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“互聯(lián)網(wǎng)+”在醫(yī)院檔案管理中的“業(yè)檔一體化”創(chuàng)新應(yīng)用研究

2023-12-10 04:39:06衡水市人民醫(yī)院楊洋
辦公室業(yè)務(wù) 2023年20期
關(guān)鍵詞:檔案管理醫(yī)院管理

文/衡水市人民醫(yī)院 楊洋

在2020 年,我國已經(jīng)修訂并施行了《中華人民共和國檔案法》,檔案法治建設(shè)來到新階段,對我國的檔案事業(yè)起到了巨大的輔助作用,也使檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、法治化的方向更進(jìn)一步[1]。這是檔案法自1988年1月1日施行以來的首次修訂。本次修訂進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案工作對于國家治理的基礎(chǔ)性作用,同時(shí)再次明確了檔案管理工作的法治內(nèi)核,縮短了我國實(shí)現(xiàn)治理現(xiàn)代化的距離[2]。在本次《檔案法》修訂當(dāng)中,明確提到了關(guān)于“檔案信息化建設(shè)”的相關(guān)內(nèi)容,各省市也基于此內(nèi)容紛紛提出響應(yīng)政策及規(guī)劃,例如《河北省檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》便提出“著力推動檔案治理效能、檔案資源建設(shè)、檔案利用服務(wù)……不斷推動全省檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展”,要求檔案工作快速實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化、科技化、安全化。在此背景下,各省市及單位檔案工作質(zhì)量顯著上升。

醫(yī)院檔案包含科室眾多,且門類、領(lǐng)域各有不同,但均具有存檔價(jià)值。例如醫(yī)院資質(zhì)檔案、人力資源檔案、醫(yī)師授權(quán)檔案、病歷檔案、科研檔案、宣傳檔案、績效檔案、基建檔案等,檔案價(jià)值高,信息全,具有較高意義,能為醫(yī)學(xué)研究者提供歷史文獻(xiàn)及科學(xué)研究參考[3]。這些檔案信息對于醫(yī)院的業(yè)務(wù)發(fā)展與生存具有重要的意義,因此,醫(yī)院應(yīng)當(dāng)全面落實(shí)檔案管理工作的創(chuàng)新要求,提高檔案管理實(shí)際效果,切實(shí)做好檔案管理工作,是醫(yī)院必須高度重視的一個重點(diǎn)內(nèi)容。此外,新醫(yī)改的制定和施行,使得我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)走上了快車道,為全面業(yè)務(wù)發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)也對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位開展檔案管理工作提出了新要求,醫(yī)院檔案管理工作與業(yè)務(wù)發(fā)展需要共同推進(jìn)。所以,如何在互聯(lián)網(wǎng)化、信息化的醫(yī)療事業(yè)發(fā)展背景下,迎合時(shí)代、滿足醫(yī)院發(fā)展,就勢必要推動檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展[4]。總體來看,醫(yī)院建設(shè)數(shù)字化、信息化檔案管理系統(tǒng)不僅對于醫(yī)院發(fā)展有著重要作用,同時(shí)也對檔案工作乃至我國治理現(xiàn)代化發(fā)展有著極為重要的影響[5]。本文以衡水市人民醫(yī)院為例,為了在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的背景下,推動醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化,結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院檔案管理存在的問題進(jìn)行整合分析,利用“互聯(lián)網(wǎng)+”建立“業(yè)檔一體化”醫(yī)院檔案管理的工作體系,重點(diǎn)是在數(shù)字化信息時(shí)代下轉(zhuǎn)化管理模式,以數(shù)字化信息為核心構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)院檔案管理”的結(jié)構(gòu)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,醫(yī)院檔案管理的困難問題分析

(一)收集困難。前端業(yè)務(wù)文件多,沒有統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn),收集負(fù)擔(dān)重。一些檔案管理人員學(xué)習(xí)不足、檔案意識不到位、思想陳舊,部分重要的檔案資料沒有及時(shí)納入檔案管理的范圍,往往會導(dǎo)致重要檔案資料缺失[6]。運(yùn)行病歷等電子文件增長快,最終打印出紙質(zhì)病案等檔案內(nèi)容,若采取手工整理方式處理檔案不利于檔案快速整理歸檔,人力資源需求量較大,對檔案管理工作造成較大壓力,并有可能導(dǎo)致檔案發(fā)生錯誤。文檔和數(shù)據(jù)存放在各個部門和系統(tǒng)中,無法統(tǒng)一收集。醫(yī)院檔案涵蓋基建、設(shè)備、人事、科研、財(cái)務(wù)等多方面的信息,內(nèi)容較多,載體形式多樣。各種檔案存放在不同的職能部門,并交給不同的部門進(jìn)行管理。比如,資質(zhì)檔案、文書檔案等歸醫(yī)院辦公室內(nèi)的檔案室管理;人事檔案則由人事部門對接并直接管理;病案資料則由病案室直接對接與管理;醫(yī)生工作檔案、醫(yī)師授權(quán)檔案等由醫(yī)務(wù)處管理,門診工作檔案由門診部負(fù)責(zé);HIS、LIS 等數(shù)字信息檔案由微機(jī)管理處、醫(yī)務(wù)處、檢驗(yàn)科等多部門協(xié)作管理;SPD 物流管理檔案由物資管理處管理等。醫(yī)院內(nèi)檔案資料統(tǒng)一性不足,重要檔案未整合存檔,分散存放在各部門和科室內(nèi)。

(二)管理困難。檔案歸檔缺乏監(jiān)督機(jī)制,使得本應(yīng)銷毀的檔案流出,同時(shí)影響新增加材料的持續(xù)性,甚至出現(xiàn)材料丟失問題。鑒定銷毀缺乏技術(shù)支持,對到期檔案鑒定銷毀工作重要性認(rèn)識不足,忽視到期檔案鑒定銷毀工作,不履行銷毀的相關(guān)程序[7],破壞的方法可以任意選擇,工作結(jié)束后沒有任何的記錄等。電子文件和紙質(zhì)文件的管理是分離的。電子文件具有不穩(wěn)定的特點(diǎn),一些文件數(shù)據(jù)極易被修改;紙質(zhì)檔案管理成本高;檔案編號著錄校對全部人工處理,工作量大,技術(shù)含量高,要求有大量的專業(yè)人士和檔案工作者參與其中,并且,在對檔案文件進(jìn)行著錄時(shí),往往由于著錄人員的方法、經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)知識、技術(shù)水平等原因,對一份文件可能會選擇不同的檢索標(biāo)識,即使是同一個著錄人員,在不同的時(shí)間,對同一份文件的著錄結(jié)果也會存在一定的差異。

(三)利用困難。檔案查找不方便,借閱周期長,檔案利用效率低下。在檔案的查閱利用工作中,首先,要用手工翻閱和檢索的方式來查找文件,確定文件的存放地點(diǎn),再由專門的人員去檔案庫中尋找文件,這一過程要將信息注冊在案,最后還要進(jìn)行拷貝和摘錄等操作,這些環(huán)節(jié)都要花費(fèi)大量的時(shí)間。如果需要大量的檔案閱讀,或者獲得了一些不詳細(xì)的資料,就必須要進(jìn)行更多的閱讀和搜索次數(shù),相應(yīng)的,所花的時(shí)間也會更多。在查找同類文件時(shí),由于資料信息的局限性,往往會加大查找的困難。在查閱過程中,會影響到紙質(zhì)檔案的存放質(zhì)量與安全性,因?yàn)槊恳淮畏?,都會損壞一次紙質(zhì)檔案,尤其是復(fù)印檔案,為了讓復(fù)印內(nèi)容更清楚,并且避免拆卷的麻煩,就會狠壓檔案,這會嚴(yán)重影響檔案的安全性,導(dǎo)致檔案損壞。同時(shí)紙質(zhì)檔案存放周期有限,存放環(huán)境嚴(yán)格,容易損壞。檔案數(shù)據(jù)分散且封閉,缺少匯總統(tǒng)計(jì)分析,難以融入業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)共享。

(四)安全存儲困難。缺乏加密、備份等管控機(jī)制,檔案數(shù)據(jù)安全難保證。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)中各類木馬、蠕蟲及病毒都有可能對醫(yī)院計(jì)算機(jī)終端展開攻擊,盜取檔案數(shù)據(jù)甚至破壞數(shù)據(jù)。例如近幾年的“勒索病毒”,便是入侵電腦、鎖定數(shù)據(jù)并要求用戶付費(fèi)解鎖的病毒,對于醫(yī)院檔案的管理安全造成了巨大影響。同時(shí),海量數(shù)據(jù)存儲借和閱過程中也可能會導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)缺失難查證。如果數(shù)據(jù)無法修復(fù),醫(yī)院的日常運(yùn)行將會受到嚴(yán)重影響[8]。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代,“業(yè)檔一體化”創(chuàng)新應(yīng)用

采用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù),基于檔案管理制度規(guī)范,搭建一套以大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈、人工智能、數(shù)據(jù)服務(wù)等新技術(shù)為主的業(yè)檔一體化檔案管理系統(tǒng)。各種門類的檔案均源于業(yè)務(wù)開展的過程當(dāng)中,為了對具有借鑒意義的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行記錄和后續(xù)的場景還原,需要在檔案生成時(shí),就將檔案和業(yè)務(wù)工作建立聯(lián)系。業(yè)檔一體化檔案管理系統(tǒng)打通了和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的橋梁,讓業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的待歸檔資料統(tǒng)一歸檔,為業(yè)務(wù)和檔案建立良好的連接,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)病案檔案、人事檔案、醫(yī)療授權(quán)檔案等各類檔案以及其他形式的文件統(tǒng)一關(guān)聯(lián),包括檔案元數(shù)據(jù)、檔案背景的關(guān)聯(lián)文件,形成一體化管理,從而達(dá)到未來在調(diào)閱一份檔案時(shí)就能夠還原當(dāng)時(shí)業(yè)務(wù)過程的全貌。

(一)檔案采集接收與整理。檔案接收支持自動接收、手工著錄、批量上傳等多種方式錄入檔案數(shù)據(jù),包括系統(tǒng)接口對接線上獲取、電子文件批量上傳、數(shù)字化加工成果自動導(dǎo)入等,檔案系統(tǒng)中接收到待歸檔的電子文件,為了保障檔案查閱以及業(yè)檔融合的規(guī)范,系統(tǒng)應(yīng)具備圖片內(nèi)文字識別、不同格式文本自動轉(zhuǎn)換統(tǒng)一格式等功能以便檔案管理與使用。對各個渠道接收的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、處理,系統(tǒng)根據(jù)預(yù)置規(guī)則,自動對檔案進(jìn)行初步整理,包括檔案分類、檔案編號、檔案排序,檔案管理員對檔案資料進(jìn)一步補(bǔ)充和校對,完成檔案整理工作。

(二)檔案保存與管理。對接收整理后的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔管理,形成檔案的正式庫,將歸檔后的電子檔案通過一個案卷把整個業(yè)務(wù)過程串聯(lián)起來,便于原始業(yè)務(wù)過程的追溯和還原。

為了解決傳統(tǒng)載體檔案保管的問題,比如檢索不便,管理記錄混亂等,將實(shí)體庫房虛擬化,把紙質(zhì)檔案和電子檔案一一對應(yīng),實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和實(shí)體庫房的線上管理。

為了滿足不同部門對檔案管理的要求和規(guī)范的不同,系統(tǒng)能夠靈活配置,支持設(shè)置檔案全宗、門類、分類、元數(shù)據(jù)、檔號編碼、系統(tǒng)框架、業(yè)務(wù)流程等工作模式。

同時(shí),滿足檔案生命周期管理過程中所涉及的開放鑒定、銷毀鑒定、密級鑒定、保管期限鑒定等,每個鑒定的動作最終都能在系統(tǒng)中保留痕跡。到期檔案進(jìn)行開放、銷毀等鑒定操作,通過流程審批將鑒定小組線上化,打破時(shí)間空間的限制,銷毀的檔案同步生成銷毀清冊以便于備查。

(三)檔案檢索利用。通過全文檢索、條件檢索、組合查詢等多種方式快速定位所需要的檔案資料,沒有權(quán)限的檔案結(jié)合借閱管理實(shí)現(xiàn)電子檔案和實(shí)體檔案的線上借閱審批和授權(quán),以及實(shí)現(xiàn)對于檔案編研再利用的過程化管理。結(jié)合系統(tǒng)中的電子檔案、操作記錄、借閱記錄、鑒定情況等信息,按照全宗、門類、類型、時(shí)間、部門等多種維度,統(tǒng)計(jì)分析檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況,提高檔案信息可視性,同時(shí)方便檔案管理員快速定位檔案位置、梳理檔案內(nèi)容,為業(yè)務(wù)開展提供輔助支撐。

根據(jù)不同的角色崗位,提供個性化的崗位工作門戶,將崗位所需要的相關(guān)信息從各個功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來,集中匯總,再根據(jù)崗位角色進(jìn)行推送,滿足醫(yī)院內(nèi)不同角色權(quán)限的需求。

(四)檔案安全管理。為了保障電子文件歸檔的合規(guī)以及唯一性,業(yè)檔一體化檔案管理系統(tǒng)借助于電子簽名技術(shù),為待歸檔的電子文件加蓋電子印章,賦予每份文件防篡改的能力,讓電子檔案管理系統(tǒng)更加安全和規(guī)范。建立系統(tǒng)內(nèi)信息記錄上傳功能,管理者及其他信息查閱者在系統(tǒng)內(nèi)的行為會以Cookie 形式生成待處理數(shù)據(jù),傳送至云端保存并使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行日志記錄可視化處理,生成一份帶有數(shù)字簽名的表格式日志并自動存檔,管理員能夠快速導(dǎo)出近期操作信息。

三、業(yè)檔一體化檔案管理的好處

所有類型檔案統(tǒng)一管理,把業(yè)務(wù)和檔案完美融合,實(shí)現(xiàn)從檔案的收集、整理、管理、利用都能夠與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)起來,醫(yī)院內(nèi)不同角色人員在開展具體工作的任意環(huán)節(jié)都能實(shí)現(xiàn)檔案的應(yīng)用。

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)能夠通過系統(tǒng)了解各項(xiàng)工作的具體開展情況,結(jié)合數(shù)據(jù)分析工具,快速了解對于醫(yī)院業(yè)務(wù)有支持作用的數(shù)據(jù)資料;各職能部門可以通過系統(tǒng)了解本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料,向上級匯報(bào)工作能夠有系統(tǒng)地提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐,向下開展業(yè)務(wù)能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一管理,并通過統(tǒng)一的搜索引擎,快速獲取想了解的業(yè)務(wù)資料;各科室員工可以利用系統(tǒng)內(nèi)經(jīng)過歷史沉淀的所有具有借鑒意義的檔案資料實(shí)現(xiàn)自我提升,或者在開展業(yè)務(wù)時(shí),能夠找到相應(yīng)的檔案進(jìn)行參考,方便業(yè)務(wù)的開展。

四、結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展,醫(yī)院的檔案管理工作也面臨著更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn),尤其在電子信息時(shí)代的來臨時(shí),全面推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展,對醫(yī)院發(fā)展所產(chǎn)生的影響較大。這就要求醫(yī)院檔案管理體制不斷地進(jìn)行調(diào)整,以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展步伐。本文對“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景下醫(yī)院檔案管理的困境進(jìn)行分析,并在此基礎(chǔ)上提出了“業(yè)檔一體化”醫(yī)院檔案管理模式的優(yōu)化及其創(chuàng)新策略,主要是為了提高醫(yī)院檔案管理水平,促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化的發(fā)展。

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