文/臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江莎莎

一、研究背景

習(xí)近平總書記指出：“實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國夢，保證人民安居樂業(yè)，國家安全是頭等大事?！?高校保密工作關(guān)系著國家安全和人民利益，是黨和國家保密事業(yè)的重要組成部分。近年來，地方高校學(xué)術(shù)交流日趨活躍、對外合作日漸頻繁，保密工作成了高校日常的重點(diǎn)任務(wù)。涉密文件管理是保密工作的重要方面，涉密文件涉及國家秘密信息，加強(qiáng)涉密文件管理不僅關(guān)系著地方高校的安全穩(wěn)定發(fā)展，也是響應(yīng)黨和國家在保密工作上的重要舉措。

我國《刑法》規(guī)定，“故意泄露國家絕密文件1 份以上，機(jī)密文件2份以上，秘密文件3份以上，或者過失泄露國家絕密1 份以上，機(jī)密文件3 份以上，秘密文件4 份以上，即可立案，負(fù)相關(guān)刑事責(zé)任?！鄙婷芪募芾砜此坪推胀ㄎ募芾硐嗨疲幚砹鞒贪ê炇?、保管、傳遞、清退、銷毀、歸檔，但更強(qiáng)調(diào)文件處理的保密性和安全性。一旦某個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生失泄密情況，單位和個(gè)人都將被嚴(yán)肅追責(zé)。因此，研究高校涉密文件管理中如何避免發(fā)生失密泄密行為，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、地方高校涉密文件管理現(xiàn)狀

地方高校涉密文件是指中央、省級、市級黨委政府及相關(guān)部門印發(fā)的密級來文和高校自行印發(fā)的密級文件。地方高校涉密文件有如下特點(diǎn)：一是上級來文為主，涉密發(fā)文極少。地方高校只有派生定密權(quán)，一般情況下不印發(fā)密級文件。二是來文數(shù)量多，類型不一。按照種類分為機(jī)密文件、秘密文件，工作秘密文件（包括內(nèi)部文件），目前地方高校不涉及絕密文件。按照來源分為中央級、省級、市級三級文件。近年來，地方高校涉密文件來文數(shù)量大幅上升。三是密件接觸人員較多。涉密文件接觸人員主要是指文件擬辦人員（辦公室主任）、文書（機(jī)要秘書）、校領(lǐng)導(dǎo)、各處室及二級學(xué)院負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門具體經(jīng)辦人員。如一份閱知類文件，文件接觸人員至少11 人。四是密件歸檔數(shù)量大。地方高校按照上級部門要求，2021 年前，每年一次清退上年度中央和省級機(jī)密文件，2021 年后，實(shí)行兩年一退，其余省級密級文件及市級密級文件由高校根據(jù)工作需要鑒定，自行歸檔或集中銷毀。銷毀密級文件先分管領(lǐng)導(dǎo)審批再雙人監(jiān)銷，銷毀清單報(bào)備市級保密管理部門；歸檔密級文件按照保密要求進(jìn)行歸檔管理。盡管每年清退了大部分密級文件，但密級文件歸檔數(shù)量也相當(dāng)多，單獨(dú)保存在機(jī)要室保密柜中。

近年來，地方高校逐步加強(qiáng)了涉密文件管理工作。臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院嚴(yán)格落實(shí)中央、省委、市委對涉密文件管理有關(guān)要求，把涉密文件管理工作列入學(xué)校重要工作事項(xiàng)，成立了以校黨委書記為組長的保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由黨政辦正式在編人員管理涉密文件，配備機(jī)要秘書AB 崗（黨員），每年定期參加保密知識培訓(xùn)。學(xué)校劃定了保密要害部位，設(shè)置了獨(dú)立的機(jī)要室、閱文室、設(shè)備間，按照“三鐵一器”要求配備了鐵門、鐵窗、報(bào)警器，24 小時(shí)視頻監(jiān)控、保密柜、密碼柜、涉密電腦、涉密復(fù)印機(jī)、涉密打印機(jī)、涉密碎紙機(jī)、手機(jī)屏蔽柜等保密設(shè)備，并粘貼密級標(biāo)識。黨政辦公室加強(qiáng)了機(jī)要室管理，機(jī)要人員嚴(yán)格按照保密要求使用保密設(shè)備，嚴(yán)禁學(xué)校無關(guān)人員進(jìn)入機(jī)要重地。學(xué)校制定出臺了《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院涉密文件保密管理暫行規(guī)定》《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院涉密人員管理規(guī)定》《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院涉密會議管理規(guī)定》《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院涉外活動保密管理規(guī)定（試行）》《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院宣傳報(bào)道及信息公開保密管理規(guī)定》《臺州職業(yè)技術(shù)學(xué)院涉密事件報(bào)告和查處辦法》等一系列涉密制度，對涉密文件的簽收與傳遞、閱處與使用、保管與銷毀等關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)行規(guī)范化嚴(yán)格管理。

三、地方高校涉密文件管理隱患

目前全省各地通報(bào)多起失泄密案例，如涉密會議文件材料未收回，私人交往中談?wù)撋婷苄畔?，在微信、浙政釘?shù)入娮油ㄐ跑浖蟼鬟f涉密敏感信息等。絕大多數(shù)失泄密事件的發(fā)生，問題不是出在技術(shù)防護(hù)或物資防護(hù)層面，而在“人防”層面，根本原因都是出在“人”的問題上。思想上不重視，麻痹大意，導(dǎo)致不知不覺間失密泄密，讓竊密之人乘虛而入，從而造成失泄密的嚴(yán)重后果。

對照案例，自查自糾，部分地方高校對涉密文件接觸人員的管理也有流于表面，存在較大的安全隱患。涉密文件管理人員存在工作謹(jǐn)慎度不高，責(zé)任心不強(qiáng)，專業(yè)度不夠、人員變動頻繁等問題。涉密文件閱件人員對密件的重要性在思想上還缺乏正確認(rèn)識，認(rèn)為“我們地方學(xué)校哪有什么國家秘密可言”“怎么什么文件都定密，內(nèi)容看不出有什么特殊”“涉密文件不丟就行管這么嚴(yán)干嘛”“涉密文件只看不摘抄不復(fù)印怎么記得住以后怎么執(zhí)行”，沒有把涉密文件的安全性放到第一位，而只關(guān)心本條線工作能否順利開展，對涉密文件的重要性認(rèn)識不足。

四、地方高校涉密文件精細(xì)化管理對策

涉密文件管理既是一項(xiàng)持久性工作，也是一項(xiàng)防范性工作。正所謂“心不防，防不勝防，心在防，防上加防”，加強(qiáng)對涉密文件接觸人員的管理，把保密意識貫穿于各個(gè)環(huán)節(jié)始末，只有從“人”這個(gè)根本入手，在走“心”上下功夫，才能做好地方高校涉密文件管理工作。

（一）簽收環(huán)節(jié)。1.專人簽收，認(rèn)真核查。凡是涉密文件一律由涉密文件管理人員簽收，簽收時(shí)認(rèn)真核對簽收清單和文件是否相符，檢查來件包裝和封口是否牢固、嚴(yán)密，文件檔案袋有無破損，及時(shí)拆封并清點(diǎn)文件，確認(rèn)文件份數(shù)、份號、頁數(shù)和來件封面一致后再簽收。[4]涉密文件簽收后第一時(shí)間存放于保密柜。2.分類造表，詳細(xì)登記。涉密文件一律線下擬辦，涉密文件管理人員填制批辦單，一密一單，批辦單上標(biāo)識“涉密文件嚴(yán)禁拍照、上網(wǎng)、復(fù)制，閱完請及時(shí)退還”，強(qiáng)化閱知人員保密意識，做好書面和口頭保密提醒。涉密電腦保管在機(jī)要室，專機(jī)專用，不與任何網(wǎng)絡(luò)連接，電腦密碼設(shè)置11 個(gè)字符以上，每半個(gè)月更換一次密碼。[1]涉密文件管理人員制作電子收文登記冊，按來文單位分類登記，可以按照來源登記分為中央密級文件、省級密級文件、市級密級文件，或者按照密級類別登記分為機(jī)密文件、秘密文件、內(nèi)部文件。登記內(nèi)容盡可能詳細(xì)，包括簽收人員、登記人員、收文編號、收文日期、發(fā)文字號、份號、密級、份數(shù)、發(fā)文單位、文件標(biāo)題、發(fā)文范圍、清退日期等。對于收文編號，收文量較少的地方高?？梢圆捎每偭魉幪柗ǖ怯洠瘴牧枯^多的地方高?？梢圆捎梅诸惲魉幪柗ǖ怯洠鐧C(jī)密級1號件“J001”、秘密級1 號件“M001”、內(nèi)部1 號件“N001”等。

（二）保管環(huán)節(jié)。1.專職管理，強(qiáng)化監(jiān)督。涉密文件管理人員一般由學(xué)校黨政辦公室文書或秘書兼任，基于涉密文件管理工作的特殊性，應(yīng)配備機(jī)要秘書，專職管理涉密文件。機(jī)要秘書配置A 崗和B 崗，A 崗主負(fù)責(zé)，B崗機(jī)動頂崗，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任，增強(qiáng)涉密文件管理人員責(zé)任心。通過保密警示教育、宣傳講座等形式，增強(qiáng)涉密文件接觸人員對涉密文件重要性的認(rèn)識。每年5 月是國家安全宣傳教育月，組織開展全校師生保密宣傳，學(xué)校大屏幕播放保密宣傳片，提高全校師生保密意識。學(xué)校保密工作委員會及時(shí)更新涉密人員數(shù)據(jù)信息，組織涉密人員一年一次簽訂保密承諾書，真正從思想上杜絕麻痹大意，把保密意識強(qiáng)化于心，時(shí)刻緊繃“保密防范”弦。學(xué)校每年召開保密工作會議，分管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任加強(qiáng)對涉密文件管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，定期對各個(gè)工作程序進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)告誡和提醒，對違反保密制度的行為嚴(yán)肅追責(zé)。2.制度執(zhí)行，嚴(yán)格審批。上至中央《保密法》，下到學(xué)?！侗Ｃ芄芾頃盒幸?guī)定》，以制度為根本，從源頭上抓好制度執(zhí)行力。涉密文件管理人員把各項(xiàng)保密要求熟記于心，不做違反保密規(guī)定的事，真正將保密制度落到實(shí)處。學(xué)校各部門或二級學(xué)院閱知人員借閱、復(fù)印涉密文件必須以嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)為前提進(jìn)行審批，涉密文件管理人員做好借閱、復(fù)印、摘抄臺賬登記。審批單上詳細(xì)記錄并簽字，寫清文件名稱、密級、部門、人員、日期、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)等信息，以備查詢和明確責(zé)任。復(fù)印涉密文件，按照批準(zhǔn)份數(shù)復(fù)印，復(fù)印件編號蓋復(fù)印戳，用完即退，復(fù)印件等同原件管理。[2]借閱涉密文件一律在機(jī)要室閱知，機(jī)要室張貼“機(jī)要室閱文守則”，閱文前要求閱文人員仔細(xì)閱讀并遵守相關(guān)要求，確需外借文件時(shí)不提供原件，統(tǒng)一提供復(fù)印件，復(fù)印件用好之后及時(shí)清退回機(jī)要室。

（三）傳遞環(huán)節(jié)。1.專人專夾，密不外傳。涉密文件傳閱采用以涉密文件管理人員為中心的輪輻式傳遞方式進(jìn)行，由專人專夾傳遞文件。涉密文件閱知人員不將文件私傳或交由其他人員代送，以免發(fā)生涉密文件的失控管理。[5]涉密文件傳遞時(shí)，統(tǒng)一使用保密局下發(fā)的專用文件夾，以區(qū)別于普通文件，涉密文件管理人員做好文件知悉范圍的可控、在控，分清主次輕重，按照學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)、分工等順序輪流傳遞，不隨意擴(kuò)大或縮小文件傳閱范圍，禁止無關(guān)人員閱知文件。由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或部門個(gè)人參會帶回的涉密文件或資料，個(gè)人不得保存，必須第一時(shí)間移交涉密文件管理人員。2.明確時(shí)限，及時(shí)收回。學(xué)校校領(lǐng)導(dǎo)批辦涉密文件統(tǒng)一在機(jī)要室或校領(lǐng)導(dǎo)辦公室進(jìn)行，其他人員一律在機(jī)要室閱辦。涉密文件管理人員對涉密文件的傳遞進(jìn)行跟蹤，做好流轉(zhuǎn)臺賬登記，寫明文件登記號、份數(shù)、傳遞人、閱件人、閱件地點(diǎn)、遞交時(shí)間、退回時(shí)間等信息。機(jī)要人員核實(shí)涉密文件遞交份數(shù)和收回份數(shù)，隨時(shí)掌握文件所處位置，確保涉密文件不遺失。閱辦類涉密文件根據(jù)緊急程度，形成“急件急辦、特件特辦”的工作作風(fēng)，學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批示后呈分管領(lǐng)導(dǎo)批示，再業(yè)務(wù)部門辦理，后其他校領(lǐng)導(dǎo)傳閱；傳閱類涉密文件先呈送主要領(lǐng)導(dǎo)批示后分批呈送其他校領(lǐng)導(dǎo)。明確涉密文件閱知時(shí)限，辦結(jié)文件以兩個(gè)星期為限，傳遞文件以半天為限，上午送中午收，下午送下午收，文件不在外留夜，閱完及時(shí)收回到機(jī)要室保密柜存放。寒暑假期間密級文件的管理實(shí)行“辦件先辦，閱件緩辦”制度，密級文件閱辦件先辦理，其他傳閱件待開學(xué)后由機(jī)要秘書統(tǒng)一辦理呈送領(lǐng)導(dǎo)。

（四）清退、銷毀、歸檔環(huán)節(jié)。1.按時(shí)清退，規(guī)范銷毀。涉密文件閱辦完畢后，涉密文件管理人員對于需要清退的涉密文件按照清退時(shí)間、清退地點(diǎn)、清退要求逐份規(guī)范清退。對于不需要清退的涉密文件，由管理人員進(jìn)行鑒定，可以分為待清退、待銷毀、待歸檔三類，暫時(shí)分區(qū)保管，每季度整理并核查一次。次年年初對這三區(qū)塊的涉密文件進(jìn)行集中處理，對待清退的涉密文件按照保密局下發(fā)的清退清單逐份核對，造表登記，清退給保密局；對確認(rèn)沒有保存價(jià)值的待銷毀涉密文件，清點(diǎn)仔細(xì)，造表登記，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，實(shí)行兩人監(jiān)銷。涉密文件接觸人員不隨意處理“機(jī)密”“秘密”“內(nèi)部”等標(biāo)志的文件或資料，不將涉密文件或載有敏感信息的資料作為廢品出售或外流。2.檔案立卷，提高質(zhì)量。依照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，涉密文件管理人員對待歸檔涉密文件進(jìn)行分類立卷、歸檔。涉密文件統(tǒng)一保管在機(jī)要室檔案柜內(nèi)，排架規(guī)范、整齊，有規(guī)可循，有目可查。歸檔表格中標(biāo)注歸檔案卷所在具體位置，方便查找。根據(jù)《保密法》規(guī)定，“國家秘密的密級、保密期限和知悉范圍，應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況變化及時(shí)變更。國家秘密的保密期限已滿的，自行解密?！彪S著時(shí)間的推移，密級會出現(xiàn)一定改變，對照變更目錄，對目錄內(nèi)的涉密文件作升密、降密或解密處理。[3]建立起涉密檔案的動態(tài)管理機(jī)制，涉密文件密級到期，不再按照涉密文件管理，按照公開文件管理，做到該保密的保密，該公開的公開，節(jié)省保密資源，提高管理質(zhì)量。

五、結(jié)語

保密工作無小事，直接關(guān)系著國家和人民的利益。涉密文件管理必須始終牢牢把握重在“心”防，突出“人”管這一原則，對各個(gè)流程做到精細(xì)化管理，才能確保涉密文件的保密性和安全性，才能做好地方高校保密工作。