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新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)研究——以清華大學(xué)為例

2023-09-21 09:05:20劉小艷李澤芳陳鐵軍
現(xiàn)代教育技術(shù) 2023年9期
關(guān)鍵詞:院系信息管理系統(tǒng)碩士

劉小艷 黃 靜 李澤芳 陳鐵軍 俞 鑫

新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)研究——以清華大學(xué)為例

劉小艷1黃 靜1李澤芳1陳鐵軍1俞 鑫2

(1.清華大學(xué) 研究生院,北京 100084;2.南京南軟科技有限公司,江蘇南京 210006)

隨著我國(guó)教育邁入數(shù)字化轉(zhuǎn)型新階段,高校作為研究生教育的直接承擔(dān)者,應(yīng)以數(shù)字化賦能教育管理轉(zhuǎn)型升級(jí),但現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前碩士研究生招生考試工作的需求?;诖?,文章結(jié)合對(duì)碩士研究生招生考試所面臨問(wèn)題的分析,闡釋了構(gòu)建新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)所應(yīng)遵循的原則。依據(jù)這些原則,清華大學(xué)開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)了新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng),并在近年來(lái)的碩士研究生招生考試工作中進(jìn)行了實(shí)踐應(yīng)用,形成了實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)校驗(yàn)、快捷的考試信息交互、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等應(yīng)用特色。清華大學(xué)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)具有一定的創(chuàng)新性,切實(shí)提升了學(xué)校碩士研究生招生考試的管理水平和服務(wù)質(zhì)量,對(duì)于國(guó)內(nèi)其他碩士研究生招生單位/考點(diǎn)建設(shè)研究生招生考試信息管理系統(tǒng)也有一定的借鑒意義。

碩士研究生招生考試;信息管理系統(tǒng);研究生教育;用戶體驗(yàn)感;個(gè)性化服務(wù)

隨著信息技術(shù)在教育行業(yè)的普及應(yīng)用,教育的全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成必然趨勢(shì)。為此,《教育部2022年工作要點(diǎn)》明確提出“實(shí)施教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動(dòng)”[1],以加快推進(jìn)教育數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)。2022年10月,黨的二十大首次將“教育數(shù)字化”寫進(jìn)報(bào)告,提出“推進(jìn)教育數(shù)字化,建設(shè)全民終身學(xué)習(xí)的學(xué)習(xí)型社會(huì)、學(xué)習(xí)型大國(guó)”[2]。教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型是在教育環(huán)境數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的基礎(chǔ)上,最大化建立人、技術(shù)、教育實(shí)踐之間的整體平衡與和諧關(guān)系,實(shí)現(xiàn)以數(shù)字信息為基礎(chǔ)設(shè)施和支撐工具、面向創(chuàng)新人才培養(yǎng)的教育新生態(tài)的過(guò)程[3]。其中,研究生教育是我國(guó)國(guó)民教育的重要組成部分,在培養(yǎng)高層次創(chuàng)新人才方面具有重要意義。隨著研究生規(guī)模的逐漸擴(kuò)大,我國(guó)正處于由研究生教育大國(guó)向研究生教育強(qiáng)國(guó)邁進(jìn)的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型期,提高質(zhì)量是當(dāng)前研究生教育核心且緊迫的任務(wù)。作為研究生教育的主體,高校應(yīng)按照“應(yīng)用為王、服務(wù)至上、簡(jiǎn)潔高效、安全運(yùn)行”的總要求,利用數(shù)字化加強(qiáng)全過(guò)程質(zhì)量管理,以保障和提升研究生教育質(zhì)量[4]。而招生作為研究生教育的入口環(huán)節(jié),社會(huì)關(guān)注度高,是中央關(guān)心、社會(huì)關(guān)注、百姓關(guān)切的“三關(guān)”問(wèn)題。招生信息關(guān)乎考生的切身重大利益,數(shù)據(jù)量大且復(fù)雜,政策性和時(shí)效性強(qiáng),且在一定程度上具有不可逆性,直接關(guān)乎教育公平、社會(huì)公正。此外,建立從研究生入學(xué)到畢業(yè)(包括招生入校、學(xué)籍管理、學(xué)科培養(yǎng)、學(xué)位獲得等)全過(guò)程的信息化管理系統(tǒng)已是大勢(shì)所趨、刻不容緩[5]??梢哉f(shuō),研究生招生考試信息管理系統(tǒng)建設(shè)已成為研究生教育管理信息化建設(shè)工程中的關(guān)鍵組成部分,也是研究生信息管理的“源頭”[6]。

一 碩士研究生招生考試面臨的問(wèn)題

1 新時(shí)代黨和國(guó)家對(duì)碩士研究生招生考試提出了新的要求

《中國(guó)教育現(xiàn)代化2035》提出,推進(jìn)教育現(xiàn)代化的基本理念之一是更加注重面向人人[7]。因此,碩士研究生招生考試要體現(xiàn)“人民至上”的理念,體現(xiàn)以人民為中心的發(fā)展思想——“應(yīng)考盡考”“平安研考”,這是新時(shí)代黨和國(guó)家對(duì)碩士研究生招生考試提出的新要求。

2 報(bào)考人數(shù)劇增給碩士研究生招生考試帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)

近年來(lái),隨著全球新冠疫情的爆發(fā)和蔓延,就業(yè)環(huán)境日趨緊張,加上部分西方發(fā)達(dá)國(guó)家推行留學(xué)限制政策,使國(guó)外留學(xué)的不確定性因素增加,導(dǎo)致考研熱持續(xù)升溫,報(bào)考人數(shù)迅猛增長(zhǎng)。據(jù)中國(guó)研究生招生信息網(wǎng)(下文簡(jiǎn)稱“中國(guó)研招網(wǎng)”)官方統(tǒng)計(jì),2021年全國(guó)碩士生報(bào)考人數(shù)約377萬(wàn)人,2023年突破474萬(wàn)人,創(chuàng)歷史新高[8]。報(bào)考人數(shù)的劇增,結(jié)合疫情防控期間對(duì)考生涉疫信息實(shí)時(shí)摸排的要求,導(dǎo)致碩士研究生招生考試的工作量呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng),使考試組織工作的難度加大。

3 現(xiàn)有系統(tǒng)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前碩士研究生招生考試工作的需求

從工作流程角度來(lái)說(shuō),碩士研究生招生考試工作主要包括:發(fā)布招生簡(jiǎn)章和專業(yè)目錄、考生報(bào)名、網(wǎng)上確認(rèn)、命題寄卷、初試、評(píng)卷、發(fā)布成績(jī)等。中國(guó)研招網(wǎng)的研究生招生管理系統(tǒng)屬于教育部統(tǒng)一管理的信息化系統(tǒng),屬于第一層級(jí)的管理系統(tǒng),主要用戶是教育部、各省級(jí)教育考試院、各高校研究生招生人員和考生。目前,該系統(tǒng)僅覆蓋考生報(bào)名環(huán)節(jié),由于各高校在命題寄卷、初試考務(wù)組織和評(píng)卷等環(huán)節(jié)存在客觀條件和政策上的差異性,該系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)招生考試全過(guò)程的信息化。為此,自2005年起,各高校根據(jù)自身?xiàng)l件和招生政策相繼開(kāi)發(fā)了研究生招生信息管理系統(tǒng),這屬于第二層級(jí)的管理系統(tǒng)[9]。但是,現(xiàn)有的第二層級(jí)管理系統(tǒng)大多僅實(shí)現(xiàn)了發(fā)布招生簡(jiǎn)章和專業(yè)目錄、查詢成績(jī)等一些面向考生和公眾的信息化管理,還存在未覆蓋招生考試全部工作流程、用戶單一(一般僅招生管理人員使用)、操作界面不友好、兼容性差(如僅特定的瀏覽器可訪問(wèn))、靈活性差(如不能適應(yīng)政策變化)等諸多缺陷[10],已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前碩士研究生招生考試工作的需求。

近年來(lái),清華大學(xué)研究生招生辦公室積極推進(jìn)第二層級(jí)管理系統(tǒng)的建設(shè),并組織開(kāi)發(fā)了一套全新的碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅實(shí)現(xiàn)了碩士研究生招生考試全過(guò)程的信息化、無(wú)紙化,而且最大限度地保證了零錯(cuò)誤,更重要的是其方便、快捷的信息交互方式大大提升了考生、院系級(jí)和校級(jí)研究生招生工作人員的用戶體驗(yàn)感,并提高了工作效率、管理水平和服務(wù)質(zhì)量?;诖?,結(jié)合上述對(duì)碩士研究生招生考試所面臨問(wèn)題的分析,本研究闡釋了構(gòu)建新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)的原則,并對(duì)該系統(tǒng)的應(yīng)用特色進(jìn)行了詳細(xì)介紹和深度剖析,以期為國(guó)內(nèi)其他碩士研究生招生單位/考點(diǎn)建設(shè)招生考試信息管理系統(tǒng)提供借鑒。

二 構(gòu)建新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)的原則

為了順利實(shí)現(xiàn)“應(yīng)考盡考”“平安研考”的目標(biāo),招生管理部門和各招生單位/考點(diǎn)必須秉持從“管理導(dǎo)向”向“服務(wù)導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變的理念并大力推進(jìn)信息化建設(shè),構(gòu)建新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)。新一代系統(tǒng)應(yīng)無(wú)縫貫穿于碩士研究生招生考試的全過(guò)程,突出服務(wù)理念,充分注重用戶體驗(yàn)感,并滿足信息高度共享和快捷交互的需要?;诖?,構(gòu)建新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)應(yīng)遵循以下原則:

1 覆蓋雙重角色且無(wú)縫貫穿碩士研究生招生考試的全過(guò)程,提升工作成效

全國(guó)碩士研究生招生考試屬于國(guó)家教育考試,承擔(dān)著為國(guó)選才的重要使命。在該考試中,大多數(shù)高校要承擔(dān)招生單位和考點(diǎn)的雙重角色:①作為招生單位,高校在報(bào)名前需編制、發(fā)布招生簡(jiǎn)章、專業(yè)目錄、招生人數(shù)和學(xué)費(fèi)信息,在報(bào)名期間需及時(shí)篩查考生的報(bào)考信息并將結(jié)果反饋給考生,在報(bào)名結(jié)束后還需核查考生的報(bào)考資格形成準(zhǔn)考數(shù)據(jù)庫(kù);同時(shí),高校需在考前組織完成自命題科目試題的命制、印刷、分裝、投放各考點(diǎn)等考務(wù)工作,考后需組織自命題科目評(píng)卷并發(fā)布成績(jī)等。②作為考點(diǎn),高校在報(bào)名前需編制發(fā)布報(bào)考點(diǎn)公告,在報(bào)名和網(wǎng)上確認(rèn)階段需及時(shí)審核考生提交的相關(guān)材料并將結(jié)果反饋給考生,之后形成考場(chǎng)數(shù)據(jù)庫(kù);同時(shí),高校需在考前完成排考場(chǎng)、排監(jiān)考、試題分發(fā)、各類表格和標(biāo)簽打印分裝等繁重的考試組織工作。因此,構(gòu)建碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)的首要目標(biāo),就是要覆蓋雙重角色且無(wú)縫貫穿碩士研究生招生考試的全過(guò)程,所有招生信息直接對(duì)接教育部和省級(jí)教育考試院的信息管理系統(tǒng)并面向考生發(fā)布,形成閉合環(huán)。

2 內(nèi)置一整套嚴(yán)密的全過(guò)程業(yè)務(wù)規(guī)則、數(shù)據(jù)校驗(yàn)和預(yù)警機(jī)制,最大限度地保證零錯(cuò)誤

全國(guó)碩士研究生招生考試從報(bào)名到考試僅2個(gè)多月,時(shí)間緊、任務(wù)重、環(huán)節(jié)多,各項(xiàng)工作都設(shè)有嚴(yán)格的時(shí)間節(jié)點(diǎn),且不容出現(xiàn)任何差錯(cuò),這就對(duì)招生單位/考點(diǎn)提出了較高要求。如果招生單位/考點(diǎn)采用傳統(tǒng)的半手工方式,那么不僅效率低下,而且很難保證完全不出差錯(cuò)。另外,如果招生單位/考點(diǎn)在線下進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和交互時(shí)缺乏對(duì)數(shù)據(jù)的有效校驗(yàn),那么就會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生的現(xiàn)象,如考生的18位身份證號(hào)信息被截?cái)嗷蚝笏奈槐恢脼?000、6位專業(yè)代碼錯(cuò)誤、成績(jī)與考生信息匹配錯(cuò)誤、目錄中研究方向的考試科目不完整等。因此,構(gòu)建碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)還需內(nèi)置一整套嚴(yán)密的全過(guò)程業(yè)務(wù)規(guī)則、數(shù)據(jù)校驗(yàn)和預(yù)警機(jī)制,以最大限度地保證零錯(cuò)誤。

3 信息實(shí)時(shí)便捷交互和高度共享,以個(gè)性化服務(wù)提升用戶的體驗(yàn)感

近年來(lái),新冠疫情給碩士研究生招生考試的組織和實(shí)施帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。但無(wú)論是在突發(fā)情形下還是在常態(tài)情況下,“應(yīng)考盡考”的實(shí)現(xiàn)都必須建立在對(duì)考生相關(guān)信息的快速精準(zhǔn)摸排和有效協(xié)同處理的基礎(chǔ)之上[11]。因此,構(gòu)建的碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)必須保障考生、院系級(jí)和校級(jí)研究生招生工作人員三級(jí)用戶之間信息的實(shí)時(shí)便捷交互和高度共享,關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的狀態(tài)信息可以通過(guò)短信、郵件和微信等多種方式實(shí)時(shí)推送給用戶,以個(gè)性化服務(wù)提升用戶的體驗(yàn)感。

4 用戶權(quán)責(zé)明晰,強(qiáng)化招生工作的過(guò)程監(jiān)控,確保數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確可靠

碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)主要面向考生、院系工作人員、院系主管負(fù)責(zé)人和校級(jí)工作人員這四類用戶,每類用戶在招生考試過(guò)程中承擔(dān)的角色不同,因此系統(tǒng)權(quán)限也不同:考生需通過(guò)系統(tǒng)按要求提交相關(guān)材料、實(shí)時(shí)查詢招生考試相關(guān)信息和相關(guān)工作進(jìn)度等;院系工作人員需通過(guò)系統(tǒng)發(fā)布研究生招生相關(guān)信息、審核考生提交的材料和維護(hù)招生數(shù)據(jù)等;院系主管負(fù)責(zé)人代表院系負(fù)責(zé)審核院系工作人員維護(hù)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)信息和數(shù)據(jù)等;校級(jí)工作人員整體掌控招生整體流程和管理全部信息,設(shè)置關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn),與考生、院系實(shí)時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互等。因此,信息需通過(guò)系統(tǒng)在上述四類用戶之間實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)共享與相互制約,所有操作均記錄日志,強(qiáng)化招生工作的過(guò)程監(jiān)控,確保數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確可靠。

5 具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析、挖掘的功能,為學(xué)校管理者做決策提供支撐

設(shè)計(jì)和優(yōu)化碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng),應(yīng)充分展現(xiàn)數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(shì),不僅要能夠處理和存儲(chǔ)大規(guī)模的招生數(shù)據(jù),還要具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析、挖掘的功能,為招生管理部門和學(xué)校相關(guān)職能部門做出準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的決策提供支持,使學(xué)校將招生工作的重心從管理龐大的招生信息數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到如何優(yōu)化招生業(yè)務(wù)流程、如何提高研究生生源質(zhì)量的關(guān)鍵工作上來(lái)。

三 新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用特色

依據(jù)上述原則,清華大學(xué)開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)了新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)(下文簡(jiǎn)稱“系統(tǒng)”),無(wú)縫覆蓋高校作為招生單位和考點(diǎn)雙重角色的所有工作流程,其招生單位、考點(diǎn)的功能結(jié)構(gòu)分別如圖1、圖2所示。其中,招生單位的功能主要分為通用信息管理、簡(jiǎn)章目錄管理、報(bào)考信息管理、準(zhǔn)考信息管理、外考點(diǎn)信息管理、評(píng)卷管理和成績(jī)管理七個(gè)模塊,而考點(diǎn)的功能主要分為通用信息管理、網(wǎng)上確認(rèn)、考場(chǎng)庫(kù)管理、考務(wù)信息管理、監(jiān)考信息管理和外單位考生管理六個(gè)模塊。

圖1 碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)(招生單位)的功能結(jié)構(gòu)

圖2 碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)(考點(diǎn))的功能結(jié)構(gòu)

近年來(lái),清華大學(xué)將新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)應(yīng)用于學(xué)校碩士研究生招生考試工作中并在實(shí)踐中不斷完善,形成了實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)校驗(yàn)、快捷的考試信息交互、強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等應(yīng)用特色,具體表現(xiàn)為:

1 寬廣牢固的“地基”

通用信息管理模塊的設(shè)置,為系統(tǒng)搭建了寬廣、牢固的地基。首先,每年度教育部下發(fā)的通用數(shù)據(jù)庫(kù)如招生單位庫(kù)、專業(yè)代碼庫(kù)、行政區(qū)劃庫(kù)、報(bào)考點(diǎn)庫(kù)等可一鍵導(dǎo)入到系統(tǒng)。其次,一些標(biāo)準(zhǔn)字段如證件類型、民族、政治面貌、考生來(lái)源、學(xué)歷、學(xué)位等對(duì)應(yīng)的代碼和名稱在系統(tǒng)里進(jìn)行一次性維護(hù)后,可根據(jù)政策和實(shí)際需要隨時(shí)調(diào)整。再次,在考試不同階段,面向考生發(fā)送的各類消息通用模板完成設(shè)置后,校級(jí)和院系級(jí)工作人員給考生發(fā)送消息時(shí)模板將直接嵌入。最后,招生院系和招生專業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)直接鏈接到學(xué)校學(xué)位辦公室的學(xué)科專業(yè)庫(kù),并可根據(jù)學(xué)位點(diǎn)的授權(quán)情況一鍵更新。也就是說(shuō),只有獲得授權(quán)的專業(yè)才有招生資格,院系編制招生目錄時(shí)該專業(yè)才會(huì)出現(xiàn)在可選列表中。

如果將整個(gè)系統(tǒng)比作一幢“高樓”,那么上述所有信息累積起來(lái)就是高樓的“地基”。值得一提的是,上述信息只有校級(jí)管理人員才有權(quán)限設(shè)置和更改,且一經(jīng)設(shè)置后作為系統(tǒng)通用信息會(huì)自動(dòng)嵌入所有模塊及用戶網(wǎng)頁(yè)前端,這不僅增強(qiáng)了數(shù)據(jù)和信息的可讀性、提高了工作效率,而且避免了傳統(tǒng)管理方式的隨意性。更重要的是,該“地基”為后續(xù)數(shù)據(jù)校驗(yàn)和錯(cuò)誤預(yù)警提供了基礎(chǔ),因此從根本上保證了數(shù)據(jù)和信息的準(zhǔn)確性、規(guī)范性。

2 無(wú)處不在的關(guān)聯(lián)校驗(yàn)和預(yù)警功能

由于招生考試諸多環(huán)節(jié)的政策和流程相對(duì)固定,故系統(tǒng)中內(nèi)置了一整套完整的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)和約束規(guī)則,并在各模塊之間自動(dòng)完成數(shù)據(jù)邏輯校驗(yàn),以從源頭上杜絕錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生;同時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)、標(biāo)記等進(jìn)行合規(guī)性檢查,以確保用戶對(duì)數(shù)據(jù)的每一步操作都合理、合規(guī)。一旦監(jiān)測(cè)到錯(cuò)誤或者不合規(guī)的數(shù)據(jù),系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)通過(guò)彈框或高亮顯示等醒目的方式提醒用戶,并給出處理建議,方便用戶及時(shí)修正數(shù)據(jù)。例如,招生目錄涵蓋專業(yè)、研究方向、考試科目、學(xué)費(fèi)、備注等多個(gè)信息,院系維護(hù)這些信息時(shí)很容易出現(xiàn)未采集研究方向、遺漏考試科目、科目設(shè)置不規(guī)范或隨意改動(dòng)學(xué)費(fèi)等問(wèn)題。對(duì)此,系統(tǒng)依據(jù)內(nèi)置的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)和約束規(guī)則對(duì)每個(gè)信息點(diǎn)進(jìn)行校驗(yàn),且修改學(xué)費(fèi)時(shí)要求必須上傳學(xué)校財(cái)務(wù)部門的審批文件、提交上報(bào)招生專業(yè)目錄時(shí)將不符合校驗(yàn)規(guī)則的數(shù)據(jù)列表顯示出來(lái),再供工作人員檢查處理,直至全部數(shù)據(jù)通過(guò)校驗(yàn)規(guī)則后方可提交,以確保招生目錄完整無(wú)誤。

3 方便、快捷的信息傳遞和交互功能

①系統(tǒng)提供往年度招生信息傳遞和改動(dòng)凸顯的功能。對(duì)于大多數(shù)招生單位/考點(diǎn)而言,相近年度之間的招生管理文件和公開(kāi)發(fā)布的通知公告內(nèi)容存在一定的延續(xù)性。基于此,系統(tǒng)提供往年度內(nèi)容一鍵復(fù)制的功能,可供相關(guān)工作人員在此基礎(chǔ)上根據(jù)當(dāng)年度的政策和實(shí)際需要進(jìn)行更改,并且任一改動(dòng)的內(nèi)容都會(huì)以不同顏色的字體在用戶網(wǎng)頁(yè)端自動(dòng)凸顯出來(lái)。例如,院系工作人員在維護(hù)招生專業(yè)目錄時(shí),先一鍵復(fù)制上一年度的目錄(含學(xué)費(fèi)信息),可修改專業(yè)、研究方向、考試科目、學(xué)費(fèi)、備注等信息,且修改之處系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)用紅色字體予以區(qū)分顯示,因而院系工作人員、院系主管負(fù)責(zé)人、校級(jí)工作人員重點(diǎn)花精力和時(shí)間審核紅色部分的修改內(nèi)容即可。

②系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了所有用戶之間信息傳遞和交互的全程無(wú)紙化。報(bào)考前,招生專業(yè)目錄“維護(hù)—審核—發(fā)布”的整個(gè)流程全線上操作完成;報(bào)名期間的報(bào)考數(shù)據(jù)和報(bào)名結(jié)束后的準(zhǔn)考數(shù)據(jù)由校級(jí)工作人員導(dǎo)入系統(tǒng),之后系統(tǒng)自動(dòng)完成多維度統(tǒng)計(jì),院系級(jí)用戶可以實(shí)時(shí)查看數(shù)據(jù)記錄和統(tǒng)計(jì)結(jié)果;考生線上提交學(xué)歷認(rèn)證、照片、戶籍或社會(huì)保險(xiǎn)證明等各類材料,院系級(jí)和校級(jí)工作人員線上審核這些材料,考生可以在網(wǎng)頁(yè)端實(shí)時(shí)查詢審核結(jié)果,同時(shí)系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)將結(jié)果以短信或郵件的形式實(shí)時(shí)發(fā)送給考生,便于審核不通過(guò)的考生在第一時(shí)間重新提交,避免因錯(cuò)過(guò)時(shí)間而影響當(dāng)年的準(zhǔn)考資格??梢?jiàn),全線上方式有效滿足了在疫情“物理隔離”場(chǎng)景下不同用戶之間的信息交互需求,將成為招考工作中的常態(tài)化交互方式。

值得一提的是,面對(duì)新冠疫情,學(xué)校研究生招生工作人員在考前組考工作緊張而繁忙的階段利用系統(tǒng)不僅精準(zhǔn)、快速、全面地摸排了考生的健康防疫動(dòng)態(tài)信息,識(shí)別、篩選了特殊考生,而且將“一類一策”的應(yīng)急組考方案在第一時(shí)間傳遞給了考生,切實(shí)保障了每個(gè)考生的權(quán)益,實(shí)現(xiàn)了“應(yīng)考盡考”;同時(shí),準(zhǔn)確、高效的信息傳遞為正處于緊張備考階段又受到疫情影響的考生帶來(lái)了極大的心理安撫,實(shí)現(xiàn)了“暖心研考”。

4 諸多特色功能為考生提供差異性、個(gè)性化服務(wù)

首先,系統(tǒng)提供從報(bào)名伊始即可進(jìn)行考點(diǎn)網(wǎng)上確認(rèn)和身份核驗(yàn)的功能。中國(guó)研招網(wǎng)的報(bào)名數(shù)據(jù)導(dǎo)入到學(xué)校系統(tǒng)后,考生即可登錄系統(tǒng)提交學(xué)歷認(rèn)證、照片等相關(guān)材料,院系工作人員同步審核材料,且審核時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)與公安部的人口信息庫(kù)對(duì)接來(lái)核驗(yàn)考生身份。對(duì)于審核不通過(guò)的情況,院系工作人員可快速備注原因??忌梢栽诰W(wǎng)頁(yè)端實(shí)時(shí)查詢審核結(jié)果或不通過(guò)的原因,同時(shí)系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)將上述信息一對(duì)一嵌入短信和郵件模板后實(shí)時(shí)發(fā)送給考生。在中國(guó)研招網(wǎng)報(bào)名期間直至整個(gè)網(wǎng)上確認(rèn)階段,考生可以多次提交或結(jié)合備注中提示的不通過(guò)原因改選報(bào)考點(diǎn),避免因時(shí)間、材料等原因而錯(cuò)失當(dāng)年的準(zhǔn)考資格。

其次,系統(tǒng)提供的一對(duì)一嵌入式消息發(fā)送功能除了適應(yīng)于報(bào)名場(chǎng)景,在其他場(chǎng)景也多有應(yīng)用。例如,疫情防控下特殊考生臨考前的考場(chǎng)信息變化需點(diǎn)對(duì)點(diǎn)以最快的速度精準(zhǔn)無(wú)誤地全覆蓋通知,確保所有考生知情。而此項(xiàng)通知工作時(shí)間緊、工作量大且需確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤,利用系統(tǒng)提供的一對(duì)一嵌入式消息發(fā)放功能,將考生的考場(chǎng)信息和確認(rèn)回執(zhí)一對(duì)一嵌入到消息發(fā)送模板里,然后一鍵發(fā)送給考生,不僅解了燃眉之急,而且有效防止了涉考輿情的發(fā)生[12]。

最后,為了培養(yǎng)具有職業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)精神的“高精尖缺”人才,清華大學(xué)聚焦國(guó)家重大戰(zhàn)略、關(guān)鍵領(lǐng)域和社會(huì)重大需求,通過(guò)整合、優(yōu)化校內(nèi)外資源,建立了“項(xiàng)目制”人才培養(yǎng)機(jī)制,實(shí)施“項(xiàng)目制”招生。隨著近年來(lái)招生規(guī)模結(jié)構(gòu)調(diào)整的不斷推進(jìn),“項(xiàng)目制”招生已逐漸成為了清華大學(xué)碩士研究生招生的亮點(diǎn)。對(duì)于考生而言,由于報(bào)考時(shí)只能選擇一個(gè)志愿,那么選擇志愿前如何快捷、方便地獲取諸多項(xiàng)目的相關(guān)信息對(duì)于其確定報(bào)考志愿便顯得尤為重要了。清華大學(xué)在開(kāi)發(fā)系統(tǒng)時(shí)考慮到了這一需求,將項(xiàng)目信息直接嵌入招生專業(yè)目錄。例如,自動(dòng)化系的大數(shù)據(jù)工程方向就是清華大學(xué)與貴州省合作共建的大數(shù)據(jù)項(xiàng)目,院系工作人員在招生專業(yè)目錄上填寫了項(xiàng)目信息,考生報(bào)考前查看目錄時(shí)即可了解該項(xiàng)目的具體情況,這為考生確定報(bào)考志愿提供了切實(shí)、有效的參考。

5 強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)表即時(shí)生成功能

系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)各業(yè)務(wù)流程階段的數(shù)據(jù)生成所需報(bào)表,實(shí)現(xiàn)了“所見(jiàn)即所得”。首先,在網(wǎng)上確認(rèn)階段,根據(jù)已導(dǎo)入的考點(diǎn)考生數(shù)據(jù),自動(dòng)按院系生成包含考生總數(shù)、已提交材料的考生數(shù)、材料待審/通過(guò)/退回的考生數(shù)等信息的報(bào)表,便于院系工作人員實(shí)時(shí)了解審核進(jìn)度。其次,系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)當(dāng)年的準(zhǔn)考和考場(chǎng)數(shù)據(jù)生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各類信息一覽表、各種電子標(biāo)簽等,供招生單位在命題寄卷及考后試卷整理、評(píng)卷等環(huán)節(jié)使用,或供考點(diǎn)在排考、分發(fā)試題、布置考場(chǎng)、安排監(jiān)考等考務(wù)全過(guò)程中使用。最后,系統(tǒng)還可以對(duì)報(bào)名、錄取等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,通過(guò)對(duì)院系、專業(yè)之間的報(bào)錄比和生源質(zhì)量等多維度的分析挖掘,為調(diào)整碩士研究生招生政策提供有力的決策依據(jù)。

6 主流的實(shí)現(xiàn)技術(shù)和強(qiáng)有力的安全管理模式

系統(tǒng)采用主流的企業(yè)級(jí)分布式應(yīng)用平臺(tái)解決方案,在以J2EE架構(gòu)為底層平臺(tái)、以SSM(Spring+ SpringMVC+ Mybatis)為后端開(kāi)發(fā)框架、以SiteMesh為前端網(wǎng)頁(yè)布局框架的軟件開(kāi)發(fā)平臺(tái)上進(jìn)行應(yīng)用,其規(guī)范性強(qiáng)、兼容性好、運(yùn)行速度快,界面簡(jiǎn)潔且風(fēng)格統(tǒng)一,基本能兼容目前所有的主流瀏覽器。同時(shí),系統(tǒng)還具有快速擴(kuò)展的能力,能及時(shí)增加新功能,滿足新需求。

此外,系統(tǒng)還提供了多重安全管理:采用異地雙機(jī)模式,確保服務(wù)器運(yùn)行環(huán)境安全;使用Web應(yīng)用防護(hù)系統(tǒng),確保訪問(wèn)安全;使用數(shù)據(jù)加密、用戶授權(quán)、日志審計(jì)、定時(shí)備份、二次認(rèn)證等多重軟件技術(shù),確保系統(tǒng)被訪問(wèn)數(shù)據(jù)的安全。

四 結(jié)語(yǔ)

隨著近年來(lái)碩士研究生報(bào)考人數(shù)的急劇增加和招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,結(jié)合疫情防控的相關(guān)要求,高校現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前碩士研究生招生考試工作的需求。因此,如何構(gòu)建新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng),提高工作效率,提升用戶體驗(yàn),且最大程度地為考生提供方便、守護(hù)考試公平,成為了值得探索的重要課題。

清華大學(xué)開(kāi)發(fā)實(shí)現(xiàn)的新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)具有一定的創(chuàng)新性,主要體現(xiàn)為以下方面:①思想和理念新。系統(tǒng)設(shè)計(jì)自始至終秉持“服務(wù)導(dǎo)向”的理念,任何細(xì)節(jié)都力求體現(xiàn)“以人民為中心”“以考生為中心”的發(fā)展思想,并全力保障“應(yīng)考盡考”“平安研考”;②功能全而新。利用系統(tǒng)真正實(shí)現(xiàn)了所有用戶招生考試全過(guò)程信息的管理和交互,且系統(tǒng)的智能關(guān)聯(lián)校驗(yàn)和錯(cuò)誤預(yù)警功能保證了信息的準(zhǔn)確無(wú)誤,其諸多個(gè)性化功能更是為考生提供了極大的便利。③數(shù)據(jù)管理模式新。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了全過(guò)程數(shù)據(jù)信息流轉(zhuǎn)標(biāo)準(zhǔn)化和操作規(guī)范化管理,所有招生數(shù)據(jù)直接對(duì)接教育部和省級(jí)教育考試院的信息管理系統(tǒng),形成了閉合環(huán);同時(shí),系統(tǒng)所有操作均留痕,且全過(guò)程監(jiān)控,確保所有用戶權(quán)責(zé)明晰和數(shù)據(jù)、信息準(zhǔn)確可靠。

近年來(lái),清華大學(xué)在碩士研究生招生考試工作中對(duì)新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)進(jìn)行了實(shí)踐應(yīng)用,切實(shí)提升了學(xué)校研究生招生考試的管理水平和服務(wù)質(zhì)量,為今后無(wú)論是突發(fā)情形下還是常態(tài)化情況下考試相關(guān)信息的快捷響應(yīng)、實(shí)現(xiàn)“應(yīng)考盡考”和“平安研考”提供了有效保障,對(duì)于國(guó)內(nèi)其他碩士研究生招生單位/考點(diǎn)建設(shè)研究生招生考試信息管理系統(tǒng)也具有一定的借鑒意義。當(dāng)然,系統(tǒng)的功能和操作界面等還需在實(shí)踐中不斷完善和優(yōu)化,新一代碩士研究生招生考試信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用在保質(zhì)保量完成碩士研究生招生考試相關(guān)工作方面將發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

[1]教育部.教育部2022年工作要點(diǎn)[OL].

[2]新華社.高舉中國(guó)特色社會(huì)主義偉大旗幟為全面建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家而團(tuán)結(jié)奮斗——在中國(guó)共產(chǎn)黨第二十次全國(guó)代表大會(huì)上的報(bào)告[OL].

[3]余勝泉.教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型的層次[J].中國(guó)電化教育,2023,(2):55-59、66.

[4]熊建輝.善用數(shù)字化賦能教育管理轉(zhuǎn)型升級(jí)[N].中國(guó)教育報(bào),2022-4-21(2).

[5]肖華松.信息管理系統(tǒng)在研究生招生管理工作中應(yīng)用與思考[J].中國(guó)研究生,2014,(7):52-55.

[6]王蘭珍,高寶,凌偉博,等.全流程標(biāo)準(zhǔn)化研究生招生信息系統(tǒng)構(gòu)建與實(shí)踐研究[J].中國(guó)農(nóng)業(yè)教育,2022,(3):72-79、93.

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[8]教育部.聚焦2023年全國(guó)碩士研究生招生考試[OL].

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[12]李琳娜,時(shí)悅琪,葛學(xué)玲.疫情防控常態(tài)化背景下碩士研究生招生考試面臨的輿情風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施探析[J].中國(guó)考試,2022,(9):63-68.

Research on the New Generation of Postgraduate Enrollment Exam Information Management System——Taking Tsinghua University as an Example

LIU Xiao-yan1HUANG Jing1LI Ze-fang1CHEN Tie-jun1YU Xin2

Along with the new stage of digital transformation in our country’s education, universities, as the direct bearers of graduate education, should enable the transformation and upgrading of education management by digitization. However, the existing information system is far enough to meet the current needs of postgraduate enrollment exam work. Based on this, combined with the analysis of the problems faced by the postgraduate enrollment exam, this paper explained the principles that should be followed in building a new generation of postgraduate enrollment exam information management system. According to these principles, Tsinghua University has developed and implemented a new generation of postgraduate enrollment exam information management system, which has been applied in the postgraduate enrollment exam work in recent years, forming application features such as real-time data correlation verification, fast exam information exchange, and strong data statistical analysis. The new generation of postgraduate enrollment exam information management system developed by Tsinghua University had certain innovation, which effectively improved the management level and service quality of postgraduate enrollment exam, and also had certain reference significance for the construction of postgraduate enrollment exam information management system by other postgraduate enrollment units/exam sites in China.

postgraduate enrollment exam; information management system; graduate education; user experience; personalized service

G40-057

A

1009—8097(2023)09—0110—08

10.3969/j.issn.1009-8097.2023.09.011

劉小艷,碩士,研究方向?yàn)檠芯可猩畔⒑蛿?shù)據(jù)處理,郵箱為xyl@tsinghua.edu.cn。

2023年2月17日

編輯:小米

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