李明曉 北京構(gòu)力科技有限公司
科研項(xiàng)目具有持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、投入資金多、收益周期久、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)高等突出特點(diǎn),科研項(xiàng)目來(lái)源較多,比如,國(guó)家各級(jí)政府成立基金支撐的縱向科研項(xiàng)目、企事業(yè)單位的科研課題、高等院校的科研項(xiàng)目等??蒲许?xiàng)目在具體研究、實(shí)施過(guò)程中,必須做好財(cái)務(wù)管理工作,規(guī)避潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),有針對(duì)性地開(kāi)展風(fēng)控管理,加強(qiáng)費(fèi)用控制,這是確??蒲许?xiàng)目落地后能夠帶來(lái)豐厚效益的關(guān)鍵所在。盡管目前針對(duì)科研項(xiàng)目的財(cái)務(wù)風(fēng)控管理已經(jīng)形成了較為完善的管理體系,科研項(xiàng)目費(fèi)用控制能力也不斷加強(qiáng),但不可否認(rèn),當(dāng)前科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)控管理與費(fèi)用控制效果仍有較大提升空間。
科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的內(nèi)容,主要涉及設(shè)備費(fèi)、材料費(fèi)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)事務(wù)費(fèi)等費(fèi)用超支,未經(jīng)批準(zhǔn)擅自增加預(yù)算,擅自劃撥資金,預(yù)算執(zhí)行率偏低,預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度與科研項(xiàng)目進(jìn)度嚴(yán)重脫節(jié)等問(wèn)題。目前尚無(wú)完全消除財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的措施,在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控方面,采取的有效措施大多為“事前預(yù)防、精準(zhǔn)識(shí)別、有效應(yīng)對(duì)”,這就需要科研人員、業(yè)務(wù)人員、財(cái)務(wù)管理人員、運(yùn)營(yíng)審核及合規(guī)管理人員等主要參與人員具備較強(qiáng)的風(fēng)控意識(shí)。
但從當(dāng)前科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)際情況來(lái)看,不僅財(cái)務(wù)部門(mén)管理人員的科研項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)比較弱,其他部門(mén)機(jī)構(gòu)的人員也缺少相應(yīng)的科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí),比如,科研項(xiàng)目人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員、運(yùn)營(yíng)審核及合規(guī)管理人員、人力資源管理人員、法務(wù)部門(mén)人員、內(nèi)部審計(jì)人員、質(zhì)量監(jiān)管人員等。此外,當(dāng)前科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任落實(shí)的“三道防線”不夠牢固也是比較集中的問(wèn)題,這就需要著重提高各個(gè)職能部門(mén)人員的科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)控意識(shí)與能力[1]。
主管單位必須針對(duì)科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理實(shí)際需求,構(gòu)建完善的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防控制管理體系,加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)過(guò)程管理,降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。但由于很多主體單位對(duì)于科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)缺少足夠高的重視度,并未構(gòu)建健全、完善的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和控制體系,不僅容易引起不必要的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題,更有可能降低科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的最終收益。
在科研項(xiàng)目具體實(shí)施過(guò)程中,企業(yè)單位的科研項(xiàng)目參與人員,為了躲避科研項(xiàng)目審計(jì),會(huì)采取“經(jīng)費(fèi)外掛”的方式,甚至?xí)⒖蒲薪?jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)移到對(duì)私賬戶中,這樣不僅嚴(yán)重侵害公司利益,還造成科研經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)及國(guó)有資產(chǎn)流失。[2]。同時(shí)由于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控系統(tǒng)的缺失,非法套取科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)資金的現(xiàn)象也比較集中,主要體現(xiàn)在:虛列勞務(wù)支出、虛構(gòu)合同、虛開(kāi)發(fā)票等手段套取科研資金方面,最終導(dǎo)致科研項(xiàng)目資金被套用、挪用、擅自轉(zhuǎn)撥,甚至將科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)移到預(yù)算的關(guān)聯(lián)方,造成了虛假合作的假象。此外,企業(yè)單位還存在財(cái)務(wù)管理內(nèi)部審計(jì)不細(xì)致、不到位、不及時(shí)等情況,即便針對(duì)科研項(xiàng)目開(kāi)展內(nèi)審工作時(shí),也普遍存在“走形式”“走過(guò)場(chǎng)”等情況,內(nèi)部審計(jì)工作大多集中在表面,嚴(yán)重弱化了內(nèi)部審計(jì)工作的質(zhì)量和效果。
企業(yè)單位的科研項(xiàng)目需要投入的財(cái)務(wù)資金總量比較大,通常會(huì)涉及多個(gè)方面,從科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)際情況出發(fā),能否做好科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控,很大程度上取決于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控內(nèi)容是否足夠全面,是否覆蓋到各個(gè)領(lǐng)域。但從當(dāng)前科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控的實(shí)際內(nèi)容來(lái)看,普遍存在防控內(nèi)容單一、不夠具體、不夠細(xì)致等情況。此外,針對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算資金使用“高發(fā)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)”常見(jiàn)問(wèn)題,也存在風(fēng)險(xiǎn)防控管理不細(xì)致、不到位現(xiàn)象,科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控內(nèi)容缺失,這樣便極易造成不必要的科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)[3]。比如,當(dāng)前科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)涉及債務(wù)性籌資風(fēng)險(xiǎn)、人為管理風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)外投資管理風(fēng)險(xiǎn)、支付與核算管理風(fēng)險(xiǎn)等多個(gè)方面,就目前企業(yè)單位科研項(xiàng)目的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)際情況來(lái)看,普遍存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控措施不夠完善、不夠科學(xué)等問(wèn)題。
從新時(shí)期的科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理及費(fèi)用控制的出發(fā)點(diǎn)來(lái)看,做好相應(yīng)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控以及費(fèi)用控制等各項(xiàng)工作,能夠幫助企業(yè)單位更好地規(guī)避潛在的科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),確??蒲许?xiàng)目順利落地實(shí)施,最終獲得足夠豐厚的經(jīng)濟(jì)效益。全面加強(qiáng)科研項(xiàng)目的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理與費(fèi)用控制能力,可以避免科研經(jīng)費(fèi)的不合理使用,比如,被挪用、被套用等,從而確保每筆經(jīng)費(fèi)都能落到實(shí)處,在控制科研項(xiàng)目成本的同時(shí),將科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的經(jīng)濟(jì)效益控制在最高水平。
做好科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理工作,是增強(qiáng)企業(yè)單位科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理能力以及費(fèi)用控制效果的關(guān)鍵措施,這對(duì)于提高企業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益有著重要作用。目前,如何高效、合理、安全地運(yùn)用科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi),已經(jīng)成為企業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)內(nèi)容。在科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)審計(jì)、監(jiān)管等管理措施的積極影響下,可以提高財(cái)務(wù)管理和費(fèi)用控制綜合能力,提升科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理的規(guī)范性與合理性水平,最大限度降低企業(yè)單位科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)不良流失率,確保科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用效益處于最高水平,突出科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的經(jīng)濟(jì)性、效果性[4]。
為了確保企業(yè)單位科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)降至最低,增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理及費(fèi)用控制能力,應(yīng)當(dāng)在科研項(xiàng)目課題立項(xiàng)階段,構(gòu)建科學(xué)、合理、完善、高效的管理組織架構(gòu)。首先,要成立科研項(xiàng)目專項(xiàng)工作組,完善管理體系,明確具體的責(zé)任歸屬與劃分。科研項(xiàng)目指揮組由公司主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任,負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目重大事件的決策決議,負(fù)責(zé)重大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)研判。財(cái)務(wù)管理部門(mén)歸屬于科研項(xiàng)目管理辦公室(工作組),科研項(xiàng)目管理辦公室需要做好各類材料的審核與管理工作,做好科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)流程的制定與執(zhí)行管理工作。一旦發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)的行為,必須立即采取相應(yīng)的處理措施,避免引發(fā)不必要的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。
在對(duì)科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控以及項(xiàng)目費(fèi)用控制的具體工作中,必須明確各個(gè)組別的責(zé)任分配,既保證有效的權(quán)責(zé)分離,又確保組間良好的溝通交流及相互制約。在科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)控管理以及費(fèi)用控制中,商務(wù)組必須同樣肩負(fù)起科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)控管理的重任,在與關(guān)聯(lián)方進(jìn)行商務(wù)洽談時(shí),應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選擇資質(zhì)優(yōu)良的客戶群體,更要具備敏銳的商務(wù)嗅覺(jué),抓住不可多得的合作商機(jī)。售前技術(shù)組則應(yīng)當(dāng)做好科研項(xiàng)目的甄選,做好技術(shù)建議的整理與分析利用[5]。技術(shù)支持組則需要完成科研項(xiàng)目產(chǎn)品成果的驗(yàn)收,對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行專業(yè)性把控管理。
在進(jìn)行科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理工作時(shí),必須明確科研項(xiàng)目中的費(fèi)用支出目標(biāo)。根據(jù)科研項(xiàng)目的實(shí)際情況以及市場(chǎng)外部信息,制定多項(xiàng)支持性文件,通過(guò)構(gòu)建完善的規(guī)章制度,嚴(yán)格規(guī)范項(xiàng)目支出標(biāo)準(zhǔn),這樣可以避免科研項(xiàng)目出現(xiàn)費(fèi)用超支情況,還可以提高財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及科研項(xiàng)目費(fèi)用控制的統(tǒng)一性與有效性。為了減低科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率,更好地控制科研項(xiàng)目費(fèi)用支出,同時(shí)為了確??蒲许?xiàng)目的課題順利驗(yàn)收,必須對(duì)科研項(xiàng)目的實(shí)施流程進(jìn)行優(yōu)化和重塑,根據(jù)不同支出費(fèi)用規(guī)模的科研項(xiàng)目,采取不同類型的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理方式方法[6]。
要想切實(shí)提高科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控以及費(fèi)用支出控制效果,必須確??蒲许?xiàng)目各個(gè)參與部門(mén)崗位人員始終具備較強(qiáng)的風(fēng)控意識(shí)與業(yè)務(wù)能力,為此,企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)做好科研項(xiàng)目各個(gè)參與部門(mén)崗位人員的風(fēng)控意識(shí)提升以及關(guān)鍵業(yè)務(wù)能力增強(qiáng)工作,比如,科研項(xiàng)目人員、業(yè)務(wù)部門(mén)人員、運(yùn)營(yíng)審核及合規(guī)管理人員、人力資源管理人員、法務(wù)部門(mén)人員、內(nèi)部審計(jì)人員、質(zhì)量監(jiān)管人員等。企業(yè)單位需要根據(jù)科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理工作內(nèi)容、常見(jiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)類型及產(chǎn)生原因、費(fèi)用支出類目及控制方法等,制定詳細(xì)、科學(xué)的教育培訓(xùn)工作體系,確保每個(gè)科研項(xiàng)目的參與人員都具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)與崗位業(yè)務(wù)能力,更要建立極強(qiáng)的科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防、識(shí)別與控制意識(shí),這樣才能確??蒲许?xiàng)目順利規(guī)避潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),并且實(shí)現(xiàn)對(duì)科研項(xiàng)目費(fèi)用的有效控制。
在企業(yè)單位進(jìn)行科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理及費(fèi)用控制工作時(shí),應(yīng)當(dāng)突出科研項(xiàng)目預(yù)算控制的積極作用,只有控制好科研項(xiàng)目整體預(yù)算,才能避免科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)出現(xiàn)亂用、錯(cuò)用以及超預(yù)算等情況。為此,必須根據(jù)科研項(xiàng)目的實(shí)際情況,做好預(yù)算編制管理,確保每個(gè)子項(xiàng)目都形成完整的預(yù)算編制內(nèi)容。在預(yù)算編制完成后需要由財(cái)務(wù)管理部門(mén)進(jìn)行審核,確保預(yù)算編制的科學(xué)性與合理性。在執(zhí)行預(yù)算過(guò)程中,必須做好全程監(jiān)管,一旦發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行出現(xiàn)問(wèn)題,就應(yīng)當(dāng)立即對(duì)其采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施,評(píng)估預(yù)算是否可以繼續(xù)執(zhí)行。如果出現(xiàn)超支情況,需要評(píng)估是否可以繼續(xù)追加預(yù)算,確認(rèn)可以追加預(yù)算后,再劃撥相應(yīng)金額的款項(xiàng)。此外,財(cái)務(wù)管理人員還應(yīng)當(dāng)做好科研項(xiàng)目實(shí)施全程的日常報(bào)銷(xiāo)核算工作,避免財(cái)務(wù)資金及費(fèi)用出現(xiàn)亂用情況[7]。
從當(dāng)前企業(yè)單位科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理以及科研項(xiàng)目費(fèi)用控制的管理措施實(shí)際應(yīng)用效果來(lái)看,能否做好事中各個(gè)關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控,會(huì)在很大程度上影響科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控能效。為了進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理以及科研項(xiàng)目的費(fèi)用支出控制效果,應(yīng)當(dāng)關(guān)注關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。
第一,供應(yīng)商入庫(kù)風(fēng)險(xiǎn)把控環(huán)節(jié),企業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)完善的供應(yīng)商入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn),既能覆蓋目標(biāo)領(lǐng)域的名單單位,又能確保供應(yīng)商入庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)符合科研項(xiàng)目的具體實(shí)施基本要求以及科研項(xiàng)目費(fèi)用支出基本特點(diǎn)。業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)收集、核對(duì)入庫(kù)材料,運(yùn)營(yíng)部門(mén)篩選具備履約能力供應(yīng)商,這樣可以有效降低履約風(fēng)險(xiǎn),避免企業(yè)單位遭遇不必要的科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。
第二,為了更好地控制科研項(xiàng)目的費(fèi)用支出,需要從科研項(xiàng)目常見(jiàn)各項(xiàng)設(shè)備、材料、技術(shù)等采購(gòu)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)把控入手。針對(duì)各類采購(gòu),成立專門(mén)的采購(gòu)評(píng)審小組,對(duì)各個(gè)采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)算編制。在進(jìn)行科研項(xiàng)目采購(gòu)時(shí),需要嚴(yán)格按照《采購(gòu)管理辦法》等相關(guān)制度要求,進(jìn)行合理比選或招標(biāo)等程序,有效降低物料采購(gòu)成本,避免科研項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中的貪腐問(wèn)題。
第三,加強(qiáng)科研項(xiàng)目的合同審核。在對(duì)企業(yè)單位科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控體系建設(shè)過(guò)程中,需要注意做好對(duì)科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)合同的審核管理。在合同準(zhǔn)備階段應(yīng)當(dāng)從業(yè)務(wù)實(shí)際出發(fā),確定標(biāo)準(zhǔn)合同條款,預(yù)測(cè)潛在風(fēng)險(xiǎn),并進(jìn)行預(yù)先分化。另外,要制定完善的合同管理制度,嚴(yán)格按照制度做好合同的審查工作,秉承公平公正的基本原則,確保合同內(nèi)容的真實(shí)性與合理性,同時(shí),合同內(nèi)容要清晰、明確,各項(xiàng)條款均需要通過(guò)法務(wù)部門(mén)的審定。如果在合同履約過(guò)程中發(fā)生合同內(nèi)容變更情況時(shí),必須做好變更內(nèi)容的確認(rèn),簽訂書(shū)面變更協(xié)議以保證公司權(quán)益。
第四,在科研項(xiàng)目的驗(yàn)收階段,需要科研項(xiàng)目小組制定內(nèi)容全面、詳細(xì)的驗(yàn)收方案,對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收實(shí)施統(tǒng)一管理,包括成果申報(bào)、資料審核、專家評(píng)審、出具意見(jiàn)四個(gè)階段,統(tǒng)一驗(yàn)收成果報(bào)告的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。成立項(xiàng)目驗(yàn)收專家組,按照交付標(biāo)準(zhǔn),對(duì)成果進(jìn)行逐項(xiàng)驗(yàn)收。
第五,企業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)費(fèi)用支出的審核,加強(qiáng)對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的管理和使用情況的監(jiān)管,定期開(kāi)展檢查,對(duì)科研資金是否按照預(yù)算編制使用進(jìn)行審核,避免科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)被占用、亂用、違規(guī)套取。
做好企業(yè)單位科研項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管理及費(fèi)用控制,是確??蒲许?xiàng)目順利推進(jìn)實(shí)施并最終落地應(yīng)用的關(guān)鍵所在。在開(kāi)展科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理及費(fèi)用控制工作過(guò)程中,必須建立一支有能力、有素質(zhì)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理隊(duì)伍,確保科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理人員具備極強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)控制與業(yè)務(wù)能力,還需要突出科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及費(fèi)用控制的事前、事中與事后環(huán)節(jié)的管理效果,建構(gòu)完善的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理及費(fèi)用控制組織架構(gòu),明確課題支出執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),逐步重塑科研項(xiàng)目管理流程,抓準(zhǔn)各個(gè)環(huán)節(jié)關(guān)鍵流程節(jié)點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)控制要素,加強(qiáng)科研項(xiàng)目預(yù)算編制情況,突出科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)核算管理,突出內(nèi)部審計(jì)等內(nèi)控措施的積極作用,這樣才能真正規(guī)避科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),增強(qiáng)科研項(xiàng)目費(fèi)用控制能力,為國(guó)家和企業(yè)單位節(jié)約更多科研項(xiàng)目成本,提高科研項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益整體水平。