姚行

摘要：重大活動(dòng)檔案具有極高的保存價(jià)值、參考價(jià)值，如何做好重大活動(dòng)檔案收集與整理工作以真實(shí)反映重大活動(dòng)的籌辦、舉辦情況，是擺在檔案部門面前的重大課題。論文對(duì)重大活動(dòng)檔案收集與整理工作中存在的問題進(jìn)行了梳理，提出了工作建議，試圖為重大活動(dòng)檔案收集與整理工作提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：重大活動(dòng) 檔案工作 收集 整理

隨著我國(guó)綜合國(guó)力和國(guó)際地位不斷提升，舉辦重大活動(dòng)成為時(shí)代發(fā)展的一種必然趨勢(shì)，如何做好重大活動(dòng)檔案收集與整理工作以真實(shí)、完整、全面反映重大活動(dòng)籌辦舉辦情況，是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題。筆者將結(jié)合服務(wù)北京冬奧會(huì)和冬殘奧會(huì)的相關(guān)工作經(jīng)歷，對(duì)進(jìn)一步做好重大活動(dòng)檔案收集與整理工作進(jìn)行剖析。

一、做好重大活動(dòng)檔案收集與整理工作的意義

（一）是落實(shí)規(guī)章制度的現(xiàn)實(shí)要求

《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）確定了重大活動(dòng)檔案收集范圍，規(guī)定了重大活動(dòng)檔案整理方法，對(duì)重大活動(dòng)檔案工作提出了明確要求。做好重大活動(dòng)檔案收集與整理工作，必須以《辦法》為根本遵循，嚴(yán)格按照《辦法》中明確的收集范圍收集文件材料，確保檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，并做好檔案整理工作，以實(shí)際行動(dòng)落實(shí)《辦法》要求。

（二）為資政育人提供豐富素材

重大活動(dòng)檔案相較于其他類型的檔案資源，關(guān)注度高、社會(huì)影響大，為資政育人作用的發(fā)揮提供了豐富可靠的素材。在重大活動(dòng)籌辦舉辦過程中收集與整理的各類檔案，是國(guó)家或地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技、社會(huì)、體育等方面發(fā)展歷程的真實(shí)反映，具有重要的歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。對(duì)于此類檔案，不僅可以通過編輯資政參考之類的刊物為黨委和政府重大活動(dòng)決策提供參考，發(fā)揮檔案資政作用，還可以通過舉辦相關(guān)展覽、出版專題書籍等形式，深入挖掘檔案資源，用檔案說話，用史實(shí)發(fā)聲，提高公眾認(rèn)同感，充分發(fā)揮檔案育人作用。

（三）是豐富館藏資源的有力補(bǔ)充

重大活動(dòng)檔案經(jīng)過規(guī)范整理，被整體移交至國(guó)家綜合檔案館后，有利于豐富檔案館館藏資源，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。以北京冬奧會(huì)和冬殘奧會(huì)開閉幕式檔案為例，開閉幕式檔案涉及領(lǐng)域廣、類型多、數(shù)量大，既包含演出策劃、演員聯(lián)絡(luò)、演出安全等相關(guān)儀式工作資料，也包含疫情防控、媒體宣傳、電力安排、市場(chǎng)開發(fā)、志愿者服務(wù)等相關(guān)保障工作資料；既有文書檔案，也有照片、圖紙、出版物等類型的檔案；既涉及數(shù)以千計(jì)的實(shí)物檔案，也涉及大量音視頻檔案。

二、重大活動(dòng)檔案收集與整理工作存在的問題

（一）檔案工作推進(jìn)成效有限

重大活動(dòng)臨時(shí)機(jī)構(gòu)通常涉及其內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及成員單位，其中內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)少則十幾個(gè)，多則二三十個(gè)；成員單位少則五六十個(gè)，多則上百個(gè)。[1]各組成部門忙于推進(jìn)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，常常以工作需要等要求為由，間接拒絕或要求事后移交檔案，檔案收集工作面臨各種阻力。此外，開展相關(guān)檔案收集與整理，以及后期進(jìn)館集中保管，都增加了檔案部門及相關(guān)單位的工作量，導(dǎo)致其容易產(chǎn)生“多一事不如少一事”的消極懈怠情緒，[2]部分檔案部門沒有主動(dòng)承擔(dān)起組織、協(xié)調(diào)、推進(jìn)的職責(zé)，檔案工作推進(jìn)成效有限。

（二）收集范圍制定較為寬泛

收集與整理工作是重大活動(dòng)檔案工作的重要組成部分，檔案收得全，后期開發(fā)利用才有得用。在重大活動(dòng)籌辦過程中，臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案收集范圍制定得往往比較寬泛，更多的是原則性要求。例如“本部門在開展業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料”，類似的表述指向性不明確，對(duì)于收集工作指導(dǎo)性有限，有的檔案員對(duì)部門業(yè)務(wù)又知之甚少，導(dǎo)致部門核心業(yè)務(wù)形成的檔案沒有完成歸檔，檔案收集效果不佳。

（三）檔案整理質(zhì)量參差不齊

檔案整理是一項(xiàng)細(xì)節(jié)要求多、重復(fù)性強(qiáng)的工作，如整理文書檔案，涉及組件（卷）、分類、排列、編目等多個(gè)步驟。重大活動(dòng)檔案整理高峰期一般出現(xiàn)在籌辦舉辦后期，臨時(shí)機(jī)構(gòu)工作人員多為借調(diào)或短期聘用人員，在返回原單位或?qū)ふ倚鹿ぷ鞯臅r(shí)間壓力下，更多的是追求快速完成整理工作，如在文書檔案整理過程中容易出現(xiàn)文件重復(fù)、件與件之間排列混亂、組件不合理、件內(nèi)文件不全、編頁順序錯(cuò)誤、檔案與目錄不對(duì)應(yīng)、檔案目錄著錄項(xiàng)目缺項(xiàng)漏項(xiàng)等問題，整體質(zhì)量參差不齊。

三、重大活動(dòng)檔案收集與整理工作優(yōu)化建議

（一）建立完善的制度體系

《辦法》提出檔案館可以根據(jù)需要，提前介入重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作，[3]為檔案部門提前介入重大活動(dòng)檔案工作，充分發(fā)揮檔案專業(yè)優(yōu)勢(shì)提供了制度依據(jù)。檔案部門應(yīng)采取有效措施，完善重大活動(dòng)檔案收集與整理工作制度，以檔案專業(yè)力量為重大活動(dòng)保駕護(hù)航。

1.切實(shí)履行檔案職能。重大活動(dòng)檔案的收集具有特定的時(shí)間要求，只有在思想上充分認(rèn)識(shí)重大活動(dòng)檔案的重要性，才能增強(qiáng)做好重大活動(dòng)檔案工作的使命感與責(zé)任感。[4]在介入重大活動(dòng)檔案工作后，檔案部門要切實(shí)履行檔案職能。履行檔案職能可以通過開展檔案專項(xiàng)檢查、制定檔案相關(guān)規(guī)章制度、定期匯報(bào)檔案工作進(jìn)展、提供查檔利用綠色通道、提高日常檔案查詢服務(wù)水平等方式進(jìn)行。要積極爭(zhēng)取重大活動(dòng)臨時(shí)機(jī)構(gòu)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及各組成部門對(duì)檔案工作的持續(xù)關(guān)注與支持，便于在收集過程中協(xié)調(diào)各部門，減少收集過程中的阻力，獲得收集工作主動(dòng)權(quán)。

2.構(gòu)建檔案責(zé)任網(wǎng)絡(luò)。在重大活動(dòng)籌辦機(jī)構(gòu)成立之初，按部門建立完善的檔案工作“三級(jí)責(zé)任制”體系，并厘清工作職責(zé)，對(duì)于重大活動(dòng)文件材料的完整、快速、有效歸檔和檔案的安全保管具有重要意義。[5]要建立從上到下的檔案網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建“臨時(shí)機(jī)構(gòu)主要領(lǐng)導(dǎo)-部門負(fù)責(zé)人-部門檔案員”三級(jí)垂直管理與橫向聯(lián)動(dòng)相結(jié)合的體制機(jī)制。臨時(shí)機(jī)構(gòu)主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，綜合部門負(fù)責(zé)人對(duì)臨時(shí)機(jī)構(gòu)檔案工作負(fù)管理責(zé)任，其余組成部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)指導(dǎo)本部門檔案工作，部門檔案員具體承擔(dān)部門內(nèi)檔案收集與整理工作。檔案專業(yè)人員一般擔(dān)任臨時(shí)機(jī)構(gòu)綜合部門檔案員，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)對(duì)接及機(jī)構(gòu)檔案的收集與整理工作。要建立檔案人員登記制度，在部門檔案員發(fā)生變更、調(diào)整、離職時(shí)，必須報(bào)綜合部門備案，以確保檔案工作責(zé)任到人并覆蓋所有部門。

3.健全全周期培訓(xùn)機(jī)制。重大活動(dòng)部門檔案員的業(yè)務(wù)能力在很大程度上決定著檔案收集與整理工作的成效和質(zhì)量，要健全全周期培訓(xùn)機(jī)制。在籌辦初期，培訓(xùn)內(nèi)容不僅要包括重大活動(dòng)檔案工作的意義和作用、檔案收集范圍和收集方式、檔案整理要求和整理范例、檔案員的工作職責(zé)等理論知識(shí)，也應(yīng)包括操作演示、操作指導(dǎo)等現(xiàn)場(chǎng)操作環(huán)節(jié)，以提升部門檔案員的檔案意識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。在籌辦過程中，要根據(jù)工作推進(jìn)情況及現(xiàn)實(shí)需要，適時(shí)視情況組織培訓(xùn)，如出現(xiàn)組卷（件）錯(cuò)誤，要分析問題是否具有普遍性，有則組織集體培訓(xùn)，否則針對(duì)個(gè)人單獨(dú)培訓(xùn)。在重大活動(dòng)舉辦后，要加強(qiáng)實(shí)體檔案移交相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求的強(qiáng)化培訓(xùn)。總之，要合理安排培訓(xùn)時(shí)間，采取靈活多樣的方式開展針對(duì)性培訓(xùn)。

（二）強(qiáng)化檔案收集工作

重大活動(dòng)中的文件材料往往下達(dá)得較急、變化反復(fù)次數(shù)較多、流轉(zhuǎn)過程較快，圖片、音視頻等類型的檔案可能形成于各個(gè)部門，檔案部門要采取有力措施，細(xì)化檔案收集范圍及收集措施，發(fā)揮好“橋梁”和“紐帶”作用，促進(jìn)形成檔案收集工作合力。

1.依據(jù)檔案形成特點(diǎn)，細(xì)化歸檔范圍。重大活動(dòng)基本可劃分為策劃籌備、組織開展、收尾總結(jié)這三個(gè)階段。檔案部門要在策劃籌備階段介入重大活動(dòng)臨時(shí)機(jī)構(gòu)組成部門，了解部門職能及工作開展方式，如工作計(jì)劃安排、內(nèi)部人員崗位職責(zé)與職責(zé)分工、是否存在服務(wù)外包等；分析可能產(chǎn)生的檔案及檔案類型，如策劃部門會(huì)形成策劃方案、現(xiàn)場(chǎng)設(shè)計(jì)圖紙、活動(dòng)使用音樂等檔案，是否涉及文書、圖紙、音視頻等多種檔案類型。要積極關(guān)注各部門工作動(dòng)態(tài)，了解檔案形成情況，只有對(duì)檔案情況做到“心中有數(shù)”，制定的歸檔范圍才更有操作性。

2.加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系，促進(jìn)形成工作合力。檔案部門要采取多種措施，加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系：一是經(jīng)常提醒，可利用業(yè)務(wù)交流、開會(huì)間隙、交接檔案等時(shí)間，對(duì)檔案收集知識(shí)進(jìn)行“補(bǔ)課”；二是主動(dòng)溝通，了解各部門在檔案收集過程中的問題，把工作做在前頭、把問題解決在源頭；三是重視反饋，要高度重視部門檔案員對(duì)于收集工作的意見和建議，協(xié)調(diào)解決在收集中遇到的困難和問題，多給予正向反饋，調(diào)動(dòng)部門檔案員工作積極性，推動(dòng)形成工作合力。

3.推進(jìn)平時(shí)收集，建立平時(shí)收集機(jī)制。為穩(wěn)步有序推進(jìn)檔案收集工作，有必要建立檔案平時(shí)收集機(jī)制，按月或固定某個(gè)時(shí)點(diǎn)收集各類檔案及檔案目錄。對(duì)于確實(shí)因工作所需無法按期移交的實(shí)體檔案，應(yīng)先提交檔案目錄，并在平時(shí)移交確認(rèn)表上注明檔案移交時(shí)間；對(duì)于確實(shí)無適宜可移交的檔案時(shí)，應(yīng)提交平時(shí)移交確認(rèn)表，經(jīng)檔案員及部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，報(bào)綜合部門備案。建立平時(shí)收集機(jī)制，一方面，檔案部門可借此進(jìn)一步了解各部門檔案整理情況，便于第一時(shí)間指出存在的問題；另一方面，開展平時(shí)收集也減輕了重大活動(dòng)結(jié)束后檔案收集壓力，有利于加快檔案收集進(jìn)度。

4.抓住收尾階段，確保檔案應(yīng)歸盡歸。由于重大活動(dòng)結(jié)束后，籌辦機(jī)構(gòu)將撤銷，人員將解散，因此，重大活動(dòng)收尾階段對(duì)于檔案收集與整理工作來說十分關(guān)鍵，檔案部門要與各部門保持密切聯(lián)系。一是要認(rèn)真核對(duì)清單，對(duì)照檔案收集范圍及活動(dòng)收尾階段的實(shí)際情況，逐個(gè)核對(duì)各部門已接收檔案清單，沒有收集到位的要及時(shí)聯(lián)系移交；二是要持續(xù)跟進(jìn)收集，加強(qiáng)對(duì)于活動(dòng)舉辦期間已經(jīng)產(chǎn)生但因特殊原因未能按期歸檔的文件材料的跟蹤與收集，同時(shí)要注意對(duì)活動(dòng)結(jié)束后產(chǎn)生的各類檔案進(jìn)行補(bǔ)充收集，如總結(jié)、獎(jiǎng)勵(lì)、表彰相關(guān)材料，確保各種門類、各種載體檔案材料的完整性與真實(shí)性。

（三）深化檔案整理工作

重大活動(dòng)檔案整理質(zhì)量成效直接體現(xiàn)檔案部門的工作水平，要以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)人民負(fù)責(zé)、對(duì)未來負(fù)責(zé)的態(tài)度，高標(biāo)準(zhǔn)做好檔案整理工作。

1.整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。為規(guī)范重大活動(dòng)檔案整理工作，檔案部門要制定各類型檔案整理細(xì)則，如文書檔案要對(duì)分類標(biāo)準(zhǔn)、文件排列及“件”內(nèi)排列方式、修整裝訂及編頁要求、著錄項(xiàng)目及著錄要求、裝盒順序等細(xì)節(jié)做出詳細(xì)規(guī)定；音視頻檔案要對(duì)移交格式、存儲(chǔ)層級(jí)、命名方式等方面做出統(tǒng)一規(guī)定；實(shí)物檔案要規(guī)定歸檔份數(shù)、排列順序、編目規(guī)范等內(nèi)容；電子文件、照片、合同、圖紙等類型檔案都應(yīng)有相應(yīng)的整理標(biāo)準(zhǔn)。制定整理標(biāo)準(zhǔn)既要考慮整理規(guī)范性，也應(yīng)兼顧整理可操作性；既要考慮重大活動(dòng)本身檔案的形成情況，也應(yīng)兼顧未來開發(fā)利用需要，以整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化助推整理規(guī)范化、利用便利化水平的提高。

2.驗(yàn)收程序標(biāo)準(zhǔn)化。檔案移交驗(yàn)收是重大活動(dòng)檔案工作的重要程序，是檢驗(yàn)檔案整理質(zhì)量的重要步驟，檔案部門要切實(shí)把好移交驗(yàn)收關(guān)，一是符合性檢查，主要檢查移交材料是否齊全完整，移交單是否經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；二是合規(guī)性檢查，主要檢查是否同步移交檔案、紙質(zhì)版檔案目錄及電子版檔案目錄，三者之間檔案數(shù)量是否一致；三是合標(biāo)性檢查，主要檢查檔案、檔案目錄是否符合整理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)前期指導(dǎo)情況結(jié)合不同檔案類型確定檢查重點(diǎn)，如音視頻檔案主要檢查音視頻是否能夠正常播放、音視頻檔案目錄著錄項(xiàng)目?jī)?nèi)容是否準(zhǔn)確體現(xiàn)音視頻內(nèi)容、音視頻排序是否與目錄一致、音視頻是否重復(fù)等。

四、結(jié)語

重大活動(dòng)檔案是反映社會(huì)發(fā)展重要?dú)v程、記載黨委政府重要決策、承載社會(huì)公眾公共記憶的寶貴記錄，是國(guó)家檔案資源的重要組成部分。檔案部門應(yīng)創(chuàng)新理念，積極承擔(dān)起組織、協(xié)調(diào)、推進(jìn)職責(zé)，主動(dòng)介入重大活動(dòng)籌辦舉辦過程，建立檔案責(zé)任網(wǎng)絡(luò)，健全全周期培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合重大活動(dòng)的活動(dòng)性質(zhì)、組織形式、職責(zé)分工等情況，科學(xué)合理地制定歸檔范圍及各類型檔案整理細(xì)則，使檔案收集與整理工作有章可循，進(jìn)而形成豐富、立體、多樣的重大活動(dòng)檔案資源，充分發(fā)揮檔案資政育人作用，為服務(wù)黨和國(guó)家工作大局、服務(wù)人民群眾做出檔案部門的貢獻(xiàn)。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：北京市檔案館