)字化建設(shè)需求和供給存在一定的矛盾。當(dāng)前檔案電子化存儲(chǔ)設(shè)施的高效和便捷化需求同人工操作的低效率和煩瑣之間的矛盾、數(shù)字化設(shè)備落后性與檔案管理設(shè)施迭代升級(jí)的矛盾仍然存在[5]。其二,檔案管理數(shù)字化配套設(shè)施功能較為單一,技術(shù)服務(wù)的等級(jí)難以滿足服務(wù)客體多元化的需求。

3.3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)人力資源配給和培養(yǎng)欠缺

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理及建設(shè)技術(shù)是核心,人才是關(guān)鍵,然而當(dāng)前部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)具備數(shù)字化能力的檔案管理人才配給不足,培養(yǎng)體制建設(shè)滯后,人員的數(shù)字化能力難以適應(yīng)當(dāng)前多元化供給的現(xiàn)實(shí)。主要體現(xiàn)為基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)人員往往一人身兼數(shù)職,很難做到專業(yè)化和技術(shù)化,難以完成現(xiàn)有的檔案管理工作。此外,部分從事檔案管理工作人員多為兼職人員,信息技術(shù)能力不強(qiáng),一部分輪崗機(jī)制也導(dǎo)致檔案管理人員流動(dòng)性較大,這就制約了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的數(shù)字化建設(shè)步伐。最后,部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)也沒有針對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)制定有效的持續(xù)性的人才培養(yǎng)機(jī)制。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員參與的專業(yè)化培訓(xùn)場(chǎng)次有限,效用滯后,限制了檔案管理人員成長(zhǎng)。

3.4 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理組織流程適應(yīng)性較低資金投入不足

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理組織流程較為煩瑣,傳統(tǒng)的人工收檔、梳理、分類和借閱管理等流程不能滿足新農(nóng)村建設(shè)背景下繁雜的檔案管理要求,亦不能對(duì)標(biāo)檔案數(shù)字化建設(shè)的主流趨勢(shì)[6]。此外,資金投入不足,也成為制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題。部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)沒有將檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)納入財(cái)政預(yù)算,致使檔案數(shù)字化建設(shè)乏力,缺乏有效的后勤保障。

4 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理的對(duì)策探究

4.1 加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理統(tǒng)籌謀劃,優(yōu)化頂層設(shè)計(jì)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委作為地方基層單位的核心領(lǐng)導(dǎo)集體,針對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)要發(fā)揮統(tǒng)籌謀劃的作用,堅(jiān)持“把舵定向”原則,宏觀上針對(duì)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)指標(biāo)、資金投入、軟硬件設(shè)施配備、基本流程、人員配備及培養(yǎng)及電子數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)要有個(gè)清晰的目標(biāo),要有一個(gè)分步推進(jìn)的階段性步驟,優(yōu)化頂層設(shè)計(jì)。首先,針對(duì)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)工程堅(jiān)持“謀定而動(dòng)”,制度合理的建設(shè)目標(biāo)和分步走戰(zhàn)略,避免盲目投入,將檔案數(shù)字化管理工作納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委統(tǒng)籌工作的過程中,力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)清晰,設(shè)計(jì)合理。其次,依托第三方平臺(tái)建立檔案數(shù)字化管理成效的階段性指標(biāo),“建立不同階段和步驟的電子檔案管理制度、授權(quán)分類制度,統(tǒng)一指標(biāo)體系,統(tǒng)一的電子化信息處理模塊”[7],堅(jiān)持對(duì)標(biāo)對(duì)齊促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)范化和系統(tǒng)化。最后,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、人員進(jìn)出、提高服務(wù)意識(shí),明確目標(biāo)、舉措和階段任務(wù),強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的督查,推進(jìn)以查促改、以查促建、以查促?gòu)?qiáng)。

4.2 推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)升級(jí)迭代,保障技術(shù)供給

在信息技術(shù)不斷迅猛發(fā)展的今天,檔案管理數(shù)字化建設(shè)更顯得迫在眉睫,檔案數(shù)字化管理所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)價(jià)值成為推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)和服務(wù)農(nóng)民的重要元素。而傳統(tǒng)的單純掃描、復(fù)印及電子硬盤存儲(chǔ)顯然已經(jīng)常態(tài)化,技術(shù)功能急需要迭代升級(jí)滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。結(jié)合檔案管理的流程從檔案收集、整理、分類、保管、借閱及歸還等不同形式,開展信息技術(shù)更新?lián)Q代。其一,加強(qiáng)和第三方平臺(tái)合作共建。引入第三方以進(jìn)一步促進(jìn)檔案數(shù)字化管理需要供給和專業(yè)化建設(shè)相結(jié)合,高效的促進(jìn)信息技術(shù)賦能檔案管理。其二,針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化的應(yīng)用開發(fā)新功能,提升技術(shù)服務(wù)的質(zhì)量,采用線上+線下相結(jié)合的管理模式,配置多功能的硬件設(shè)施實(shí)現(xiàn)文字、語(yǔ)音及圖形圖像識(shí)別功能,數(shù)字化建庫(kù)功能及電子版檔案分類功能、大數(shù)據(jù)智能搜索等多功能于一體,推進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理從“量變”到“質(zhì)變”。

4.3 強(qiáng)化鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)人力培養(yǎng),提升數(shù)字化能力

人才是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵,專業(yè)化高水平的數(shù)字化人才是推進(jìn)檔案管理提質(zhì)增效的重要“引擎”。因此為了適應(yīng)信息時(shí)代背景下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的工作要求,首先,加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理人才隊(duì)伍的高質(zhì)量供給。完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)字化檔案管理人才庫(kù),堅(jiān)持自我培養(yǎng)和招聘引進(jìn)相結(jié)合的舉措,以數(shù)字化建設(shè)和專業(yè)技能為導(dǎo)向,從檔案管理的數(shù)字化建設(shè)實(shí)際出發(fā)提升人才供給。按照檔案管理的崗位需求,配齊檔案管理人員,同時(shí)引進(jìn)一些專業(yè)技術(shù)強(qiáng),素質(zhì)過硬的專業(yè)化人才。其次,強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)。堅(jiān)持以人為中心,根據(jù)檔案管理人員的需要開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),堅(jiān)持引進(jìn)來(lái)走出去相結(jié)合聘請(qǐng)專家及企業(yè)方進(jìn)行檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)培訓(xùn)。堅(jiān)持線上和線下培訓(xùn)相結(jié)合,創(chuàng)新檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)的方法,采取團(tuán)體研討、以干帶學(xué)等方法,拓寬人才隊(duì)伍的理論積淀和視野,提升人才隊(duì)伍的數(shù)字化能力。

4.4 優(yōu)化數(shù)字化管理組織流程,加大資金投入力度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理技術(shù)為核心,組織為關(guān)鍵,高效合理事宜的組織流程是提升檔案數(shù)字化管理的重要元素。為此,鄉(xiāng)鎮(zhèn)在開展檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中要從數(shù)字化建設(shè)的整體架構(gòu)出發(fā),根據(jù)檔案管理的步驟及互聯(lián)網(wǎng)式架構(gòu)平臺(tái)有針對(duì)性地優(yōu)化組織管理流程,高效地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分類、整理、借閱和調(diào)度等?!班l(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化管理可采用“一師兩助理”組織架構(gòu),就是讓擁有數(shù)字化技術(shù)能力和戰(zhàn)略思維的信息中心技術(shù)人員擔(dān)任總工程師,輔助領(lǐng)導(dǎo)班子做決策”[8]。

此外,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)還離不開資金的支持,規(guī)范的資金配比是保障檔案數(shù)字化建設(shè)的重要根基。為此,鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層黨委應(yīng)當(dāng)根據(jù)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和步驟把資金劃撥納入財(cái)務(wù)預(yù)算體系中,堅(jiān)持有效保障,合理分配,專款專用,確保鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)按步推進(jìn),高標(biāo)準(zhǔn)推動(dòng)。

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作者簡(jiǎn)介:李淑賢(1978— ),本科學(xué)歷,福建省泉州市安溪縣官橋鎮(zhèn)社會(huì)事務(wù)服務(wù)中心工作,從事鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理。

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