郭文春 王琳 周鴻寅 李慶福

摘要：重大活動和突發(fā)事件檔案是國家檔案資源的重要組成部分。論文聚焦綜合檔案館重大活動和突發(fā)事件檔案資源建設(shè)的實(shí)踐，詳細(xì)分析了這兩類檔案資源建設(shè)特點(diǎn)和存在的問題，并從制度體系、質(zhì)量管控、工作機(jī)制與數(shù)據(jù)管理四個方面探討資源建設(shè)策略，為提高重大活動和突發(fā)事件檔案資源建設(shè)質(zhì)量、助推檔案事業(yè)現(xiàn)代化提供理論和實(shí)踐參考。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館 重大活動 突發(fā)事件 檔案資源

檔案資源是國家檔案事業(yè)的基礎(chǔ)，是檔案事業(yè)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)要素和源生動力。重大活動和突發(fā)事件往往影響重大，參與機(jī)構(gòu)眾多，形成的檔案資料數(shù)量大、載體多樣、內(nèi)容豐富、價值獨(dú)特，因而這兩類檔案就成為國家檔案資源的重要組成部分。由于這兩類檔案資源最終的歸宿是綜合檔案館，故本文梳理、總結(jié)了綜合檔案館這兩類檔案資源建設(shè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和做法，分析了目前存在的問題，并在此基礎(chǔ)上提出了優(yōu)化策略，以期為提高重大活動和突發(fā)事件檔案資源建設(shè)質(zhì)量、助推檔案事業(yè)現(xiàn)代化提供理論和實(shí)踐參考。

重大活動和突發(fā)事件檔案是在舉辦重大活動和應(yīng)對突發(fā)事件過程中直接形成的，對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)、實(shí)物等不同形式的原始記錄。重大活動和突發(fā)事件本身的重要性決定其形成的檔案是國家和社會的重要信息資源與寶貴財富，因此，在檔案資源建設(shè)工作上有別于其他類型的檔案，其特點(diǎn)突出體現(xiàn)在收集范圍“廣”和收集內(nèi)容“全”上。

（一）檔案收集范圍“廣”

對于重大活動和突發(fā)事件檔案的收集，傳統(tǒng)做法是集中收集組織（籌備）責(zé)任部門形成的檔案，如果該部門是臨時機(jī)構(gòu)，檔案館要以新的全宗收集進(jìn)館。例如，第13屆全國運(yùn)動會檔案是以第13屆全國運(yùn)動會籌委會為全宗名稱接收進(jìn)天津市檔案館的。但第13屆全國運(yùn)動會產(chǎn)生檔案的主體并非籌委會一個，圍繞全運(yùn)會活動，還有眾多機(jī)構(gòu)乃至社會民眾參與其中。于是，就產(chǎn)生了一個問題：是只收集籌委會的檔案，還是圍繞“全運(yùn)會”這項(xiàng)活動產(chǎn)生的檔案開展收集工作。筆者認(rèn)為，對于重大活動和突發(fā)事件，參與的主體多，檔案形成數(shù)量大、載體多樣，活動（事件）本身記錄的內(nèi)容重要性、影響性，相對于其他檔案來說，更具特殊性，因此，不應(yīng)僅僅將籌委會檔案接收進(jìn)館，而應(yīng)將該活動所產(chǎn)生的全部相關(guān)檔案納入收集范圍，收集的范圍相對于其他檔案要廣。

（二）檔案收集內(nèi)容“全”

按照國家檔案局“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的要求，檔案資源建設(shè)要體現(xiàn)在“全”上，為此要重點(diǎn)把握以下三項(xiàng)內(nèi)容。

1.依法接收進(jìn)館的檔案。對于重大活動和突發(fā)事件組織責(zé)任部門形成的檔案，活動（事件）結(jié)束后，綜合檔案館應(yīng)依法接收進(jìn)館。依據(jù)國家檔案局《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》規(guī)定，這部分檔案主要包括：領(lǐng)導(dǎo)指示、批示，機(jī)構(gòu)成立及分工文件材料，工作制度、預(yù)案、方案、報告、會議材料、獎懲材料、大事記、宣傳報道等，各單位按照分工或職責(zé)形成的其他文件材料；門類載體包括：紙質(zhì)、錄音、錄像、實(shí)物、電子檔案。例如，上海市檔案館按照“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的要求，接收了10573件第三屆進(jìn)博會城市服務(wù)保障檔案，這些檔案真實(shí)記錄、完整反映了第三屆進(jìn)博會成功舉辦的過程，收集齊全、整理規(guī)范，可以為其他重大活動提供參考性依據(jù)以及寶貴經(jīng)驗(yàn)。

2.向社會公眾和相關(guān)單位征集的檔案。征集工作用以填補(bǔ)重大活動和突發(fā)事件責(zé)任部門形成的檔案與活動（事件）歷史本身之間存在的空白點(diǎn)。檔案是歷史的原始記錄，是社會記憶的寶庫。國家、社會和個人都可以成為一項(xiàng)重大活動或突發(fā)事件社會記憶的構(gòu)成者，綜合檔案館在做征集工作時，征集對象范圍要廣泛，征集內(nèi)容要兼顧齊全與特色，做好統(tǒng)籌謀劃，注重征集突顯活動（事件）特色、亮點(diǎn)的檔案。江蘇省檔案館在這方面做了有益的探索，創(chuàng)新開展“為英雄建檔讓英雄留名”活動，建立專題檔案庫，開展專題口述檔案采集工作，為今后工作查考、歷史研究、經(jīng)驗(yàn)借鑒提供重要參考依據(jù)。[1]

3.口述歷史檔案。習(xí)近平總書記指出，要“更多通過檔案、資料、事實(shí)、當(dāng)事人證詞等各種人證、物證來說話”[2]。重大活動和突發(fā)事件有眾多的參與者，他們是親歷者、見證者，因在重大活動和突發(fā)事件中身份不同、經(jīng)歷不同，因此感受也會有所差異。通過這些當(dāng)事人對自身經(jīng)歷和記憶加以回顧，再現(xiàn)事件真實(shí)歷程，既直觀地展現(xiàn)了具體的細(xì)節(jié)，又形象生動地重現(xiàn)了一個個難忘的歷史瞬間，[3]真實(shí)反映和還原了重大活動與突發(fā)事件發(fā)生、發(fā)展和結(jié)束的歷史真實(shí)面貌。廣州中醫(yī)藥大學(xué)曾經(jīng)對參加抗擊“非典”的中醫(yī)醫(yī)生（含赴港專家）、護(hù)士、醫(yī)院管理人員，“非典”患者及普通民眾等多個群體開展口述訪談，[4]形成口述史檔案。該口述史檔案重現(xiàn)了抗擊“非典”的歷史，彌補(bǔ)了既有文獻(xiàn)史料的不足，是全面了解廣州中醫(yī)抗擊“非典”的重要史料。

全國各級檔案部門對這兩類檔案的管理進(jìn)行了積極探索、創(chuàng)新實(shí)踐，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但是也遇到了一些亟待解決的問題。

（一）在管理上不夠科學(xué)、規(guī)范

盡管在國家層面制定了《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》、印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》，但各地方層面政策制度有待進(jìn)一步完善，國家的要求未實(shí)質(zhì)落地，與本地實(shí)際情況結(jié)合不緊密，檔案管理要求不夠科學(xué)、規(guī)范。這容易導(dǎo)致對本地區(qū)重大活動和突發(fā)事件檔案范疇界定不清，各責(zé)任部門和檔案部門之間分工不明，兩類檔案歸屬流向不夠明確，進(jìn)一步造成檔案資源流失或不完整。

（二）實(shí)施推動不夠順暢

1.介入難。一些重大活動和突發(fā)事件責(zé)任部門檔案意識不強(qiáng)，未將檔案工作作為籌備組織工作的重要組成部分，將檔案部門排斥在活動（事件）之外，特別是突發(fā)事件發(fā)生后，急于處置應(yīng)對，疏于收集文件，待活動（事件）結(jié)束，才草草整理文件。

2.收集難。重大活動和突發(fā)事件參與主體多，形成的檔案門類多樣且分散于各處，但責(zé)任部門工作面廣、工作量大，檔案專兼職人員配備不足，因此，容易顧此失彼，指導(dǎo)檢查不及時，歸檔的文件出現(xiàn)不齊全、不完整、不規(guī)范的情況，“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)。

3.技術(shù)難。隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、云計算等技術(shù)運(yùn)用到重大活動和突發(fā)事件管理過程中，形成了多個系統(tǒng)、多種格式版本的電子文件。由于系統(tǒng)不兼容、格式不統(tǒng)一，檔案部門接收這些文件時面臨技術(shù)難題。

按照“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的要求，為保證重大活動和突發(fā)事件檔案齊全、完整，針對這兩類檔案資源建設(shè)中存在的問題，筆者建議要在制度、質(zhì)量、機(jī)制和數(shù)據(jù)管理層面尋求優(yōu)化策略。

（一）制定制度規(guī)范體系

依照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分類實(shí)施、統(tǒng)籌協(xié)作”的工作原則，國家檔案局在國家層面制定了明確規(guī)定，各省市區(qū)應(yīng)依據(jù)新修訂的《檔案法》和《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》制定本行政區(qū)域的具體實(shí)施細(xì)則和相關(guān)制度，以便更好地規(guī)范這兩類檔案的管理。

該制度規(guī)范體系包括宏觀層面和微觀層面。宏觀層面是指檔案主管部門為規(guī)范本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作而制定的地方法規(guī)、實(shí)施細(xì)則、清單管理制度、報備制度等；微觀層面是指具體的一項(xiàng)重大活動或突發(fā)事件發(fā)生后所制定的制度，主要包括：工作通知、工作指南、工作方案、工作制度（文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、文件材料整理要求等）。從宏觀管理到微觀執(zhí)行，構(gòu)成閉環(huán)管理狀態(tài)，形成較完備的制度體系。

（二）加強(qiáng)質(zhì)量管控

為了保證這兩類檔案能夠長期保存和便捷利用，一定要做好質(zhì)量管控工作。一是對于傳統(tǒng)載體的檔案，通過加強(qiáng)培訓(xùn)、指導(dǎo)檢查等方式，確保歸檔文件齊全、完整。二是對于電子文件的管理，前端控制和全程管理是業(yè)界的共識和應(yīng)當(dāng)貫徹的原則，按照來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)要求，以確保電子檔案的“四性”，以此來應(yīng)對“技術(shù)難”對檔案管理各環(huán)節(jié)造成的困難。三是對征集的檔案要依照《檔案征集工作規(guī)范》（DA/T 96—2023）組織專家進(jìn)行鑒定，確保具有檔案屬性、價值珍貴的資料被接收入館，避免“魚龍混雜”。四是針對向公眾征集來的照片和視頻不僅要注明名稱、來源、時間等基本信息，還要提供內(nèi)容說明，否則可能導(dǎo)致用戶無法具體了解檔案信息內(nèi)容，妨礙檔案的后續(xù)利用。[5]總之，質(zhì)量管控是保證后續(xù)整理、保管、編研和利用服務(wù)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要手段。

（三）健全工作機(jī)制

重大活動具有高度計劃性，突發(fā)事件具有突發(fā)性、復(fù)雜性、不確定性，它們涉及社會系統(tǒng)的各個層面，具有主體的多元性、治理模式的復(fù)雜性、記憶構(gòu)建的復(fù)合性[6]等特點(diǎn)，檔案部門難以獨(dú)立完成檔案資源的建設(shè)，因此，需要建立健全高效、協(xié)調(diào)的工作機(jī)制。檔案部門要協(xié)同參與主體共同作為，以各自職能為基礎(chǔ)，優(yōu)勢互補(bǔ)、密切配合，才能取得實(shí)效。工作機(jī)制主要包括以下兩個方面。

1.融入機(jī)制。基于重大活動和突發(fā)事件的特性，必須要將檔案工作融入重大活動辦理和突發(fā)事件應(yīng)對的各個環(huán)節(jié)中，才能全景記錄活動（事件）全過程。一方面，檔案主管部門要依照法律法規(guī)的規(guī)定，在重大活動相關(guān)部門的工作方案和突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案中，明確檔案工作責(zé)任部門、人員和職責(zé)，將檔案的形成與管理要求貫穿重大活動和突發(fā)事件應(yīng)對管理工作全過程。另一方面，在組織機(jī)構(gòu)、人員配備等方面融入核心指揮部門，從而為資源獲取、制度落實(shí)提供保障，切實(shí)解決“介入難”“協(xié)調(diào)難”的問題。例如，北京冬奧組委一成立，北京市檔案局和北京市檔案館就開始派駐業(yè)務(wù)骨干到各個指揮部和北京冬奧組委，承擔(dān)文件收集、整理工作，為全面、系統(tǒng)收集冬奧會檔案提供了組織保障。

2.協(xié)同機(jī)制。一方面，檔案主管部門要做好協(xié)調(diào)和溝通，借助檔案業(yè)務(wù)督導(dǎo)的主渠道，為資源建設(shè)打通環(huán)節(jié)，督促各級各類參與重大活動和突發(fā)事件的機(jī)構(gòu)、部門、團(tuán)體收集、整理其形成的文件材料；責(zé)任部門和檔案館是第一主體，在全面收集分管范圍內(nèi)的文件材料的同時，還要主動記錄活動（事件），采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成活動（事件）檔案。另一方面，要在重大活動或突發(fā)事件的責(zé)任部門內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)中建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)，將檔案工作各項(xiàng)要求落實(shí)到人，形成上下貫通、協(xié)調(diào)有力的工作機(jī)制。

（四）建立專題數(shù)據(jù)庫

國家檔案局《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》和中辦、國辦《關(guān)于加強(qiáng)重特大事件檔案工作的通知》對建立專題數(shù)據(jù)庫提出明確的要求。在各級各類檔案館分管范圍內(nèi)建立兩類檔案專題數(shù)據(jù)庫，是構(gòu)建智慧檔案的一項(xiàng)戰(zhàn)略選擇。專題數(shù)據(jù)庫除了依法接收責(zé)任部門電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化成果外，還應(yīng)匯集本地區(qū)范圍內(nèi)各級綜合檔案館重大活動和突發(fā)事件檔案數(shù)據(jù)，這是對本級檔案館兩類檔案數(shù)據(jù)資源內(nèi)容的擴(kuò)充和整合，是國家對專題數(shù)據(jù)庫建立的新要求。例如，天津市檔案館疫情防控檔案專題數(shù)據(jù)庫中不僅包括天津市疫情防控指揮部檔案，還包括各區(qū)疫情防控檔案，成為天津市疫情防控檔案資源總庫。

綜合檔案館重大活動和突發(fā)事件檔案資源建設(shè)是國家檔案資源建設(shè)的重要內(nèi)容，是構(gòu)建“四個體系”建設(shè)和實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化的重要組成部分。提高這兩類檔案資源建設(shè)的質(zhì)量和水平，真正把新時代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進(jìn)實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地記錄好、留存好，為檔案事業(yè)現(xiàn)代化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為中國式現(xiàn)代化建設(shè)提供有力支撐，是當(dāng)代檔案人的職責(zé)和使命。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]陳向陽，周云峰.江蘇省檔案館創(chuàng)建“援鄂醫(yī)務(wù)人員檔案數(shù)據(jù)庫”的探索與實(shí)踐[J].檔案與建設(shè)，2020（7）：1-3.

[2]許鳳姣.社會記憶傳承視域下口述檔案資源建設(shè)的發(fā)展路向研究[J].黑龍江檔案，2021（6）：98-99.

[3]楊靜.基于口述檔案的社會記憶構(gòu)建研究[J].檔案，2022（5）：50-54.

[4]梁翹楚.廣州中醫(yī)抗擊“非典”口述史研究[D].廣州：廣州中醫(yī)藥大學(xué)，2020.

[5]黃霄羽，管清瀠.中心大局工作中檔案收集的理性思考[J].檔案與建設(shè)，2022（7）：6-9.

[6]龐永真.面向數(shù)字人文的重大突發(fā)事件檔案社會共建探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（1）：32-34.

作者單位：天津市檔案館