文/延長油田股份有限公司志丹采油廠 王丹

隨著信息時代的來臨，越來越多的企業(yè)開始意識到信息對于企業(yè)發(fā)展的重要性，在石油企業(yè)中企業(yè)的各類信息大都通過檔案的方式進行存儲，高水平的檔案管理工作具有保障公司的合法權益、促進公司發(fā)展、保證工作效率和質量等諸多益處。通過規(guī)范的檔案管理工作，可以幫助企業(yè)記錄經(jīng)營活動，了解企業(yè)的運營歷程，提高工作效率和質量，制定更好的風險管理策略，保護企業(yè)的機密信息，進一步促進企業(yè)健康發(fā)展。

一、石油企業(yè)檔案管理業(yè)務的內(nèi)容及其重要性

石油企業(yè)的檔案管理業(yè)務非常重要，因為它們需要處理大量重要的數(shù)據(jù)和文檔，包括合同、采購訂單、發(fā)票、財務報表、技術規(guī)范、環(huán)境報告等[1]。其工作內(nèi)容包括：1.檔案分類，對所有檔案進行分類，以便于管理和檢索。分類可以按照業(yè)務類型、時間、部門、地點等多種方式進行。2.檔案采集，采集企業(yè)產(chǎn)生的各種檔案，包括合同、技術文件、行政文件、財務文件、研發(fā)文件、產(chǎn)品信息、法律文件等。3.檔案整理，對采集到的檔案進行整理、分類、編號和標記，以便于后續(xù)的存儲、管理和檢索。4.檔案存儲，根據(jù)檔案的特性和保密級別，選擇合適的存儲介質和存儲設備，對檔案進行安全存儲，保證其完整性、可靠性和可訪問性。5.檔案檢索，通過檔案檢索系統(tǒng)，對存儲的檔案進行快速準確的檢索和查詢，以滿足企業(yè)業(yè)務運作和管理的需求。6.檔案借閱，對于需要查閱的檔案，進行借閱管理，保證檔案的安全性和完整性。7.檔案銷毀，對于已經(jīng)失效、過期、重復的檔案，按照公司規(guī)定的程序進行銷毀，保證企業(yè)檔案的規(guī)范化、整潔化和安全化。

石油企業(yè)檔案管理工作的重要性體現(xiàn)在以下四個方面：第一，保證企業(yè)合法合規(guī)。石油企業(yè)需要遵守各種法律法規(guī)和規(guī)章制度，對企業(yè)的經(jīng)營和管理都有明確的要求。通過檔案管理工作，能夠記錄企業(yè)的經(jīng)營活動和管理行為，保證企業(yè)合法合規(guī)，避免出現(xiàn)違法違規(guī)行為；第二，保護企業(yè)利益。石油企業(yè)涉及業(yè)務和資料非常重要，包括采購訂單、合同、技術文件、財務報表等。通過檔案管理工作，能夠對這些重要資料進行保護和管理，保障企業(yè)利益和知識產(chǎn)權，避免信息泄露和損失；第三，提高工作效率。石油企業(yè)需要處理大量的信息和數(shù)據(jù)，檔案管理工作能夠對這些信息進行分類、整理、存儲和檢索，提高工作效率和準確性，避免因為信息管理不當而出現(xiàn)的錯誤和漏洞；第四，保證業(yè)務連續(xù)性。石油企業(yè)涉及復雜的業(yè)務流程和產(chǎn)品生命周期，檔案管理工作能夠對這些業(yè)務流程和生命周期進行記錄，保障各個階段業(yè)務的順利開展。檔案管理工作在石油企業(yè)管理中發(fā)揮著重要的作用，它能夠對企業(yè)的經(jīng)營和管理起到關鍵的保障作用，提高企業(yè)的競爭力和發(fā)展?jié)摿Α?/p>

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案業(yè)務管理的特點

大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作的基礎就是推動信息技術在傳統(tǒng)檔案管理工作中的應用，這使得這一時期的檔案管理工作出現(xiàn)了獨特的特點。首先是數(shù)據(jù)量龐大。隨著企業(yè)數(shù)據(jù)量的不斷增長，企業(yè)檔案管理需要處理大量的數(shù)據(jù)和文檔，需要借助先進的技術和工具進行存儲、管理和檢索。其次是數(shù)據(jù)類型多樣化。企業(yè)檔案管理涉及數(shù)據(jù)類型和格式非常多樣化，包括文本、圖片、音頻、視頻等多種形式，需要針對不同的數(shù)據(jù)類型進行分類、管理和檢索[2]。再次是數(shù)據(jù)價值高。企業(yè)檔案管理涉及到的數(shù)據(jù)和文檔都具有非常高的價值，對企業(yè)的經(jīng)營和管理都有重要的作用，需要對這些數(shù)據(jù)進行精細化管理和保護。最后是數(shù)據(jù)共享性強。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)檔案管理需要實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和共用，以便于多個部門和人員之間的協(xié)作和共同使用。在大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理還需要保障數(shù)據(jù)的安全性，防止數(shù)據(jù)泄露和信息損失，需要采用高效的安全措施進行數(shù)據(jù)保護和風險控制。大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的這些特點，需要企業(yè)有針對性的采用科技手段和管理方法進行管理和保護，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效利用和管理。

三、目前石油企業(yè)檔案管理業(yè)務中存在的不足

（一）檔案全面性不足。部分企業(yè)的檔案管理工作覆蓋面過窄，只強調(diào)了對重要檔案的管理，忽視了部分基礎性檔案的管理工作，導致檔案信息不全面。檔案全面性不足的問題主要體現(xiàn)在三個方面：一是檔案收集不全面，石油企業(yè)擁有大量的文檔、圖紙、圖片等資料，如果收集不全面，會影響企業(yè)對歷史數(shù)據(jù)的分析和對未來發(fā)展的規(guī)劃；二是檔案整理不全面，檔案整理是檔案管理的關鍵環(huán)節(jié)，如果整理不全面，檔案后續(xù)的管理工作都難以開展，會直接影響到最終的檔案管理工作；三是檔案利用不全面，石油企業(yè)的檔案資料可以為企業(yè)的業(yè)務開展提供重要依據(jù)，如果利用不全面，將無法發(fā)揮檔案的作用，影響企業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案數(shù)字化程度不足。石油企業(yè)的檔案大多以紙質形式存在，缺乏數(shù)字化管理，導致檔案管理效率低下。石油企業(yè)涉及大量的勘探、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務，這些業(yè)務產(chǎn)生的各種檔案包括合同、協(xié)議、報告、圖紙等，如果全部以紙質方式保存，將占據(jù)大量的存儲空間，而且查找、檢索、維護都需要人工操作，效率較低。紙質檔案容易受到自然災害、盜竊、火災等意外事件的破壞，這會對企業(yè)運營造成不可估量的損失。而數(shù)字化檔案可以進行備份和存儲，可以更好地保障檔案的安全性。

（三）檔案管理不規(guī)范。檔案管理不規(guī)范是石油企業(yè)檔案管理工作中最突出的問題，體現(xiàn)在四個方面：一是檔案保存的環(huán)境、條件不夠合理。如存放在潮濕、通風不良的地方，或者使用的儲物柜、文件夾等不符合標準，導致檔案易受到損壞或遺失；二是企業(yè)沒有建立規(guī)范的檔案檢索體系，沒有進行檔案歸類和索引工作。導致檔案檢索不便，浪費了大量的時間和人力；三是企業(yè)沒有建立規(guī)范的檔案管理記錄系統(tǒng)，無法對檔案的借閱、調(diào)取、存儲等情況進行跟蹤和管理，難以確保檔案的安全和完整性；四是檔案管理人員的專業(yè)素質不高，沒有經(jīng)過專業(yè)培訓和資格考試，無法對檔案進行專業(yè)管理和維護，導致檔案管理工作效率低下、質量不穩(wěn)定。

（四）缺乏完善的檔案管理機制。檔案管理機制不完善是石油企業(yè)檔案管理工作中存在的最核心的問題，部分企業(yè)由于檔案管理工作滯后，沒有形成完善的檔案管理機制，直接影響到相關企業(yè)的檔案管理工作。具體體現(xiàn)在以下三個方面：一是部分企業(yè)沒有制定適用于自身的標準化檔案管理制度，無法規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔和使用等流程。導致檔案管理缺乏統(tǒng)一標準，是的檔案內(nèi)容的規(guī)范性和有效性無法得到保障；二是部分企業(yè)缺乏相應的權責制度，檔案管理工作中沒有明確的職工對具體的事項負責，這使得檔案管理的效率與質量都無法達到預期；三是企業(yè)缺乏檔案管理的信息化手段，如檔案管理軟件、數(shù)字化存儲設備等。這使得檔案管理的工作效率和質量無法得到有效提高，同時也會增加檔案遺失和損壞的風險。

（五）檔案保密工作不到位。由于石油企業(yè)檔案中包含大量敏感信息，如果沒有做好檔案保護措施，容易被不法分子盜取或丟失，對企業(yè)造成重大損失，但部分企業(yè)的檔案保密工作不到位，給企業(yè)的檔案管理工作帶來隱患[3]。首先是企業(yè)檔案管理人員和員工缺乏保密意識，無法正確識別和評估檔案的保密等級，導致檔案保密工作無法順利開展。其次是企業(yè)缺乏檔案安全管理機制，沒有設置檔案保管室、檔案審查制度等安全措施，檔案容易被非法竊取、篡改或泄露。最后是檔案存儲環(huán)境不安全，如存放在通道較多、進出口不受限制的區(qū)域，可能被未授權人員訪問、拷貝、竊取等。

四、依托大數(shù)據(jù)技術提升石油企業(yè)檔案管理業(yè)務的途徑

針對石油企業(yè)檔案管理業(yè)務中存在的不足，石油企業(yè)需要加強檔案管理的規(guī)范性、系統(tǒng)化和信息化程度，注重檔案數(shù)字化、分類和管理機制的完善，加強檔案保護和安全控制，能夠有效提高檔案管理的效率和質量。

（一）加強檔案管理的規(guī)范性。加強檔案管理的規(guī)范性需要企業(yè)從三個方面入手：一是建立專門的檔案管理機構和專業(yè)化人員隊伍，負責企業(yè)內(nèi)部檔案的管理和維護。確保檔案管理人員具備相應的知識和技能，能夠完成檔案管理相關工作；二是進一步完善企業(yè)的檔案管理制度，將檔案工作的各項內(nèi)容進行明確規(guī)定，規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔、借閱、調(diào)閱和銷毀等流程。確保檔案管理工作具有明確的制度、標準和流程，避免工作重復或錯漏；三是加強檔案管理與信息管理的協(xié)同機制，提高信息的共享和利用效率。同時，將檔案管理和企業(yè)經(jīng)營管理相結合，將檔案作為企業(yè)重要的管理資源和知識資產(chǎn)，為企業(yè)發(fā)展提供支持和保障。

（二）推進數(shù)字檔案系統(tǒng)的建立。數(shù)字檔案系統(tǒng)（圖1為常見的數(shù)字檔案流程）的建立是大數(shù)據(jù)背景下石油企業(yè)開展檔案管理業(yè)務的基礎。首先，結合當下石油企業(yè)檔案管理內(nèi)容進行分析，了解企業(yè)的檔案類型、數(shù)量、存儲方式和需求等[4]。同時也需要考慮企業(yè)未來的檔案管理需求，以便針對性地選擇數(shù)字檔案系統(tǒng)的功能和技術。其次，根據(jù)需求分析結果，確定數(shù)字檔案系統(tǒng)的功能、技術、架構等方案，并進行系統(tǒng)設計。設計包括數(shù)據(jù)模型設計、系統(tǒng)模塊設計、用戶界面設計等。按照系統(tǒng)設計方案實施，包括系統(tǒng)的硬件設備、軟件安裝、數(shù)據(jù)導入、系統(tǒng)調(diào)試等。在實施過程中需要注意保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。最后，數(shù)字檔案系統(tǒng)建立后，需要對系統(tǒng)進行定期維護，包括數(shù)據(jù)備份、安全管理、系統(tǒng)更新、性能優(yōu)化等，以確保數(shù)字檔案系統(tǒng)能夠持續(xù)穩(wěn)定地運行。

（三）完善檔案管理機制。完善檔案管理機制需要石油企業(yè)根據(jù)自身的業(yè)務需求形成科學的全流程工作模式，其核心工作包括三個方面：第一，制定針對企業(yè)檔案管理的規(guī)章制度和工作流程，明確檔案管理的職責和權限，規(guī)范檔案的收集、保管、利用、處置等環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和可控性[5]；第二，為檔案管理人員提供專業(yè)的培訓和教育，使其能夠熟練掌握檔案管理工作的方法和技能，提高檔案管理的專業(yè)水平和能力；第三，加強對檔案管理工作的宣傳和教育，提高員工的檔案意識，讓他們明白檔案管理對企業(yè)的重要性，積極參與到檔案管理工作中來。

（四）加強檔案的安全性保障。大數(shù)據(jù)技術在石油企業(yè)檔案管理中可以提高檔案管理工作的安全性，通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)備份和恢復、數(shù)據(jù)安全監(jiān)控和防護、數(shù)據(jù)隱私保護和數(shù)據(jù)安全培訓等措施，保證檔案信息的安全和完整性，確保石油企業(yè)檔案管理工作的穩(wěn)定和可靠性。

五、未來石油企業(yè)檔案管理業(yè)務的發(fā)展趨勢

隨著大數(shù)據(jù)技術在石油企業(yè)檔案管理業(yè)務中的應用，人們對于檔案管理業(yè)務的認知水平不斷提高，這使得未來石油檔案管理業(yè)務將會朝著數(shù)字化、共享化、規(guī)范化的方向發(fā)展[6]。首先是數(shù)字化。隨著信息技術的不斷發(fā)展，石油企業(yè)的檔案管理將更加數(shù)字化，借助信息技術對檔案內(nèi)容進行重新梳理，通過對檔案內(nèi)容的分析對所有檔案進行分類，提高檔案的利用率。其次是共享化。隨著企業(yè)之間信息共享的加深，石油企業(yè)檔案管理將更加注重檔案信息的共享和交流，以提高企業(yè)的協(xié)同工作效率。在這個過程中石油企業(yè)檔案管理將更加注重檔案安全保護，加強檔案保密措施，保障檔案信息的安全性和完整性。最后是規(guī)范化。隨著管理模式和方法的不斷升級，石油企業(yè)檔案分類方式將更加規(guī)范化，對檔案進行標準分類，方便檔案的管理和檢索。石油企業(yè)檔案管理將采用多種檔案管理工具，如移動應用、云存儲等，以提高檔案管理的效率和便捷性。

六、結語

綜上所述，石油企業(yè)在傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務中存在諸多問題，通過大數(shù)據(jù)技術在石油檔案管理業(yè)務中的應用能夠有效解決這些問題，通過大數(shù)據(jù)技術完成企業(yè)檔案系統(tǒng)的建立，并在此基礎上推進檔案管理的規(guī)范化，完善檔案管理機制能夠有效提高石油企業(yè)的檔案管理水平。未來石油企業(yè)檔案管理工作將更加數(shù)字化、信息共享性增強、檔案分類方式規(guī)范化、采用多樣化的檔案管理工具以及強化檔案安全保護，以提高檔案管理效率和質量，支持企業(yè)做好決策、規(guī)劃和管理。