李淑華 楊燕

引言

檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確了檔案工作在疫情防控中發(fā)揮了積極作用，并多次提到社區(qū)檔案工作，要求進一步規(guī)范村、社區(qū)建檔工作，將檔案查詢利用服務(wù)融入?yún)^(qū)域內(nèi)“一網(wǎng)通辦”服務(wù)體系，推動檔案查詢利用服務(wù)延伸到村、社區(qū)基層一線，促進檔案公共服務(wù)均等化、便捷化，為社區(qū)檔案管理工作指明了發(fā)展方向[1]。

2000年，民政部《關(guān)于在全國推進城市社區(qū)建設(shè)的意見》的頒布使社區(qū)建設(shè)步入歷史舞臺，并于2001年正式寫入《中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十個五年計劃綱要》。2017年6月13日，中共中央、國務(wù)院出臺了《關(guān)于加強和完善城鄉(xiāng)社區(qū)治理的意見》，明確指出城鄉(xiāng)社區(qū)是社會治理的基本單元，堅持以基層黨組織建設(shè)為關(guān)鍵、政府治理為主導(dǎo)、居民需求為導(dǎo)向、改革創(chuàng)新為動力，健全體系、整合資源、增強能力，完善城鄉(xiāng)社區(qū)治理體制[2]。2020年2月10日，習(xí)近平總書記到北京市朝陽區(qū)安貞街道安華里社區(qū)了解基層一線疫情聯(lián)防聯(lián)控情況時強調(diào)：社區(qū)是疫情聯(lián)防聯(lián)控的第一線，也是外防輸入、內(nèi)防擴散最有效的防線，把社區(qū)這道防線守住，就能有效切斷疫情擴散蔓延的渠道[3]。

社區(qū)檔案作為社區(qū)工作的伴生物，社區(qū)檔案管理是檔案管理和社會治理的“神經(jīng)末梢”，是連接政府與居民，檔案與社會的“傳感器”，具有重要的基礎(chǔ)地位和交互功能[4]。做好社區(qū)檔案工作能為基層治理提供資政、參考作用，為居民生活提供基礎(chǔ)服務(wù)。

一、智慧社區(qū)基本情況

信息技術(shù)飛速發(fā)展，為城鄉(xiāng)社區(qū)治理服務(wù)智慧化、智能化水平的提升提供了技術(shù)支持。從“十四五”規(guī)劃和2035年遠景目標綱要（2021年3月12日公布），到《中共中央國務(wù)院關(guān)于加強基層治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)的意見》（2021年4月）和2021年12月的《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)〈“十四五”城鄉(xiāng)社區(qū)服務(wù)體系建設(shè)規(guī)劃〉的通知》等文件，都對充分應(yīng)用信息技術(shù)手段推進智慧社區(qū)建設(shè)提出了明確要求。2022年5月20日，民政部等9部門印發(fā)《關(guān)于深入推進智慧社區(qū)建設(shè)的意見》，明確了“智慧社區(qū)是充分應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等信息技術(shù)手段，整合社區(qū)各類服務(wù)資源，打造基于信息化、智能化管理與服務(wù)的社區(qū)治理新形態(tài)?！逼淠繕耸牵?025年，基本構(gòu)建起網(wǎng)格化管理、精細化服務(wù)、信息化支撐、開放共享的智慧社區(qū)服務(wù)平臺，初步打造成智慧共享、和睦共治的新型數(shù)字社區(qū)，社區(qū)治理和服務(wù)智能化水平顯著提高，更好感知社會態(tài)勢、暢通溝通渠道、輔助決策施政、方便群眾辦事[5]。為智慧社區(qū)建設(shè)指明了方向。

在智慧社區(qū)建設(shè)過程中，社區(qū)檔案資源建設(shè)是其重要的組成部分，豐富的檔案資源及其信息化和智慧化管理，能為智慧社區(qū)建設(shè)提供信息支撐和智慧服務(wù)。我們要利用智慧社區(qū)建設(shè)的契機，利用智慧社區(qū)建設(shè)的平臺，做好社區(qū)檔案資源的收集，實現(xiàn)社區(qū)檔案的智慧管理，提高社區(qū)檔案的治理與服務(wù)水平。檔案工作要變被動為主動，分析社會治理的檔案需求，主動做好社區(qū)居民檔案信息的收集，建立社區(qū)居民檔案信息資源庫。精準服務(wù)社區(qū)居民，提高居民對社區(qū)工作的滿意度，打通社會服務(wù)的“最后一公里”。

二、社區(qū)居民檔案的收集

（一）社區(qū)居民檔案收集的內(nèi)容

《城市社區(qū)檔案管理辦法》中所稱社區(qū)檔案，是指城市社區(qū)黨組織、居民委員會、社區(qū)服務(wù)機構(gòu)、社區(qū)社會組織和居民在社區(qū)建設(shè)中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄[6]。社區(qū)檔案工作內(nèi)容涵蓋黨建、宣傳、城建、環(huán)保、社會福利、社會救助、文化活動等許多方面，具有內(nèi)容多元化、來源廣泛化、載體多樣性、管理動態(tài)化的特點[7]。在內(nèi)容繁雜的社區(qū)檔案中，社區(qū)居民檔案是其重要組成部分，主要包括居民的個人基本信息和病史等，這需要通過主動收集來實現(xiàn)?，F(xiàn)如今居民檔案信息的收集越來越重要，通過居民檔案的收集，分析各個層次居民情況（含流動人口），特別是需要幫扶的人員如鰥寡孤獨、精神疾病以及刑滿釋放人員等等，服務(wù)政府的各項決策，應(yīng)對各種突發(fā)事件。為了使居民配合信息的采集，前期要加大對社區(qū)居民疫情防控和檔案意識的宣傳，通過宣傳手冊、宣傳單等形式讓居民了解建立居民檔案信息資源庫的重要性，提高居民的參與度，逐步使居民自愿加入到社區(qū)檔案資源建設(shè)中來[8]。

（二）建立社區(qū)居民檔案收集網(wǎng)絡(luò)

社區(qū)作為城鎮(zhèn)的一個基本管理單元，在居民檔案收集方面理應(yīng)作為牽頭單位，建立以社區(qū)專兼職檔案員為主導(dǎo)，各小區(qū)物業(yè)管理人員（居民委員會）為主體，由各居民樓管具體實施的居民檔案收集工作小組。社區(qū)專兼職檔案員制訂居民檔案收集的工作制度（包含收集內(nèi)容、實施時間、具體要求等），各小區(qū)各物業(yè)管理人員（居民委員會）具體安排居民樓管進行信息的采集和錄入，最后社區(qū)檔案專兼職人員進行信息的分析和匯總。為了信息的準確有效，一般要求一個季度信息更新一次。信息的采集要盡可能全面，建議包含姓名、性別、年齡、籍貫、學(xué)歷、政治面貌、民族、婚姻狀況、家庭成員（家庭成員之間的信息可以進行關(guān)聯(lián)）、單位、職業(yè)、經(jīng)濟來源、經(jīng)濟狀況、病史（含過敏史、主要疾?。?、特長、志愿者情況、具體住址、聯(lián)系電話、是否是常住居民等，做到不漏一戶，不少一人，實現(xiàn)精細化管理。社區(qū)居民實現(xiàn)每人一檔，其檔案編號為年月（比如202209為信息更新年月）-小區(qū)名（或小區(qū)編號）-樓棟編號-單元號-房間號-人名組成。居民信息檔案不管是紙質(zhì)的或電子的一律作為涉密檔案實行專人、專柜管理，杜絕泄密事件的發(fā)生。

（三）建立社區(qū)志愿者檔案資源子庫

在收集居民檔案信息的基礎(chǔ)上，建立志愿者檔案資源子庫。充分掌握志愿者年齡、學(xué)歷、特長、性格特點、志愿服務(wù)時間等。發(fā)生重大突發(fā)事件時，能迅速分類組織合適的人員，提供及時高效的志愿服務(wù)。真實記錄志愿者服務(wù)具體表現(xiàn)，建立志愿者考核機制，把真正愿意為群眾服務(wù)的志愿者納入長期志愿者服務(wù)隊伍，剔除利用志愿服務(wù)謀取私利、欺壓弱小等具有違法和不道德行為的，純潔志愿者隊伍。避免出現(xiàn)臨時組建志愿者的情況，倉促組織的志愿者素質(zhì)高低不齊，不便于管理和監(jiān)督。

（四）社區(qū)居民檔案管理模塊要求

社區(qū)檔案管理系統(tǒng)軟件除具有一般檔案管理軟件“收、管、存、用”的基本要求外，還應(yīng)專門設(shè)立居民檔案管理模塊。此模塊具有遠程輸入、電子表格（掃描件）批量導(dǎo)入并能自動提取居民檔案采集的元數(shù)據(jù)，具有根據(jù)不同元數(shù)據(jù)進行篩選、匯總分析關(guān)聯(lián)等數(shù)據(jù)挖掘功能，通過對數(shù)據(jù)進行精確分析和深度加工，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)潛在價值，提升檔案信息化服務(wù)水平。社區(qū)專兼職檔案員把信息錄入、修改權(quán)限分配給小區(qū)各樓管，樓管把居民檔案信息提交并由社區(qū)專兼職檔案員歸檔確認，樓管不再具有信息修改功能。在信息更新的時間段內(nèi)再次賦予樓管信息修改功能，一經(jīng)檔案管理人員歸檔確認，信息就不能修改和查看。也可由樓管創(chuàng)建QQ或者微信群，定期開放端口，社區(qū)居民以身份證或手機號登錄注冊，通過網(wǎng)絡(luò)直接填報提交各項信息，既節(jié)約信息采集的時間成本，也有利于信息采集準確率。由于居民檔案信息涉及大量的居民隱私，居民檔案信息資源庫應(yīng)與智慧社區(qū)建設(shè)聯(lián)動，在智慧社區(qū)服務(wù)平臺的基礎(chǔ)上，建立統(tǒng)一的安全監(jiān)管系統(tǒng)，確保各種數(shù)據(jù)的絕對安全，從根本上解決信息采集時居民對隱私安全的擔(dān)憂，有利于信息采集工作的順利進行。

三、建立居民檔案資源庫的作用

密云縣社區(qū)居民檔案早在2003年的非典疫情防控中就發(fā)揮了重要作用。密云縣的社區(qū)檔案工作在每幢樓竣工居民入住后就主動跟進，居委會及時入戶建立起社區(qū)常住人口、流動人口情況登記等一系列檔案，社區(qū)居委會對社區(qū)每家每戶的情況了如指掌。非典疫情發(fā)生時，工作人員利用這些清楚明晰、規(guī)范有序的社區(qū)居民檔案資料“明細賬”，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策，疫情防控工作緊張有序，“一切盡在掌握之中”，擺脫了面對突發(fā)事件時的被動局面[9]。這為我們提供了很好的范例，筆者認為可以全國推廣，建立社區(qū)居民檔案資源庫，為基層治理決策服務(wù)，為社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展服務(wù)，為迅速應(yīng)對突發(fā)事件服務(wù)，為社區(qū)安全穩(wěn)定服務(wù)。

（一）為基層治理決策服務(wù)

社區(qū)治理是國家治理體系的基礎(chǔ)，是個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，強調(diào)過程、全面、系統(tǒng)、互動、包容和共享，具有多元性、服務(wù)性、精準性、數(shù)字性等特點，這決定了社區(qū)需要全面掌握居民的基本信息，為其開展有效的社會治理提供真實準確全面的信息支持[10]。比如根據(jù)社區(qū)專業(yè)人才、黨團組織，開展社區(qū)共建活動；根據(jù)社區(qū)貧困人口數(shù)據(jù)進行精準幫扶；根據(jù)社區(qū)鰥寡孤獨情況，定期走訪，開展節(jié)假日送溫暖活動；根據(jù)社區(qū)兒童數(shù)量，決定幼兒園、中小學(xué)等機構(gòu)的分布和大小設(shè)置；根據(jù)社區(qū)老人數(shù)量確定建立社區(qū)食堂規(guī)模大小和互助機構(gòu)數(shù)量等等，打造15分鐘社區(qū)生活圈，有效防止決策的盲目性和隨意性，提升基層治理的向心力，增加社區(qū)居民的幸福感。

（二）為社區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展服務(wù)

我國目前正逐步步入老年社會，這要求必須加大社區(qū)衛(wèi)生中心的服務(wù)能力，為社區(qū)居民提供基礎(chǔ)的醫(yī)療服務(wù)，以緩解綜合醫(yī)院的醫(yī)療壓力。通過建立居民檔案資源，對社區(qū)居民的病史進行分類，并結(jié)合社區(qū)居民健康檔案，確定社區(qū)主要疾病類型，特別是一些慢性病如冠心病、糖尿病、高血壓等以及一些基礎(chǔ)性和傳染性疾病防治。這樣能針對性地引進相關(guān)的設(shè)備和醫(yī)療力量，進行必要的醫(yī)藥儲備，有能力開展相應(yīng)的醫(yī)療服務(wù)。同時與上級醫(yī)院建立定期的診療服務(wù)，對不能處理的疾病積極地給予就醫(yī)引導(dǎo)，真正實現(xiàn)分級診療，讓小病不出社區(qū)，守住社區(qū)醫(yī)療服務(wù)的大門，做好居民健康的守護者。在一些傳染性疾病上，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心可以早發(fā)現(xiàn)、早報告，發(fā)揮疫情的監(jiān)測預(yù)警功能。

（三）為突發(fā)公共事件服務(wù)

《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》指出，突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴重社會危害，需要采取應(yīng)急處置措施予以應(yīng)對的自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件[11]，如地震、火災(zāi)、洪水、疫情等。突發(fā)公共事件一般直接威脅到人民的生命和財產(chǎn)安全，需要政府果斷決策，及時處置，把各種損失降到最低，這就需要居民信息數(shù)據(jù)予以支撐。比如火災(zāi)時的人員疏散，地震、洪水時的人員搜救等等，有了準確的居民信息數(shù)據(jù)，就能做到科學(xué)合理的決策，做到有的放矢，緊張有序，忙而不亂，提高應(yīng)對突發(fā)公共事件處置的“快、準、狠”能力。

（四）為社區(qū)安全穩(wěn)定服務(wù)

社會治理的重心在社區(qū)，對于社會治理而言，社區(qū)的首要意義在于它是協(xié)調(diào)問題、解決矛盾、維持秩序和維護穩(wěn)定的基本場域，社區(qū)穩(wěn)定是社會穩(wěn)定的基礎(chǔ)和保證。社區(qū)綜合治理通過對社區(qū)居民檔案資料中社區(qū)居民構(gòu)成進行分析，在日益增強的異質(zhì)性社會結(jié)構(gòu)下，合理配置社區(qū)服務(wù)資源，實施精細化的社會治理，化解可能存在的穩(wěn)定風(fēng)險[12]。社區(qū)工作者對刑滿釋放、精神疾病等特殊人員進行定期回訪，組織相關(guān)志愿者開展幫扶，進行溝通交流和心理疏導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，防止惡性事件的發(fā)生。對無業(yè)人員根據(jù)其自身情況，提供就業(yè)信息，開展技能培訓(xùn)，積極為社區(qū)流動人口排憂解難，增加流動人口的社區(qū)歸屬感。加強社區(qū)文化建設(shè)，舉辦多種社會活動，增加社區(qū)居民間的交流和互動，引導(dǎo)居民之間互幫互助，形成融洽的鄰里關(guān)系。在采集信息以及為居民開展各種服務(wù)的過程中，注意歸集社區(qū)居民的意見和建議，多部門協(xié)同，增強基層治理的服務(wù)意識，滿足多元主體的利益訴求，及時發(fā)現(xiàn)潛在的不穩(wěn)定因素，為建立新時代和諧社區(qū)奠定基礎(chǔ)。

根據(jù)《城市社區(qū)檔案管理辦法》第三條要求：“社區(qū)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）以及檔案行政管理部門和民政部門的監(jiān)督和指導(dǎo)[13]?！比块T要充分協(xié)調(diào)，建立聯(lián)動機制，為社區(qū)檔案工作提供政策、物力、財力和人力支持。社區(qū)檔案在社會治理“末梢”服務(wù)上將大有作為，可建立便民查檔服務(wù)的一站式窗口，提供民生檔案查詢服務(wù)，積極開發(fā)社區(qū)檔案資源，與社區(qū)居民一起構(gòu)建特殊的社區(qū)記憶等等。建立居民檔案資源只是社區(qū)檔案工作的一部分，這是一個龐大的工程，檔案工作者要體現(xiàn)出新時代的責(zé)任和擔(dān)當(dāng)，在黨的二十大精神的指引下守正創(chuàng)新、踔厲奮發(fā)、勇毅前行，建設(shè)好、利用好居民檔案資源庫，發(fā)揮社區(qū)檔案的資政和服務(wù)價值。

參考文獻：

[1] 中共中央辦公廳，國務(wù)院辦公廳.“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃[EB/OL].[2021-06-09].[2023-01-18]. https：//www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[2] 中共中央，國務(wù)院.關(guān)于加強和完善城鄉(xiāng)社區(qū)治理的意見[EB/OL].[2017-06-12].[2023-01-18]. http：//www.gov.cn/zhengce/2017-06/12/content_5201910.htm.

[3]人民日報. 習(xí)近平在北京調(diào)研指導(dǎo)新冠肺炎疫情防控工作[EB/OL].[2020-02-11].[2023-01-18]. https：//baijiahao.baidu.com/s？id=1658192701091853842&wfr=spider&for=pc.

[4] 謝詩藝，趙子瑜.突發(fā)公共衛(wèi)生事件下社區(qū)檔案管理優(yōu)化研究[J].浙江檔案，2020（6）： 20-23.

[5] 民政部，中央政法委等.關(guān)于深入推進智慧社區(qū)建設(shè)的意見[EB/OL].[2022-05-10].[2022-12-31].http：//www.gov.cn/zhengce/zhengceku/2022-05/21/content_5691593.htm.

[6][13] 國家檔案局，民政部.城市社區(qū)檔案管理辦法（令第11號） [EB/OL].[2015-12-10].[2022-12-31]. https：//www.mca.gov.cn/article/gk/fg/jczqhsqjs/201512/20151215878105.shtml.

[7] 王明光.社區(qū)檔案管理工作的發(fā)展與思考[J].山東檔案，2021（4）：70-71.

[8] 張慶玲，秦偉強.社區(qū)檔案管理助力打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)—— 以山東省濰坊市益都中心醫(yī)院為例[J]. 中國檔案，2020（3）：32-33.

[9] 張鳳海，李東明.社區(qū)建檔不放松應(yīng)急時刻顯神功——北京市密云縣社區(qū)檔案在防控非典中發(fā)揮突出作用[J].北京檔案，2003（6）：31-32.

[10] 許燕梅，張莉.提升檔案工作服務(wù)社區(qū)治理質(zhì)效的思考[J].檔案與建設(shè)， 2021（6）：61-63.

[11] 國家檔案局.重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法（第16號令）[EB/OL]. [2020-12-12].[2022-12-31].http：//www.gov.cn/gongbao/content/2021/content_5593449.htm.

[12] 王郅強，張曉君，吳克昌.什么樣的社區(qū)更穩(wěn)定？——異質(zhì)性社會結(jié)構(gòu)對社區(qū)穩(wěn)定影響的實證研究[J].中國行政管理，2018 （6）：100-107.

作者單位：淮南師范學(xué)院