秦 雪，王少朋，王 巍，楊 益，袁澤軼

（1.國家海洋信息中心 天津 300171；2.中國石油集團工程技術(shù)研究有限公司 天津 300451）

在21世紀，利用計算機降低“人力、物力、財力”成本的例子不勝枚舉，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展與普及縮短了人與人、人與物之間的距離，讓溝通更便捷、有效。與此同時，運用計算機技術(shù)和平臺實現(xiàn)學(xué)術(shù)期刊組稿、收稿、審稿、編輯加工到發(fā)排全過程的系統(tǒng)也日趨成熟［1］。目前國內(nèi)比較成熟的采編系統(tǒng)有勤云稿件處理系統(tǒng)、“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)、三才期刊采編系統(tǒng)等；國外比較流行的是Elsevier Editorial System（EES）和Scholar One Manuscripts（SOM）兩大采編系統(tǒng)［2］?；诓删幭到y(tǒng)的功能和優(yōu)越性逐漸被關(guān)注，且期刊社、編輯部需求不斷增加，越來越多的學(xué)術(shù)期刊開始使用采編系統(tǒng)，也為采編系統(tǒng)的優(yōu)化帶來了驅(qū)動力。簡而言之，采編系統(tǒng)和學(xué)術(shù)期刊具有相互推動作用；采編系統(tǒng)有助于提高學(xué)術(shù)期刊的出版效率與影響力；學(xué)術(shù)期刊為采編系統(tǒng)提供了市場與建議，給采編系統(tǒng)的優(yōu)化帶來了智慧與經(jīng)濟的雙資助。

采編系統(tǒng)使用率的提升引起了期刊界對采編系統(tǒng)的重視。不少學(xué)者對采編系統(tǒng)設(shè)計、實踐、優(yōu)勢等進行了研究，且研究熱點隨著時間不斷變化。20世紀90年代，馮黎［1］探討了期刊編輯部計算機采編系統(tǒng)的配置與管理，提出了對期刊硬件配置、軟件配置的認識。2000—2010年，一些期刊發(fā)布了關(guān)于使用采編系統(tǒng)的公告，如《氣候變化研究進展》《華西口腔醫(yī)學(xué)雜志》等，與此同時，基于采編系統(tǒng)的實踐與使用經(jīng)驗積累開始分析采編系統(tǒng)的功能和簡單優(yōu)化等［2-5］。在此之后，越來越多的期刊開始使用采編系統(tǒng)，學(xué)者們也開始根據(jù)采編系統(tǒng)的特點及使用經(jīng)驗對其應(yīng)用效果進行研究：如魯立等［6］結(jié)合編輯部應(yīng)用在線采編系統(tǒng)的經(jīng)驗和體會，提出了進一步優(yōu)化采編系統(tǒng)、提高管理效能的措施；張瑞麟等［7］通過國內(nèi)外期刊廣泛使用的網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)種類及其功能的比較和分析，發(fā)現(xiàn)了現(xiàn)有采編系統(tǒng)存在的問題和不足；馮黎等通過查閱資料研究期刊稿件采編系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀，揭示了其優(yōu)勢與劣勢；庫學(xué)非等［8］通過分析采編系統(tǒng)的構(gòu)成部分，指出了其運行中存在的優(yōu)勢與弊端。當(dāng)前大多數(shù)學(xué)者關(guān)注同行評議制度，忽略了采編系統(tǒng)也可作為論文同行評議的實踐平臺?；诖耍P者希望通過對采編系統(tǒng)的研究分析激發(fā)學(xué)術(shù)期刊編輯部與學(xué)者對采編系統(tǒng)更深一層次的重視。

筆者在分析前人研究成果的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身使用經(jīng)驗與問卷調(diào)研結(jié)果（使用問卷星進行問卷調(diào)研，收回問卷160份，其中作者身份140人次，編輯身份25人次，審稿專家身份40人次，同一份問卷的身份可能有重合），總結(jié)作者、編輯、審稿專家3個人群對采編系統(tǒng)的應(yīng)用體會，探究采編系統(tǒng)的作用，并以提升學(xué)術(shù)期刊影響力為目的，為系統(tǒng)優(yōu)化提出意見與建議。

1 系統(tǒng)框架

目前國內(nèi)學(xué)術(shù)期刊使用較多的采編系統(tǒng)包括勤云稿件處理系統(tǒng)、“騰云”期刊協(xié)同采編系統(tǒng)等，由于整體流程大致相似，所以筆者不再一一介紹。筆者以騰云系統(tǒng)為主，參考勤云系統(tǒng)，介紹作者、編輯、審稿專家3個身份的使用流程，并以流程圖的形式表現(xiàn)出來，最終形成采編系統(tǒng)的基礎(chǔ)框架。

1.1 作者身份

作者首次使用需要注冊、填寫個人信息、選擇投稿稿件、填寫稿件信息等，投稿后會經(jīng)歷退修、錄用、版權(quán)保密協(xié)議上傳等流程，具體流程見圖1。

圖1 作者通過采編系統(tǒng)提交論文的流程Fig.1 Process for authors to submit their papers through editorial system

1.2 編輯身份

編輯流程相對復(fù)雜，不但有“三審三?！钡然玖鞒?，還包括開審稿會、收版面費、發(fā)稿費等其他流程。鑒于三校、收版面費、發(fā)稿費等操作現(xiàn)多采用人工模式，流程圖中不予體現(xiàn)，具體流程見圖2。

圖2 編輯通過采編系統(tǒng)審稿流程Fig.2 Review process for editors through editing system

1.3 審稿專家

專家審稿流程相對簡單，包括拒絕審稿與同意審稿，同意審稿又包含提出意見與建議、復(fù)審等，具體流程圖見圖3。

圖3 審稿專家通過采編系統(tǒng)審稿流程Fig.3 Review process for review experts through editing system

2 系統(tǒng)作用

本節(jié)基于筆者經(jīng)驗與問卷結(jié)果，從作者、編輯、審稿專家3個視角統(tǒng)計分析采編系統(tǒng)的作用。

2.1 作者視角

2.1.1 投稿方式

郵寄投稿通常對稿件格式要求較少，加之當(dāng)前物流業(yè)發(fā)展成熟，投稿方式相對簡單；郵箱投稿對稿件的格式有一定要求，只要符合稿件格式，論文就可直接發(fā)送郵箱，發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也為郵箱投稿提供了便利；系統(tǒng)投稿通常對稿件格式要求較高，登錄之后需要填寫論文中英文摘要、中英文關(guān)鍵詞等，投稿方式略顯復(fù)雜。

2.1.2 投稿成功率

郵寄投稿可能會因為地址錯誤導(dǎo)致郵件被退回，進而引發(fā)投稿失??；郵箱投稿通常會收到投稿成功的自動回復(fù)郵件，但是由于期刊郵件通常較多，一個郵箱又由多個編輯共同使用，所以郵件的誤擊可能會導(dǎo)致郵件從未讀到已讀，進而導(dǎo)致投稿失敗，除此之外，論文郵件被誤認為垃圾郵件等問題也會使投稿失??；采編系統(tǒng)投稿后，論文會直接存于系統(tǒng)，新到稿件會有專門的分組，投稿失敗率相對較低。但3種投稿方式都可能因為虛假官網(wǎng)的虛假信息造成投稿失敗，最終導(dǎo)致論文泄露。

2.1.3 跟進論文狀態(tài)及互動

郵寄投稿大多只能通過電話與編輯部聯(lián)系，作者礙于擔(dān)心頻繁聯(lián)系編輯會對自己論文的錄用造成不利影響，所以通常只在論文很久沒有消息的情況下才會去聯(lián)系，互動較差。郵箱投稿則可以通過電話、郵箱2種方式與編輯部進行聯(lián)系，但若類似郵件過多，編輯部通常不予理睬，而電話聯(lián)系同郵寄投稿，互動一般。系統(tǒng)投稿則可以隨時跟進論文狀態(tài)，能減少不必要的咨詢，除了電話聯(lián)系和郵箱投稿2種方式外，作者還可以通過系統(tǒng)發(fā)送消息進行咨詢，互動更好，且更有效率。

2.1.4 作者心理

郵寄投稿通常無法短期內(nèi)收到投稿成功的信息，郵箱投稿則大多會收到含有類似“2個月后如仍未收到回音，請自行轉(zhuǎn)投他刊”的自動回復(fù)郵件，這些行為會帶給作者“投稿此類學(xué)術(shù)期刊是一種‘雞肋行為’”的心理，從而讓作者潛意識將此類學(xué)術(shù)期刊劃為“躺尸版”學(xué)術(shù)期刊。由于投稿方式簡單，所以作者投稿其他學(xué)術(shù)期刊時也會給“躺尸版”學(xué)術(shù)期刊投稿，而且并不認為這種行為屬于“一稿多投”。此外，首次投稿的作者尤其是學(xué)生，遇到這種“躺尸版”學(xué)術(shù)期刊會讓他們惴惴不安，甚至產(chǎn)生與退稿相似的挫敗感。而在采編系統(tǒng)投稿后，可以通過系統(tǒng)查看稿件動態(tài)，讓投稿作者感覺心安并產(chǎn)生期待。另外，一些采編系統(tǒng)在作者投稿過程中會顯示正確的參考文獻格式甚至論文查重率，作者正式投稿前可根據(jù)系統(tǒng)提示修改論文，以進一步貼合學(xué)術(shù)期刊需求，給予作者一種期待感與收獲感。雖然采編系統(tǒng)第一次投稿需要繁瑣的信息注冊，但是只要投過一次，個人信息就會被系統(tǒng)記錄，再次投稿的個人信息填寫則相對簡單?；谛陌哺小⑵诖?、收獲感等作者心理，即便論文最后沒有被錄用，作者再次投稿也會傾向于選擇擁有采編系統(tǒng)的學(xué)術(shù)期刊。

2.2 編輯視角

2.2.1 監(jiān)測學(xué)術(shù)不端

學(xué)術(shù)不端在損害科學(xué)求真精神的同時也損害了科學(xué)工作者的形象，對學(xué)術(shù)期刊發(fā)展非常不利。陳志凌［9］指出學(xué)術(shù)不端是指在科研立項、方案實施、報道或評議研究結(jié)果等過程中偽造或篡改實驗數(shù)據(jù)，或剽竊、抄襲他人成果等舞弊行為。劉春明［10］認為學(xué)術(shù)不端常見抄襲與剽竊、捏造與篡改、重復(fù)發(fā)表3種形式。王雁等［11］提出學(xué)術(shù)不端包括代寫、代投論文。筆者參考學(xué)者們的研究將學(xué)術(shù)不端分為論文剽竊、一稿多投、數(shù)據(jù)捏造、論文代寫4種行為。紙質(zhì)投稿無法自動檢測論文剽竊；郵箱投稿能通過購買的查重系統(tǒng)檢測論文剽竊；采編系統(tǒng)能自動檢測論文剽竊比率（如騰云系統(tǒng)選用的是知網(wǎng)檢測，勤云系統(tǒng)會顯示相似文獻）。此外，系統(tǒng)對論文在同種采編系統(tǒng)投稿會有警示標識，編輯可以通過查看分析論文具體信息判斷是否為“一稿多投”。數(shù)據(jù)捏造行為需要審稿專家、編輯判斷，而論文代寫檢測仍是當(dāng)前學(xué)術(shù)界的難題。相比而言，采編系統(tǒng)在檢測學(xué)術(shù)不端上更具優(yōu)勢且能夠更大程度上節(jié)省物力與人力。

2.2.2 建立學(xué)術(shù)期刊“三支隊伍”

“三支隊伍”指作者隊伍、審稿專家隊伍和約稿專家隊伍，主要用于支撐學(xué)術(shù)期刊的成果產(chǎn)出、成果評價、學(xué)術(shù)期刊發(fā)展等。作者在注冊時已經(jīng)填報了專業(yè)、研究方向等信息，系統(tǒng)基于此類信息形成一個初期作者隊伍，同時，系統(tǒng)保存了作者的所有投稿記錄，編輯可以依據(jù)作者的職稱、學(xué)歷、投稿成功率、學(xué)術(shù)不端等判定是否將其納入作者隊伍。初期，審稿專家隊伍的建立是由學(xué)術(shù)期刊根據(jù)自身需求選定并在系統(tǒng)中錄用專家信息而成的，后期審稿專家的增加與淘汰則可以參考系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)。如可以將一些投稿率高、研究深入的作者納入審稿專家隊伍，也可以將作者推薦的資深審稿人納入審稿專家隊伍。此外，每個審稿專家審稿結(jié)束后，編輯可以依據(jù)審稿專家的審稿質(zhì)量、速度、態(tài)度等給審稿專家打分，學(xué)術(shù)期刊可以依據(jù)專家評分，定期淘汰分值低的審稿專家，進而形成優(yōu)質(zhì)的審稿專家隊伍。此外，編輯可以利用采編系統(tǒng)設(shè)定約稿專家隊伍。約稿專家的初步注冊可由編輯根據(jù)約稿專家的基本信息完成，之后需要約稿時，采編系統(tǒng)會通過郵件把網(wǎng)址、賬號和密碼發(fā)給約稿專家，專家可以自行修改個人信息，對于多次或明確拒絕約稿的專家，可以將其從約稿專家隊伍淘汰。此外，部分系統(tǒng)會提供學(xué)者庫或?qū)＜規(guī)?，為“三支隊伍”的建立貢獻資源。利用這“三支隊伍”，編輯可以邀請優(yōu)秀作者寫稿、選擇優(yōu)秀審稿專家審稿、向資深專家約稿，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)術(shù)期刊論文數(shù)量與質(zhì)量雙提升。

2.2.3 優(yōu)化編輯流程

在學(xué)術(shù)期刊編輯工作中，基于對時效性、準確性和公正性的考慮，形成了一系列的編輯流程，這些流程有一定的次序、安排、標準和要求［12］。2020年5月28日，新聞出版署印發(fā)《報紙期刊質(zhì)量管理規(guī)定》，明確報紙、期刊出版單位應(yīng)當(dāng)落實“三審三?！钡裙芾碇贫龋訌姌I(yè)務(wù)培訓(xùn)，保證出版質(zhì)量［13］?！叭龑徣！敝贫鹊膰栏衤鋵嶓w現(xiàn)了編輯流程的復(fù)雜性，流程中一旦出現(xiàn)疏漏，將可能導(dǎo)致整個流程的混亂。因此，編輯通常會將大量的精力投入編輯流程運行中，尤其是編審環(huán)節(jié)。由于采編系統(tǒng)能夠?qū)⒕帉彮h(huán)節(jié)系統(tǒng)化、明晰化、高效化、規(guī)范化，所以編輯可以通過系統(tǒng)查看每一篇文章的進度，從而保障學(xué)術(shù)期刊編審工作有序進行，減少流程中常見問題，如新稿未分稿、專家未審稿、作者未回稿等，在降低人力資源成本的同時提高編審效率，進而控制學(xué)術(shù)期刊發(fā)文時滯和縮短論文發(fā)表周期。筆者對其中一些具有重要作用的細節(jié)具體闡述如下。

①提供有效數(shù)據(jù)。系統(tǒng)統(tǒng)計來稿數(shù)量、退稿率、基金占比、作者職稱分類、作者研究領(lǐng)域、編輯部人員工作量、各個階段退稿率等，這些數(shù)據(jù)有助于分析當(dāng)年研究熱點來稿處理能力、來稿質(zhì)量等，進而為學(xué)術(shù)期刊下一步發(fā)展提供借鑒。

②提升交接速度。采編系統(tǒng)可以加快工作交接速度、保障交接質(zhì)量，可在人員調(diào)配中極大程度地保障學(xué)術(shù)期刊正常運行。

③提高審稿質(zhì)量。手動分稿時，主管編輯可以根據(jù)編輯的專業(yè)方向、能力與工作量等因素為稿件選擇合適的編輯負責(zé)整體流程，編輯也可以根據(jù)審稿專家研究方向、分值與在審稿件數(shù)量等條件選擇審稿專家，進而提升審稿質(zhì)量。

④完善管理制度。管理制度分為2個方面，即編輯管理制度和審稿專家管理制度。編輯管理制度方面，學(xué)術(shù)期刊可以依據(jù)采編系統(tǒng)總結(jié)分析編輯審稿量、退稿率、審稿時長和互動性等，判斷編輯的工作態(tài)度，并依據(jù)編輯工作態(tài)度設(shè)定編輯獎罰制度，進而提升編輯的工作積極性和學(xué)習(xí)主動性。審稿專家管理制度方面，編輯可以根據(jù)審稿專家評分、審稿數(shù)量、拒絕率等因素設(shè)定獎勵淘汰機制，提升審稿專家的工作效率與責(zé)任心，最終完善審稿專家隊伍。

按無菌操作將各個菌株接種于對應(yīng)的固體培養(yǎng)基，36 ℃培養(yǎng)48 h，觀察菌落大小、形態(tài)、顏色、光澤度、透明度等，做好記錄。

⑤提升審稿速度。編輯可以通過采編系統(tǒng)查看審稿專家在審稿件數(shù)量，錯開在審篇數(shù)多的審稿專家，從而縮短審稿時間。此外，采編系統(tǒng)會顯示審稿專家是否同意審稿、是否按時回饋審稿意見，以便及時更換專家或催審專家，進而提升審稿速度。

2.3 審稿專家視角

①靈活性。主要體現(xiàn)在審稿專家是否接受審稿方面。審稿系統(tǒng)在為審稿專家推送審稿文章的同時也限定了截止日期，審稿專家可以通過論文研究方向、截止日期和自身工作規(guī)劃決定是否接受審稿，且無需說明拒審原因。

②便利性。采編系統(tǒng)會為審稿專家提供選題、設(shè)計方法、數(shù)據(jù)真實性、文章價值等論文基礎(chǔ)評定的勾選，如數(shù)據(jù)的判定分為數(shù)據(jù)可靠、有待驗證、處理不當(dāng)?shù)?，?nèi)容分為有創(chuàng)新、有經(jīng)驗、無創(chuàng)新有參考價值、無參考價值等，專家可以通過判定進行勾選，無需寫在評審意見中，以便將更多的精力用于撰寫具體細節(jié)的建議。

③可保留。審稿專家在不退稿的情況下通常會選擇修改后再審。采編系統(tǒng)會保留專家每一次審稿意見，再審時，審稿專家可以查看之前的審稿意見與作者的修改說明，在對修改后的稿件質(zhì)量進行評判的同時也可以提出新的審稿建議，從而避免提出不必要的重復(fù)意見。

④少遺漏。通常審稿并非一個審稿專家的主業(yè)，忙碌的工作容易讓審稿專家遺漏需要審讀的論文。編輯可以通過采編系統(tǒng)提醒審稿專家審讀論文，從而降低論文在審稿環(huán)節(jié)中被遺漏的可能性。

3 采編系統(tǒng)的個性化使用

本文基于《海洋通報》勤云系統(tǒng)的部分功能，結(jié)合實際工作進行稿件初審和系統(tǒng)專家隊伍建設(shè)的個性化使用。

初審時，編輯通過點擊文章題目查看文章是否給其他期刊投稿（投稿結(jié)果，投稿后修改度、相似文獻等），這些信息為初審提供了參考依據(jù)；此外，編輯還可以參看作者留言，對作者的問題給予回復(fù)，從而提高互動性。

在選擇審稿專家時，編輯可以打開審稿專家?guī)?，通過搜索論文研究方向?qū)ふ翌I(lǐng)域相近的專家，并參考專家的信譽度、審稿周期與待審稿篇數(shù)等信息選擇合適的審稿專家。此外，在專家隊伍建設(shè)中，也可以通過專家的信譽度、審稿周期、審稿篇數(shù)等對專家隊伍進行優(yōu)化，淘汰信譽度低、審稿周期長及多次拒絕審稿的專家。

4 系統(tǒng)優(yōu)化

采編系統(tǒng)優(yōu)化主要以適用性、創(chuàng)新性、信息多元化為目標，具體的執(zhí)行與操作還需要技術(shù)支撐。

4.1 優(yōu)化已有模塊，提升采編系統(tǒng)適用性

①版權(quán)保密協(xié)議提交。投稿流程中，可以要求作者先提交版權(quán)保密協(xié)議再進行下一步，以達到版權(quán)保密協(xié)議提交的硬性要求。當(dāng)前大多數(shù)系統(tǒng)對作者提交版權(quán)保密協(xié)議并沒有硬性要求，加之作者對版權(quán)保密協(xié)議不了解［14］和編輯對版權(quán)保密協(xié)議的忽視，學(xué)術(shù)期刊常出現(xiàn)見刊論文未提交版權(quán)保密協(xié)議的情況。在國內(nèi)，作者一旦向?qū)W術(shù)期刊社投稿， 就意味著將其作品的匯編權(quán)、（文字性）修改權(quán)、印刷版的復(fù)制權(quán)及發(fā)行權(quán)授予學(xué)術(shù)期刊社使用，這已成為約定俗成的共識［15］，但并不具備法律效力。簽訂版權(quán)保密協(xié)議有利于保護學(xué)術(shù)期刊的權(quán)益，便于學(xué)術(shù)期刊運作和制約“一稿多投”現(xiàn)象，能夠減免連帶責(zé)任［16］。通過采編系統(tǒng)強制作者上傳版權(quán)保密協(xié)議，一方面，在某種程度上彌補了學(xué)術(shù)期刊版權(quán)保密方面的漏洞；另一方面，系統(tǒng)可以做到妥善保管版權(quán)保密協(xié)議，允許協(xié)議實時下載，以防不備之需。

②突出留言板塊位置。互動性是采編系統(tǒng)的一個亮點。采編系統(tǒng)可以制作一個小彈窗，讓編輯登錄后即可一眼看到未回復(fù)的作者留言，從而進一步加強編輯與作者之間的互動。

③優(yōu)化審稿模塊。通常情況下，編輯會讓專家通過系統(tǒng)對稿件進行審稿，而專家評審屬于同行評議?，F(xiàn)在的系統(tǒng)多需要提交盲審，使用雙盲評審，而雙盲評審只是同行評議中多種方式的一種。隨著開放科學(xué)運動的興起，系統(tǒng)審稿不應(yīng)拘泥于盲審模塊的設(shè)計，應(yīng)使審稿模塊更靈活，達到既可以盲審又可以開放評審的目的，以便編輯選擇同行評議的方式與我國學(xué)術(shù)期刊同行評議改革趨同。

4.2 加入創(chuàng)新模塊，提升采編系統(tǒng)優(yōu)勢

①加入排版用戶登錄模塊。當(dāng)前多數(shù)學(xué)術(shù)期刊的排版由專業(yè)排版人員完成。相對審稿編輯，排版人員對排版后的頁面評估更準確。添加排版人員登錄模塊可以實現(xiàn)排版人員對新錄用論文進行實時排版，相比一次性給排版人員多篇論文的方式，這種排版方式更高效，并且能更快捷、更準確地收取版面費。

②增加作者對編輯、審稿專家對編輯的評分模塊。這個模塊主要用于評價編輯學(xué)術(shù)能力、工作能力等，同時，也可以用于研判當(dāng)前的分稿是否合理。

③增加系統(tǒng)評價模塊。反饋意見能直觀體現(xiàn)系統(tǒng)的問題所在，能為系統(tǒng)的優(yōu)化提供思路。因此，采編系統(tǒng)可建立一個系統(tǒng)評價模塊，讓作者、編輯、審稿專家等分別對采編系統(tǒng)進行評價并提出意見與建議。編輯可定期統(tǒng)計分析有價值、有操作性的意見，并將其提交給采編系統(tǒng)制作方，以便實時對系統(tǒng)進行優(yōu)化，進而提升采編系統(tǒng)的適用性和操作性。

4.3 融合期刊新媒體平臺，提升采編系統(tǒng)的便捷性

2020年我國的4 931種科技期刊中：1 790種沒有官方微信公眾號，占比36.30%；3 552種沒有官方微博，占比72.03%［17］。2021年，微信月活躍用戶數(shù)量已經(jīng)達到12.682億［18］，2022年第一季度微博的月活躍用戶已達5.82億［19］。不難發(fā)現(xiàn)，期刊的兩微使用率與兩微用戶量形成了鮮明對比，也體現(xiàn)了期刊利用“兩微”實現(xiàn)自身轉(zhuǎn)型的潛力之大。將采編系統(tǒng)與“兩微”相融合，與官網(wǎng)融合，與手機軟件融合，將采編系統(tǒng)、官網(wǎng)、公眾號、微博、手機軟件一體化，實現(xiàn)作者可隨時跟文、讀者可隨時看文、審稿專家可隨時審文，進一步提升采編系統(tǒng)的便捷性與適用性，拉近期刊與讀者、作者、審稿專家之間的距離，提高采編系統(tǒng)的使用價值。

5 使用建議

在使用采編系統(tǒng)時需要注意多種問題，本文就常見問題或易忽略問題提出以下幾點建議。

5.1 實時維護，防止黑客

現(xiàn)在的采編系統(tǒng)看似成熟，但在這個黑客橫行的時代，采編系統(tǒng)存在的任何漏洞都可能導(dǎo)致系統(tǒng)被攻擊，因此，一定要做好系統(tǒng)的實時維護工作。一般情況下，國內(nèi)采編系統(tǒng)的后期維護是免費的，但維護效率通常不高。因此，采編系統(tǒng)的后期維護不僅需要系統(tǒng)負責(zé)人付諸行動，更需要編輯付出心血，需要編輯不定時以不同身份登錄系統(tǒng)，以保障系統(tǒng)正常運行。

5.2 及時發(fā)布公告，避免作者上當(dāng)受騙

目前在搜索頁面搜索期刊官網(wǎng)后，排在頁面首位的通常不是真正的期刊官網(wǎng)，而是一些代投網(wǎng)站。同時，由于一些中介網(wǎng)站頁面與官網(wǎng)頁面十分相似，讓作者難辨真?zhèn)?。因此，學(xué)術(shù)期刊初次使用或更換采編系統(tǒng)后，需及時在紙質(zhì)期刊上發(fā)布公告，相關(guān)公告也要在一些與本專業(yè)相關(guān)的論壇中予以發(fā)布；另外，具備網(wǎng)絡(luò)首發(fā)資質(zhì)的學(xué)術(shù)期刊可將公告作為網(wǎng)絡(luò)首發(fā)稿件發(fā)布在知網(wǎng)上。

5.3 切莫完全依賴采編系統(tǒng)

無論作者、編輯還是審稿專家，切莫完全依賴采編系統(tǒng)，重要材料仍需做好保存，以防不時之需。作者需要保留自己的初稿、修改稿、版權(quán)保密協(xié)議等；編輯需要記錄稿件流程，保存初稿、修改稿、版權(quán)保密協(xié)議及審稿專家意見等；審稿專家需要保存審稿意見、修改稿、修改說明等。

5.4 培養(yǎng)復(fù)合型編輯人才

采編系統(tǒng)的運用與優(yōu)化需要一個會靈活使用系統(tǒng)、擅長解析信息的編輯。只會簡單登錄系統(tǒng)去編輯一篇文章并不能完全體現(xiàn)采編系統(tǒng)的價值，采編系統(tǒng)的目的是將瑣碎、重復(fù)性工作所耗費的人力轉(zhuǎn)移到信息的深度分析中。尤其在未來，采編系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)分析軟件融合后，更需要能夠深度解析信息的編輯人員，通過系統(tǒng)提取、分析信息，總結(jié)歷年稿件投稿方向、當(dāng)年錄用稿件研究方向、預(yù)判翌年的研究方向等，為學(xué)術(shù)期刊發(fā)展提供有力支撐。因此，需培養(yǎng)復(fù)合型編輯人才，以更好地利用采編系統(tǒng)收集分析更多有效信息，從而獲得有效分析結(jié)果，趨利去弊，推動學(xué)術(shù)期刊持續(xù)發(fā)展。